Schemaläggning och tidrapportering för tandläkarpraktik
Ett schema för hela praktiken, timmar som registreras när de arbetas och ledighet planerad mot verklig bemanning. Det schemalägger ditt team, inte dina patienter.
Bemanna behandlingsrum, inte bara huvuden
En praktik står på par. En tandläkare utan sköterska kan inte ta emot, en tandhygienist behöver ett ledigt rum och receptionen måste vara bemannad hela den tid dörren är öppen. Schemat ska visa om vart och ett av dessa villkor håller, rum för rum.
Hantera frånvaro utan att stänga ett rum
En tandsköterska som sjukanmäler sig stoppar tandläkarens arbete. Snabbaste vägen till ersättare är en avisering till alla som har rätt kompetens, inte en runda telefonsamtal mellan patienter.
Håll timmar och ledighet i samma post
Praktiker för oftast schemat på ett ställe och närvaron på ett annat, och stämmer av dem vid månadsskiftet. När båda hänger på samma medarbetare försvinner avstämningen tillsammans med de diskussioner som följer med den.
Håll legitimations- och utbildningsdatum synliga
Klinisk personal bär legitimationer och obligatoriska utbildningar med utgångsdatum. När de ligger bredvid personen sker kontrollen medan schemat byggs och inte under en tillsyn.
Börja med gratisplanen
Ingen tidsbegränsning. Få full tillgång till kärnfunktioner och uppgradera när du är redo.
Personalschema är inte patientbokning
Inom tandvården betyder ordet schema nästan alltid patientboken: kallelser, behandlingstider, återbud, rapporten över stolsutnyttjande. Journalsystemen gör det jobbet och gör det bra, och ingen praktik skulle byta ut dem.
Under patientboken ligger en andra fråga som de systemen svarar dåligt på. Vem arbetar vilket pass, är varje rum ordentligt bemannat, hur mycket arbetade var och en i verkligheten och vem är ledig om tre veckor.
Problemet med paren
Ett tandvårdsschema är ingen lista över individer, det är en uppsättning kombinationer. En tandläkare utan sköterska kan inte ta emot patienter. En hygienist utan rum kan inte arbeta. Receptionen måste vara täckt från första tiden till den sista, oavsett vad som händer kliniskt.
Därför är antalet anställda en missvisande siffra på en praktik. Sex personer i huset kan vara fullt produktiva eller halvt sysslolösa beroende på hur de paras ihop, och det avgörs i schemat.
Roller och rum på samma vecka gör paren synliga.
Konsulttandläkare och deltid
De flesta praktiker står på människor som inte är där varje dag. Konsulttandläkare med fasta pass, hygienister som delar veckan mellan två praktiker, sköterskor på skoltider. Att samla in tillgängligheten innan schemat byggs tar bort det mesta av det mejlande som annars följer på publiceringen.
Frånvaro har ett kliniskt pris
I de flesta verksamheter betyder en frånvarande kollega att arbetet flyttas. På en praktik kan det betyda att en stol står still, att en behandlingslista ställs in och att patienter rings upp. Värdet av att fylla luckan snabbt är därför högre än timlönen antyder.
En avisering till alla behöriga slår en samtalslista hopsatt mellan patienter, eftersom praktikchefen oftast är den person som har minst ledig tid just den dag då det spelar roll.
En post för timmar och ledighet
Den vanliga uppställningen är schema på väggen eller i ett kalkylark, närvaro i ett separat system eller på papper och ledighet på ett tredje ställe, vanligen en mejlmapp. Var för sig fungerar de, tillsammans garanterar de en avstämning vid månadsskiftet.
Att hålla schemat, stämplingen och ledigheten på samma medarbetare tar bort den. Den som godkänner ledighet ser vem mer som är borta och om passet är täckt, och just den kontrollen kan ett godkännande via mejl strukturellt inte göra.
Legitimationer och obligatoriska utbildningar
Klinisk personal bär legitimationer och utbildningar med utgångsdatum, och priset för ett missat datum är inte administrativt. När de datumen ligger på personalkortet hamnar de framför den som bygger schemat. Programvaran visar dem, bedömningen gör praktiken.
Vad rapporterna är till för
Två frågor återkommer gång på gång. Hur många timmar arbetade var och en i verkligheten, vilket spelar roll för lönen och för deltidskontrakten. Och var är praktiken ständigt underbemannad, vilket oftast är receptionen snarare än den kliniska sidan, och vanligtvis i början och slutet av dagen.
Börja i liten skala
Shifton är gratis upp till 10 personer utan tidsgräns, vilket täcker en praktik på en adress fullt ut. Schema, enkel tidrapportering, mobilapp och rapportering ingår, och moduler läggs till en i taget från 0,50 dollar per anställd och månad, med prövotid upp till 60 dagar.
Vanliga frågor
Bokar Shifton patienttider?
Nej. Shifton schemalägger personal: vem som arbetar vilket pass, hur många timmar som registrerats och vem som är ledig. Patienternas tider stannar i det journalsystem ni redan använder.
Kan jag se till att varje tandläkare har en sköterska vid stolen?
Roller och rum planeras på samma vecka, så chefen ser före publicering om varje rum har det par som behövs. Kontrollen sker med ögat och inte automatiskt, men den sker i rätt ögonblick.
Hur ersätter jag en tandsköterska som sjukanmäler sig på morgonen?
Du öppnar passet och det går ut till alla som är behöriga. Första accepten fyller det, och praktikchefen ser vem som svarade utan att ringa igenom en lista mellan patienter.
Kan tandhygienister på deltid markera sin tillgänglighet?
Ja, redan innan schemat byggs. Konsulttandläkare och hygienister som delar veckan mellan två praktiker har oftast fasta dagar, och samlas det in i förväg faller merparten av de senare bytena bort.
Sparar systemet utgångsdatum för legitimationer och utbildningar?
Personalkortet bär dessa datum bredvid personen, så de syns precis när schemat läggs. Programmet lagrar och visar dem, medan bedömningen av efterlevnaden stannar hos praktiken.
Räcker gratisplanen för en liten praktik?
Gratisplanen gäller upp till 10 personer utan tidsgräns och täcker en praktik på en adress helt och hållet: schema, enkel tidrapportering, mobilapp och rapporter. Betalda moduler läggs till en i taget från 0,50 dollar per anställd och månad, med prövotid upp till 60 dagar.
Samla praktikens schema på ett ställe
Gratis upp till 10 personer, med roller, ersättare som fylls från telefonen samt timmar och ledighet i samma post.