การจัดตารางเวรและบันทึกเวลาทำงานของทีมคลินิกทันตกรรม

การจัดตารางพนักงานไม่ใช่การจัดคิวผู้ป่วย

ในงานทันตกรรม คำว่าจัดตารางมักหมายถึงสมุดนัดผู้ป่วยเสมอ ทั้งการเรียกกลับมาตรวจ ความยาวของแต่ละนัด การยกเลิก และรายงานอัตราการใช้เก้าอี้ ระบบบริหารคลินิกทำหน้าที่นั้นได้ดีอยู่แล้ว และไม่มีคลินิกไหนคิดจะเปลี่ยนมัน

ใต้สมุดนัดนั้นมีคำถามอีกชุดที่ระบบเหล่านั้นตอบได้ไม่ดี ใครทำงานช่วงไหน ห้องทำฟันแต่ละห้องมีคนครบหรือไม่ จริง ๆ แล้วแต่ละคนทำงานไปกี่ชั่วโมง และอีกสามสัปดาห์ใครลาบ้าง

ปัญหาเรื่องการจับคู่

ตารางเวรของคลินิกทันตกรรมไม่ใช่รายชื่อบุคคล แต่เป็นชุดของการจับคู่ ทันตแพทย์ที่ไม่มีผู้ช่วยรับผู้ป่วยไม่ได้ ทันตาภิบาลที่ไม่มีห้องทำงานไม่ได้ และฝ่ายต้อนรับต้องมีคนตั้งแต่นัดแรกจนถึงนัดสุดท้าย ไม่ว่าข้างในจะเกิดอะไรขึ้น

ด้วยเหตุนี้จำนวนหัวจึงเป็นตัวเลขที่หลอกตาในคลินิก คนหกคนในอาคารเดียวกันอาจทำงานเต็มที่หรือว่างครึ่งวัน ขึ้นอยู่กับว่าจับคู่กันอย่างไร และตารางเวรคือที่ที่เรื่องนี้ถูกตัดสิน

บทบาทและห้องที่อยู่ในสัปดาห์เดียวกันทำให้การจับคู่มองเห็นได้

ทันตแพทย์ประจำบางวันและผู้ปฏิบัติงานพาร์ตไทม์

คลินิกส่วนใหญ่พึ่งพาคนที่ไม่ได้อยู่ทุกวัน ทันตแพทย์ที่มีรอบประจำ ทันตาภิบาลที่แบ่งสัปดาห์ระหว่างสองคลินิก ผู้ช่วยที่ทำงานตามเวลาโรงเรียนของลูก การเก็บเวลาที่ว่างของแต่ละคนก่อนสร้างตารางช่วยตัดการโต้ตอบไปมาที่มักตามมาหลังประกาศตารางออกไปได้เกือบหมด

การขาดงานมีต้นทุนทางคลินิก

ในธุรกิจทั่วไป เพื่อนร่วมงานที่ขาดหมายถึงงานถูกเลื่อนไปให้คนอื่น แต่ในคลินิกอาจหมายถึงห้องทำฟันหนึ่งห้องไม่ได้เปิด รายการงานของวันถูกยกเลิก และต้องโทรแจ้งผู้ป่วยทีละราย คุณค่าของการหาคนแทนได้เร็วจึงสูงกว่าค่าจ้างรายชั่วโมงมาก

การส่งแจ้งเตือนไปยังทุกคนที่มีคุณสมบัติดีกว่าการทำรายชื่อโทรระหว่างพักผู้ป่วย เพราะผู้จัดการคลินิกมักเป็นคนที่มีเวลาว่างน้อยที่สุดในวันที่เรื่องนี้เกิดขึ้นพอดี

ระเบียนเดียวสำหรับชั่วโมงทำงานและวันลา

รูปแบบที่พบบ่อยคือตารางเวรติดบนผนังหรืออยู่ในไฟล์ตาราง การลงเวลาอยู่ในระบบอื่นหรือบนกระดาษ ส่วนวันลาอยู่ที่สาม มักเป็นโฟลเดอร์ในอีเมล แต่ละอย่างใช้ได้ดีเมื่ออยู่ลำพัง และเมื่อรวมกันก็รับประกันว่าจะมีการกระทบยอดตอนสิ้นเดือนแน่นอน

การเก็บตารางเวร นาฬิกาบันทึกเวลา และวันลาไว้กับพนักงานคนเดียวกันทำให้เรื่องนั้นหมดไป คนที่อนุมัติวันลาเห็นได้ว่าใครลาอยู่แล้วบ้างและช่วงเวลานั้นยังมีคนพอหรือไม่ ซึ่งเป็นการตรวจสอบที่การอนุมัติผ่านอีเมลทำไม่ได้ด้วยโครงสร้างของมันเอง

ใบอนุญาตและการอบรมภาคบังคับ

บุคลากรทางคลินิกถือใบอนุญาตและการอบรมที่มีวันหมดอายุ และราคาของการพลาดสักใบไม่ใช่เรื่องเอกสาร การเก็บวันเหล่านั้นไว้ในประวัติพนักงานทำให้มันอยู่ตรงหน้าคนที่กำลังจัดตาราง ซอฟต์แวร์ทำหน้าที่แสดง ส่วนคลินิกเป็นผู้ตัดสิน

รายงานมีไว้เพื่ออะไร

มีสองคำถามที่กลับมาซ้ำ ๆ แต่ละคนทำงานจริงไปกี่ชั่วโมง ซึ่งสำคัญทั้งกับการทำเงินเดือนและกับสัญญาจ้างแบบพาร์ตไทม์ และคลินิกขาดคนอยู่ตรงไหนเป็นประจำ ซึ่งมักเป็นฝ่ายต้อนรับมากกว่าฝ่ายคลินิก และมักเป็นช่วงต้นวันกับท้ายวัน

เริ่มจากเล็ก ๆ

Shifton ใช้ฟรีได้ถึง 10 คนโดยไม่จำกัดเวลา ซึ่งครอบคลุมคลินิกสาขาเดียวได้ทั้งคลินิก การจัดตาราง นาฬิกาบันทึกเวลาพื้นฐาน แอปมือถือ และรายงานอยู่ในแพ็กเกจฟรี ส่วนโมดูลเพิ่มเติมค่อยเพิ่มทีละตัวเริ่มที่ 0.50 ดอลลาร์ต่อพนักงานหนึ่งคนต่อเดือน พร้อมทดลองใช้ได้ถึง 60 วัน