Software de despacho para serviço em campo

Software de despacho que começa na morada

O despacho é a decisão que mais custa quando corre mal. Técnico errado, lado errado da cidade, uma tarde perdida numa deslocação que ninguém precisava de fazer.

O software de despacho responde com o que o escritório já sabe. No Shifton cada trabalho é uma tarefa, e uma tarefa leva o cliente, a morada, o responsável, um prazo, um estado e uma lista de verificação. A morada fixa a área de serviço. A área fixa quem pode sequer ser oferecido. Assim quem despacha trabalha com uma lista curta em vez do quadro de pessoal inteiro, e a atribuição deixa de depender de quem se lembra da equipa que cobre cada bairro.

O que leva um trabalho despachado

• Cliente e a morada a que a visita pertence
• Um técnico, uma equipa, ou ninguém se o trabalho ficar aberto
• Prazo, estado atual e todos os estados por que já passou
• Lista de verificação preenchida no local, com fotos da câmara e assinatura
• Os seus campos: texto, número, lista, intervalo de datas, telefone, e-mail

Despachar por zona, não de cabeça

As áreas de serviço fazem parte da configuração obrigatória e sem elas nada sai. Trace o limite no mapa, ligue quem lá trabalha, e o resto fá-lo a morada do cliente.

Nesse ponto desaparecem dois erros. Uma equipa enviada para fora do seu território e um colaborador despachado para uma zona onde não tem permissão. Ambos são dos correntes, ambos custam uma visita, e ambos são retirados pela mesma consulta.

Estados colados ao trabalho real

O percurso por omissão é curto de propósito: TO DO, Check In, Check Out. Aparece um pedido, o técnico começa, o técnico acaba. À maioria das empresas de serviço nunca faz falta mais, e um percurso curto é o que as equipas mantêm atualizado.

Quando o processo é mais longo, o percurso acompanha-o. Aceitação, deslocação ao cliente, aprovação antes de começar, pausa, segunda visita, garantia: cada um passa a estado próprio, e o quadro mostra então a fase atingida em vez de um simples aberto ou fechado. É essa diferença que torna visível de manhã um trabalho a escorregar, e não às seis da tarde, quando só resta pedir desculpa. O software de despacho justifica-se nos dias em que três trabalhos escorregam ao mesmo tempo e alguém tem de decidir qual mexe, porque o quadro responde à pergunta que decide isso: em qual dos três o técnico já está no local, qual espera peças e qual ainda não foi aceite por ninguém. Uma equipa que despacha numa folha de cálculo responde com três chamadas e a esperança de que alguém atenda.

Quem cria um trabalho e quem o aprova

Nem toda a empresa de serviço quer que o trabalho se crie livremente. Um colaborador com o papel de requerente numa zona faz o pedido e escolhe a morada do cliente; um aprovador aceita-o ou recusa-o. Só então o trabalho chega ao quadro e ocupa uma equipa.

Onde esse controlo é desnecessário, salte-o.

Administradores e proprietário despacham diretamente.

Campos que define, dados que os relatórios leem

Cada trabalho começa com título e descrição. Para além disso, os campos próprios recolhem o que o seu trabalho precisa: texto, número, caixa, lista, seleção múltipla, data, intervalo de datas, telefone ou e-mail. Um campo pode tornar-se obrigatório para que o trabalho não feche sem ele, pesquisável para encontrar o trabalho pelo valor, ou visível na lista. Cada campo tem um nome de sistema para passar dados pela API.

O quadro e o telemóvel leem um registo

Os técnicos abrem a aplicação e veem os trabalhos que lhes foram despachados, divididos em ativos e concluídos com filtro por data. Iniciam a contagem de tempo, preenchem a lista, anexam fotos, recolhem a assinatura do cliente e movem o trabalho pelos estados. O quadro anda com eles, por isso o escritório não espera um telefonema para saber que uma equipa saiu da obra. Tarefas curtas que não são um trabalho circulam como To-Do com prazo próprio. O lado do campo está na aplicação móvel, e o que fica depois da visita no acompanhamento de trabalhos.

Urgências e o mapa

Uma chamada urgente é a prova de qualquer quadro de despacho.

A morada reduz a lista à zona, e o módulo de controlo do local de trabalho acrescenta no mapa quem está perto o suficiente para a apanhar hoje. Duas perguntas, ambas resolvidas antes de alguém pegar no telefone.

Quanto custa

O despacho faz parte do módulo base Tarefas. Gratuito até dois colaboradores, sem limite de tempo nem cartão, depois 5,00 $ por colaborador por mês, ou menos 20% com pagamento anual. O resto assenta por cima a 5,00 $ por colaborador por mês cada, com prova até 55 dias: faturação, armazém, portal do cliente, controlo do local de trabalho. O detalhe completo está na página de preços.

Por onde começar

Registe-se, adicione os colaboradores, trace as áreas de serviço que as suas equipas cobrem e crie o primeiro trabalho. As áreas vêm primeiro porque o despacho depende delas, e assim que os limites existem basta uma morada para o sistema lhe mostrar as pessoas certas. A partir daí, despachar um trabalho leva segundos.