Dienstplan und Zeiterfassung für die Zahnarztpraxis
Ein Plan für die ganze Praxis, Stunden erfasst wie sie anfallen, und Urlaub geplant gegen echte Besetzung. Das plant Ihr Team, nicht Ihre Patienten.
Behandlungszimmer besetzen, nicht nur Köpfe zählen
Eine Praxis läuft in Paaren. Eine Zahnärztin ohne Assistenz kann nicht arbeiten, die Prophylaxe braucht ein Zimmer, und der Empfang muss besetzt sein, solange die Tür offen ist. Der Plan muss zeigen, ob das jeweils hält, Zimmer für Zimmer.
Ausfälle auffangen, ohne ein Zimmer zu schließen
Eine Assistenz, die sich krank meldet, hält eine Zahnärztin vom Arbeiten ab. Der schnellste Weg zur Vertretung ist eine Benachrichtigung an alle Qualifizierten statt einer Anrufrunde zwischen zwei Patienten.
Stunden und Urlaub in einem Datensatz erfassen
Praxen führen den Plan meist an einer Stelle und die Anwesenheit an einer anderen und gleichen am Monatsende ab. Beides am selben Mitarbeitenden zu halten nimmt den Abgleich weg und die Unstimmigkeiten, die dazugehören.
Zulassungen und Fortbildungen im Blick behalten
Klinisches Personal trägt Zulassungen und Pflichtfortbildungen mit Ablaufdaten. Sie neben der Person zu halten heißt, dass die Prüfung beim Bauen des Plans stattfindet und nicht während einer Begehung.
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Keine Zeitbegrenzung. Erhalten Sie vollen Zugriff auf die Kernfunktionen und upgraden Sie, wenn Sie bereit sind.
Personalplanung ist keine Patientenplanung
In der Zahnmedizin meint das Wort Terminplanung fast immer das Patientenbuch: Recall, Behandlungsdauer, Absagen, die Auswertung zur Stuhlauslastung. Praxissoftware erledigt diese Arbeit und erledigt sie gut, und keine Praxis würde ihre ersetzen.
Unter dem Terminbuch liegt eine zweite Frage, die diese Systeme schlecht beantworten. Wer arbeitet welche Sitzung, ist jedes Zimmer ordentlich besetzt, was hat wer tatsächlich gearbeitet und wer ist in drei Wochen im Urlaub.
Das Paarungsproblem
Ein Praxisplan ist keine Liste von Einzelpersonen, sondern eine Menge von Kombinationen. Eine Zahnärztin ohne Assistenz kann keine Patienten behandeln. Eine Prophylaxekraft ohne Zimmer kann nicht arbeiten. Der Empfang muss vom ersten bis zum letzten Termin besetzt sein, was klinisch auch immer passiert.
Deshalb ist die Kopfzahl in einer Praxis eine irreführende Zahl. Sechs Leute im Haus können voll produktiv oder halb untätig sein, je nachdem, wie sie sich paaren, und im Plan wird das entschieden.
Rollen und Zimmer in einer Woche machen die Paarung sichtbar.
Angestellte Behandler und Teilzeitkräfte
Die meisten Praxen laufen auf Leuten, die nicht jeden Tag da sind. Behandler mit festen Sitzungen, Prophylaxekräfte, die die Woche zwischen zwei Praxen teilen, Assistenz zu Schulzeiten. Verfügbarkeit vor dem Bauen des Plans einzusammeln nimmt den größten Teil des Hin und Her weg, das sonst auf die Veröffentlichung folgt.
Ausfall hat klinische Kosten
In den meisten Betrieben heißt ein fehlender Kollege, dass Arbeit verschoben wird. In einer Praxis kann es heißen, dass ein Zimmer nicht läuft, eine Liste abgesagt wird und Patienten angerufen werden. Der Wert schneller Vertretung ist deshalb höher, als der Stundensatz vermuten lässt.
Eine Benachrichtigung an alle Qualifizierten schlägt eine Anrufliste zwischen zwei Patienten, weil die Praxisleitung an dem Tag, an dem es zählt, meist am wenigsten Zeit hat.
Ein Datensatz für Stunden und Urlaub
Der übliche Aufbau ist ein Plan an der Wand oder in einer Tabelle, die Anwesenheit in einem anderen System oder auf Papier, und der Urlaub an einer dritten Stelle, meist einem E-Mail-Ordner. Jedes davon allein ist in Ordnung, und zusammen garantieren sie einen Abgleich am Monatsende.
Plan, Stempeluhr und Abwesenheiten am selben Mitarbeitenden zu halten nimmt ihn weg. Wer Urlaub genehmigt, sieht, wer sonst noch fehlt und ob die Sitzung besetzt ist, und genau diese Prüfung kann eine Genehmigung per E-Mail strukturell nicht leisten.
Zulassungen und Pflichtfortbildungen
Klinisches Personal trägt Zulassungen und Fortbildungen mit Ablaufdaten, und der Preis, eine davon zu übersehen, ist nicht bloß Verwaltung. Diese Daten in der Personalakte zu halten legt sie vor die Person, die den Plan baut. Die Software zeigt sie; das Urteil fällt die Praxis.
Wofür die Auswertungen da sind
Zwei Fragen kommen immer wieder. Wie viele Stunden hat jede Person tatsächlich gearbeitet, was für die Lohnabrechnung und für Teilzeitverträge zählt. Und wo ist die Praxis regelmäßig zu dünn besetzt, was meist der Empfang ist und nicht die Behandlung, und meist am Anfang und am Ende des Tages.
Klein anfangen
Shifton ist bis 10 Personen kostenlos, ohne Zeitlimit, und das deckt eine Einzelpraxis vollständig ab. Planung, Basiszeiterfassung, mobile App und Berichte sind enthalten, und Module kommen einzeln ab 0,50 Dollar pro Mitarbeiter und Monat mit einer Testphase von bis zu 60 Tagen dazu.
Häufig gestellte Fragen
Bucht das Patiententermine?
Nein. Shifton plant das Personal. Es plant, wer welche Sitzung arbeitet, erfasst Stunden und regelt Abwesenheiten. Patiententermine bleiben in der Praxissoftware, die Sie schon nutzen.
Kann ich sicherstellen, dass jede Zahnärztin eine Assistenz hat?
Rollen und Zimmer werden in derselben Woche geplant, die Praxisleitung sieht also vor dem Veröffentlichen, ob jedes Behandlungszimmer die nötige Paarung hat. Die Prüfung ist visuell und nicht automatisch, findet aber im richtigen Moment statt.
Wie decke ich eine Assistenz ab, die sich krank meldet?
Sie geben die Schicht frei, und sie wird allen Qualifizierten angeboten. Die erste Zusage füllt sie, und die Praxisleitung sieht, wer geantwortet hat, ohne zwischen zwei Patienten eine Anrufliste abzuarbeiten.
Können Teilzeitkräfte ihre Verfügbarkeit markieren?
Ja, vor dem Bauen des Plans. Angestellte Behandler und Prophylaxekräfte, die in mehreren Praxen arbeiten, haben meist feste Tage, und das vorab zu erfassen verhindert den meisten Tauschverkehr später.
Hält es Zulassungs- und Fortbildungsdaten?
Die Personalakten tragen diese Daten bei der Person, sie sind also sichtbar, wenn der Plan entsteht. Das System hält und zeigt sie; das Urteil zur Einhaltung bleibt bei der Praxis.
Gibt es einen Gratistarif für eine kleine Praxis?
Eine Praxis mit höchstens 10 Personen zahlt nichts und hat kein Zeitlimit: Dienstplan, Basiszeiterfassung, mobile App und Berichte sind dabei. Ab der elften Person kosten Module 0,50 Dollar pro Mitarbeiter und Monat, jeweils mit bis zu 60 Testtagen.
Legen Sie den Praxisplan an eine Stelle
Gratis bis 10 Personen, mit Rollen, Vertretung, die sich vom Telefon aus füllt, und Stunden und Urlaub im selben Datensatz.