Rozpis směn a docházka personálu zubní ordinace
Rozpis pro celou ordinaci, hodiny zapsané ve chvíli, kdy vznikají, a dovolená plánovaná proti skutečnému pokrytí. Plánuje váš tým, ne vaše pacienty.
Obsazujte ordinace, ne jen počty lidí
Praxe stojí na dvojicích. Zubař bez sestry pacienta nepřijme, hygienistka potřebuje volnou ordinaci a recepce musí být obsazená celou dobu, kdy jsou dveře otevřené. Rozpis má ukazovat, jestli každá z těch podmínek platí, ordinaci po ordinaci.
Zvládněte absenci bez zavření ordinace
Sestra na nemocenské zastaví práci zubaře. Nejrychlejší cesta k zástupu je oznámení všem, kdo na to mají kvalifikaci, ne kolo telefonátů mezi pacienty.
Držte hodiny a dovolenou v jednom záznamu
Ordinace obvykle vedou rozpis na jednom místě a docházku na druhém a na konci měsíce je srovnávají. Držet obojí u stejného zaměstnance to srovnávání ruší i se spory, které k němu patří.
Mějte data registrací a školení na očích
Klinický personál má registrace a povinná školení s daty platnosti. Když je držíte u konkrétního člověka, kontrola proběhne při stavbě rozpisu, a ne až při inspekci.
Začněte s bezplatným plánem
Bez časového omezení. Získejte plný přístup k základním funkcím a upgradujte, až budete připraveni.
Plánování personálu není objednávání pacientů
V zubní praxi znamená slovo plánování skoro vždy objednávkovou knihu pacientů: zvací systém, délky výkonů, storna, report o vytížení křesla. Ordinační systémy tuhle práci dělají a dělají ji dobře, žádná praxe je vyměňovat nebude.
Pod objednávkovou knihou leží druhá otázka, na kterou tyhle systémy odpovídají špatně. Kdo pracuje kterou ordinační dobu, jestli je každá ordinace pořádně obsazená, kolik kdo skutečně odpracoval a kdo má za tři týdny dovolenou.
Problém dvojic
Zubní rozpis není seznam jednotlivců, je to sada kombinací. Zubař bez sestry nemůže ošetřovat. Hygienistka bez ordinace nemůže pracovat. Recepce musí být pokrytá od prvního objednaného pacienta po posledního, ať se v ordinacích děje cokoli.
Proto je počet lidí v praxi zavádějící číslo. Šest lidí v budově může být plně produktivních, nebo z poloviny nevytížených, podle toho, jak se spárují, a rozhoduje se to právě v rozpisu.
Role a ordinace v jednom týdnu udělají dvojice viditelné.
Externí lékaři a částečné úvazky
Většina praxí stojí na lidech, kteří tam nejsou každý den. Externisté s pevnými ordinačními dny, hygienistky dělící týden mezi dvě praxe, sestry na školní hodiny. Zachytit dostupnost dřív, než rozpis vznikne, odstraní většinu dohadování, které jinak přijde hned po zveřejnění.
Absence má klinickou cenu
Ve většině firem znamená chybějící kolega, že se práce posune. V ordinaci to může znamenat, že jedno křeslo nejede, objednaný seznam se ruší a pacientům se volá. Hodnota rychlého zástupu je proto vyšší, než napovídá hodinová sazba.
Oznámení všem kvalifikovaným porazí seznam telefonátů sestavovaný mezi pacienty, protože vedoucí ordinace je obvykle člověk s nejmenší rezervou času právě v den, kdy na tom záleží.
Jeden záznam na hodiny i dovolenou
Obvyklé uspořádání je rozpis na zdi nebo v tabulce, docházka v jiném systému nebo na papíře a dovolená na třetím místě, většinou ve složce v mailu. Každé z toho samo o sobě funguje a dohromady zaručují srovnávání na konci měsíce.
Držet rozpis, píchačky a volno u stejného zaměstnance to odstraní. Ten, kdo dovolenou schvaluje, vidí, kdo další je pryč a jestli je ordinační doba pokrytá, a tuhle kontrolu schvalování mailem ze své podstaty udělat neumí.
Registrace a povinná školení
Klinický personál nosí registrace a školení s daty platnosti a cena jednoho zmeškaného data není administrativní. Když ta data leží v kartě zaměstnance, má je před sebou ten, kdo staví rozpis. Software je zobrazí, rozhodnutí udělá praxe.
K čemu jsou reporty
Opakovaně se vracejí dvě otázky. Kolik hodin každý skutečně odpracoval, což je důležité pro mzdy a pro částečné úvazky. A kde praxi trvale chybí lidé, což bývá spíš recepce než klinika, a obvykle na začátku a na konci dne.
Začít v malém
Shifton je zdarma do 10 lidí bez časového omezení, což pokryje jednu ordinaci celou. Rozpis, základní evidence docházky, mobilní aplikace a reporty jsou uvnitř a moduly se přidávají po jednom od 0,50 dolaru za zaměstnance měsíčně se zkušební dobou až 60 dnů.
Často kladené otázky
Objednává Shifton pacienty na termíny?
Ne. Shifton plánuje personál: kdo pracuje kterou ordinační dobu, kolik hodin bylo zapsáno a kdo má volno. Objednávková kniha pacientů zůstane v ordinačním systému, který už používáte.
Ohlídám, aby každý zubní lékař měl u křesla sestru?
Role a ordinace se plánují ve stejném týdnu, takže vedoucí před zveřejněním vidí, jestli má každá ordinace potřebnou dvojici. Kontrola je vizuální, ne automatická, ale odehraje se ve správnou chvíli.
Jak nahradím sestru, která se ráno omluví kvůli nemoci?
Otevřete směnu a ta zamíří všem, kdo na ni mají kvalifikaci. První přijetí ji zaplní a vedoucí ordinace vidí, kdo odpověděl, aniž by mezi pacienty obvolával seznam.
Můžou si hygienistky na částečný úvazek označit dostupnost?
Ano, ještě než rozpis vznikne. Externí lékaři a hygienistky, které dělí týden mezi dvě praxe, mívají pevné dny, a zachytit to předem odstraní většinu pozdějších výměn.
Udrží systém data platnosti registrací a školení?
Karta zaměstnance nese ta data přímo u člověka, takže jsou vidět ve chvíli, kdy se rozpis staví. Software je drží a zobrazuje, posouzení souladu zůstává na ordinaci.
Vystačí malé ordinaci bezplatný tarif?
Bezplatný tarif platí do 10 lidí bez časového omezení a jednu ordinaci pokryje celou: rozpis, základní evidence docházky, mobilní aplikace a reporty. Placené moduly se přidávají po jednom od 0,50 dolaru za zaměstnance měsíčně se zkušební dobou až 60 dnů.
Dejte rozpis ordinace na jedno místo
Zdarma do 10 lidí, s rolemi, zástupem, který se zaplní z telefonu, a hodinami i dovolenou ve stejném záznamu.