Épületkarbantartási beosztó szoftver helyszíni csapatoknak

Egy kezelt épület annyit ér, amennyit a benne álló emberek. Valaki kinyitja az ajtókat, valaki ellátja a recepciót, valaki végigjárja a gépházat, valaki elérhető, amikor éjfélkor megfolyik egy strangvezeték. Terítse ezt szét egy portfólión, és a nehéz rész már nem maga a munka, hanem az, hogy tudni kell, ki hol van szolgálatban. Az épületkarbantartási beosztó szoftver az, ami ezt külön megállapodások halmazából egyetlen beosztássá alakítja.

A legtöbb csapat épületenként egy táblázattal kezd. Az kitart az első betegszabadságig, az első szabadságütközésig és az első olyan hétvégéig, amelyhez egy helyett két műszakira volt szükség. Ezután a portfóliót kézben tartó ember több időt tölt a beosztások újraépítésével, mint a helyszínek ellenőrzésével.

Mit kell tudnia az épületkarbantartási beosztó szoftvernek

Négy feladat nyom többet a többinél. Több épületre gyorsan összeállítani egy hetet, és úgy módosítani, hogy semmit ne kelljen újrarajzolni. A munkaidőn túli szolgálatot és az ügyeletet igazságosan forgatni a csapaton belül. Minden telefonra kitenni az aktuális beosztást, mert a helyszíni személyzet folyosókon és gépházakban van, nem az íróasztalnál. És rögzíteni, ami valóban ledolgozásra került, mert a fizetett órák, a szünetek és a késések azok a számok, amelyeket vitatni szoktak.

Az az ingatlankezelési beosztó alkalmazás, amelyik ezt a négyet elvégzi, többet ér egy hosszabb funkciólistánál. Ez a különbség egy gondnok között, aki megnézi a telefonját, és egy másik között, aki minden vasárnap este felhívja az irodát.

Egy portfólióhét néhány ismétlődő elemből áll össze:

• Állandó nappali lefedettség a recepciónak, a takarításnak és a helyszíni műszaknak
• Éjszakai és hétvégi biztonsági műszakok, amelyek átnyúlnak éjfélen
• Tervezett körök és ismétlődő ellenőrzések, amelyek hétről hétre visszatérnek
• Ügyelet, amely a rövid időn belül kiérkezni tudó műszakiak között forog

Amint ez a négy ugyanazon a rácson ül, nem pedig négy külön fájlban, a beosztás megszűnik bárki emlékezetétől függeni.

Gondnokok, takarítók és biztonsági szolgálat egyetlen beosztáson

Egy portfóliót több szakma lát el, amelyek ritkán fedik egymást. A takarítócsapatok az épület nyitása előtt kezdenek, a biztonsági szolgálat éjszaka dolgozik, a műszakiak nappali körökre mennek, a recepció pedig a köztes órákat fedi le. Mindegyiknek saját ritmusa, saját költsége és saját elképzelése van a normál napról.

Ha mindegyikük ugyanazon a rácson van, az épületek pedig projektként vannak elkülönítve, a vezető külön tervezhet egyetlen helyszínt, és közben látja, hogy a portfólió le van-e fedve. A szűkítést a szűrők végzik. Az az ingatlanszemélyzeti beosztórendszer, amelyik nem tudja szétválasztani a helyszíneket, egy hónapon belül mindent visszakényszerít egyetlen olvashatatlan táblázatba.

A karbantartási beosztássablontól a közzétett beosztásig

Az ismétlődő karbantartás a munka kiszámítható fele, ezért indul ki olyan sok csapat egy épületkarbantartási beosztássablonból. A sablon jó kiindulópont és gyenge üzemeltetési rendszer: megmondja, minek kellene történnie egy normál héten, és semmit nem mond arról, ki van távol, ki helyettesít, vagy mi változott kedden.

A mentett beosztássablonok zárják be ezt a rést. Egy épület bevált hete újraépítés helyett újra felhasználható, majd a közzététel előtt igazítható az ünnepekhez és a hiányzásokhoz. A terv ismételhető marad, a kivételek pedig láthatók maradnak ahelyett, hogy egyetlen vezető fejében élnének.

Ügyelet és munkaidőn túli lefedettség a portfólióban

A munkaidőn túli szolgálat az a pont, ahol az igazságosság és a lefedettség ütközik. Egyenletesen kell forognia, az embereknek hetekkel előre tudniuk kell, mely éjszakák az övék, a cseréket pedig máshol kell rögzíteni, mint egy csoportos beszélgetésben.

Ha a készenlétet a nappali munkával azonos naptáron tervezik műszakként, ellenőrizhetővé válik. A senki által el nem vállalt éjszakák a nyitott műszakok sorában maradnak, és egyszerre érik el az egész csapatot ahelyett, hogy végigmennének egy hívólistán. A késői befejezés vagy a korai kezdés lefedése ugyanarra a rácsra kerül, és mindenki látja a változást abban a pillanatban, amikor közzéteszik. Egy rossz éjszakán jórészt ez az, amit az ingatlankezelési munkaerőszoftvertől elvárnak.

A szabadságok ugyanabba az irányba húznak. Az alkalmazásban kért szabadság a beosztás mellett jelenik meg, így aki augusztust tervezi, még azelőtt látja, ki van már távol, hogy egy épületet folyamatos lefedettségre kötelezne.

Munkakörök, jogosultsági szintek és egy lista, amelyet a központ is lát

A beosztás csak annyira megbízható, amennyire a mögötte álló lista. Minden emberhez tartozik munkakör, jogosultsági szint, telefonszám, e-mail-cím és időzóna, így a vezető már a műszak létrehozása előtt tudja, kit tehet rá. Az alvállalkozók és a szezonális munkatársak egyenként vehetők fel vagy tömegesen importálhatók, e-mailben kapnak meghívót, és a fiókjuk állapota látható marad, amíg a meghívót el nem fogadják.

A jogosultsági szintek akkor kezdenek számítani, amikor a portfólió nő. A helyszíni vezetőnek a saját épülete beosztását kell felépítenie és közzétennie. A központnak mindegyiken át kell látnia. Az, hogy ezt személyre szabják, nem pedig egy fájlt adnak körbe, tartja használhatóan az épületkarbantartási beosztó eszközt húsz épületnél is, nemcsak kettőnél.

Szünetek, cserék és az a műszak, amely aznap változik

A tervek mozognak. A szünet a tervezettnél később kerül kivételre, mert a liftműszaki késve érkezett, egy 19:00 és 02:00 közötti éjszakai biztonsági műszakot más veszi át, egy reggeli takarító korábban kezd. Mindegyik szerkeszthető a napi nézetben, a tervezett kezdés és vég a tényleges idők mellett rögzül, így a nyilvántartás azt a műszakot tükrözi, amely megtörtént, nem azt, amelyet leírtak.

A cseréket ugyanott intézik. A műszakhoz feladatok is csatolhatók, így egy kör vagy egy ismétlődő ellenőrzés az azt végző emberrel együtt utazik, és a feladatkezelő eszközeink ezt az oldalt részletesebben lefedik.

Hol érnek véget a portfólióplatformok, és hol kezdődik a személyzeti beosztás

A találatok két olyan terméket kevernek össze, amelyekben szinte semmi közös nincs, ezért érdemes nyíltan fogalmazni. A kereskedelmi ingatlankezelő szoftver a bérleti szerződéseket, a bérleti díjakat és a portfólió pénzügyi oldalát viszi, a cég másik része vásárolja meg, és a Shifton ebből semmit nem csinál. A Shifton a munkaerőréteg: ki van beosztva melyik épületbe, ki van ügyeletben, ki jelentkezett be, hány óra lett ledolgozva, és ebből mennyi volt túlóra.

Szinte minden ingatlankezelő cég mindkettőt használja, és a felosztás tiszta. A portfólióplatformé az épület és a pénz. Az ingatlankezelői beosztó alkalmazásé az emberek és az órák. Azok a csapatok, amelyek vegyes létesítményeket is visznek, ugyanezt a szerkezetet találják a létesítménykezelés oldalunkon.

Hogyan válasszon olyan beosztórendszert, amelyet a helyszíni csapatok használni fognak

A bevezetést a személyzet dönti el, nem a vásárló. Ha az alkalmazásban lévő beosztás minden alkalommal a valódi beosztás, az emberek felhagynak azzal, hogy a hétvége miatt telefonáljanak az irodába. Ez azt jelenti, hogy a változásokat mindenki egyszerre kapja meg, az elérhetőségi és szabadságkérelmek ugyanott intéződnek, ahol a beosztás, és a rögzített órák megegyeznek a ledolgozottakkal.

Segít, ha a szoftver amellett áll, ami már használatban van. Az Usedesk, a Zapier, az Intercom és a QuickBooks az integrációk képernyőjéről csatlakoztatható, így az órák és az állapotváltozások továbbhaladhatnak ahelyett, hogy egyetlen rendszerben ülnének.

10 csapattag alatt a Shifton időkorlát nélkül ingyenes, ami elég egy kis ingatlankezelő cégnek vagy egyetlen nagy épületnek. A nagyobb portfóliók fizetős csomagokra váltanak, amelyeket munkatársanként havonta számláznak, a geolokáció és a munkavégzési hely pedig fizetős modulként érhető el. A cél a mérettel nem változik: minden épület lefedve, minden munkaidőn túli éjszakának legyen gazdája, és olyan óraszám, amelyen senkinek nem kell vitatkoznia.