Software de ordens de trabalho com histórico completo
Software de gestão de ordens de trabalho para equipas no terreno: ordens digitais em vez de formulários em papel e folhas de cálculo. Atribua um trabalho, acompanhe o estado de Check In a Check Out e guarde o histórico completo com fotografias, listas de verificação, assinaturas e tempos por trás de cada registo.
Gestão de ordens de trabalho para cada trabalho
Uma ordem de trabalho no Shifton é uma tarefa: cliente, morada, responsável, prazo, estado e lista de verificação. É criada a partir da ficha do cliente, da secção de tarefas ou por um colaborador com a função de Requerente, e onde é necessária aprovação um Aprovador aceita-a antes de chegar ao quadro.
O software de ordens de trabalho substitui o papel por um registo que despacho, contabilidade e técnico leem no mesmo sítio.
Seguimento do estado segundo o seu fluxo
O fluxo de estados predefinido é TO DO, Check In, Check Out, adequado a um processo que começa e termina numa visita. Quando o trabalho inclui aceitação, deslocação, aprovações, pausas, segundas visitas ou garantia, o fluxo é alargado com estados adicionais.
O seguimento mostra a fase que cada ordem atingiu, não apenas se está aberta ou fechada.
Histórico das ordens com fotografias e assinaturas
Cada ordem de trabalho mantém a sua cronologia. Mudanças de estado, notas, respostas da lista, fotografias e edições ficam registadas com data, hora e utilizador, e o trabalho fechado continua ligado ao cliente e à morada.
O histórico responde a questões de faturação e reclamações a partir do registo e não da memória.
Campos próprios para os seus dados
Uma tarefa tem sempre título e descrição, e além disso os campos são seus. Os campos próprios aceitam texto, número, caixa de verificação, lista pendente, seleção múltipla, data, intervalo de datas, telefone e e-mail, e cada campo tem um nome de sistema usado pela API.
As ordens digitais recolhem exatamente os dados de que o seu processo precisa, num formato que os relatórios leem.
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Como funciona o software de ordens de trabalho
Software de ordens de trabalho em vez de papel e folhas de cálculo
Uma ordem de trabalho é o registo de um trabalho: quem o pediu, o que é preciso fazer, quem está atribuído, o que foi usado e o que o cliente assinou no fim. Num sistema de gestão de ordens esse registo torna-se dados pesquisáveis que despacho, contabilidade e técnico leem no mesmo sítio.
O Shifton mantém cada trabalho como uma tarefa com o seu histórico. O coordenador vê a fase atual no quadro, o técnico vê o mesmo trabalho na aplicação, e cada alteração fica registada com data, hora e utilizador.
O que uma ordem de trabalho contém
- Cliente, morada e a zona de serviço em que a morada se insere
- Técnico ou equipa atribuídos, com a possibilidade de os colaboradores assumirem o trabalho
- Prazo, estado atual e histórico completo de estados
- Lista de verificação que o técnico preenche durante a visita
- Fotografias, notas, peças usadas e a assinatura do cliente
- Campos próprios para o seu processo, da lista pendente ao intervalo de datas
Um estado que todos leem da mesma forma
O fluxo predefinido é deliberadamente curto: TO DO, Check In, Check Out. Chega um pedido, o técnico começa, o técnico termina. À maioria das empresas de serviço não é preciso mais, e um fluxo curto é aquele que as equipas mantêm de facto atualizado.
Quando o processo é mais longo, o fluxo acompanha. Aceitação, deslocação ao cliente, aprovação antes do início, uma pausa, uma segunda visita ou trabalho em garantia passam a estados próprios. O quadro mostra então não só que um trabalho está aberto, mas a fase atingida, o que torna um atraso visível enquanto o planeamento ainda pode mudar.
Onde o seguimento compensa
- Os coordenadores deixam de telefonar aos técnicos para saber o ponto de situação
- As segundas visitas notam-se cedo, porque a ficha do cliente mostra as anteriores
- A fatura sai no próprio dia, porque hora de conclusão e materiais já estão registados
- As reclamações fecham-se depressa: fotografia, assinatura e horas estão no trabalho
Manutenção, garantia e trabalhos recorrentes
Um software de ordens de manutenção tem uma função além do despacho: lembrar. Uma manutenção trimestral, uma inspeção anual, uma chamada em garantia e uma segunda visita por falta de uma peça pertencem ao mesmo local e ao mesmo equipamento, e o valor está em vê-las juntas. No Shifton cada visita fica no registo do cliente, para que o técnico leia o histórico da morada antes de chegar.
Ordens digitais no terreno
Os técnicos trabalham na aplicação móvel em iOS e Android. Mudam o estado no ecrã do trabalho, preenchem a lista de verificação, anexam fotografias e recolhem a assinatura no telemóvel. O quadro vai sendo atualizado, pelo que o escritório não espera por uma chamada para saber que a equipa saiu do local. Os mesmos dados alimentam depois faturas e relatórios. Veja a aplicação móvel e os formulários digitais para o lado do terreno do mesmo registo.
Quanto custa
Ordens de trabalho e histórico fazem parte do módulo base Tasks. O plano gratuito cobre até dois colaboradores sem limite de tempo e sem cartão. Acima disso, o módulo base custa 5,00 $ por colaborador por mês, com 20 por cento de desconto em faturação anual. Os módulos acrescentados depois, como faturação, inventário ou controlo de localização, custam 5,00 $ cada e trazem experimentação até 55 dias. Detalhe completo na página de preços.
Como começar
Registar, adicionar colaboradores, desenhar as zonas de serviço cobertas pelas equipas e criar a primeira tarefa. As zonas são necessárias antes de atribuir um trabalho, e isso é intencional: com os limites traçados, introduzir a morada do cliente basta para o sistema mostrar apenas os técnicos que trabalham nessa zona. A partir daí despachar uma ordem demora segundos, e todas ficam no histórico.
Perguntas frequentes
O que é software de ordens de trabalho?
Transforma um pedido de serviço num trabalho acompanhado. Regista quem está atribuído, quando o técnico começou e terminou, o que foi feito, que peças foram usadas e quem assinou, para que todo o histórico fique num só sítio.
Que informação é registada em cada trabalho?
Atribuição, hora de despacho, deslocação, início e fim, mudanças de estado, notas do técnico, fotografias, peças usadas, assinatura do cliente e hora de conclusão.
Vejo o estado em tempo real?
Sim. O quadro mostra o estado atual de cada trabalho: agendado, em curso, em pausa, concluído ou atrasado. Com filtros por equipa, data ou prioridade.
Posso personalizar os estados?
Sim. O fluxo predefinido é TO DO, Check In, Check Out, adequado a um processo simples. Se o seu trabalho inclui aceitação, deslocação, aprovações, pausas ou segundas visitas, pode alargá-lo com estados próprios.
Existe histórico completo por ordem?
Sim. Cada ordem mantém uma cronologia completa. Cada mudança de estado, nota, fotografia e edição fica registada com data, hora e utilizador.
Posso pesquisar e filtrar trabalhos anteriores?
Sim. Os trabalhos filtram-se por período e pelos campos que definiu, e qualquer campo próprio marcado como pesquisável permite encontrar tarefas pelo seu valor.
Serve para manutenções e segundas visitas?
Sim. Manutenção periódica, chamadas em garantia e segundas visitas são criadas como tarefas iguais a qualquer outra, e a ficha do cliente guarda cada visita anterior, para que o técnico conheça o histórico do local antes de chegar.
Os técnicos atualizam as ordens pelo telemóvel?
Sim. Mudam o estado na web e nas aplicações iOS e Android: a caminho, chegou, em curso, concluído. O quadro atualiza-se de imediato.
Posso acrescentar campos próprios a uma ordem?
Sim. Os campos próprios recolhem exatamente os dados do seu processo: texto, número, caixa de verificação, lista pendente, seleção múltipla, data, intervalo de datas, telefone ou e-mail. Um campo pode ser obrigatório, pesquisável ou visível na lista de tarefas.
O cliente pode acompanhar o progresso?
Sim, com o módulo Portal do cliente. Recebe uma ligação com a localização do técnico, a hora prevista de chegada e um formulário de avaliação depois da visita.
Existe software de ordens de trabalho gratuito?
Sim. Ordens e histórico fazem parte do módulo base Tasks, gratuito até 2 colaboradores sem limite de tempo. Acima disso custa 5,00 $ por colaborador por mês, com menos 20 por cento em faturação anual.
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