Kreatív ügynökségi munkaidő-nyilvántartás és beosztás stúdióknak

Egy designstúdió órákat ad el. Nem fájlokat, nem prezentációkat, nem korrektúrákat, hanem a szakértő figyelem óráit, amelyek vagy egy fizető projektre kerülnek, vagy csendben eltűnnek belső munkában, újragyártásban és olyan megbeszéléseken, amelyeket senki nem tervezett be. A kreatív ügynökségi munkaidő-nyilvántartás azért számít, mert ez az egyetlen készlet, amivel egy stúdió rendelkezik, és éppen ezt méri a legtöbb stúdió a legrosszabbul.

A gond nem a lustaság. A kreatív munka ellenáll a szép, rendezett jelenléti íveknek. Egy tervező ebédig három projekt között mozog, egy pályázat felfal egy ügyfélre foglalt csütörtököt, és aki péntek délután újra összerakná a hetet, az már a következővel is csúszik.

Mit kell megoldania a kreatív ügynökségi munkaidő-nyilvántartásnak

Négy probléma, és mind üzleti, nem adminisztratív. Tudni, mit fogyasztott el valójában egy projekt, hogy a következő árajánlat ne találgatás legyen. Tudni, kinek van kapacitása, mielőtt határidőt ígérnek az ügyfélnek. Az órákat menet közben rögzíteni, nem egy héttel később rekonstruálni. És az egészet elég könnyűvé tenni ahhoz, hogy egy nyolcfős stúdió fél év múlva is használja.

Az a reklámügynökségi munkaidő-nyilvántartó szoftver, amelyik erre a négyre válaszol, többet ér egy nehézkes rendszernél, amelynek kimutatásait a második hónap után senki nem nyitja meg.

Hová tűnik valójában a stúdióidő

Kérdezzen meg bármelyik stúdiótulajdonost, hová lett egy projekt árrése, és az őszinte válasz általában egy vállrándítás. A túlfutás valós volt, de láthatatlan: egy extra korrektúrakör, amit szó nélkül elnyeltek, két nap belső munka, ami sehová nem került elszámolásra, egy junior, aki egy hétig ült egy feladaton, mert senki nem látta, hogy szabad.

Amikor az órákat beosztáshoz rögzítik, és nem emlékezetből pötyögik be, eloszlik a köd. A tervezett idő ugyanazon a műszakon a ledolgozott idő mellett áll, és a kettő közti eltérés szám lesz, nem érzés. Azok a stúdiók, amelyek bevezetnek egy reklámügynökségi munkaidő-nyilvántartó alkalmazást, az első hónapot általában kellemetlennek, a másodikat nyereségesnek találják. A számoknak nem kell tökéletesnek lenniük ahhoz, hogy egy döntést megváltoztassanak, csak létezniük kell, mielőtt kimegy a következő ajánlat.

Számlázható órák és a menet közbeni rögzítés

A visszamenőleg kitöltött jelenléti ívek tizedesjegyekkel díszített találgatások. Az emberek felfelé kerekítenek, elfelejtik az apró feladatokat, a megszakításokat pedig teljesen elveszítik, az összeg így valahol a nagyvonalú és a téves között landol. Az élő beosztáshoz kötött rögzítés ennek a hibának a nagy részét kiiktatja, mert a műszak már létezik, a bejelentkezés pedig egy koppintás.

A Shifton munkaidő-nyilvántartása minden műszak valós kezdését és végét tárolja a szünetekkel, feladatokkal és az alkalmazott órabérrel együtt, és éppen ez teszi egy hét stúdiómunkáját védhető számlasorrá. Az a reklámügynökségi jelenlétinyilvántartó szoftver, amelyik a beosztástól külön áll, mindig az igazság két változatát állítja elő, meg egy vitát arról, melyiket számlázzák. A legjobb kreatív stúdió munkaidő-nyilvántartó szoftvere az, amelyik soha nem kéri a tervezőtől, hogy emlékezzen a keddre.

Tervezői kapacitás: a hét megtervezése, mielőtt elkezdődik

A kapacitás a munka másik fele. Egy stúdióból nem a tehetség fogy ki, hanem a csütörtök. A heti és havi nézet mutatja, hány órát visz már mindenki, a rendelkezésre állási naptár pedig azt, mennyit tud még elvállalni, így az a kérdés, belefér-e egy új brief, láthatóvá válik, nem marad optimizmus.

• Lássa a vállalt órákat tervezőnként, mielőtt elfogad egy szállítási határidőt
• Vegye észre azt, aki harmadik hete csendben túl van terhelve
• Tegye közzé a szabad stúdióidőt, hogy szabadúszók vagy a tágabb csapat elvigyék
• Tartsa a részmunkaidős és szerződéses tervezőket a megbeszélt órákon belül

Az a reklámügynökségi beosztáskészítő szoftver, amelyik csak a mai napot mutatja, elrejti a mintázatot. A havi nézetben lesz nyilvánvaló a túlvállalás, amíg még van idő átmozgatni valamit, és ez az egyetlen funkció választja el a legjobb kreatív csapatbeosztó alkalmazást egy színes megosztott naptártól.

Stúdió, távmunka és szabadúszók egy beosztásban

A legtöbb kreatív csapat ma vegyes: egy stúdiómag, távoli szakemberek és szabadúszók, akik egy projektre feltűnnek, majd távoznak. Mindenkihez tartozik pozíció, jogosultsági szint és saját időzóna, így a távoli tervező helyi időben olvassa a műszakokat, a vezető pedig egyetlen egységes nézetet tart. A szabadúszók csak a saját műszakaikhoz kapnak hozzáférést, máshoz nem.

Azok a stúdiók, amelyek belső fejlesztői vagy gyártói csapatot is visznek, gyakran mindkét oldalt egy fiókban tervezik, amiről az IT-csapatok beosztása oldalunk szól. A reklámügynökségi munkaerő-menedzsment szoftver csak akkor segít, ha mindenki, aki hozzáér a munkához, ugyanazon a beosztáson van. Az a reklámügynökségi munkavállalói beosztó szoftver, amelyik az állandó munkatársakat lefedi, de a külsősöket nem, láthatatlanul hagyja a stúdió drágább felét, ezért tartja a legjobb digitális ügynökségi beosztó szoftver mindkettőt egy listában.

Jelenléti ívek, amelyeket tényleg kitöltenek

Itt minden az elfogadáson múlik. Egy tervező nem nyit meg asztali programot azért, hogy tizenöt percet rögzítsen, egy kreatívigazgató pedig nem fogja ellenőrizni. Telefonról bejelentkezni egy műszakra, ami már ott van a naptárban, másodpercekbe telik, és ez a reklámügynökségi munkaidő- és jelenlétnyilvántartó szoftver egyetlen olyan változata, amelyik túléli a találkozást egy pörgő stúdióval.

A push értesítések viszik a beosztásváltozásokat, a szabadságkérelmek ugyanabban az alkalmazásban érkeznek, a jóváhagyás pedig egy koppintás. Az a súrlódás, ami megöli a reklámügynökségi műszaktervező szoftvert, majdnem mindig a tervezői élmény első harminc másodpercében van. Egy reklámügynökségi beosztásalkalmazásnak olvashatónak kell lennie telefonon, folyosón, és az a reklámügynökségi munkabeosztás-alkalmazás, amihez képzés kell, már veszített. A reklámügynökségi műszakkezelő szoftver ezen az első találkozáson áll vagy bukik, nem a beállítási képernyőjén.

Kimutatás, ami megválaszolja, mibe került a projekt

Hónap végén a kérdés egyszerű, a válasz általában lassú. A munkaóra-kimutatások személy és időszak szerint adják az órákat, a keret- és órabér-kimutatások ezeket költséggé alakítják, a szabadság- és pihenőegyenlegek pedig magyarázzák a lyukakat. Minden szűrhető hónap vagy pozíció szerint, és táblázatba exportálható, és pontosan ezt kellene egy reklámügynökségi beosztási rendszernek kézi újraépítés nélkül átadnia a pénzügynek.

A Shifton az órákat és a költséget adja, a számlázás pedig ott marad, ahol eddig is volt. A QuickBooks- és Zapier-integráció átviszi a számokat újragépelés nélkül, és ez a legjobb tervezőügynökségi munkaidő-nyilvántartó szoftver gyakorlati próbája: megspórol-e a pénzügynek egy napot, vagy csak ad nekik még egy exportot egyeztetni.

Hogyan válasszon munkaidő-nyilvántartást egy designstúdióhoz

A stúdiók másképp nevezik magukat, márkaügynökségtől a designstúdión át a digitális gyártócsapatig, az igény mégis alig változik. Amit a legjobb márkaügynökségi beosztó szoftverként adnak el, és amit a legjobb designstúdió munkaidő-nyilvántartó szoftvereként, ugyanarra a két dologra fut ki: olyan beosztásra, amit kérdés nélkül elolvasnak, és olyan órákra, amelyek hajkurászás nélkül megérkeznek.

Tesztelje bármelyik platformot egy valódi héten, benne a pályázattal, ami elvitt két napot, és a szabadúszóval, aki szerdán csatlakozott. Mérje meg, mennyi idő egy tervezőnek bejelentkezni. Nézze meg, eljut-e egy beosztásváltozás a távoli munkatárshoz ugyanabban a percben. Kérdezze meg, mi történik, ha valaki elfelejt kijelentkezni, mert ez az a hiba, amelyik csendben tönkretesz egy hónapnyi adatot. Az a reklámügynökségi beosztási platform, amelyik nem tud kezelni egy hét közepén belépő szabadúszót, péntekre már meg lesz kerülve.

Nincs egyetemesen legjobb kreatív ügynökségi munkaidő-nyilvántartó szoftver, és tökéletes reklámügynökségi beosztási eszköz sem, csak az, amelyiket a stúdiója a hatodik hónapban is használja, és a hatfős csapatnak legjobb designstúdió-beosztó szoftver ritkán illik egy hatvanfős csapathoz. Tíz fő alatt a Shifton ingyenes, időkorlát nélkül, ami lefedi azt a kis stúdiót, amely most lép ki egy táblázatban vezetett reklámügynökségi beosztássablonból. Ahogy nő a csapat, a fizetős csomagok hoznak többprojektes tervezést, mélyebb kimutatásokat és azokat a modulokat, amelyeket nagyobb léptékben elvárnak egy reklámügynökségi beosztáskészítő szoftvertől. A lényeg ugyanaz marad: kiszámlázható órák, látható kapacitás és egy stúdióhét, ami összeáll.