Софтуер за графици в аптека: смени, заместване и часове

Аптеката не може да отвори с недостиг. Гишето може да поеме тихата сутрин и трудния следобед, но не може да поеме липсващ магистър-фармацевт и целият график следва от това единствено ограничение. Софтуерът за графици в аптека съществува, за да прави покритието доказуемо предварително, вместо то да се потвърждава по телефона в сутринта, в която има значение.

Работата е измамно дребнава. Договори на непълно работно време, фиксирани седмични модели, ротации в събота, официални празници, учебен отпуск, ангажирани заместващи фармацевти и верига, която споделя хора между обектите. Направен на ръка, този график ляга върху един управител и изяжда по един следобед седмично. Направен веднъж като шаблон и използван повторно, отнема минути.

Какво трябва да прави правилно софтуерът за графици в аптека

Четири неща вършат по-голямата част от работата. Да гарантира, че всеки работен час има покритието, което законът изисква. Да изгражда седмица или месец бързо и да ги коригира, без мрежата да се преначертава. Да доставя текущата версия на всеки телефон, защото служителите в аптеката са на крак, а не на бюро. И да записва какво реално е отработено, тъй като платените часове, почивките и закъсненията са числата, които стигат до спор.

Всичко останало е второстепенно. Инструмент за графици в аптека, който покрива тези четири неща, побеждава по-дългия списък с функции и точно това отличава график, на който екипът вярва, от разпечатка, спряла да бъде вярна в сряда.

Седмицата в аптеката се сглобява от няколко повтарящи се части:

• Основно работно време с отговорен магистър-фармацевт в обекта през цялото време
• Смени на помощник-фармацевти и служители на гишето, които следват най-натоварената част от деня
• Ротация за съботите и официалните празници, разпределена справедливо в екипа
• Подсилване и заместване, планирани около отпуски, обучения и отсъствия

Щом тези части стоят в една мрежа вместо на четири места, графикът престава да бъде упражнение по памет. По-голямата част от работата на приложението за смени в аптека е да поддържа тази мрежа честна.

Покритието от магистър-фармацевт и правилата, които не търпят отстъпки

Покритието не е въпрос на брой хора. Смяна с трима души, в която никой не е квалифициран да бъде отговорен магистър-фармацевт, не е покрита смяна, колкото и пълна да изглежда колоната. Длъжностите и нивата на достъп стоят в списъка на екипа, а ролите се показват до имената в графика, така че покритието се проверява по компетентност, а не по броя запълнени редове.

Планирането по цял месец прави риска видим рано. Дните, за които никой не е назначен, се показват като отворени смени с липсващите часове, празниците са отбелязани в мрежата, а празнота в третата седмица на следващия месец се запълва, докато запълването още е евтино. Това е практическият аргумент за онлайн софтуер за графици в аптека пред лист, закачен в задното помещение.

Помощник-фармацевти, персонал на гишето и ролите в смяната

Аптеката не е един екип. Магистър-фармацевтите, помощник-фармацевтите, служителите на гишето и хората за доставки следват различни модели, различни договорени часове и различна часова цена. Софтуерът за графици на персонал в аптеки трябва да ги разграничава и въпреки това да показва целия обект на един екран.

Длъжността се пази при всеки човек заедно с контактите, часовата зона и нивото на достъп, така че управителят вижда кой къде може да бъде поставен, преди смяната да бъде създадена. Новите служители се добавят или импортират в списъка и получават покана по имейл, а статусът на поканата се вижда, докато не бъде приета. Никой не се появява в графика за следващата седмица като име, което половината екип не разпознава.

Уикенди, официални празници и заместване

Дежурството през уикендите и празниците е частта, която персоналът забелязва най-силно, затова справедливостта тежи колкото и покритието. Ротацията в месечния изглед показва модела в целия екип наведнъж, което прави неравномерната поредица очевидна, преди някой да се наложи да я повдигне.

Отсъствието в последния момент работи в обратната посока. Покритие, освободено като отворена смяна, е видимо за всички в един и същи момент, вместо да пътува по списък с обаждания, а редовен заместващ фармацевт, добавен в списъка, се планира като всеки друг член на екипа. Системата за графици в аптека не премахва обаждането, но премахва повечето от тях.

Графици в аптечна верига

Няколко обекта са мястото, където електронната таблица окончателно се чупи. Два обекта с недостиг и един с излишък в една и съща събота е проблем, който никой не вижда, когато всеки график живее в отделен файл. Проектите и филтрите позволяват на групата да изгражда всеки обект поотделно и въпреки това да преглежда покритието в цялата мрежа, а шаблон, който работи на едно място, се използва повторно на следващото, вместо да се прави от празна мрежа.

Централният офис получава и нещо, което папка с електронни таблици никога не дава: едно място, където графикът на всеки обект е актуален. Покритие, освободено в един обект, може да бъде предложено на обучени служители в съседна аптека, което превръща набора от отделни графици в общ ресурс от хора.

Веригите, които обслужват и болница или клиничен обект, се сблъскват със същата форма на планиране като нашите клиенти за графици на медицински персонал, където задължителното покритие и споделените служители между обектите определят цялата структура.

Къде свършват системите на рецептурата и започва графикът

Резултатите от търсенето смесват два много различни продукта, затова си струва да го кажем направо. Софтуерът за управление на аптека движи рецептурната страна на бизнеса и клиничните системи около нея и Shifton не прави нищо от това. Shifton е слоят за персонала до него: кой е в графика, кой е квалифициран за тази смяна, кой е отчел идване, колко часа са отработени и колко от тях са извънредни.

Почти всяка аптека използва и двете и разделението е чисто. Рецептурната платформа държи професионалния процес. Приложението за графици на персонала в аптека държи графика и присъствената форма. Групите, които имат нужда само от втората половина, обикновено установяват, че тя заменя много повече ръчна работа, отколкото са очаквали.

Отработени часове, почивки и закъснения в един отчет

Служителите отчитат идване и тръгване от мобилното приложение, така че всяка смяна пази реално начало, край и почивка спрямо планираното. Отчетът за работните часове след това подрежда периода за всеки човек и за всеки обект: начало и край на смяната, продължителност на смяната, продължителност на почивката, часове закъснение, ранно тръгване, отсъствие, отработени часове, извънреден труд и брой смени.

Следват две неща. Ведомостта получава експорт вместо разговор, а спорен час се урежда за минута, защото записът от часовника е прикачен към смяната, към която принадлежи. Софтуерът за отчитане на работното време в аптека си струва само ако резултатът издържа този тест и точно около това е изграден часовникът за работно време. QuickBooks, Zapier, Intercom и Usedesk се свързват от екрана с интеграции, когато числата трябва да отидат другаде.

Как да изберете система за графици в аптека, която екипът ще използва

Приемането се решава от персонала, а не от купувача. Ако графикът в приложението всеки път е истинският график, хората спират да звънят в обекта, за да проверят дали съботата се е променила. Това означава промени, публикувани до всички наведнъж, заявки за наличност и отпуск, обработвани на същото място като графика, и записани часове, които съвпадат с отработеното.

Тествайте го така, както ще се използва. Съставете цял месец със съботна ротация и си засечете времето. Освободете една отворена смяна и вижте колко бързо пристига известието. Извадете отчет за часовете за седмица, в която е имало закъснение, и проверете дали то излиза отделено от редовното време.

Под 10 членове на екипа Shifton е безплатен без ограничение във времето, което покрива изцяло повечето самостоятелни аптеки. Групите и по-големите обекти минават към платените планове, таксувани на служител на месец, а геолокацията и работното място са достъпни като платен модул. Целта остава същата и в двата случая: всеки работен час покрит от подходящия човек и цифра за часовете, за която никой не трябва да спори.