Vaktplan og timeregistrering for tannklinikken
En vaktplan for hele klinikken, timer registrert mens de skjer, og fravær planlagt mot den bemanningen som faktisk finnes. Det er teamet som settes opp, ikke pasientene.
Beman behandlingsrommene, ikke bare hodene
En klinikk går på par. En tannlege uten assistent kan ikke arbeide, en tannpleier trenger et rom, og resepsjonen må være bemannet hele tiden døren står åpen. Vaktplanen må vise om dette holder, rom for rom.
Håndter fravær uten å stenge et behandlingsrom
En assistent som melder seg syk, stopper en tannlege. Raskeste vei til dekning er en melding til alle som er kvalifiserte, ikke en runde med telefoner mellom to pasienter.
Hold timer og fravær i samme oversikt
Klinikker fører som regel vaktplanen ett sted og oppmøtet et annet, og avstemmer ved månedsslutt. Når begge deler ligger på den samme ansatte, forsvinner avstemmingen og uenighetene som følger med.
Hold autorisasjoner og kursdatoer synlige
Klinisk personale har autorisasjoner og obligatoriske kurs med utløpsdato. Når datoene ligger ved siden av personen, skjer kontrollen mens vaktplanen lages, og ikke under et tilsyn.
Start med gratisplanen
Ingen tidsbegrensning. Få full tilgang til kjernefunksjonene og oppgrader når du er klar.
Bemanningsplan er ikke pasientplan
I tannhelse betyr ordet planlegging nesten alltid pasientkalenderen: innkallinger, lengden på behandlinger, avbestillinger og rapporten over hvor godt stolene utnyttes. Journal- og klinikksystemene gjør den jobben, og de gjør den godt, og ingen klinikk ville byttet dem ut.
Under kalenderen ligger et annet spørsmål som de systemene svarer dårlig på. Hvem jobber hvilken økt, er hvert behandlingsrom skikkelig bemannet, hva jobbet folk faktisk, og hvem har fri om tre uker.
Problemet med parene
En vaktplan på en tannklinikk er ikke en liste over enkeltpersoner, den er et sett med kombinasjoner. En tannlege uten assistent kan ikke ta pasienter. En tannpleier uten rom kan ikke arbeide. Resepsjonen må være dekket fra første til siste time, uansett hva som skjer inne på behandlingsrommene.
Derfor er antall ansatte et misvisende tall på en klinikk. Seks personer i bygget kan være helt produktive eller halvveis ledige avhengig av hvordan de settes sammen to og to, og det er i vaktplanen dette avgjøres.
Roller og rom i samme uke gjør parene synlige.
Deltid og klinikere med faste økter
De fleste klinikker går på folk som ikke er der hver dag. Tannleger med faste økter, tannpleiere som deler uken mellom to klinikker, assistenter med skoletid. Å hente inn tilgjengeligheten før planen bygges fjerner det meste av frem og tilbake som ellers kommer etter publisering.
Fravær koster mer enn en timelønn
I de fleste virksomheter betyr en fraværende kollega at arbeidet flyttes. På en klinikk kan det bety at et behandlingsrom står stille, at en dagsliste avlyses og at pasienter må ringes. Verdien av rask dekning er derfor høyere enn timesatsen tilsier.
En melding til alle som er kvalifiserte slår en ringeliste laget mellom to pasienter, for klinikklederen er som regel den som har minst ledig tid akkurat den dagen det gjelder.
Én oversikt for timer og fravær
Det vanlige oppsettet er en vaktplan på en vegg eller i et regneark, oppmøte i et annet system eller på papir, og ferie et tredje sted, gjerne i en mappe i e-posten. Hver del fungerer for seg, og sammen garanterer de en avstemming ved månedsslutt.
Når planen, stemplingen og fraværet ligger på den samme ansatte, forsvinner avstemmingen. Den som godkjenner ferie ser hvem andre som har fri og om økten er dekket, og nettopp den kontrollen kan en godkjenning på e-post strukturelt ikke gjøre.
Autorisasjoner og obligatorisk kurs
Klinisk personale bærer autorisasjoner og kurs med utløpsdato, og prisen for å overse en av dem er ikke administrativ. Når datoene står på ansattkortet, ligger de foran den som lager vaktplanen. Programmet viser dem; klinikken gjør vurderingen.
Hva rapportene skal brukes til
To spørsmål kommer igjen og igjen. Hvor mange timer jobbet hver person faktisk, noe som betyr noe for lønn og for deltidskontrakter. Og hvor er klinikken jevnlig underbemannet, som oftest er resepsjonen snarere enn det kliniske, og som oftest i starten og slutten av dagen.
Å begynne i det små
Shifton er gratis for opptil 10 personer uten tidsbegrensning, og det dekker en klinikk på én adresse fullt ut. Vaktplan, den enkle stemplingsklokken, mobilappen og rapportering er inkludert, og moduler legges til ett om gangen fra 0,50 dollar per ansatt i måneden med en prøveperiode på opptil 60 dager.
Ofte stilte spørsmål
Booker dette pasienttimer?
Nei. Shifton planlegger de ansatte. Det avgjør hvem som jobber hvilken økt, registrerer timene og håndterer fravær. Pasienttimene blir liggende i journalsystemet dere allerede bruker.
Kan jeg sikre at hver tannlege har en assistent?
Roller og rom ligger i samme uke, så lederen ser om hvert behandlingsrom har paret det trenger før planen publiseres. Kontrollen er visuell og ikke automatisk, men den skjer på riktig tidspunkt.
Hvordan dekker jeg en assistent som melder seg syk?
Åpne vakten, så tilbys den til alle som er kvalifiserte. Den første som takker ja, fyller den, og klinikklederen ser hvem som svarte uten å ringe rundt mellom pasienter.
Kan deltidsansatte klinikere melde inn når de kan jobbe?
Ja, før vaktplanen bygges. Tannpleiere og tannleger som deler uken mellom to klinikker har som regel faste dager, og når det er kjent på forhånd, forsvinner det meste av byttene senere.
Kan systemet holde orden på autorisasjons- og kursdatoer?
Datoene ligger på ansattkortet ved siden av personen, så de er synlige når vaktplanen lages. Systemet lagrer og viser dem; vurderingen av hva de betyr, blir hos klinikken.
Finnes det en gratis plan for en liten tannklinikk?
Shifton er gratis for opptil 10 personer uten tidsbegrensning, og det dekker vaktplan, den enkle stemplingsklokken, mobilappen og rapportene. Betalte moduler starter på 0,50 dollar per ansatt i måneden med en prøveperiode på opptil 60 dager.
Samle klinikkens vaktplan ett sted
Gratis for opptil 10 personer, med roller, dekning som fylles fra telefonen, og timer og fravær i samme oversikt.