Πρόγραμμα βαρδιών εστιατορίου: σάλα και κουζίνα

Τι οφείλει να κάνει ένα λογισμικό προγραμματισμού εστιατορίου

Τα προγράμματα των εστιατορίων αποτυγχάνουν δημόσια. Μια Παρασκευή με λίγο προσωπικό δεν είναι λάθος σε υπολογιστικό φύλλο, είναι σαράντα λεπτά αναμονής για τραπέζι και μια κριτική γι αυτό τη Δευτέρα. Αυτό είναι το πρώτο που χωρίζει την κατηγορία από τον γενικό προγραμματισμό προσωπικού: το κόστος του λάθους πέφτει το ίδιο βράδυ, μπροστά στους πελάτες.

Το δεύτερο είναι η κινητικότητα. Η εστίαση αλλάζει κόσμο γρηγορότερα από σχεδόν κάθε άλλο κλάδο, οπότε το πρόγραμμα φτιάχνεται διαρκώς για μια ομάδα που δεν είναι πια ακριβώς η ίδια με τον περασμένο μήνα. Λογισμικό που προϋποθέτει σταθερό προσωπικό και υπεύθυνο με χρόνο για εκμάθηση δεν επιβιώνει στη συνάντηση με ένα πραγματικό μαγαζί.

Το τρίτο είναι το περιθώριο. Το κόστος των πρώτων υλών το ορίζουν οι προμηθευτές. Το ενοίκιο το ορίζει η μίσθωση. Η εργασία είναι ο αριθμός που ο υπεύθυνος μπορεί ακόμη να επηρεάσει ένα απόγευμα Τετάρτης, και ταυτόχρονα εκείνος που συνήθως μετριέται έναν μήνα αργότερα.

Σχεδιασμός με βάση το σέρβις, όχι τις ώρες

Ένα χρήσιμο πρόγραμμα εστιατορίου διαβάζεται κάθετα, ανά σέρβις, όχι οριζόντια ανά άτομο. Το ερώτημα δεν είναι ποτέ πόσες ώρες έχει η Άννα αυτή την εβδομάδα. Είναι αν το δείπνο της Παρασκευής έχει αρκετούς σερβιτόρους, αν η κουζίνα αντέχει ένα γεμάτο Σάββατο και ποιος στέκει στη βάρδια του κλεισίματος που δεν θέλει κανείς.

Οι ρόλοι το κάνουν αυτό ευανάγνωστο. Ο σχεδιασμός σάλας, κουζίνας και μπαρ ως ξεχωριστών ομάδων μέσα στην ίδια εβδομάδα επιτρέπει έλεγχο κάλυψης ανά τμήμα και παρ όλα αυτά δημοσίευση ενός προγράμματος. Ο εργαζόμενος ανοίγει την εφαρμογή και βλέπει τις δικές του βάρδιες, όχι όλο τον πίνακα.

Η βάρδια που δεν πήρε κανείς

Τα άδεια τετραγωνάκια είναι διφορούμενα. Η ανοιχτή βάρδια δεν είναι: αυτό το σέρβις χρειάζεται κάποιον, κανείς δεν είναι πάνω του, να ποιος θα μπορούσε. Το να μένει η προγραμματισμένη αλλά ακάλυπτη δουλειά ορατή ώσπου να γεμίσει είναι μικρή αλλαγή που εξαφανίζει τις περισσότερες εκπλήξεις της Παρασκευής.

Διαβάστε την εβδομάδα κάθετα. Κάλυψη, όχι αριθμός ατόμων.

Απουσία στις τέσσερις το απόγευμα

Κάθε μαγαζί έχει τη δική του εκδοχή της ίδιας ιστορίας. Ένας σερβιτόρος τηλεφωνεί δύο ώρες πριν το σέρβις, ο υπεύθυνος αρχίζει να ξεψαχνίζει την ομαδική συνομιλία και οι μισές απαντήσεις φτάνουν αφού η βάρδια έχει ήδη αρχίσει. Το πρόβλημα δεν είναι οι άνθρωποι, είναι ο τρόπος που φεύγει το μήνυμα.

Η δημοσίευση του κενού ως ανοιχτής βάρδιας σε όλους όσοι έχουν τα προσόντα αλλάζει το σχήμα του προβλήματος. Η προσφορά φεύγει μία φορά, μετρά η σειρά αποδοχής και η καταγραφή δείχνει ποιος ρωτήθηκε και ποιος απάντησε. Τα είκοσι λεπτά τηλεφωνημάτων γίνονται μια ειδοποίηση και ένα πάτημα.

Οι ανταλλαγές δουλεύουν το ίδιο, ανάποδα. Το προσωπικό κανονίζει την αντικατάσταση μεταξύ του, ο υπεύθυνος εγκρίνει ή απορρίπτει, και το δημοσιευμένο πρόγραμμα αλλάζει μόνο αφού συμφωνήσει κάποιος με αρμοδιότητα.

Ώρες που ταιριάζουν με ό,τι έγινε

Ένα χάρτινο δελτίο ωρών συμπληρωμένο από μνήμης την Κυριακή το βράδυ είναι διαφωνία μισθοδοσίας που περιμένει ημερομηνία. Η άφιξη και η αποχώρηση καταγεγραμμένες την ίδια μέρα, δίπλα στην προγραμματισμένη βάρδια, εξαφανίζουν εντελώς την εκ των υστέρων ανασύνθεση. Η γραμμή δείχνει τι προγραμματίστηκε και τι δουλεύτηκε, και τα είκοσι λεπτά που έμεινε κάποιος για το κλείσιμο βρίσκονται στην καταγραφή, όχι σε μια κουβέντα.

Τα διαλείμματα αξίζουν δική τους γραμμή. Η αφαίρεση μισής ώρας από ένα σύνολο είναι το σημείο όπου ο πληρωμένος και ο απλήρωτος χρόνος σιωπηλά ενώνονται, και το ίδιο σημείο απ όπου ξεκινούν τα ερωτήματα συμμόρφωσης. Η χωριστή καταγραφή κρατά και τις δύο πλευρές καθαρές.

Μισή ώρα αφαιρεμένη από ένα σύνολο δεν είναι διάλειμμα. Είναι στρογγυλοποίηση.

Πολλά καταστήματα σε έναν λογαριασμό

Οι όμιλοι συναντούν μια ειδική εκδοχή του προβλήματος: ο εργαζόμενος που δουλεύει σε δύο σημεία εμφανίζεται δύο φορές στο σύστημα, με δύο σύνολα ωρών που κάποιος πρέπει να προσθέσει στο χέρι. Μία καρτέλα ανά άτομο και βάρδιες δεμένες σε τοποθεσίες το λύνουν, και μόνο έτσι γίνεται εφικτή η αναφορά σε επίπεδο ομίλου.

Το κόστος εργασίας ως αριθμός πάνω στον οποίο δρας

Τα περισσότερα μαγαζιά μαθαίνουν το ποσοστό του κόστους εργασίας μετά το κλείσιμο του μήνα, δηλαδή ακριβώς όταν δεν γίνεται τίποτα. Μια εβδομαδιαία αναφορά που ομαδοποιεί τις καταγεγραμμένες ώρες ανά ρόλο και ανά ημέρα μετακινεί τη συζήτηση τρεις εβδομάδες νωρίτερα.

Τα μοτίβα που αποκαλύπτει συνήθως δεν είναι λεπτά. Μια κουζίνα που κάθε μεσημέρι Δευτέρας κουβαλά δύο άτομα παραπάνω. Ένα Σάββατο όπου τέσσερις άνθρωποι κάνουν μία ώρα υπερωρία κάθε εβδομάδα επειδή το κλείσιμο είναι γραμμένο πολύ σφιχτά. Και τα δύο διορθώνονται στο επόμενο πρόγραμμα, μόλις τα δει κάποιος.

Συμμόρφωση χωρίς ξεχωριστό σύστημα

Η εστίαση κουβαλά κανόνες που αλλάζουν ανά αγορά και ανά σύμβαση: δικαίωμα σε διάλειμμα, ελάχιστη ανάπαυση ανάμεσα σε βάρδιες, προθεσμία ανακοίνωσης προγράμματος σε ορισμένες δικαιοδοσίες, διαφορετική μεταχείριση των ανηλίκων. Κανένας δεν είναι δύσκολος μόνος του, όλοι μαζί είναι δύσκολο να θυμηθούν στις πέντε το απόγευμα ενώ μπαλώνετε μια απουσία.

Το να κρατάτε πρόγραμμα και καταγραφή χρόνου μαζί τουλάχιστον συγκεντρώνει τα τεκμήρια σε ένα σημείο. Τι δημοσιεύτηκε και πότε, τι δουλεύτηκε, ποια διαλείμματα λήφθηκαν. Αυτό ζητά μια καταγγελία ή ένας έλεγχος, και η ανασύνθεση από φωτογραφία πίνακα και χάρτινο δελτίο είναι εκεί που πέφτει πραγματικά το κόστος.

Ανήλικοι και φοιτητές

Τα μαγαζιά που απασχολούν φοιτητές κουβαλούν επιπλέον περιορισμούς σε ώρες και ωράρια. Η διαθεσιμότητα που σημειώνει ο εργαζόμενος πριν φτιαχτεί το πρόγραμμα είναι ο απλούστερος τρόπος να μένουν αυτοί οι περιορισμοί ορατοί, γιατί μετατρέπει έναν κανόνα που πρέπει να θυμάται ο υπεύθυνος σε γεγονός στην οθόνη.

Πώς διαλέγουμε ανάμεσα στα εργαλεία της κατηγορίας

Το λογισμικό προγραμματισμού εστιατορίων επικαλύπτεται με τρεις γειτονικές κατηγορίες και οι ετικέτες θολώνουν. Τα ταμειακά συστήματα προγραμματίζουν ως δευτερεύουσα λειτουργία. Οι πλατφόρμες μισθοδοσίας προγραμματίζουν για να τροφοδοτήσουν τα δικά τους δελτία. Οι σουίτες φιλοξενίας βάζουν δίπλα στο πρόγραμμα παραγγελίες και αποθήκη. Καθεμιά στέκει αν θέλετε όλο το πακέτο, και καθεμιά είναι βαρύτερη απ ό,τι αξίζει σε έναν υπεύθυνο που θέλει ένα πρόγραμμα.

Τα ερωτήματα που αξίζουν είναι στενά. Μπορεί το προσωπικό να ανταλλάσσει βάρδιες μεταξύ του με έγκριση ή περνά κάθε αλλαγή από τον υπεύθυνο. Δείχνει η εφαρμογή τη δημοσιευμένη αλλαγή χωρίς να ρωτήσει ο εργαζόμενος. Είναι το προγραμματισμένο και το πραγματικό δύο ξεχωριστοί αριθμοί. Τρέχουν δύο καταστήματα χωρίς διπλοεγγραφή ανθρώπων.

Πού σταματά το δωρεάν πακέτο

Το Shifton είναι δωρεάν έως 10 άτομα χωρίς όριο χρόνου, κάτι που καλύπτει ολόκληρο ένα μικρό ανεξάρτητο μαγαζί. Το πρόγραμμα, η βασική καταγραφή ωρών, η εφαρμογή στο κινητό και οι αναφορές βρίσκονται μέσα σε αυτό. Πάνω από δέκα άτομα εμφανίζεται κόστος ανά εργαζόμενο, και τα αρθρώματα προστίθενται ένα ένα από 0,50 δολάρια ανά εργαζόμενο τον μήνα, με δοκιμή έως 60 ημέρες στο καθένα.