Oprogramowanie do zleceń z pełnym śledzeniem i historią

Oprogramowanie do zleceń zamiast papierowych formularzy i arkuszy

Zlecenie to zapis jednej pracy: kto ją zgłosił, co trzeba zrobić, kto jest przydzielony, czego użyto i co klient podpisał na koniec. W systemie zarządzania zleceniami ten zapis staje się przeszukiwalnymi danymi, które dyspozytura, księgowość i technik czytają z tego samego miejsca.

Shifton trzyma każdą pracę jako zadanie z własną historią. Dyspozytor widzi bieżący etap na tablicy, technik widzi to samo zlecenie w aplikacji, a każda zmiana zapisuje się ze znacznikiem czasu i użytkownikiem, który ją wprowadził.

Co zawiera zlecenie

• Klienta, adres i strefę serwisową, w którą wpada adres
• Przydzielonego technika lub ekipę, z opcją pozostawienia zlecenia do samodzielnego odebrania
• Termin, bieżący status i pełną historię statusów
• Listę kontrolną wypełnianą przez technika podczas wizyty
• Zdjęcia, notatki, zużyte części i podpis klienta
• Pola własne wymagane przez twój proces, od listy rozwijanej po zakres dat

Status zlecenia, który wszyscy czytają tak samo

Domyślny przebieg jest celowo krótki: TO DO, Check In, Check Out. Pojawia się zgłoszenie, technik zaczyna pracę, technik ją kończy. Większość firm serwisowych nigdy nie potrzebuje więcej, a krótki przebieg to ten, który ekipy faktycznie utrzymują aktualny.

Gdy proces jest dłuższy, przebieg za nim podąża. Przyjęcie zlecenia, dojazd do klienta, zatwierdzenie przed rozpoczęciem, przerwa, wizyta powtórna lub praca gwarancyjna stają się osobnymi statusami. Tablica pokazuje wtedy nie tylko to, że zlecenie jest otwarte, ale i etap, na który dotarło, dzięki czemu opóźnienie widać, dopóki grafik da się jeszcze zmienić.

Gdzie śledzenie zleceń się zwraca

• Dyspozytorzy przestają dzwonić do techników z pytaniem, co się dzieje
• Wizyty powtórne wyłapuje się wcześnie, bo karta klienta pokazuje poprzednie
• Rozliczenie wychodzi tego samego dnia, bo czas zakończenia i materiały są już zapisane
• Spory kończą się szybko: zdjęcie, podpis i znaczniki czasu są przypięte do zlecenia

Przeglądy, gwarancja i prace cykliczne

Oprogramowanie do zleceń serwisowych ma poza dyspozycją jeszcze jedno zadanie: pamiętać. Kwartalny przegląd, roczna inspekcja, zgłoszenie gwarancyjne i wizyta powtórna po brakującą część należą do tego samego obiektu i tego samego urządzenia, a wartość jest w tym, żeby widzieć je razem. W Shifton każda wizyta zostaje w rekordzie klienta, więc technik czyta historię adresu przed przyjazdem, zamiast pytać klienta, co robiono ostatnim razem.

Cyfrowe zlecenia w terenie

Technicy pracują z aplikacji mobilnej na iOS i Androidzie. Zmieniają status z ekranu zlecenia, wypełniają listę kontrolną, dołączają zdjęcia i zbierają podpis na telefonie. Tablica dyspozytorska aktualizuje się na bieżąco, więc biuro nie czeka na telefon, żeby wiedzieć, że ekipa opuściła obiekt. Te same dane zlecenia zasilają później faktury i raporty, więc nic nie jest wprowadzane dwa razy. Zobacz aplikację mobilną i cyfrowe formularze zleceń, czyli terenową stronę tego samego zapisu.

Ile to kosztuje

Zlecenia i historia prac należą do modułu bazowego Zadania. Plan bezpłatny obejmuje do dwóch pracowników bez ograniczenia czasu i bez karty. Powyżej moduł bazowy kosztuje 5,00 $ za pracownika miesięcznie, a płatność roczna zdejmuje 20%. Moduły dodawane później, takie jak fakturowanie, magazyn czy kontrola lokalizacji pracy, kosztują po 5,00 $ i mają okres próbny do 55 dni. Pełne zestawienie jest na stronie cennika.

Od czego zacząć

Zarejestruj firmę, dodaj pracowników, wyrysuj strefy serwisowe obsługiwane przez ekipy i utwórz pierwsze zadanie. Strefy serwisowe są wymagane, zanim zlecenie da się przydzielić, i jest to rozwiązanie celowe: przy wyrysowanych granicach wpisanie adresu klienta wystarczy, żeby system pokazał wyłącznie techników pracujących w tej strefie. Od tego momentu wysłanie zlecenia zajmuje sekundy, a każde z nich zostaje w historii.