ユニットを埋める。頭数を数えるのではなく
医院は組み合わせで動きます。助手がいなければ歯科医師は診療できず、衛生士には部屋が要り、受付はドアが開いている間ずっと人がいなければなりません。シフト表はその組み合わせが成立しているかを、部屋ごとに示す必要があります。
診療室を閉めずに欠勤を埋める
助手が体調を崩して休むと、歯科医師の手が止まります。最も早い埋め方は、患者の合間に電話をかけて回ることではなく、条件を満たす全員に一度に知らせることです。
勤務時間と休暇を同じ記録にまとめる
多くの医院はシフト表と出退勤を別々の場所で管理し、月末に突き合わせています。両方を同じ従業員に紐づければ、その突き合わせも、そこで起きる言い分の食い違いもなくなります。
免許と研修の期限を目に入る場所に
臨床スタッフは有効期限のある免許や必須研修を抱えています。日付を本人の情報の横に置いておけば、確認はシフトを組んでいるその瞬間に行われ、監査のときではなくなります。
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スタッフのシフトは患者の予約ではない
歯科でスケジュールという言葉は、ほとんどの場合が患者の予約簿を指します。リコール、処置ごとの所要時間、キャンセル、チェアの稼働率レポート。歯科医院向けのシステムはその仕事をきちんとこなしており、それを置き換えようと考える医院はありません。
その予約簿の下には、それらのシステムがうまく答えられない 二つ目の問題が横たわっています。誰がどの時間帯に入るのか、どの診療室にも必要な人が揃っているのか、実際に各自が何時間働いたのか、三週間後に誰が休むのか。
組み合わせという問題
歯科医院のシフト表は個人の一覧ではなく、組み合わせの集合です。助手のいない歯科医師は患者を診られません。部屋のない衛生士は働けません。受付は診療室で何が起きていようと、最初の予約から最後の予約まで人がいなければなりません。
だから医院では在籍人数は誤解を招く数字です。建物の中にいる六人は、組み合わせ次第でフル稼働にも半分手空きにもなり、それを決めているのがシフト表です。
役割と診療室を同じ一週間に並べると、組み合わせが目に見えるようになります。
固定枠の歯科医師と非常勤のスタッフ
多くの医院は毎日は来ない人たちで回っています。曜日が決まっている歯科医師、週を二つの医院で分ける衛生士、子どもの学校の時間に合わせる助手。シフトを組む前に勤務できる日を集めておくと、公開後に始まる調整のやり取りの大半が消えます。
欠勤には診療上のコストがある
多くの業種では、同僚が休むと仕事が動くだけです。医院では、診療室が一つ動かず、その日の予定が飛び、患者に電話をかけ直すことになりかねません。だから早く穴を埋める価値は、時給から想像されるよりずっと大きいのです。
条件を満たす全員への通知は、患者の合間に作る電話リストに勝ります。それが必要な日にいちばん手が空いていないのは、たいてい医院の管理者本人だからです。
勤務時間と休暇を一つの記録に
よくある形は、シフト表が壁か表計算にあり、出退勤が別のシステムか紙にあり、休暇は三つ目の場所、たいていはメールのフォルダにある状態です。それぞれ単体では問題なく、三つ揃うと月末の突き合わせが確実に発生します。
シフトと打刻と休暇を同じ従業員に紐づければ、その作業はなくなります。休暇を承認する人は、他に誰が休むのか、その枠が埋まっているのかを見られます。メールでの承認には構造上できない確認です。
免許と必須研修
臨床スタッフは有効期限のある免許や研修を抱えており、それを一つ見落としたときの代償は事務的なものでは済みません。日付を従業員情報に持たせておけば、シフトを組む人の目の前に出てきます。表示するのはソフトウェア、判断するのは医院です。
レポートは何のためにあるか
繰り返し出てくる問いは二つです。各自が実際に何時間働いたのか。これは給与計算にも非常勤の契約にも関わります。そして医院が慢性的に足りていないのはどこか。多くの場合それは臨床側ではなく受付で、しかも一日の始まりと終わりです。
小さく始める
Shiftonは10人まで期間の制限なく無料で、一医院であればそれで足ります。シフト作成、基本の打刻、モバイルアプリ、レポートは無料プランに入っています。有料モジュールは従業員一人あたり月0.50ドルから、一つずつ追加でき、それぞれに最長60日の試用期間が付きます。
よくある質問
患者の予約もこれで取れますか。
いいえ。Shiftonが組むのはスタッフのシフトです。誰がどの時間帯に入るかを決め、勤務時間を記録し、休暇を処理します。患者の予約は今お使いの歯科医院向けシステムに残ります。
どの歯科医師にも助手がつくようにできますか。
役割と診療室が同じ週の上に並ぶので、公開する前に各ユニットで必要な組み合わせが揃っているかを管理者が確認できます。自動判定ではなく目で見る確認ですが、必要なタイミングで行えます。
助手が急に休んだとき、どうやって埋めますか。
そのシフトを空き枠として開くと、条件を満たす全員に提示されます。最初に受けた人がその枠に入り、医院の管理者は患者の合間に電話をかけ続けなくても誰が反応したか分かります。
非常勤のスタッフが勤務できる日を先に登録できますか。
はい、シフトを組む前に登録できます。週を二つの医院に分けている衛生士や歯科医師は曜日が決まっていることが多く、先に押さえておくと後の交代のやり取りがほとんどなくなります。
免許や研修の有効期限も保存できますか。
従業員情報が本人の横にその日付を持つので、シフトを作るときに目に入ります。システムは保存して表示するところまでを担い、基準を満たしているかの判断は医院が行います。
小さな歯科医院でも無料で使えますか。
Shiftonは10人まで期間の制限なく無料です。シフト作成、基本の打刻、モバイルアプリ、レポートが含まれます。有料モジュールは従業員一人あたり月0.50ドルから、最長60日の試用期間が付きます。
