Roosteren en tijdregistratie voor tandartspraktijken

Personeel roosteren is geen patiënten plannen

In de tandheelkunde betekent het woord planning bijna altijd de patiëntenagenda: oproepen, afspraakduur, annuleringen, het rapport over stoelbezetting. Praktijksystemen doen dat werk en doen het goed, en geen praktijk zou het hare vervangen.

Onder de agenda ligt een tweede vraag die die systemen slecht beantwoorden. Wie werkt welk dagdeel, is elke kamer goed bezet, wat heeft iedereen werkelijk gewerkt en wie heeft over drie weken verlof.

Het koppelprobleem

Een tandartsrooster is geen lijst van individuen, het is een verzameling combinaties. Een tandarts zonder assistent kan geen patiënten zien. Een mondhygiënist zonder kamer kan niet werken. De balie moet bezet zijn van de eerste tot de laatste afspraak, wat er klinisch ook gebeurt.

Daarom is het aantal koppen in een praktijk een misleidend getal. Zes mensen in het pand kunnen volledig productief zijn of half stil, afhankelijk van hoe ze koppelen, en het rooster is waar dat wordt beslist.

Rollen en kamers op één week maken het koppel zichtbaar.

Waarnemers en parttime behandelaars

De meeste praktijken draaien op mensen die er niet elke dag zijn. Waarnemers met vaste dagdelen, mondhygiënisten die de week over twee praktijken verdelen, assistenten met schooltijden. Beschikbaarheid ophalen voordat het rooster wordt gebouwd haalt het meeste heen en weer weg dat anders op de publicatie volgt.

Verzuim heeft klinische kosten

In de meeste bedrijven betekent een afwezige collega dat werk opschuift. In een praktijk kan het betekenen dat een kamer niet draait, dat een lijst wordt afgezegd en dat patiënten worden gebeld. De waarde van snel opvangen is daarom hoger dan het uurtarief suggereert.

Een melding aan iedereen die bevoegd is wint het van een bellijst tussen twee patiënten door, omdat de praktijkmanager meestal degene is met de minste vrije tijd op de dag dat het ertoe doet.

Eén registratie voor uren en verlof

De gebruikelijke opzet is een rooster aan de muur of in een spreadsheet, aanwezigheid in een ander systeem of op papier, en verlof op een derde plek, meestal een mailmap. Elk daarvan is op zichzelf prima en samen garanderen ze een afstemming aan het eind van de maand.

Het rooster, de klok en het verlof bij dezelfde medewerker houden haalt die weg. Wie verlof goedkeurt ziet wie er nog meer weg is en of het dagdeel bezet is, en dat is precies de controle die een goedkeuring per mail structureel niet kan maken.

Registraties en verplichte scholing

Klinisch personeel draagt registraties en scholing met vervaldata, en de prijs van er een missen is niet administratief. Die data in het personeelsdossier bewaren zet ze voor de neus van degene die het rooster bouwt. De software toont ze; de praktijk oordeelt.

Waar de rapporten voor zijn

Twee vragen komen steeds terug. Hoeveel uur heeft elke persoon werkelijk gewerkt, wat telt voor de loonadministratie en voor deeltijdcontracten. En waar is de praktijk structureel te dun bezet, wat meestal de balie is en niet de behandelkamer, en meestal aan het begin en het eind van de dag.

Klein beginnen

Shifton is gratis tot 10 personen zonder tijdslimiet, en dat dekt een praktijk met één locatie volledig. Roosteren, het basisklokken, de mobiele app en rapportage zitten erin, en modules komen er één voor één bij vanaf 0,50 dollar per medewerker per maand met een proefperiode tot 60 dagen.