Λογισμικό προγράμματος βαρδιών ξενοδοχείου για κάθε τμήμα

Ένα ξενοδοχείο είναι πολλές επιχειρήσεις που μοιράζονται το ίδιο κτίριο, και το πρόγραμμα βαρδιών είναι το σημείο όπου συγκρούονται. Την οροφοκομία την κινούν οι αναχωρήσεις, τη ρεσεψιόν οι αφίξεις, τη συντήρηση ό,τι χάλασε μέσα στη νύχτα, και τη νυχτερινή ομάδα το απλό γεγονός ότι κάποιος πρέπει να είναι ξύπνιος. Ένα λογισμικό προγράμματος βαρδιών ξενοδοχείου πρέπει να κρατά όλα αυτά τα μοτίβα ταυτόχρονα και παρ' όλα αυτά να αφήνει τον υπεύθυνο βάρδιας να διορθώσει το Σάββατο σε πέντε λεπτά.

Το κόστος εργασίας είναι επίσης η μεγαλύτερη γραμμή δαπάνης που ένα ξενοδοχείο μπορεί πραγματικά να μετακινήσει από εβδομάδα σε εβδομάδα. Όταν το πρόγραμμα ζει σε λογιστικό φύλλο, η υπέρβαση φαίνεται μόνο μετά τη μισθοδοσία, και σε αυτό το σημείο οι αποφάσεις που την προκάλεσαν είναι τριών εβδομάδων.

Τι πρέπει να πετύχει ένα λογισμικό βαρδιών ξενοδοχείου

Τέσσερα πράγματα σηκώνουν το μεγαλύτερο μέρος της αξίας. Να χτίζει γρήγορα μια ολόκληρη εβδομάδα σε πολλά τμήματα. Να κρατά τις ώρες κάθε ατόμου μέσα στα όρια της σύμβασης και του νόμου ήδη κατά την ανάθεση, και όχι να ανακαλύπτει την παράβαση αργότερα. Να φτάνει στην ομάδα στο κινητό τη στιγμή που κάτι αλλάζει. Και να αναφέρει τις ώρες στις κλίμακες με τις οποίες θα πληρωθούν, ώστε η νυχτερινή κάλυψη και οι αργίες να είναι γνωστό κόστος.

Το Shifton είναι χτισμένο γύρω από αυτά τα τέσσερα: προβολές ημέρας, εβδομάδας και μήνα, πρότυπα βαρδιών, αυτόματη κατανομή με βάση τη ζήτηση, ανοιχτές βάρδιες, ανταλλαγές, διαθεσιμότητα και αιτήματα άδειας, καταγραφή ωρών από κινητό και αναφορές ωριαίων αμοιβών. Είναι λογισμικό διαχείρισης προσωπικού για ξενοδοχεία που αφορά την ανθρώπινη πλευρά της λειτουργίας και δεν αγγίζει δωμάτια, τιμές ή κρατήσεις.

Η ίδια ανάγκη γράφεται με διαφορετικούς τρόπους. Οι ιδιοκτήτες ζητούν σύστημα διαχείρισης προσωπικού ξενοδοχείου, οι υπεύθυνοι βάρδιας θέλουν πρόγραμμα βαρδιών, και το οικονομικό τμήμα θέλει το κόστος μισθοδοσίας να σταματήσει να κινείται χωρίς προειδοποίηση. Ένα λογισμικό προγραμματισμού εργαζομένων ξενοδοχείου πρέπει να απαντά στα τρία από ένα πλέγμα, αλλιώς γίνεται ακόμη μια καρτέλα που δεν ανοίγει κανείς.

Η οροφοκομία είναι το δυσκολότερο πρόγραμμα του κτιρίου

Οι καμαριέρες προγραμματίζονται πάνω σε φόρτο που αλλάζει καθημερινά και επιβεβαιώνεται μόλις το προηγούμενο βράδυ. Οι τομείς πρέπει να είναι ισορροπημένοι, σε κάθε βάρδια πρέπει να υπάρχει υπεύθυνη, και όλο το σχέδιο μπορεί να είναι λάθος στις εννέα το πρωί αν ένας όροφος αδειάσει απροσδόκητα.

Το βάρος το σηκώνουν δύο μηχανισμοί. Τα πρότυπα κρατούν τα πραγματικά σας μοτίβα, ώστε η εβδομάδα να ξεκινά από γνωστό σχήμα και όχι από κενό πλέγμα, και αυτό ακριβώς ψάχνουν όσοι πληκτρολογούν πρότυπο προγράμματος καμαριέρων ή πρότυπο προγράμματος οροφοκομίας ξενοδοχείου. Οι ανοιχτές βάρδιες μετατρέπουν τα επιπλέον δωμάτια σε εργασία που η ομάδα αναλαμβάνει μέσα από την εφαρμογή, αντί να παίρνει τηλέφωνα η υπεύθυνη. Ένα λογισμικό προγραμματισμού οροφοκομίας που τα κάνει σωστά αυτά τα δύο αφαιρεί το μεγαλύτερο μέρος της πρωινής αναστάτωσης, και τα τρέχοντα σύνολα ωρών δίπλα σε κάθε όνομα εμποδίζουν τα ίδια τρία άτομα να απορροφούν κάθε επιπλέον τομέα.

Η πρακτική δοκιμή ενός λογισμικού προγραμματισμού οροφοκομίας ξενοδοχείου είναι τι συμβαίνει στις 08.30, όταν η λίστα είναι ήδη λάθος. Η αλλαγή τομέα παίρνει δευτερόλεπτα, η καμαριέρα που αφορά λαμβάνει ειδοποίηση, και η εφαρμογή προγράμματος στο κινητό της δείχνει την αλλαγή χωρίς να τυπώσει κανείς τίποτα. Ένα λογισμικό που παράγει μόνο ένα έγγραφο έχει λύσει το εύκολο μισό του προβλήματος.

Ρεσεψιόν, νυχτερινός έλεγχος και κυκλικές βάρδιες 24/7

Η ρεσεψιόν δεν κλείνει ποτέ, άρα το πρόγραμμά της είναι κυκλικό και όχι εβδομαδιαίο. Πρωινές, απογευματινές και νυχτερινές βάρδιες στοιβάζονται στην ίδια ημέρα, το νυχτερινό μπλοκ περνά τα μεσάνυχτα, και σε κάθε βάρδια χρειάζεται παρών ένας συγκεκριμένος βαθμός αρμοδιότητας. Στο Shifton, βάρδιες οποιασδήποτε διάρκειας μπορούν να περάσουν τα μεσάνυχτα και να μετρηθούν στη σωστή ημέρα και στη σωστή κλίμακα αμοιβής, και ο ρόλος κάθε ατόμου βρίσκεται δίπλα στο όνομά του στο πλέγμα, ώστε μια βάρδια χωρίς υπεύθυνο να είναι εμφανής πριν από τη δημοσίευση. Ένα πρότυπο προγράμματος ρεσεψιόν που εφαρμόζεται προς τα εμπρός κρατά την κυκλική εναλλαγή σταθερή, το πρότυπο μπορεί να αποθηκευτεί ανά μονάδα, και οι ανταλλαγές μεταξύ εργαζομένων περνούν πάντα από έγκριση προϊσταμένου. Ένα λογισμικό βαρδιών ξενοδοχείου που δεν μπορεί να αποδώσει σωστά ένα νυχτερινό μπλοκ θα αναφέρει λάθος ώρες κάθε εβδομάδα.

Στελέχωση με βάση την πληρότητα και όχι τη συνήθεια

Τα περισσότερα προγράμματα αντιγράφονται από την προηγούμενη εβδομάδα, δηλαδή είναι στελεχωμένα για την πληρότητα της προηγούμενης εβδομάδας. Αυτή είναι η μεγαλύτερη μεμονωμένη πηγή κόστους εργασίας που θα μπορούσε να αποφευχθεί σε ένα ξενοδοχείο: πολλά άτομα σε μια ήσυχη Τρίτη, λίγα σε μια γεμάτη Παρασκευή, και ώρες με προσαύξηση που καλύπτουν το κενό. Τα ξενοδοχεία με συνεδριακούς χώρους και χώρους δεξιώσεων νιώθουν εντονότερα αυτή τη διακύμανση, και για τέτοιους χώρους εξετάζουμε χωριστά τον προγραμματισμό προσωπικού σε εκθεσιακά κέντρα.

Το Shifton σας επιτρέπει να καταγράφετε την αναμενόμενη ζήτηση για κάθε ημερομηνία και κάθε ώρα, να ορίζετε τα πρότυπα που χρησιμοποιείτε και να παράγετε το πρόγραμμα πάνω σε αυτή την καμπύλη. Οι υπερωρίες γίνονται κανόνας και όχι ατύχημα: μπλοκάρετέ τις, επιτρέψτε τις ή ζητήστε έγκριση πριν περάσει κάποιος το όριό του. Εδώ ένα λογισμικό σχεδιασμού προσωπικού ξενοδοχείου δικαιώνει το κόστος του, γιατί ένα κοινό ημερολόγιο δεν έχει καμία αντίληψη για το πόση δουλειά χωρά μέσα σε μία ώρα.

Αιχμές σεζόν και προσωπικό που αλλάζει

Η εποχική στελέχωση ξενοδοχείου σημαίνει γρήγορη ένταξη και πρόγραμμα που διαβάζεται χωρίς εκπαίδευση. Οι νέοι εργαζόμενοι προσκαλούνται με email, εμφανίζονται στη λίστα της ομάδας με τη θέση και το επίπεδο πρόσβασής τους και βλέπουν στην εφαρμογή μόνο τις δικές τους βάρδιες. Η διαθεσιμότητα συλλέγεται από κάθε άτομο ως ημερολόγιο και όχι ως συζήτηση, ώστε ένας φοιτητής με σταθερές ώρες μαθημάτων ή ένας εποχικός που επιστρέφει να προγραμματίζονται γύρω από αυτό που όντως δήλωσαν.

Τα πρότυπα μετρούν και εδώ. Μια εβδομάδα αιχμής είναι σε μεγάλο βαθμό η εβδομάδα αιχμής της περασμένης χρονιάς με άλλα ονόματα, και ένα αποθηκευμένο πρότυπο προγράμματος ξενοδοχείου μετατρέπει δύο μέρες ξαναστησίματος σε ένα απόγευμα. Το να κρατήσετε το πρότυπο της περασμένης σεζόν αξίζει περισσότερο από όσο σχεδιασμό και να κάνετε πάνω σε κενό πλέγμα.

Νυχτερινές, σαββατοκύριακου και αργιών προσαυξήσεις στο κόστος μισθοδοσίας

Η ίδια βάρδια κοστίζει διαφορετικά ανάλογα με το πότε πέφτει, οπότε ένα πρόγραμμα που φαίνεται ισορροπημένο σε ώρες μπορεί να είναι σοβαρά ανισόρροπο σε κόστος. Οι αναφορές ωριαίων αμοιβών χωρίζουν μια περίοδο σε βασική αμοιβή, νυχτερινή, νυχτερινή με σαββατοκύριακο και αργία, ανά άτομο και ανά τμήμα, και βρίσκονται στο ίδιο πάνελ μαζί με τις αναφορές ωρών εργασίας, υπολοίπου άδειας, προϋπολογισμού και καθυστερημένων προσελεύσεων. Η σελίδα αναφορές απαριθμεί τι επιστρέφει η καθεμία. Προσθέστε τα δεδομένα προσέλευσης και αποχώρησης και ένα λογισμικό παρουσιών για ξενοδοχεία παύει να είναι μηνιαία ανακατασκευή από χαρτιά. Τα μπόνους και οι κρατήσεις καταγράφονται στη βάρδια όπου προέκυψαν, ώστε μια διόρθωση τρεις εβδομάδες μετά να έχει ακόμη ίχνη πίσω της.

Μία μονάδα ή όμιλος

Ένα μεμονωμένο ξενοδοχείο χρειάζεται ταχύτητα και τίποτε άλλο. Ένας όμιλος χρειάζεται τις μονάδες χωριστά, γενικούς διευθυντές που βλέπουν μόνο τη δική τους και σύνολα που ανεβαίνουν στον ιδιοκτήτη. Το Shifton καλύπτει και τα δύο χωρίς αλλαγή προϊόντος: τα έργα και τα προγράμματα χωρίζουν μονάδες και τμήματα, τα δικαιώματα αποφασίζουν ποιος επεξεργάζεται τι, και το προσωπικό που μοιράζεται μεταξύ μονάδων βλέπει ένα ημερολόγιο. Οι απαιτήσεις ενός boutique ξενοδοχείου και οι απαιτήσεις σε επίπεδο ομίλου στέκονται στην ίδια βάση βαρδιών, προτύπων, διαθεσιμότητας και ωρών, και γι' αυτό ένα σύστημα προγραμματισμού που δουλεύει για μία μονάδα συνήθως μεγαλώνει χωρίς μετάπτωση. Ένα σύστημα διαχείρισης προσωπικού ξενοδοχείου είναι το ίδιο προϊόν με περισσότερα έργα μέσα του, και ένα λογισμικό που επιβάλλει δεύτερο λογαριασμό ανά μονάδα δημιουργεί δουλειά αντί να την αφαιρεί. Όσοι λειτουργούν και χώρους πέρα από τη διαμονή μπορούν να συγκρίνουν την ευρύτερη σελίδα για προγραμματισμό βαρδιών σε εστιατόρια.

Τι να δοκιμάσετε πριν δεσμευτείτε

Περάστε οποιαδήποτε εφαρμογή προγράμματος για ξενοδοχεία μέσα από μια αληθινή εβδομάδα πριν αποφασίσετε. Χτίστε οροφοκομία, ρεσεψιόν και νύχτες από το μηδέν και κρατήστε χρόνο. Καταχωρίστε μια νυχτερινή βάρδια και ελέγξτε ότι μετράει στη σωστή ημέρα με τη σωστή αμοιβή. Σπρώξτε επίτηδες κάποιον πάνω από το όριο ωρών του και δείτε αν λαμβάνετε προειδοποίηση. Έπειτα βγάλτε τις αναφορές και επιβεβαιώστε ότι οι ώρες με προσαύξηση εμφανίζονται χωριστά και δεν αθροίζονται, γιατί αυτός είναι ο αριθμός για τον οποίο θα ρωτήσουν έναν γενικό διευθυντή.

Το Shifton είναι δωρεάν για έως δέκα μέλη ομάδας χωρίς χρονικό περιορισμό, κάτι που καλύπτει πλήρως μια μικρή μονάδα, και τα πλάνα με χρέωση υπολογίζονται ανά εργαζόμενο τον μήνα όσο η ομάδα μεγαλώνει. Η σελίδα τιμών δείχνει πού βρίσκεται κάθε ενότητα. Εισαγάγετε την ομάδα σας, χτίστε την εβδομάδα ενός τμήματος, δημοσιεύστε την και δείτε πόση διαχειριστική δουλειά γύρω από το πρόγραμμα εξαφανίζεται.