Planning et pointage pour les cabinets dentaires
Un planning pour tout le cabinet, des heures relevées au fil de la journée et des congés planifiés face à la couverture réelle. Cela planifie votre équipe, pas vos patients.
Couvrir les salles, pas seulement les effectifs
Un cabinet fonctionne par binômes. Un praticien sans assistante ne peut pas travailler, une hygiéniste a besoin d'une salle, et l'accueil doit être tenu tant que la porte est ouverte. Le planning doit montrer si chacune de ces conditions tient, salle par salle.
Gérer une absence sans fermer une salle
Une assistante qui se déclare malade empêche un praticien de travailler. Le chemin le plus rapide vers le remplacement est une notification à tous les gens habilités, pas une série d'appels passés entre deux patients.
Relever heures et congés dans un même enregistrement
Les cabinets tiennent en général le planning à un endroit et la présence à un autre, puis rapprochent en fin de mois. Garder les deux sur le même salarié supprime le rapprochement et les désaccords qui vont avec.
Garder inscriptions et formations en vue
Le personnel soignant porte des inscriptions et des formations obligatoires avec des dates d'échéance. Les tenir à côté de la personne fait que la vérification a lieu pendant la construction du planning et non pendant une inspection.
Commencez avec le plan Gratuit
Sans limite de durée. Profitez d'un accès complet aux fonctionnalités principales et passez à la version supérieure quand vous êtes prêt.
Planifier le personnel n'est pas planifier les patients
En dentaire, le mot planning désigne presque toujours l'agenda patients : rappels, durées de rendez-vous, annulations, le rapport d'occupation des fauteuils. Les logiciels de gestion de cabinet font ce travail et le font bien, et aucun cabinet ne remplacerait le sien.
Sous l'agenda se trouve une seconde question à laquelle ces systèmes répondent mal. Qui travaille quelle vacation, chaque salle est-elle correctement dotée, ce que chacun a réellement travaillé, et qui est en congé dans trois semaines.
Le problème du binôme
Un planning dentaire n'est pas une liste d'individus, c'est un ensemble de combinaisons. Un praticien sans assistante ne peut pas voir de patients. Une hygiéniste sans salle ne peut pas travailler. L'accueil doit être tenu du premier au dernier rendez-vous, quoi qu'il se passe côté soins.
C'est pourquoi l'effectif est un chiffre trompeur dans un cabinet. Six personnes dans les murs peuvent être pleinement productives ou à moitié inoccupées selon la façon dont elles s'associent, et c'est le planning qui en décide.
Postes et salles sur une semaine rendent le binôme visible.
Collaborateurs et praticiens à temps partiel
La plupart des cabinets fonctionnent avec des gens qui ne sont pas là tous les jours. Des collaborateurs avec des vacations fixes, des hygiénistes qui partagent la semaine entre deux cabinets, des assistantes aux horaires scolaires. Recueillir les disponibilités avant la construction du planning supprime l'essentiel des allers-retours qui suivent sinon la publication.
L'absence a un coût clinique
Dans la plupart des entreprises, un collègue absent signifie que le travail se déplace. Dans un cabinet, cela peut signifier qu'une salle ne tourne pas, qu'une liste est annulée et que des patients sont rappelés. La valeur d'un remplacement rapide est donc supérieure à ce que suggère le taux horaire.
Une notification à toutes les personnes habilitées vaut mieux qu'une liste d'appels passée entre deux patients, parce que la personne qui gère le cabinet est en général celle qui a le moins de temps libre le jour où cela compte.
Un seul enregistrement pour heures et congés
Le montage habituel : un planning au mur ou dans un tableur, la présence dans un autre système ou sur papier, et les congés à un troisième endroit, en général un dossier de messagerie. Chacun pris isolément va bien, et ensemble ils garantissent un rapprochement en fin de mois.
Tenir le planning, le pointage et les congés sur le même salarié le supprime. Celui qui valide un congé voit qui d'autre est absent et si la vacation est couverte, et c'est justement la vérification qu'une validation par courriel ne peut structurellement pas faire.
Inscriptions et formations obligatoires
Le personnel soignant porte des inscriptions et des formations avec des dates d'échéance, et le coût d'en manquer une n'est pas administratif. Tenir ces dates sur la fiche du salarié les met sous les yeux de celui qui construit le planning. Le logiciel les affiche ; le cabinet juge.
À quoi servent les rapports
Deux questions reviennent sans cesse. Combien d'heures chaque personne a réellement travaillé, ce qui compte pour la paie et pour les contrats à temps partiel. Et où le cabinet est systématiquement en sous-effectif, ce qui est en général l'accueil plutôt que le soin, et en général en début et en fin de journée.
Commencer petit
Shifton est gratuit jusqu'à 10 personnes sans limite de durée, ce qui couvre entièrement un cabinet mono-site. La planification, le pointage de base, l'application mobile et les rapports sont inclus, et les modules s'ajoutent un par un à partir de 0,50 dollar par employé et par mois avec un essai pouvant aller jusqu'à 60 jours.
Foire aux questions
Est-ce que cela prend les rendez-vous patients ?
Non. Shifton planifie le personnel. Il organise qui travaille quelle vacation, relève les heures et gère les congés. Les rendez-vous patients restent dans le logiciel de gestion du cabinet que vous utilisez déjà.
Puis-je m'assurer que chaque praticien a une assistante ?
Postes et salles sont planifiés sur la même semaine, la direction peut donc voir si chaque salle a le binôme nécessaire avant de publier. La vérification est visuelle plutôt qu'automatique, mais elle a lieu au bon moment.
Comment remplacer une assistante qui se déclare malade ?
Vous ouvrez le service et il est proposé à toutes les personnes habilitées. La première acceptation le remplit, et la direction voit qui a répondu sans dérouler une liste d'appels entre deux patients.
Les praticiens à temps partiel peuvent-ils marquer leurs disponibilités ?
Oui, avant la construction du planning. Les collaborateurs et hygiénistes qui exercent dans plus d'un cabinet ont en général des jours fixes, et le saisir en amont évite l'essentiel des échanges ultérieurs.
Est-ce que cela conserve les dates d'inscription et de formation ?
Les fiches du personnel portent ces dates à côté de la personne, elles sont donc visibles quand le planning se fait. Le système les conserve et les affiche ; le jugement de conformité reste au cabinet.
Existe-t-il une offre gratuite pour un petit cabinet dentaire ?
Shifton est gratuit jusqu'à 10 personnes sans limite de durée, avec la planification, le pointage de base, l'application mobile et les rapports. Les modules payants démarrent à 0,50 dollar par employé et par mois avec un essai pouvant aller jusqu'à 60 jours.
Mettez le planning du cabinet au même endroit
Gratuit jusqu'à 10 personnes, avec les postes, un remplacement qui se règle depuis le téléphone, et heures et congés dans le même enregistrement.