Vagtplan og timeregistrering for tandlægeklinikken
En vagtplan for hele klinikken, timer registreret mens de sker, og fravær planlagt op mod den bemanding, der rent faktisk er. Det er dit team, der bliver planlagt, ikke dine patienter.
Bemand klinikrummene, ikke bare antallet af hoveder
En klinik kører på par. En tandlæge uden klinikassistent kan ikke arbejde, en tandplejer skal have et rum, og receptionen skal være bemandet hele den tid, døren er åben. Vagtplanen skal vise, om det holder, rum for rum.
Håndtér fravær uden at lukke et klinikrum
En klinikassistent, der melder sig syg, stopper en tandlæge. Den hurtigste vej til dækning er en besked til alle, der har papirerne til det, i stedet for en runde opkald mellem to patienter.
Hold timer og fravær i den samme oversigt
Klinikker kører som regel vagtplanen ét sted og fremmødet et andet og afstemmer så ved månedens udgang. Når begge dele ligger på den samme medarbejder, forsvinder afstemningen og de uenigheder, der følger med.
Hold autorisationer og kursusdatoer synlige
Klinisk personale har autorisationer og obligatoriske kurser med udløbsdatoer. Når datoerne ligger ved siden af personen, sker kontrollen, mens vagtplanen bliver lagt, og ikke under et tilsyn.
Start med den gratis plan
Ingen tidsbegrænsning. Få fuld adgang til kernefunktioner og opgrader, når du er klar.
Personaleplanlægning er ikke patientplanlægning
I tandplejen betyder ordet planlægning næsten altid patientkalenderen: indkaldelser, behandlingslængder, afbud og rapporten over, hvor godt stolene bliver udnyttet. Klinikprogrammerne løser den opgave, og de løser den godt, og ingen klinik ville skifte dem ud.
Under kalenderen ligger et andet spørgsmål, som de systemer svarer dårligt på. Hvem arbejder hvilken session, er hvert klinikrum bemandet ordentligt, hvad har folk faktisk arbejdet, og hvem har fri om tre uger.
Problemet med parrene
En vagtplan på en tandlægeklinik er ikke en liste over enkeltpersoner, det er et sæt kombinationer. En tandlæge uden klinikassistent kan ikke se patienter. En tandplejer uden rum kan ikke arbejde. Receptionen skal være dækket fra den første tid til den sidste, uanset hvad der sker inde i klinikrummene.
Derfor er antallet af ansatte et misvisende tal på en klinik. Seks mennesker i huset kan være fuldt produktive eller halvt ledige alt efter, hvordan de går sammen to og to, og det er i vagtplanen, det bliver afgjort.
Roller og rum i den samme uge gør parringen synlig.
Deltidsansatte og klinikere med faste sessioner
De fleste klinikker kører på folk, der ikke er der hver dag. Tandlæger med faste sessioner, tandplejere der deler ugen mellem to klinikker, assistenter på skoletid. Når man kender deres tilgængelighed, inden planen bliver bygget, forsvinder det meste af den frem og tilbage, der ellers følger efter udgivelsen.
Fravær koster mere end en timeløn
I de fleste virksomheder betyder en fraværende kollega, at arbejdet flytter sig. På en klinik kan det betyde, at et klinikrum ikke kører, at en dagsliste bliver aflyst, og at patienter skal ringes op. Værdien af at dække hurtigt er derfor højere, end timelønnen antyder.
En besked til alle, der er kvalificerede, slår en opkaldsliste lavet mellem to patienter, for klinikkens leder er som regel den person, der har mindst fri tid netop den dag, det gælder.
Én oversigt til timer og fravær
Den almindelige opsætning er en vagtplan på en væg eller i et regneark, fremmøde i et andet system eller på papir, og ferie et tredje sted, som regel i en mappe i mailen. Hver af delene fungerer for sig, og sammen garanterer de en afstemning ved månedens udgang.
Når planen, stempeluret og fraværet ligger på den samme medarbejder, forsvinder afstemningen. Den, der godkender ferien, kan se, hvem der ellers har fri, og om sessionen er dækket, og netop den kontrol kan en godkendelse på mail strukturelt ikke lave.
Autorisationer og obligatoriske kurser
Klinisk personale bærer rundt på autorisationer og kurser med udløbsdatoer, og prisen for at overse en af dem er ikke administrativ. Når datoerne står på medarbejderkortet, er de foran den, der lægger vagtplanen. Programmet viser dem; klinikken foretager vurderingen.
Hvad rapporterne skal bruges til
To spørgsmål kommer igen og igen. Hvor mange timer har hver person faktisk arbejdet, hvilket betyder noget for lønnen og for deltidskontrakterne. Og hvor er klinikken konsekvent underbemandet, hvilket som regel er receptionen snarere end det kliniske, og som regel i starten og slutningen af dagen.
At begynde i det små
Shifton er gratis op til 10 personer uden tidsbegrænsning, hvilket dækker en klinik på én adresse fuldstændigt. Vagtplan, det basale stempelur, mobilappen og rapportering er med, og moduler lægges til ét ad gangen fra 0,50 dollar per medarbejder om måneden med en prøveperiode på op til 60 dage.
Ofte stillede spørgsmål
Booker systemet patienttider?
Nej. Shifton planlægger personalet. Det lægger fast, hvem der arbejder hvilken session, registrerer timerne og håndterer fravær. Patienttiderne bliver liggende i det klinikprogram, I allerede bruger.
Kan jeg sikre mig, at hver tandlæge har en klinikassistent?
Roller og rum ligger i den samme uge, så lederen kan se, om hvert klinikrum har det par, det skal have, inden planen udgives. Kontrollen er visuel og ikke automatisk, men den sker på det rigtige tidspunkt.
Hvordan dækker jeg en klinikassistent, der melder sig syg?
Åbn vagten, og den tilbydes til alle med de rette kvalifikationer. Den første, der siger ja, får den, og klinikkens leder kan se, hvem der svarede, uden at ringe rundt mellem to patienter.
Kan deltidsansatte klinikere markere, hvornår de kan arbejde?
Ja, inden vagtplanen bliver bygget. Tandplejere og tandlæger, der deler ugen mellem to klinikker, har som regel faste dage, og når det er kendt på forhånd, forsvinder det meste af byttetrafikken bagefter.
Kan systemet holde styr på autorisations- og kursusdatoer?
Datoerne ligger på medarbejderkortet ved siden af personen, så de er synlige, når vagtplanen lægges. Systemet gemmer dem og viser dem frem; vurderingen af, hvad de betyder, bliver hos klinikken.
Findes der en gratis plan til en lille tandlægeklinik?
Shifton er gratis op til 10 personer uden tidsbegrænsning, og det dækker vagtplan, det basale stempelur, mobilappen og rapporterne. Betalte moduler starter ved 0,50 dollar per medarbejder om måneden med en prøveperiode på op til 60 dage.
Saml klinikkens vagtplan ét sted
Gratis op til 10 personer, med roller, dækning der fyldes fra telefonen, og timer og fravær i den samme oversigt.