Αρχική / Χαρακτηριστικά / Αποτελεσματική διαχείριση αδειών για ομάδες

Αποτελεσματική διαχείριση αδειών για ομάδες

Απλοποιήστε τον προγραμματισμό διαλειμμάτων και τις αιτήσεις αδειών με το λογισμικό παρακολούθησης αδειών του Shifton.

Αυτοματοποιημένα αιτήματα άδειας και ροές εργασίας έγκρισης

Η διαχείριση αιτημάτων άδειας μέσω email, μηνυμάτων chat ή έντυπων φορμών δημιουργεί μια μη δομημένη διαδικασία, όπου τα αιτήματα χάνονται, οι εγκρίσεις καθυστερούν και οι διευθυντές δεν έχουν ορατότητα για το πώς η άδεια επηρεάζει τα επερχόμενα προγράμματα. Μια τυποποιημένη ψηφιακή ροή εργασίας διασφαλίζει ότι κάθε αίτημα παρακολουθείται, αξιολογείται και διεκπεραιώνεται άμεσα.

Αιτήματα άδειας με ένα πάτημα — οι εργαζόμενοι υποβάλλουν αιτήματα για άδεια διακοπών, ασθενείας ή προσωπική άδεια από τη φορητή τους συσκευή με επιλογή ημερομηνίας και αιτιολογία

Ουρά έγκρισης διευθυντή — όλα τα εκκρεμή αιτήματα εμφανίζονται σε μια ιεραρχημένη ουρά με ανάλυση της επίδρασης στο πρόγραμμα για τεκμηριωμένη λήψη αποφάσεων

Κανόνες αυτόματης έγκρισης — ορίστε τις συνθήκες υπό τις οποίες τα αιτήματα εγκρίνονται αυτόματα — όπως επαρκές υπόλοιπο και απουσία συγκρούσεων κάλυψης

Τεκμηρίωση άδειας ασθενείας — οι εργαζόμενοι μπορούν να επισυνάπτουν ιατρικά πιστοποιητικά απευθείας στα αιτήματα άδειας ασθενείας για απλοποιημένη τήρηση αρχείων

Παρακολούθηση συσσώρευσης και διαχείριση υπολοίπου άδειας

Οι εργαζόμενοι χρειάζεται να γνωρίζουν πόσες ημέρες άδειας έχουν διαθέσιμες, πόσες εκκρεμούν και πότε πραγματοποιείται η επόμενη συσσώρευση. Οι ομάδες HR χρειάζονται ακριβή αρχεία υπολοίπων, χρήσης και μεταφερόμενων ποσών. Η χειροκίνητη παρακολούθηση σε υπολογιστικά φύλλα αποτυγχάνει σε μεγάλη κλίμακα και παράγει αντικρουόμενους αριθμούς που υπονομεύουν την εμπιστοσύνη.

Προβολή υπολοίπου σε πραγματικό χρόνο — οι εργαζόμενοι βλέπουν ανά πάσα στιγμή στην εφαρμογή το τρέχον διαθέσιμο, χρησιμοποιημένο και εκκρεμές υπόλοιπο άδειάς τους

Προσαρμοσμένες πολιτικές συσσώρευσης — διαμορφώστε τους ρυθμούς συσσώρευσης ανά προϋπηρεσία, τύπο απασχόλησης ή ρόλο, με υποστήριξη για ετήσια, μηνιαία ή ανά μισθολογική περίοδο συσσώρευση

Κανόνες μεταφοράς και λήξης — εφαρμόστε αυτόματα τα όρια μεταφοράς στο τέλος του έτους και λήξτε τις αχρησιμοποίητες ημέρες σύμφωνα με την πολιτική της εταιρείας

Επιβολή ελάχιστης κάλυψης — το σύστημα μπλοκάρει την έγκριση άδειας εάν αυτή θα έριχνε ένα τμήμα κάτω από τα ελάχιστα απαιτούμενα επίπεδα στελέχωσης

Εγκρίσεις άδειας με επίγνωση του προγράμματος

Η έγκριση ενός αιτήματος άδειας χωρίς έλεγχο της επίδρασής του στο πρόγραμμα βαρδιών είναι ο τρόπος με τον οποίο συμβαίνουν καταστροφές στην κάλυψη. Μια άδεια που εγκρίνεται για έναν βασικό εργαζόμενο στη πιο πολυσύχναστη ημέρα της εβδομάδας μπορεί να οδηγήσει σε υπερωριακό κόστος, υποστελέχωση και αποτυχίες στην εξυπηρέτηση πελατών.

Προεπισκόπηση επίδρασης στην κάλυψη — πριν εγκρίνουν οποιοδήποτε αίτημα, οι διευθυντές βλέπουν ακριβώς πώς η απουσία επηρεάζει την κάλυψη των βαρδιών για τις επηρεαζόμενες ημερομηνίες

Διαμόρφωση ημερομηνιών αποκλεισμού — ορίστε ημερομηνίες ή περιόδους κατά τις οποίες τα αιτήματα άδειας περιορίζονται ή απαιτούν έγκριση υψηλότερου επιπέδου

Επικάλυψη ημερολογίου ομάδας — δείτε όλες τις εγκεκριμένες και εκκρεμείς άδειες στο ίδιο ημερολόγιο με το πρόγραμμα βαρδιών για να αποτρέψετε επικαλυπτόμενες απουσίες

Ενσωμάτωση προγραμματισμού αντικαταστατών — όταν εγκρίνεται μια άδεια, το σύστημα προτείνει αμέσως διαθέσιμους αντικαταστάτες για τις επηρεαζόμενες βάρδιες

Αναλυτικά στοιχεία άδειας και αναφορές τάσεων απουσιών

Η κατανόηση των προτύπων απουσιών — ποιοι μήνες εμφανίζουν τα περισσότερα αιτήματα άδειας, ποια τμήματα έχουν τα υψηλότερα ποσοστά απρογραμμάτιστης απουσίας και πώς η χρήση της άδειας συσχετίζεται με τις υπερωρίες — επιτρέπει τον προληπτικό προγραμματισμό του εργατικού δυναμικού αντί της αντιδραστικής διαχείρισης κρίσεων όταν εμφανίζονται κενά κάλυψης.

Πίνακας ελέγχου τάσεων απουσιών — οπτικοποιήστε τα πρότυπα άδειας ανά μήνα, τμήμα και τύπο για να προβλέψετε τις μελλοντικές ανάγκες στελέχωσης κατά τις περιόδους αιχμής απουσιών

Αναλογία απρογραμμάτιστης προς προγραμματισμένης απουσίας — παρακολουθήστε την ισορροπία μεταξύ προγραμματισμένων διακοπών και δηλώσεων ασθενείας για να εντοπίσετε πιθανά προβλήματα στον χώρο εργασίας

Αναφορές επίδρασης κόστους άδειας — υπολογίστε το συνολικό κόστος των απουσιών, συμπεριλαμβανομένης της αντικατάστασης εργασίας, των υπερωριών και της απώλειας παραγωγικότητας ανά τμήμα

Αναφορά υποχρέωσης συσσώρευσης — υπολογίστε τη χρηματοοικονομική υποχρέωση των συσσωρευμένων αχρησιμοποίητων υπολοίπων άδειας για ακριβή πρόβλεψη προϋπολογισμού

Δωρεάν για πάντα

Ξεκινήστε με το Δωρεάν Πλάνο

Χωρίς χρονικό όριο. Αποκτήστε πλήρη πρόσβαση στα βασικά χαρακτηριστικά και αναβαθμίστε όταν είστε έτοιμοι.

Έως 10 μέλη ομάδας

Προγραμματισμός βαρδιών & ημερολόγιο

Ωρομέτρηση & παρουσίες

Εφαρμογή κινητού για iOS & Android

Απεριόριστα προγράμματα και τοποθεσίες

Αναφορές & αναλύσεις

Ξεκινήστε δωρεάν

Συχνές ερωτήσεις

Πώς μπορούν οι εργαζόμενοι να ελέγξουν τις υπόλοιπες ημέρες άδειάς τους;

Η εφαρμογή κινητού εμφανίζει στον κάθε εργαζόμενο το τρέχον υπόλοιπό του ανά τύπο άδειας — διαθέσιμο, χρησιμοποιημένο και σε αναμονή έγκρισης. Το υπόλοιπο ενημερώνεται σε πραγματικό χρόνο όταν υποβάλλονται και εγκρίνονται αιτήματα.

Μπορώ να ορίσω κανόνες ώστε τα συνηθισμένα αιτήματα να εγκρίνονται αυτόματα;

Ναι. Μπορείτε να ρυθμίσετε συνθήκες αυτόματης έγκρισης βάσει του διαθέσιμου υπολοίπου και της τρέχουσας κάλυψης βαρδιάς. Τα αιτήματα που πληρούν όλες τις προϋποθέσεις εγκρίνονται άμεσα χωρίς χειροκίνητο έλεγχο.

Τι εμποδίζει έναν διευθυντή να εγκρίνει άδεια που θα αφήσει μια βαρδιά υποστελεχωμένη;

Πριν ενεργοποιηθεί το κουμπί έγκρισης, το σύστημα εμφανίζει μια προεπισκόπηση κάλυψης για τις αιτούμενες ημερομηνίες. Μπορείτε επίσης να ορίσετε ελάχιστα κατώτατα όρια στελέχωσης — αν η έγκριση μείωνε την κάλυψη κάτω από αυτόν τον αριθμό, το σύστημα την μπλοκάρει.

Πώς μεταφέρονται οι αχρησιμοποίητες ημέρες άδειας στο επόμενο έτος;

Οι κανόνες μεταφοράς ρυθμίζονται ανά τύπο άδειας. Ορίζετε τον μέγιστο αριθμό ημερών που μεταφέρονται και μια ημερομηνία λήξης για τις μεταφερθείσες ημέρες. Το σύστημα εφαρμόζει αυτούς τους κανόνες αυτόματα στο τέλος του έτους.

Μπορούν οι εργαζόμενοι να επισυνάψουν ιατρική βεβαίωση σε αίτηση αναρρωτικής άδειας;

Ναι. Κατά την υποβολή αίτησης αναρρωτικής άδειας, οι εργαζόμενοι μπορούν να ανεβάσουν ιατρικό πιστοποιητικό απευθείας στην εφαρμογή. Το έγγραφο αποθηκεύεται μαζί με το αίτημα και είναι ορατό στο τμήμα HR στο αρχείο απουσιών.