Auftragssoftware mit vollständiger Verfolgung und Historie
Auftragsverwaltungssoftware für Außendienstteams: digitale Arbeitsaufträge statt Papierformularen und Tabellen. Weisen Sie einen Auftrag zu, verfolgen Sie seinen Status von Check In bis Check Out und behalten Sie die vollständige Historie mit Fotos, Checklisten, Unterschriften und Zeiten hinter jedem Datensatz.
Auftragsverwaltungssoftware für jeden Auftrag
Ein Arbeitsauftrag ist in Shifton eine Aufgabe: Kunde, Adresse, Bearbeiter, Frist, Status und Checkliste. Er entsteht aus der Kundenkarte, aus dem Aufgabenbereich oder durch einen Mitarbeiter mit der Rolle Auftragsteller, und wo eine Freigabe nötig ist, nimmt ein Auftragsgenehmiger ihn an, bevor er auf der Plantafel erscheint.
Auftragssoftware ersetzt Papierformulare durch einen Datensatz, den Disposition, Buchhaltung und Techniker gemeinsam lesen.
Statusverfolgung entlang Ihres eigenen Ablaufs
Der Standardablauf ist TO DO, Check In, Check Out und deckt einen Prozess ab, der in einem Besuch beginnt und endet. Umfasst die Arbeit Annahme, Anfahrt, Freigaben, Pausen, Folgebesuche oder Gewährleistungsaufträge, wird der Ablauf um weitere Status ergänzt.
Die Auftragsverfolgung zeigt die erreichte Stufe jedes Auftrags, nicht nur offen oder geschlossen.
Auftragshistorie mit Fotos und Unterschriften
Jeder Arbeitsauftrag führt seine eigene Chronik. Statuswechsel, Notizen, Checklistenantworten, Fotos und Bearbeitungen werden mit Zeitstempel und Nutzer erfasst, und der abgeschlossene Auftrag bleibt beim Kunden und bei der Adresse.
Die Auftragshistorie beantwortet Abrechnungsfragen und Streitfälle aus dem Datensatz statt aus der Erinnerung.
Eigene Felder für Ihre Auftragsdaten
Eine Aufgabe führt immer Titel und Beschreibung, alles Weitere bestimmen Sie. Eigene Aufgabenfelder unterstützen Text, Zahl, Kontrollkästchen, Auswahlliste, Mehrfachauswahl, Datum, Datumsbereich, Telefon und E-Mail, und jedes Feld hat einen Systemnamen für die Datenübertragung per API.
Digitale Arbeitsaufträge erfassen genau die Daten, die Ihr Prozess braucht, in einer Form, die Berichte lesen können.
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Wie Auftragssoftware im Außendienst funktioniert
Auftragssoftware statt Papierformularen und Tabellen
Ein Arbeitsauftrag ist der Datensatz einer Arbeit: wer sie angefragt hat, was zu tun ist, wer zugewiesen ist, was verwendet wurde und was der Kunde am Ende unterschrieben hat. In einer Auftragsverwaltung wird dieser Datensatz zu durchsuchbaren Daten, die Disposition, Buchhaltung und Techniker aus derselben Quelle lesen.
Shifton führt jede Arbeit als Aufgabe mit eigener Historie. Der Disponent sieht die aktuelle Stufe auf der Plantafel, der Techniker denselben Auftrag in der App, und jede Änderung wird mit Zeitstempel und Nutzer erfasst.
Was ein Arbeitsauftrag enthält
- Kunde, Adresse und das Servicegebiet, in das die Adresse fällt
- Zugewiesener Techniker oder Team, wahlweise zur eigenständigen Übernahme
- Frist, aktueller Status und die vollständige Statushistorie
- Checkliste, die der Techniker während des Besuchs ausfüllt
- Fotos, Notizen, verwendete Teile und die Kundenunterschrift
- Eigene Felder für Ihren Prozess, von der Auswahlliste bis zum Datumsbereich
Ein Status, den alle gleich lesen
Der Standardablauf ist bewusst kurz: TO DO, Check In, Check Out. Eine Anfrage entsteht, der Techniker beginnt die Arbeit, der Techniker schließt sie ab. Den meisten Serviceunternehmen genügt das, und ein kurzer Ablauf ist der, den Teams tatsächlich pflegen.
Ist der Prozess länger, folgt ihm der Ablauf. Annahme, Anfahrt zum Kunden, Freigabe vor Arbeitsbeginn, eine Pause, ein Folgebesuch oder Gewährleistungsarbeit werden jeweils zu eigenen Status. Die Plantafel zeigt dann nicht nur, dass ein Auftrag offen ist, sondern die erreichte Stufe, wodurch eine Verzögerung sichtbar wird, solange der Plan noch geändert werden kann.
Wo sich die Auftragsverfolgung auszahlt
- Disponenten müssen Techniker nicht mehr nach dem Stand fragen
- Folgebesuche fallen früh auf, weil die Kundenkarte die vorherigen zeigt
- Die Abrechnung geht am selben Tag hinaus, weil Abschlusszeit und Material bereits erfasst sind
- Streitfälle enden schnell: Foto, Unterschrift und Zeitstempel hängen am Auftrag
Wartung, Gewährleistung und wiederkehrende Arbeiten
Software für Wartungsaufträge hat über die Disposition hinaus eine Aufgabe: sich zu erinnern. Eine vierteljährliche Wartung, eine jährliche Prüfung, ein Gewährleistungseinsatz und ein Folgebesuch wegen eines fehlenden Teils gehören zum selben Objekt und zur selben Anlage, und der Wert liegt darin, sie zusammen zu sehen. In Shifton bleibt jeder Besuch im Kundendatensatz, sodass der Techniker die Historie der Adresse vor der Anfahrt liest.
Digitale Arbeitsaufträge im Feld
Techniker arbeiten in der mobilen App unter iOS und Android. Sie ändern den Status im Auftragsbildschirm, füllen die Checkliste aus, hängen Fotos an und holen die Unterschrift auf dem Telefon ein. Die Plantafel aktualisiert sich dabei laufend, sodass das Büro nicht auf einen Anruf wartet, um zu wissen, dass das Team das Objekt verlassen hat. Dieselben Auftragsdaten speisen später Rechnungen und Berichte. Siehe mobile App und digitale Auftragsformulare für die Feldseite desselben Datensatzes.
Was es kostet
Arbeitsaufträge und Auftragshistorie gehören zum Basismodul Tasks. Der kostenlose Tarif umfasst bis zu zwei Mitarbeiter, zeitlich unbegrenzt und ohne Karte. Darüber hinaus kostet das Basismodul 5,00 $ pro Mitarbeiter und Monat, bei jährlicher Zahlung 20 Prozent weniger. Später ergänzte Module wie Rechnungsstellung, Inventar oder Standortkontrolle kosten je 5,00 $ und kommen mit einer Testphase von bis zu 55 Tagen. Vollständige Übersicht auf der Preisseite.
Der Einstieg
Registrieren, Mitarbeiter anlegen, die Servicegebiete Ihrer Teams einzeichnen und die erste Aufgabe erstellen. Servicegebiete sind Voraussetzung für die Zuweisung, und das ist beabsichtigt: sind die Grenzen gezogen, genügt die Kundenadresse, damit das System nur die Techniker dieses Gebiets anzeigt. Danach ist ein Arbeitsauftrag in Sekunden disponiert, und jeder davon bleibt in der Historie.
Häufig gestellte Fragen
Was ist Auftragssoftware?
Auftragssoftware macht aus einer Serviceanfrage einen nachverfolgbaren Auftrag. Sie erfasst den Bearbeiter, Beginn und Ende der Arbeit, was getan wurde, welche Teile verwendet wurden und wer abgenommen hat, sodass die gesamte Historie an einem Ort bleibt.
Welche Informationen werden je Auftrag erfasst?
Zuweisung, Dispositionszeit, Anfahrt, Beginn und Ende, Statuswechsel, Notizen des Technikers, Fotos, verwendete Teile, Kundenunterschrift und Abschlusszeitpunkt.
Sehe ich den Auftragsstatus in Echtzeit?
Ja. Die Plantafel zeigt den aktuellen Status jedes Auftrags: geplant, in Arbeit, pausiert, abgeschlossen oder überfällig. Filter nach Team, Datum oder Priorität.
Kann ich die Status anpassen?
Ja. Der Standardablauf ist TO DO, Check In, Check Out und passt zu einem einfachen Prozess. Umfasst Ihre Arbeit Annahme, Anfahrt, Freigaben, Pausen oder Folgebesuche, erweitern Sie den Ablauf um eigene Status.
Gibt es zu jedem Auftrag eine vollständige Historie?
Ja. Jeder Arbeitsauftrag führt eine vollständige Chronik. Jeder Statuswechsel, jede Notiz, jedes Foto und jede Bearbeitung wird mit Zeitstempel und Nutzer protokolliert.
Kann ich vergangene Aufträge suchen und filtern?
Ja. Aufträge werden nach Zeitraum und nach den von Ihnen definierten Feldern gefiltert, und jedes als durchsuchbar markierte eigene Feld findet Aufgaben über seinen Wert.
Eignet es sich für Wartungsaufträge und Folgebesuche?
Ja. Wiederkehrende Wartung, Gewährleistungseinsätze und Folgebesuche entstehen als Aufgaben wie jeder andere Auftrag, und die Kundenkarte behält jeden früheren Besuch, sodass der Techniker die Objekthistorie vor der Anfahrt kennt.
Aktualisieren Techniker Aufträge vom Telefon aus?
Ja. Techniker ändern den Status im Web sowie in der iOS- und Android-App: unterwegs, angekommen, in Arbeit, abgeschlossen. Die Plantafel aktualisiert sich sofort.
Kann ich einem Auftrag eigene Felder hinzufügen?
Ja. Eigene Aufgabenfelder erfassen genau die Daten, die Ihr Prozess braucht: Text, Zahl, Kontrollkästchen, Auswahlliste, Mehrfachauswahl, Datum, Datumsbereich, Telefon oder E-Mail. Ein Feld kann pflichtig, durchsuchbar oder in der Aufgabenliste sichtbar sein.
Können Kunden den Fortschritt ihres Auftrags sehen?
Ja, mit dem Modul Kundenportal. Der Kunde erhält einen Link mit Technikerstandort, voraussichtlicher Ankunftszeit und einem Bewertungsformular nach dem Besuch.
Gibt es hier kostenlose Auftragssoftware?
Ja. Arbeitsaufträge und Auftragshistorie gehören zum Basismodul Tasks, das für bis zu 2 Mitarbeiter zeitlich unbegrenzt kostenlos ist. Darüber hinaus kostet es 5,00 $ pro Mitarbeiter und Monat, bei jährlicher Zahlung 20 Prozent weniger.
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