תוכנת סידור עבודה למשרדי ראיית חשבון בעונה העמוסה
תכננו את הצוות סביב מועדי ההגשה, רשמו את השעות על הלקוח שאליו הן שייכות, וראו מי טובע עוד לפני שהוא אומר זאת.
לתכנן סביב מועדי הגשה, לא סביב שבוע ממוצע
עבודת ראיית חשבון מעולם לא התחלקה שווה בשווה. ינואר והשבועות שלפני כל מועד הגשה בולעים תפוקה של שנה בתוך חודש, ואחר כך הלחץ יורד. סידור עבודה שנבנה על שבוע ממוצע פשוט לא מתאר את זה.
לרשום את השעות על הלקוח
הפער בין שעות שנעבדו לשעות שחויבו קובע את הרווחיות של כל תיק. רישום כניסה ויציאה על פרויקט הלקוח סוגר את הפער, מפני שדוח הנוכחות והחשבונית יוצאים מאותה רשומה.
לראות מי טובע לפני שהוא מספר
בעונה העמוסה מי שנמצא בקושי הוא בדרך כלל האחרון שמדבר. שעות שבועיות לפי אדם, מתוכנן מול בפועל, חושפות את התבנית כשזו עדיין בעיה של סידור עבודה ולא מכתב התפטרות.
להחזיק מתמחים, בכירים ותגבור עונתי על לוח אחד
משרדים מגדילים את העונה העמוסה בעזרת עובדים זמניים וקבלני משנה שחוזרים כל שנה. מחלקות שומרות על הפרדה בין הקבוצות בתוך התכנון, בעוד ייצוא השכר נשאר מוגבל למי שהמשרד מעסיק בפועל.
התחילו עם התוכנית החינמית
ללא הגבלת זמן. גישה מלאה לתכונות הליבה, שדרגו כשתהיו מוכנים.
הצורה של שנה במשרד ראיית חשבון
כל משרד מכיר את העקומה. מקטע ארוך של עבודה שאפשר לעמוד בה, ואז מצוק: השבועות שלפני מועד ההגשה שבהם תפוקה של שנה נשרפת בחודש, כולם נשארים עד מאוחר, ואיכות התכנון קובעת אם המשרד יוצא שלם או מאבד שני אנשים במרץ.
העקומה הזאת היא הסיבה שתוכנות סידור עבודה כלליות מתאימות רע לראיית חשבון. כלים שנבנו לקמעונאות או למסעדנות מניחים שבוע שחוזר על עצמו עם שיאים צפויים בתוכו. בשנה של משרד ראיית חשבון יש שיא אחד או שניים שמגמדים את כל השאר, ושאלת התכנון אינה מי עובד ביום שלישי אלא אם יש מספיק כוח אדם מהיום ועד המועד.
תיקים, לא עובדים
יחידת המדידה השימושית היא הלקוח. ברגע שכל משמרת נושאת את התיק שאליו היא שייכת, השאלות החשובות עונות לעצמן: כמה הלקוח הזה צרך מול מה שהוצע לו, מי מחויב למה בארבעת השבועות הקרובים, והיכן נמצא כוח האדם שעדיין לא נמכר.
יום מפוצל הוא המקרה הלא נוח שכלים כלליים מטפלים בו גרוע. בכיר שמעביר בוקר בביקורת ואחר צהריים בעריכת דוחות כספיים לא עבר יום אחד של שמונה שעות. שתי משמרות בשני פרויקטים שומרות על החלוקה כנה, והדוחות מפסיקים לזקוף ימים שלמים ללקוח שבמקרה שובץ ראשון.
שני לקוחות, שתי משמרות. החשבון עושה את עצמו.
עבודה שנמכרה ואין עליה איש
עבודה שהובטחה ואיש לא הוקצה אליה היא הדבר שהכי קל לשכוח בחודש עמוס, והכי יקר להיזכר בו מאוחר. החזקה שלה כמשמרת פתוחה משאירה אותה מול עיניו של מי שצריך לאייש.
העונה העמוסה היא מודל כוח אדם, לא אירוע חירום
משרדים מגדילים את השיא בעזרת קבלני משנה שחוזרים, עובדים עונתיים ומתמחים שעושים עבודה קצת מעל הדרגה שלהם. שלושת הדברים נורמליים ושלושתם מסבכים את הסידור, מפני שהטיפול בשכר שונה ודרישות הפיקוח שונות.
מחלקות פותרות את זה בלי מערכת שנייה. עובדים קבועים, קבלני משנה ותגבור עונתי יושבים על אותו לוח כדי שהשותף יראה את כוח האדם האמיתי, בעוד ייצוא השכר נשאר מוגבל לאנשים שהמשרד מעסיק.
המספר שאיש לא מוסר מיוזמתו
שאלו צוות בפברואר מה שלומו והתשובה תהיה בסדר. קראו את השעות והתשובה אחרת. מי שעומד על שישים שעות שלושה שבועות רצוף אינו בסדר, הוא זה שיתפטר באפריל, והעלות של החלפתו גדולה מכל מה שהשעות הנוספות הכניסו.
מתוכנן מול בפועל, לפי אדם, בכל שבוע. ההשוואה הזאת היא כל מערכת ההתרעה המוקדמת, והיא קיימת רק כששני המספרים נשמרים ולא אחד מהם.
ההתאוששות חשובה לא פחות מהשיא
השבועות שאחרי מועד ההגשה הם הזמן שבו לוקחים חופשה ובונים מחדש את כוח האדם. שמירת בקשות החופשה באותו לוח שנה של העבודה הופכת את ההתאוששות למתוכננת במקום למשא ומתן בשיחה אחת בכל פעם.
מה זה ומה זה לא
זו אינה תוכנה לניהול משרד ראיית חשבון. היא לא מנהלת את הספרים, לא משדרת את הדוחות ולא מפעילה את פורטל הלקוחות, ולמשרדים שזקוקים לכך כבר יש את זה. מה שיושב כאן הוא השכבה שמתחת: מי עובד על מה, מה היו השעות באמת, ומה זה אומר על הרווחיות ועל האנשים.
משרדים מגיעים לזה בדרך כלל כשגיליון האלקטרוני מפסיק להחזיק, וזה קורה איפשהו סביב שמונה עד שנים עשר אנשים ושני שותפים עם דעות שונות על מי פנוי.
להתחיל בקטן
Shifton חינם עד 10 אנשים ובלי הגבלת זמן, וזה מכסה משרד קטן במלואו. סידור העבודה, שעון הנוכחות הבסיסי, האפליקציה בנייד והדיווח כלולים. מודולים נוספים אחד אחד החל מ-0.50 דולר לעובד לחודש, לכל אחד תקופת ניסיון של עד 60 יום, כך שמשרד יכול לבחון את מודול השכר לאורך עונה עמוסה שלמה לפני שהוא מחליט.
שאלות נפוצות
אפשר לבנות את הסידור סביב מועדי ההגשה?
כן. כל תיק הוא פרויקט, ותבנית העונה העמוסה נבנית פעם אחת ומוחלת קדימה, כך שהמשרד מתכנן מול מפת המועדים ולא מול שבוע ממוצע.
איך עוקבים אחרי שעות לפי לקוח?
כל משמרת נושאת את הלקוח שאליו היא שייכת, ולכן הדוחות מקבצים את השעות שנרשמו לפי תיק. מי שעובד על שני לקוחות ביום אחד מקבל שתי משמרות, והיום מתחלק ביניהם במקום ליפול כולו על אחד.
אפשר לזהות מי צובר יותר מדי שעות בעונת הדוחות?
הדוחות השבועיים מציגים שעות לפי אדם, מתוכנן מול בפועל, ומסמנים שעות נוספות ביום שבו נוצרו. התבנית של מי שחורג שוב ושוב מהשעות המתוכננות שלו עולה כשעוד אפשר לשנות את הסידור.
המערכת מתאימה לעובדים עונתיים ולקבלני משנה?
כן. עובדים זמניים יושבים במחלקה נפרדת בתוך אותו סידור עבודה, כך שתמונת התפעול נשארת שלמה בעוד ייצוא השכר נשאר מוגבל לעובדי המשרד.
אפשר להגיש בקשת חופשה באותו מקום?
בקשות החופשה יושבות באותו לוח שנה של המשמרות, ולכן מי שמאשר רואה אילו תיקים רצים באותו שבוע והאם העבודה מכוסה עוד לפני שהוא עונה.
המסלול החינמי מספיק למשרד ראיית חשבון קטן?
Shifton חינם עד 10 אנשים ובלי הגבלת זמן, כולל סידור העבודה, שעון הנוכחות הבסיסי, האפליקציה בנייד והדוחות. מודולים בתשלום מתחילים ב-0.50 דולר לעובד לחודש, ולכל אחד תקופת ניסיון של עד 60 יום.
תכננו את מועד ההגשה הבא כמו שצריך
חינם עד 10 אנשים, עם לקוחות כפרויקטים, שעות שנרשמות לפי תיק ועומס שנראה לפני שמישהו נשבר.