दंत क्लिनिक के स्टाफ की शिफ़्ट और उपस्थिति
पूरे क्लिनिक के लिए एक शेड्यूल, घंटे जो घटते ही दर्ज होते हैं, और छुट्टी जो असली कवर देखकर मंज़ूर होती है। यह आपकी टीम का शेड्यूल बनाता है, आपके मरीज़ों का नहीं।
हर उपचार कक्ष भरें, सिर्फ़ गिनती नहीं
क्लिनिक जोड़ियों पर चलता है। सहायक के बिना दंत चिकित्सक काम नहीं कर सकता, हाइजीनिस्ट को कमरा चाहिए, और रिसेप्शन पर दरवाज़ा खुले रहने तक कोई न कोई होना चाहिए। शेड्यूल को यह दिखाना होता है कि हर जोड़ी बनी है या नहीं, कमरा दर कमरा।
कमरा बंद किए बिना अनुपस्थिति संभालें
बीमारी की सूचना देने वाला एक सहायक दंत चिकित्सक का काम रोक देता है। कवर का सबसे तेज़ रास्ता है मरीज़ों के बीच फ़ोन घुमाने के बजाय हर योग्य व्यक्ति को सूचना भेजना।
घंटे और छुट्टी एक ही रिकॉर्ड में रखें
क्लिनिक आमतौर पर शेड्यूल एक जगह और हाज़िरी दूसरी जगह रखते हैं और महीने के अंत में मिलान करते हैं। दोनों को एक ही कर्मचारी पर रखने से मिलान और उसके साथ आने वाली बहसें खत्म हो जाती हैं।
पंजीकरण और प्रशिक्षण की तारीख़ें सामने रखें
नैदानिक स्टाफ के पास समाप्ति तिथि वाले पंजीकरण और अनिवार्य प्रशिक्षण होते हैं। ये तारीख़ें व्यक्ति के साथ रखी जाएँ तो जाँच शेड्यूल बनाते समय होती है, निरीक्षण के समय नहीं।
फ्री प्लान से शुरू करें
कोई समय सीमा नहीं। मुख्य सुविधाओं तक पूर्ण पहुँच, तैयार होने पर अपग्रेड करें।
स्टाफ का शेड्यूल मरीज़ों का शेड्यूल नहीं है
दंत चिकित्सा में शेड्यूलिंग शब्द का मतलब लगभग हमेशा मरीज़ों की डायरी होता है: दोबारा बुलावा, अपॉइंटमेंट की लंबाई, रद्दीकरण, चेयर के इस्तेमाल की रिपोर्ट। क्लिनिक प्रबंधन प्रणालियाँ यह काम अच्छी तरह करती हैं और कोई क्लिनिक उन्हें बदलना नहीं चाहेगा।
उस डायरी के नीचे एक दूसरा सवाल बैठा है जिसका जवाब वे प्रणालियाँ ठीक से नहीं देतीं। कौन किस सत्र में काम कर रहा है, हर उपचार कक्ष में सही स्टाफ है या नहीं, किसने असल में कितने घंटे काम किया, और तीन हफ़्ते बाद कौन छुट्टी पर है।
जोड़ी बनाने की समस्या
दंत क्लिनिक का शेड्यूल लोगों की सूची नहीं, संयोजनों का समूह है। सहायक के बिना चिकित्सक मरीज़ नहीं देख सकता। कमरे के बिना हाइजीनिस्ट काम नहीं कर सकती। रिसेप्शन पहले अपॉइंटमेंट से आख़िरी तक भरा रहना चाहिए, चाहे अंदर कुछ भी चल रहा हो।
इसीलिए क्लिनिक में कुल कर्मचारियों की संख्या भ्रम पैदा करने वाला आँकड़ा है। इमारत में मौजूद छह लोग पूरी तरह व्यस्त भी हो सकते हैं और आधे खाली भी, यह इस पर निर्भर करता है कि जोड़ियाँ कैसे बनी हैं, और यही शेड्यूल में तय होता है।
एक ही सप्ताह में रखी गई भूमिकाएँ और कमरे जोड़ी को दिखने लायक बना देते हैं।
बँधे सत्र वाले और अंशकालिक चिकित्सक
ज़्यादातर क्लिनिक ऐसे लोगों के भरोसे चलते हैं जो रोज़ नहीं आते। तय सत्रों वाले चिकित्सक, सप्ताह दो क्लिनिकों में बाँटने वाली हाइजीनिस्ट, स्कूल के घंटों पर चलने वाली सहायक। शेड्यूल बनने से पहले उनकी उपलब्धता जुटा लेना उस पूरी खींचतान को हटा देता है जो वरना प्रकाशन के बाद शुरू होती है।
अनुपस्थिति की नैदानिक कीमत होती है
ज़्यादातर कारोबारों में एक साथी की गैरहाज़िरी का मतलब है काम किसी और के पास चला जाना। क्लिनिक में इसका मतलब हो सकता है कि एक उपचार कक्ष चला ही नहीं, दिन की सूची रद्द हुई और मरीज़ों को फ़ोन करना पड़ा। इसलिए जल्दी कवर मिल जाने की कीमत घंटे की दर से कहीं ज़्यादा है।
हर योग्य व्यक्ति को भेजी गई सूचना मरीज़ों के बीच बनाई गई फ़ोन सूची से बेहतर है, क्योंकि जिस दिन यह ज़रूरी होता है उसी दिन क्लिनिक प्रबंधक के पास सबसे कम खाली समय होता है।
घंटों और छुट्टी के लिए एक रिकॉर्ड
आम व्यवस्था यह है कि शेड्यूल दीवार पर या स्प्रेडशीट में हो, हाज़िरी किसी अलग प्रणाली या काग़ज़ पर हो, और छुट्टी तीसरी जगह, आमतौर पर ईमेल के किसी फ़ोल्डर में। अकेले हर एक ठीक है, और साथ मिलकर वे महीने के अंत में मिलान की गारंटी बन जाते हैं।
शेड्यूल, टाइम क्लॉक और छुट्टी को एक ही कर्मचारी पर रखने से वह मिलान हट जाता है। छुट्टी मंज़ूर करने वाला देख सकता है कि और कौन नहीं है और वह सत्र भरा हुआ है या नहीं, और यही वह जाँच है जो ईमेल से दी गई मंज़ूरी अपनी बनावट के कारण कर ही नहीं सकती।
पंजीकरण और अनिवार्य प्रशिक्षण
नैदानिक स्टाफ समाप्ति तिथि वाले पंजीकरण और प्रशिक्षण साथ लेकर चलता है, और किसी एक के चूक जाने की कीमत काग़ज़ी नहीं होती। ये तारीख़ें कर्मचारी रिकॉर्ड में रखने से वे शेड्यूल बनाने वाले की आँखों के सामने आ जाती हैं। सॉफ़्टवेयर उन्हें दिखाता है; फ़ैसला क्लिनिक करता है।
रिपोर्ट किस काम आती हैं
दो सवाल बार-बार लौटते हैं। हर व्यक्ति ने असल में कितने घंटे काम किया, जो वेतन के लिए और अंशकालिक अनुबंधों के लिए मायने रखता है। और क्लिनिक में लगातार कमी कहाँ रहती है, जो अक्सर नैदानिक हिस्से के बजाय रिसेप्शन होता है, और अक्सर दिन के शुरू और आख़िर में।
छोटे से शुरुआत
Shifton 10 लोगों तक बिना समय सीमा मुफ़्त है, और इतने में एक ही शाखा वाला क्लिनिक पूरा आ जाता है। शेड्यूलिंग, बेसिक टाइम क्लॉक, मोबाइल ऐप और रिपोर्टिंग मुफ़्त योजना में शामिल हैं, और मॉड्यूल एक-एक करके 0.50 डॉलर प्रति कर्मचारी प्रति माह से जोड़े जाते हैं, हर एक के साथ 60 दिन तक की परीक्षण अवधि रहती है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या यह मरीज़ों के अपॉइंटमेंट बुक करता है?
नहीं। Shifton स्टाफ का शेड्यूल बनाता है। यह तय करता है कि कौन किस सत्र में है, घंटे दर्ज करता है और छुट्टी संभालता है। मरीज़ों के अपॉइंटमेंट उसी क्लिनिक प्रबंधन प्रणाली में रहते हैं जो आप पहले से इस्तेमाल करते हैं।
मैं कैसे सुनिश्चित करूँ कि हर दंत चिकित्सक के साथ सहायक हो?
भूमिकाएँ और कमरे एक ही सप्ताह में नियोजित होते हैं, इसलिए प्रकाशित करने से पहले प्रबंधक देख लेता है कि हर उपचार कक्ष में ज़रूरी जोड़ी है या नहीं। जाँच स्वचालित नहीं, आँखों से होती है, पर सही समय पर होती है।
अचानक बीमार हुए सहायक की जगह कैसे भरूँ?
शिफ़्ट खोलिए, वह हर योग्य व्यक्ति को भेज दी जाती है। जो पहले स्वीकार करता है वही जगह भरता है, और क्लिनिक प्रबंधक मरीज़ों के बीच फ़ोन घुमाए बिना देख लेता है कि किसने जवाब दिया।
क्या अंशकालिक चिकित्सक अपनी उपलब्धता बता सकते हैं?
हाँ, शेड्यूल बनने से पहले। जो हाइजीनिस्ट और चिकित्सक सप्ताह दो क्लिनिकों में बाँटते हैं उनके दिन आमतौर पर तय होते हैं, और यह पहले से दर्ज हो तो बाद की ज़्यादातर अदला-बदली टल जाती है।
क्या सिस्टम पंजीकरण और प्रशिक्षण की समाप्ति तिथियाँ रखता है?
कर्मचारी रिकॉर्ड ये तारीख़ें व्यक्ति के साथ रखता है, इसलिए शेड्यूल बनाते समय वे दिखती हैं। सिस्टम उन्हें सहेजता और दिखाता है; अनुपालन का निर्णय क्लिनिक के पास रहता है।
क्या छोटे दंत क्लिनिक के लिए मुफ़्त योजना है?
Shifton 10 लोगों तक बिना समय सीमा मुफ़्त है, जिसमें शेड्यूलिंग, बेसिक टाइम क्लॉक, मोबाइल ऐप और रिपोर्ट शामिल हैं। सशुल्क मॉड्यूल 0.50 डॉलर प्रति कर्मचारी प्रति माह से शुरू होते हैं और 60 दिन तक की परीक्षण अवधि के साथ आते हैं।
क्लिनिक का शेड्यूल एक जगह लाइए
10 लोगों तक मुफ़्त, भूमिकाओं के साथ, फ़ोन से भर जाने वाला कवर, और घंटे तथा छुट्टी एक ही रिकॉर्ड में।