Λογισμικό βαρδιών για εταιρείες φύλαξης 24/7
Φτιάξτε πρόγραμμα που καλύπτει κάθε εγκατάσταση και κάθε ώρα, καλύψτε ένα κενό από το κινητό και κρατήστε τις ώρες από τις οποίες τιμολογείται ο πελάτης.
Καλύψτε το εικοσιτετράωρο, όχι το ωράριο του γραφείου
Η φύλαξη μετριέται από το αν το πόστο ήταν στελεχωμένο, όχι από το αν το γραφείο ήταν ανοιχτό. Οι δωδεκάωρες εναλλαγές, οι νύχτες, τα σαββατοκύριακα και οι αργίες είναι η κανονική περίπτωση, και το πρόγραμμα πρέπει να δείχνει την ακάλυπτη ώρα πριν φτάσει.
Καλύψτε μια ξαφνική απουσία σε λίγα λεπτά
Ένας φύλακας δηλώνει ασθένεια στις 22:40 και το πόστο πρέπει να είναι στελεχωμένο στις 23:00. Χρήσιμο δεν είναι ένα ομορφότερο ημερολόγιο, αλλά η δυνατότητα να σταλεί η ανοιχτή βάρδια σε όλους όσοι μπορούν νόμιμα να την πάρουν και να φανεί ποιος δέχεται πρώτος.
Καταγράψτε τις ώρες από τις οποίες βγαίνει το τιμολόγιο
Στη φύλαξη το φύλλο ωρών είναι το τιμολόγιο. Η καταγραφή της πραγματικής άφιξης και αποχώρησης δίπλα στη σχεδιασμένη βάρδια κρατά τη χρέωση του πελάτη και τη μισθοδοσία στο ίδιο σύνολο αριθμών, αντί για δύο φύλλα που αποκλίνουν σιγά σιγά.
Κρατήστε άδειες και κανόνες εγκατάστασης σε κοινή θέα
Φύλακας χωρίς άδεια σε ισχύ σε εγκατάσταση που την απαιτεί είναι θέμα σύμβασης, όχι γραφείου. Οι ημερομηνίες λήξης και οι απαιτήσεις της κάθε εγκατάστασης δίπλα στο πρόγραμμα σημαίνουν ότι ο έλεγχος γίνεται όσο στήνεται η εβδομάδα.
Ξεκινήστε με το Δωρεάν Πλάνο
Χωρίς χρονικό όριο. Αποκτήστε πλήρη πρόσβαση στα βασικά χαρακτηριστικά και αναβαθμίστε όταν είστε έτοιμοι.
Τι πρέπει να λύσει ένα λογισμικό βαρδιών φύλαξης
Μια εταιρεία φύλαξης πουλά ώρες παρουσίας. Όλα τα υπόλοιπα, οι στολές, οι αναφορές, η σχέση με τον πελάτη, στηρίζονται στο αν το πόστο ήταν στελεχωμένο στις τρεις τα ξημερώματα μιας Κυριακής. Αυτό και μόνο κάνει τον προγραμματισμό στη φύλαξη διαφορετικό από σχεδόν κάθε άλλο πρόγραμμα βαρδιών: δεν υπάρχει ήσυχη περίοδος στην οποία ένα κενό να μπορεί να ανεχθεί.
Η πίεση πέφτει σε τρία σημεία. Η κάλυψη πρέπει να είναι συνεχής σε εγκαταστάσεις που η καθεμία έχει τις δικές της ώρες. Η απουσία πρέπει να αναπληρωθεί σε λεπτά και όχι σε μέρες, συνήθως τη χειρότερη ώρα. Και οι ώρες εργασίας είναι ταυτόχρονα η γραμμή του τιμολογίου και ο αριθμός της μισθοδοσίας, οπότε ένα λάθος κοστίζει δύο φορές.
Συνεχής κάλυψη, στημένη μία φορά
Τα περισσότερα προγράμματα φύλαξης τρέχουν σε μοτίβο. Τέσσερις μέρες δουλειά και τέσσερις ρεπό, δύο-δύο-τρία, εναλλαγή εβδομάδων ημέρας και νύχτας. Το να γράφεται αυτό εβδομάδα με εβδομάδα είναι το σημείο από όπου μπαίνουν τα λάθη, και μία χαμένη αλλαγή βάρδιας δίνει αστελέχωτο πόστο. Το στήσιμο του μοτίβου μία φορά ως πρότυπο και η εφαρμογή του μπροστά αφαιρεί την πληκτρολόγηση και μαζί της τα περισσότερα σφάλματα.
Οι εγκαταστάσεις είναι το άλλο μισό της δομής. Όταν κάθε σύμβαση είναι έργο, ο επόπτης κοιτά έναν πελάτη και βλέπει ακριβώς τι παίρνει αυτός ο πελάτης αυτή την εβδομάδα, ενώ ο ίδιος πίνακας χωρίς φίλτρο δείχνει όλη την εταιρεία, μαζί με το πόστο στο οποίο δεν έχει μπει ακόμη κανείς.
Το κενό που πρέπει να φαίνεται
Μια ανοιχτή βάρδια είναι καλύτερη από ένα άδειο τετράγωνο. Το τετράγωνο που δεν συμπλήρωσε κανείς μοιάζει ίδιο με το τετράγωνο που δεν χρειάζεται συμπλήρωση. Η ανοιχτή βάρδια το λέει καθαρά: αυτό το πόστο είναι δέσμευση, δεν βρίσκεται κανείς σε αυτό, και ιδού η λίστα όσων θα μπορούσαν να βρίσκονται.
Η ασάφεια είναι ο εχθρός σε ένα πρόγραμμα που τρέχει όλη νύχτα.
Αντικατάσταση φύλακα την τελευταία στιγμή
Η ξαφνική απουσία είναι η στιγμή που το λογισμικό είτε βοηθά είτε όχι. Το τηλεφώνημα στη σειρά δουλεύει ώσπου η τρίτη κλήση πάει στον τηλεφωνητή. Η δημοσίευση της ανοιχτής βάρδιας σε όλους όσοι μπορούν νόμιμα να την πάρουν και η αποδοχή της από τον πρώτο κατάλληλο μετατρέπει ένα εικοσάλεπτο πρόβλημα σε δίλεπτο και αφήνει ίχνος ποιος ρωτήθηκε και ποιος απάντησε.
Η επιβεβαίωση ανάγνωσης βαραίνει εδώ περισσότερο από ό,τι στους περισσότερους κλάδους. Η βεβαιότητα ότι ο φύλακας άνοιξε πράγματι το πρόγραμμα, αντί για την υπόθεση ότι το μήνυμα έφτασε, είναι η διαφορά ανάμεσα σε καλυμμένο πόστο και σε κενό που ανακαλύπτεται επιτόπου.
Σημασία έχει η καταγραφή, όχι η ταχύτητα.
Ώρες που αντέχουν ερώτηση πελάτη
Τα τιμολόγια φύλαξης ελέγχονται. Όταν ένας πελάτης ρωτά γιατί η Τρίτη δείχνει δεκατέσσερις ώρες σε δωδεκάωρο πόστο, η απάντηση πρέπει να βρίσκεται στο ίδιο σύστημα που παρήγαγε τον αριθμό. Η καταγραφή πραγματικής προσέλευσης και αποχώρησης δίπλα στη σχεδιασμένη βάρδια, με τα διαλείμματα χωριστά, αφήνει την εξήγηση μία οθόνη μακριά αντί για ένα απόγευμα ανακατασκευής.
Η ίδια πειθαρχία προστατεύει την πλευρά της μισθοδοσίας. Μια υπερωρία που εμφανίζεται την ημέρα που έγινε μπορεί να αμφισβητηθεί ή να εγκριθεί όσο η εβδομάδα είναι ανοιχτή. Μια υπερωρία που ανακαλύπτεται στην εξαγωγή έχει ήδη συμβεί.
Οι άδειες δίπλα στο πρόγραμμα
Το να μπει φύλακας χωρίς άδεια σε πόστο που την απαιτεί είναι αθέτηση σύμβασης με συνέπειες πολύ πέρα από το πρόγραμμα. Το να κρατιούνται οι ημερομηνίες πιστοποιητικών και αδειών στην καρτέλα του εργαζομένου, εκεί που τις βλέπει αυτός που στήνει την εβδομάδα, μεταφέρει τον έλεγχο στη στιγμή που χρειάζεται. Το σύστημα κρατά και δείχνει τις ημερομηνίες, η κρίση μένει στον επόπτη.
Τα μοτίβα και γιατί αξίζει να στηθούν σωστά
Τα προγράμματα φύλαξης πέφτουν σε λίγα σχήματα. Τέσσερις μέρες δουλειά και τέσσερις ρεπό δίνουν συνεχή κάλυψη με τέσσερις ομάδες. Το δύο-δύο-τρία, το μοτίβο Πίτμαν, δίνει σε κάθε φύλακα μεγάλο σαββατοκύριακο κάθε δεύτερη εβδομάδα και μόνο για αυτό είναι δημοφιλές. Η εναλλαγή εβδομάδων ημέρας και νύχτας συνηθίζεται εκεί που η σύμβαση δεν σηκώνει χωριστό νυχτερινό προσωπικό. Όλα είναι αριθμητική, και όλα χαλούν όταν γράφονται στο χέρι.
Το στήσιμο του μοτίβου μία φορά ως πρότυπο έχει και δεύτερο όφελος πέρα από τον χρόνο. Κάνει το πρόγραμμα προβλέψιμο για όσους το δουλεύουν. Ένας φύλακας που βλέπει έξι εβδομάδες μπροστά οργανώνει τη ζωή του γύρω από τη δουλειά, και ο υπεύθυνος λειτουργίας παύει να χάνει κόσμο σε εταιρείες που δημοσιεύουν πιο μακριά.
Σταθερά πόστα και κινητές περιπολίες σε έναν πίνακα
Οι περισσότερες εταιρείες έχουν και τα δύο, και συμπεριφέρονται διαφορετικά. Το σταθερό πόστο είναι ένας συγκεκριμένος τόπος για συγκεκριμένες ώρες. Η περιπολία είναι διαδρομή με πολλές εγκαταστάσεις σε μία βάρδια. Το να κρατιούνται ως χωριστά τμήματα στο ίδιο πρόγραμμα διατηρεί τη διαφορά και δείχνει ακόμη μία εβδομάδα για όλη την εταιρεία, και εμποδίζει να μετρηθεί ο οδηγός περιπολίας ως κάλυψη ενός πόστου που περνά μόνο δύο φορές τη νύχτα.
Οι αναφορές που πράγματι χρειάζεται μια σύμβαση φύλαξης
Δύο αναφορές σηκώνουν το μεγαλύτερο βάρος. Οι ώρες ανά εγκατάσταση απαντούν στην ερώτηση του πελάτη και τροφοδοτούν το τιμολόγιο. Οι ώρες ανά φύλακα απαντούν στο ερώτημα της μισθοδοσίας και δείχνουν ποιος οδεύει προς πρόβλημα κόπωσης πριν αυτό γίνει συμβάν. Και οι δύο βγαίνουν από τους ίδιους καταγεγραμμένους χρόνους, και αυτό ακριβώς είναι το ζητούμενο: ένα σύνολο αριθμών διαβασμένο με δύο τρόπους, αντί για δύο συστήματα που διαφωνούν στο τέλος του μήνα.
Μια τρίτη αναφορά κερδίζει τη θέση της πιο αργά. Η σύγκριση προγραμματισμένων και πραγματικών ωρών μέσα σε ένα τρίμηνο δείχνει ποιες συμβάσεις τιμολογήθηκαν σωστά και ποιες όχι. Μια εγκατάσταση που σταθερά ξεπερνά κατά σαράντα λεπτά στην αλλαγή βάρδιας χάνει χρήματα σιωπηλά, και το μόνο σημείο όπου φαίνεται είναι η απόσταση ανάμεσα στις δύο στήλες.
Τιμολογημένο σωστά ή όχι. Οι στήλες το λένε.
Η κόπωση είναι απόφαση προγραμματισμού
Οι μεγάλες βάρδιες και η νυχτερινή εργασία είναι μέρος του κλάδου, και το πρόγραμμα είναι εκεί όπου ο κίνδυνος είτε ελέγχεται είτε δημιουργείται. Το να βλέπεις πότε τελείωσε την προηγούμενη βάρδια ένας φύλακας δίπλα στην ώρα που ξεκινά την επόμενη, ενώ στήνεται η εβδομάδα, είναι μικρό πράγμα που αποτρέπει μεγάλο. Το Shifton καταγράφει και δείχνει αυτούς τους χρόνους, η απόφαση για το τι είναι αποδεκτό μένει σε όποιον ξέρει τη σύμβαση και τον νόμο που την αφορά.
Τι κοστίζει το ξεκίνημα
Το Shifton είναι δωρεάν έως 10 φύλακες χωρίς χρονικό όριο, κάτι που καλύπτει μια μικρή κινητή περιπολία ή μία σταθερή σύμβαση. Ο προγραμματισμός, η βασική καταγραφή χρόνου, η εφαρμογή και οι αναφορές περιλαμβάνονται. Οι πληρωμένες ενότητες προστίθενται μία μία από 0,50 δολάρια ανά εργαζόμενο τον μήνα, και ο έλεγχος τοποθεσίας εργασίας, η ενότητα που δένει την καταγραφή με τόπο, κοστίζει 5 δολάρια ανά εργαζόμενο τον μήνα με δοκιμή 10 ημερών.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να στήσω πρόγραμμα εικοσιτετραώρου με δωδεκάωρες βάρδιες;
Ναι. Μοτίβα εναλλαγής όπως το τέσσερα με τέσσερα ή το 2-2-3 στήνονται μία φορά ως πρότυπο και εφαρμόζονται μπροστά, οπότε ένα συνεχές πρόγραμμα δεν χρειάζεται να γράφεται εβδομάδα με εβδομάδα. Νύχτες, σαββατοκύριακα και αργίες είναι συνηθισμένες βάρδιες στην ίδια προβολή.
Πόσο γρήγορα καλύπτω μια βάρδια όταν ένας φύλακας δηλώσει ασθένεια;
Ανοίγετε τη βάρδια και αυτή φεύγει σε όλους όσοι μπορούν να την πάρουν. Οι φύλακες δέχονται από την εφαρμογή και ο επόπτης βλέπει ποιος απάντησε πρώτος. Τα αιτήματα ανταλλαγής λειτουργούν το ίδιο, και η αλλαγή δημοσιεύεται μόνο μετά την έγκριση.
Μπορώ να προγραμματίζω φύλακες σε πολλές εγκαταστάσεις πελατών;
Ναι. Κάθε εγκατάσταση ή σύμβαση είναι έργο, και ο ίδιος φύλακας μπορεί να μπει σε περισσότερα από ένα μέσα στην ίδια εβδομάδα. Το φίλτρο ανά εγκατάσταση δίνει την εικόνα που βλέπει ο πελάτης, και οι αναφορές ομαδοποιούν τις ώρες με τον ίδιο τρόπο.
Παρακολουθεί τη λήξη αδειών και πιστοποιητικών;
Η καρτέλα του εργαζομένου κρατά τις ημερομηνίες πιστοποιητικών και αδειών δίπλα στο άτομο, ώστε όποιος στήνει το πρόγραμμα να ελέγχει την ισχύ πριν βάλει κάποιον σε πόστο που την απαιτεί. Αυτόματος νομικός έλεγχος δεν υπάρχει, οι ημερομηνίες φυλάσσονται και φαίνονται.
Μπορούν οι φύλακες να χτυπούν παρουσία στο πόστο αντί στο γραφείο;
Η βασική καταγραφή χρόνου δουλεύει από την εφαρμογή σε οποιαδήποτε συσκευή. Για εταιρείες που χρειάζονται καταγραφή δεμένη με τόπο, ο έλεγχος τοποθεσίας εργασίας διατίθεται ως πληρωμένη ενότητα στα 5 δολάρια ανά εργαζόμενο τον μήνα, με δοκιμή 10 ημερών.
Φτάνει το δωρεάν πλάνο σε μια μικρή εταιρεία φύλαξης με μία σύμβαση;
Έως 10 φύλακες ναι, χωρίς χρονικό όριο: το πρόγραμμα, η βασική καταγραφή χρόνου, η εφαρμογή και οι αναφορές περιλαμβάνονται. Οι πληρωμένες ενότητες ξεκινούν από 0,50 δολάρια ανά εργαζόμενο τον μήνα, με δοκιμή έως 60 ημέρες.
Καλύψτε κάθε πόστο από την επόμενη εβδομάδα
Δωρεάν έως 10 φύλακες, με μοτίβα εναλλαγής, ανοιχτές βάρδιες που καλύπτονται από το κινητό και ώρες από τις οποίες τιμολογείτε.