Λογισμικό διαχείρισης λειτουργιών μάρκετινγκ και δυναμικότητας

Η δυναμικότητα του μάρκετινγκ σχεδόν πάντα υπερεκτιμάται. Στα χαρτιά μια ομάδα εννέα ατόμων έχει σαράντα πέντε εργάσιμες μέρες τον μήνα, και στην πράξη μεγάλο μέρος τους είναι ήδη δεσμευμένο σε αναφορές, εγκρίσεις, προσλήψεις, άδειες και στην καμπάνια που τράβηξε παραπάνω. Το λογισμικό διαχείρισης λειτουργιών μάρκετινγκ έχει σημασία επειδή το κενό ανάμεσα στον τυπικό αριθμό εργαζομένων και στις αξιοποιήσιμες ώρες είναι το σημείο όπου οι προθεσμίες πεθαίνουν αθόρυβα.

Το δεύτερο πρόβλημα είναι η ορατότητα. Η δουλειά του μάρκετινγκ είναι σε μεγάλο βαθμό αόρατη μέχρι να βγει, κάτι που κάνει πολύ δύσκολο ένα τεκμηριωμένο όχι. Ένα αίτημα για ένα ακόμη υλικό μοιάζει δωρεάν, γιατί κανείς δεν μπορεί να δείξει τις ώρες που θα εκτοπίσει. Το λογισμικό διαχείρισης ομάδας μάρκετινγκ το διορθώνει κάνοντας τις ώρες ρητές: τι είναι δεσμευμένο, ποιος το κρατά και τι πρέπει να μετακινηθεί αν μπει κάτι νέο.

Τι πρέπει να καλύπτει το λογισμικό διαχείρισης λειτουργιών μάρκετινγκ

Τέσσερις δουλειές. Να δείχνει την πραγματική δυναμικότητα της ομάδας για μια περίοδο και όχι τον αριθμό των εργαζομένων. Να επιτρέπει τον σχεδιασμό δουλειάς πάνω σε ανθρώπους που έχουν οι ίδιοι επιβεβαιώσει ότι είναι διαθέσιμοι. Να καταγράφει τις ώρες που μπήκαν σε κάθε καμπάνια, ώστε η αξιοποίηση να είναι μέτρηση και όχι άποψη. Και να τα κάνει όλα αυτά σε μέρος που θα κοιτάξει η ομάδα, δηλαδή σε κινητό και όχι σε ένα έγγραφο που κανείς δεν ανοίγει δεύτερη φορά. Το λογισμικό προγραμματισμού λειτουργιών μάρκετινγκ που κάνει τα τρία πρώτα αλλά ζει σε λογιστικό φύλλο αποτυγχάνει στο τέταρτο, και το τέταρτο είναι εκείνο που κρίνει αν θα χρησιμοποιηθεί. Γι' αυτό και το λογισμικό προγραμματισμού προσωπικού μάρκετινγκ πετυχαίνει ή αποτυγχάνει στην εφαρμογή για κινητό και όχι στη λίστα λειτουργιών.

Σχεδιασμός πόρων καμπανιών με βάση την πραγματική δυναμικότητα

Ο σχεδιασμός πόρων καμπανιών χαλάει με προβλέψιμο τρόπο: το πλάνο φτιάχνεται αντίστροφα από τα παραδοτέα και οι άνθρωποι θεωρούνται διαθέσιμοι επειδή απλώς εργάζονται εκεί. Η κίνηση προς μπροστά από τη δυναμικότητα δίνει διαφορετική και πιο ειλικρινή απάντηση. Στο Shifton κάθε καμπάνια ή ροή εργασίας είναι ένα έργο, οπότε οι ώρες καταχωρούνται πάνω του και το σύνολο φαίνεται ανά άτομο και ανά περίοδο. Όταν δύο καμπάνιες θέλουν τον ίδιο ειδικό στο ίδιο δεκαπενθήμερο, η σύγκρουση εμφανίζεται στο πλέγμα και όχι σε μια σύσκεψη προόδου τρεις εβδομάδες αργότερα. Το λογισμικό προγραμματισμού ομάδας μάρκετινγκ αξίζει ακριβώς στο σημείο όπου ο αριθμός των παράλληλων ροών εργασίας ξεπερνά τον αριθμό των ανθρώπων που τις κρατούν όλες στο μυαλό τους.

Οι περισσότερες ομάδες ξεκινούν από ένα πρότυπο προγράμματος μάρκετινγκ σε λογιστικό φύλλο, και αυτό κρατά όσο υπάρχει μία καμπάνια κάθε φορά. Σταματά να δουλεύει τη στιγμή που δύο επικαλύπτονται, επειδή το πρότυπο καταγράφει πρόθεση ενώ το πρόγραμμα καταγράφει δέσμευση, και μόνο ένα από τα δύο μπορεί να σας πει αν η Πέμπτη είναι ήδη γεμάτη. Ένα υπάρχον πρότυπο προγράμματος μάρκετινγκ μπορεί να εισαχθεί αντί να γραφτεί από την αρχή, και μετά να συντηρείται ως ζωντανό πλάνο και όχι ως έγγραφο που κάποιος θυμάται να ανοίξει ξανά.

Σπάζοντας μια εργάσιμη μέρα σε πραγματικά παραδοτέα

Μια προγραμματισμένη μέρα λέει ότι κάποιος είναι στη δουλειά. Δεν λέει τι βγήκε από αυτήν. Οι δραστηριότητες βρίσκονται μέσα στη βάρδια με δικές τους ώρες, κάτι που επιτρέπει να σπάσει μια μέρα στα ξεχωριστά κομμάτια δουλειάς που περιέχει, και η ίδια δραστηριότητα μπορεί να διανεμηθεί σε πολλά άτομα με μία ενέργεια αντί να ανατίθεται ένα ένα. Δουλειά που πρέπει να γίνει αλλά δεν έχει ακόμη υπεύθυνο μπορεί να μπει στην άκρη και να αναληφθεί αργότερα. Τις λεπτομέρειες καλύπτει η λειτουργία παρακολούθησης δραστηριοτήτων. Για μια εσωτερική ομάδα αυτή είναι η διαφορά ανάμεσα σε ένα πλάνο που λέει ότι η εβδομάδα είναι γεμάτη και σε ένα πλάνο που λέει τι παράγει η εβδομάδα.

Πού τελειώνουν οι πλατφόρμες μάρκετινγκ και αρχίζει ο σχεδιασμός προσωπικού

Τα αποτελέσματα αναζήτησης σε αυτόν τον χώρο είναι γεμάτα με μια εντελώς άλλη κατηγορία προϊόντος. Τα περισσότερα εργαλεία που πωλούνται ως λογισμικό διαχείρισης μάρκετινγκ σχεδιάζουν κανάλια, υλικό, κοινά και εγκρίσεις, και πολλά τα κάνουν εξαιρετικά. Κανένα από αυτά δεν ξέρει πόσες ώρες έχει η ομάδα σας τον επόμενο μήνα, ποιος είναι σε άδεια ή τι κατανάλωσε στην πράξη σε εργασία η τελευταία κυκλοφορία. Το λογισμικό διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού μάρκετινγκ απαντά σε αυτά τα ερωτήματα και μένει εντελώς έξω από την εκτέλεση στα κανάλια. Το λογισμικό προγραμματισμού για εσωτερικό μάρκετινγκ και μια πλατφόρμα εκτέλεσης είναι συμπληρωματικά και όχι εναλλακτικά, και το να τα θεωρείς ανταγωνιστικά είναι ο δρόμος με τον οποίο οι ομάδες καταλήγουν με ένα πανέμορφο πλάνο περιεχομένου και κανέναν ελεύθερο να το εκτελέσει. Οι ομάδες που χρεώνουν πελάτες με την ώρα έχουν πρόβλημα άλλης μορφής, και γι' αυτό μιλά η σελίδα μας για ομάδες agency.

Διαθεσιμότητα, ώρες συγκέντρωσης και υβριδικά μοτίβα

Οι ομάδες μάρκετινγκ σπάνια δουλεύουν ομοιόμορφη εβδομάδα. Κάποιοι συμπιέζουν ώρες, κάποιοι κρατούν προστατευμένο χρόνο για βαθιά δουλειά, και οι υβριδικές ρυθμίσεις κάνουν τη φυσική παρουσία και τις ώρες εργασίας δύο ξεχωριστά ερωτήματα. Η διαθεσιμότητα συγκεντρώνεται από κάθε άτομο ανά ώρα για τον επόμενο μήνα, και τα αιτήματα άδειας περνούν από την εφαρμογή για έγκριση, οπότε το πρόγραμμα στηρίζεται σε επιβεβαιωμένη πληροφορία. Το λογισμικό προγραμματισμού τμήματος μάρκετινγκ που υποθέτει ότι όλοι είναι διαθέσιμοι από τις εννέα στις πέντε θα παράγει πλάνο που δείχνει καλό και σπάει την πρώτη εβδομάδα. Το λογισμικό προγραμματισμού εργαζομένων μάρκετινγκ πρέπει να αντιμετωπίζει τη διαθεσιμότητα ως πληροφορία που συγκεντρώνεται από τους ανθρώπους και όχι ως πολιτική που εφαρμόζεται πάνω τους. Οι θέσεις και τα επίπεδα δικαιωμάτων έχουν σημασία και εδώ, γιατί ένας υπεύθυνος ομάδας πρέπει να μπορεί να προσαρμόζει το πρόγραμμα της δικής του ομάδας χωρίς να παίρνει στα χέρια του το πρόγραμμα όλης της εταιρείας.

Κυκλοφορίες, εκδηλώσεις και οι ώρες έξω από το μοτίβο

Το λογισμικό προγραμματισμού βαρδιών μάρκετινγκ ακούγεται περίεργη κατηγορία για ομάδα γραφείου, μέχρι το πρώτο σαββατοκύριακο κυκλοφορίας. Μέρος της δουλειάς του μάρκετινγκ αρνείται να χωρέσει στο ωράριο. Οι κυκλοφορίες πέφτουν σε άβολες ώρες, οι εκδηλώσεις τραβούν μέσα στο σαββατοκύριακο, και μια ενεργή καμπάνια χρειάζεται καμιά φορά κάποιον να την παρακολουθεί έξω από τη συνηθισμένη μέρα. Αντί για μια ανεπίσημη συμφωνία που αθόρυβα γίνεται απλήρωτη, δημοσιεύστε την κάλυψη ως ανοιχτή βάρδια για να μπορεί να την πάρει όποιος έχει τα προσόντα, και αφήστε τις ανταλλαγές βαρδιών να γίνονται μεταξύ των μελών με επιβεβαίωση υπεύθυνου. Μπορούν να συνδεθούν μπόνους σε συγκεκριμένες βάρδιες όταν η επιπλέον κάλυψη αξίζει αναγνώριση. Το λογισμικό προγραμματισμού ομάδας καμπάνιας που αντιμετωπίζει τη δουλειά εκτός ωραρίου ως εξαίρεση που λύνεται στο chat είναι ο τρόπος με τον οποίο η καλή διάθεση ξοδεύεται χωρίς να το προσέξει κανείς. Για ομάδες που καλύπτουν και εφημερία τύπου εκτός ωραρίου υπάρχει ξεχωριστή σελίδα για τον προγραμματισμό σε γραφείο τύπου.

Αξιοποίηση, ώρες ανά έργο και πόσο κόστισε μια καμπάνια

Μόλις οι ώρες καταγραφούν πάνω σε έργα, αρκετές συζητήσεις απλοποιούνται. Η αναφορά ωρών εργασίας δείχνει δουλεμένες ώρες και υπερωρίες ανά άτομο, φιλτραρισμένες ανά έργο, θέση και περίοδο, με τα διαλείμματα και τις καθυστερήσεις ως δικούς τους αριθμούς. Οι αναφορές προϋπολογισμού και ωριαίας αμοιβής τα μεταφράζουν σε κόστος εργασίας ανά καμπάνια, και αυτός είναι ο αριθμός που στηρίζει ένα αίτημα για νέα θέση πολύ καλύτερα από μια περιγραφή του πόσο πιεσμένοι νιώθουν όλοι. Το λογισμικό καταγραφής χρόνου στο μάρκετινγκ συναντά συχνά αντίσταση από δημιουργικές ομάδες, και δικαιολογημένα όταν χρησιμοποιείται για επιτήρηση. Όταν χρησιμοποιείται για δυναμικότητα κάνει το αντίθετο: γίνεται η απόδειξη ότι η ομάδα είναι στο όριό της. Το λογισμικό προγραμματισμού ομάδας περιεχομένου κερδίζει εμπιστοσύνη όταν το αποτέλεσμα των δεδομένων είναι καλύτερα κατανεμημένος φόρτος και όχι πίνακας βαθμολογίας, και η ίδια προσοχή ισχύει για το λογισμικό καταγραφής χρόνου ομάδας περιεχομένου: δουλεύει όταν η ομάδα μπορεί να δει τις αναφορές που γράφονται για αυτήν.

Το Shifton για εσωτερική ομάδα μάρκετινγκ

Το Shifton είναι σκόπιμα στενό. Σχεδιάζει ανθρώπους, καταγράφει ώρες και δίνει αναφορές για τα δύο, σε όσες καμπάνιες, γραφεία και ομάδες τρέχετε, και δεν προσπαθεί να γίνει πλατφόρμα εκτέλεσης. Το λογισμικό προγραμματισμού ομάδας digital μάρκετινγκ με αυτό το εύρος υιοθετείται εύκολα, γιατί υπάρχουν πολύ λίγα να μάθει κανείς: ένα πλέγμα, μια εφαρμογή, ένα σύνολο αναφορών. Το λογισμικό προγραμματισμού δημιουργικής ομάδας μάρκετινγκ πρέπει να μείνει αρκετά ελαφρύ ώστε να μη γίνει ποτέ το ίδιο η δουλειά, και μια λύση προγραμματισμού μάρκετινγκ που χρειάζεται μέρες εκπαίδευσης δεν επιβιώνει σε ένα πιεσμένο τρίμηνο. Κάτω από 10 μέλη ομάδας είναι δωρεάν χωρίς χρονικό όριο και καλύπτει προγραμματισμό βαρδιών, βασική καταγραφή ωρών και παρουσιών, εφαρμογή για κινητό και αναφορές, που από μόνα τους καλύπτουν ένα μικρό τμήμα. Πάνω από αυτό, η τιμολόγηση τρέχει ανά εργαζόμενο τον μήνα, με την πρόβλεψη και την αυτόματη διανομή ως πληρωμένα modules. Το αποτέλεσμα είναι μια λειτουργία μάρκετινγκ που μπορεί να πει για τι έχει δυναμικότητα, και να το αποδείξει.