Escalas e assiduidade para clínicas dentárias
Uma escala para toda a clínica, horas registadas à medida que acontecem e ausências planeadas contra a cobertura real. Isto planeia a sua equipa, não os seus pacientes.
Cobrir gabinetes, não apenas cabeças
Uma clínica funciona aos pares. Um dentista sem assistente não pode trabalhar, um higienista precisa de um gabinete, e a receção tem de estar coberta todo o tempo em que a porta está aberta. A escala tem de mostrar se cada uma dessas condições se aguenta, gabinete a gabinete.
Resolver uma falta sem fechar um gabinete
Um assistente que avisa que está doente impede um dentista de trabalhar. O caminho mais rápido para a cobertura é um aviso a todos os habilitados, não uma ronda de telefonemas feita entre pacientes.
Registar horas e ausências num só registo
As clínicas costumam ter a escala num sítio e a assiduidade noutro, e depois reconciliam no fim do mês. Guardar os dois no mesmo colaborador elimina a reconciliação e os desacordos que a acompanham.
Manter inscrições e formação à vista
O pessoal clínico tem inscrições e formação obrigatória com datas de validade. Guardá-las junto da pessoa faz com que a verificação aconteça enquanto a escala é montada e não durante uma inspeção.
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Escalar pessoal não é marcar pacientes
Em medicina dentária a palavra agenda significa quase sempre a agenda de pacientes: recalls, duração das consultas, desmarcações, o relatório de ocupação de cadeira. Os sistemas de gestão clínica fazem esse trabalho e fazem-no bem, e nenhuma clínica substituiria o seu.
Por baixo da agenda existe uma segunda pergunta a que esses sistemas respondem mal. Quem trabalha em cada sessão, se cada gabinete está devidamente guarnecido, o que cada um trabalhou de facto e quem está de férias daqui a três semanas.
O problema do par
Uma escala dentária não é uma lista de pessoas, é um conjunto de combinações. Um dentista sem assistente não pode ver pacientes. Um higienista sem gabinete não pode trabalhar. A receção tem de estar coberta da primeira à última consulta, aconteça o que acontecer do lado clínico.
É por isso que o número de pessoas é um valor enganador numa clínica. Seis pessoas no edifício podem estar plenamente produtivas ou meias paradas conforme a forma como se emparelham, e é a escala que o decide.
Funções e gabinetes numa semana tornam o par visível.
Colaboradores e clínicos a tempo parcial
Quase todas as clínicas funcionam com gente que não está lá todos os dias. Colaboradores com sessões fixas, higienistas que repartem a semana entre duas clínicas, assistentes com horários escolares. Recolher a disponibilidade antes de a escala ser montada tira quase todo o vaivém que de outro modo se segue à publicação.
A falta tem um custo clínico
Na maioria dos negócios um colega ausente significa que o trabalho se desloca. Numa clínica pode significar que um gabinete não trabalha, que uma lista é desmarcada e que se telefona a pacientes. O valor de cobrir depressa é por isso maior do que o custo à hora sugere.
Um aviso a todos os habilitados ganha a uma lista de telefonemas feita entre pacientes, porque quem gere a clínica costuma ser a pessoa com menos tempo livre precisamente no dia em que isso conta.
Um registo para horas e ausências
A montagem habitual é uma escala numa parede ou numa folha de cálculo, a assiduidade noutro sistema ou em papel, e as férias num terceiro sítio, normalmente uma pasta de correio. Cada um por si está bem e juntos garantem uma reconciliação no fim do mês.
Guardar a escala, a picagem e as ausências no mesmo colaborador elimina-a. Quem aprova férias vê quem mais está fora e se a sessão está coberta, que é precisamente a verificação que uma aprovação por email não consegue fazer.
Inscrições e formação obrigatória
O pessoal clínico tem inscrições e formação com datas, e o custo de falhar uma não é administrativo. Guardar essas datas na ficha do colaborador põe-nas à frente de quem monta a escala. O software mostra-as; a clínica julga.
Para que servem os relatórios
Duas perguntas repetem-se. Quantas horas cada pessoa trabalhou de facto, o que conta para os salários e para os contratos a tempo parcial. E onde a clínica está sistematicamente curta, que costuma ser a receção e não a clínica, e costuma ser no início e no fim do dia.
Começar pequeno
O Shifton é gratuito até 10 pessoas sem limite de tempo, o que cobre por inteiro uma clínica de uma só localização. O planeamento, a picagem base, a aplicação móvel e os relatórios estão incluídos, e os módulos acrescentam-se um a um a partir de 0,50 dólares por colaborador por mês com um teste até 60 dias.
Perguntas frequentes
Isto marca consultas de pacientes?
Não. O Shifton escala o pessoal. Planeia quem trabalha em cada sessão, regista as horas e trata das ausências. As marcações de pacientes continuam no sistema de gestão da clínica que já usa.
Posso garantir que cada dentista tem um assistente?
As funções e os gabinetes são planeados na mesma semana, por isso a direção vê se cada gabinete tem o par de que precisa antes de publicar. A verificação é visual e não automática, mas acontece no momento certo.
Como cubro um assistente que fica doente?
Abre o turno e ele é oferecido a todos os habilitados. A primeira aceitação preenche-o, e a direção vê quem respondeu sem percorrer uma lista de telefonemas entre pacientes.
Os clínicos a tempo parcial podem marcar disponibilidade?
Sim, antes de a escala ser montada. Os colaboradores e higienistas que trabalham em mais do que uma clínica costumam ter dias fixos, e recolher isso antes evita quase todo o tráfego de trocas depois.
Guarda datas de inscrição e formação?
As fichas de pessoal levam essas datas junto da pessoa, por isso ficam visíveis quando a escala é feita. O sistema guarda-as e mostra-as; o juízo de conformidade continua a ser da clínica.
Existe um plano gratuito para uma clínica pequena?
O Shifton é gratuito até 10 pessoas sem limite de tempo, incluindo o planeamento, a picagem base, a aplicação móvel e os relatórios. Os módulos pagos começam em 0,50 dólares por colaborador por mês com um teste até 60 dias.
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Grátis até 10 pessoas, com funções, coberturas que se fecham pelo telemóvel e horas e ausências no mesmo registo.