Werkopdrachtsoftware met volledige opdrachthistorie
Software voor beheer van werkopdrachten voor buitendienstteams: digitale werkopdrachten in plaats van papieren formulieren en spreadsheets. Wijs een opdracht toe, volg de status van Check In tot Check Out en bewaar de volledige historie met foto's, checklists, handtekeningen en tijden achter elke registratie.
Beheer van werkopdrachten voor elke opdracht
Een werkopdracht is in Shifton een taak: klant, adres, uitvoerder, deadline, status en checklist. Ze ontstaat vanuit de klantkaart, vanuit het taakoverzicht of door een medewerker met de rol Taakaanvrager, en waar goedkeuring nodig is accepteert een Taakfiatteur haar voordat ze op het planbord komt.
Werkopdrachtsoftware vervangt papier door een registratie die planning, boekhouding en technicus op dezelfde plek lezen.
Statusregistratie volgens uw eigen proces
De standaardstroom is TO DO, Check In, Check Out, passend bij een proces dat in een bezoek begint en eindigt. Omvat het werk aanname, rijden, goedkeuringen, pauzes, herbezoeken of garantie, dan wordt de stroom met extra statussen uitgebreid.
De registratie toont de fase die elke opdracht heeft bereikt, niet alleen of die open of gesloten is.
Opdrachthistorie met foto's en handtekeningen
Elke werkopdracht houdt een eigen tijdlijn bij. Statuswijzigingen, notities, checklistantwoorden, foto's en aanpassingen worden vastgelegd met tijdstempel en gebruiker, en de afgeronde opdracht blijft aan klant en adres gekoppeld.
De historie beantwoordt facturatievragen en geschillen vanuit de registratie in plaats van het geheugen.
Eigen velden voor uw opdrachtgegevens
Een taak draagt altijd een titel en een omschrijving, daarnaast zijn de velden van u. Eigen taakvelden ondersteunen tekst, getal, selectievakje, keuzelijst, meervoudige keuze, datum, datumbereik, telefoon en e-mail, en elk veld heeft een systeemnaam voor overdracht via de API.
Digitale werkopdrachten verzamelen precies de gegevens die uw proces nodig heeft, in een vorm die rapportages lezen.
Start met het gratis abonnement
Geen tijdslimiet. Krijg volledige toegang tot de kernfuncties en upgrade wanneer u er klaar voor bent.
Hoe werkopdrachtsoftware in het veld werkt
Werkopdrachtsoftware in plaats van papier en spreadsheets
Een werkopdracht is de registratie van een opdracht: wie erom vroeg, wat er moet gebeuren, wie is toegewezen, wat is gebruikt en wat de klant aan het eind tekende. In een systeem voor werkopdrachten wordt die registratie doorzoekbare data die planning, boekhouding en technicus op dezelfde plek lezen.
Shifton houdt elke opdracht bij als taak met een eigen historie. De planner ziet de huidige fase op het bord, de technicus ziet dezelfde opdracht in de app, en elke wijziging wordt vastgelegd met tijdstempel en gebruiker.
Wat een werkopdracht bevat
- Klant, adres en het servicegebied waarin het adres valt
- Toegewezen technicus of team, met de optie dat medewerkers de opdracht zelf oppakken
- Deadline, huidige status en de volledige statushistorie
- Checklist die de technicus tijdens het bezoek invult
- Foto's, notities, gebruikte onderdelen en de handtekening van de klant
- Eigen velden voor uw proces, van keuzelijst tot datumbereik
Een status die iedereen hetzelfde leest
De standaardstroom is bewust kort: TO DO, Check In, Check Out. Er komt een aanvraag, de technicus begint, de technicus rondt af. De meeste servicebedrijven hebben niet meer nodig, en een korte stroom is de stroom die teams echt bijhouden.
Is het proces langer, dan volgt de stroom. Aanname, rijden naar de klant, goedkeuring voor aanvang, een pauze, een herbezoek of garantiewerk worden eigen statussen. Het bord toont dan niet alleen dat een opdracht open is, maar de bereikte fase, waardoor vertraging zichtbaar wordt terwijl de planning nog is aan te passen.
Waar registratie zich terugbetaalt
- Planners hoeven technici niet meer te bellen voor de stand van zaken
- Herbezoeken vallen vroeg op, omdat de klantkaart de eerdere toont
- De factuur gaat dezelfde dag uit, omdat afrondingstijd en materiaal al zijn vastgelegd
- Geschillen zijn snel klaar: foto, handtekening en tijdstempels hangen aan de opdracht
Onderhoud, garantie en terugkerend werk
Software voor onderhoudsopdrachten heeft naast planning een taak: onthouden. Kwartaalonderhoud, een jaarlijkse inspectie, een garantiemelding en een herbezoek voor een ontbrekend onderdeel horen bij dezelfde locatie en dezelfde installatie, en de waarde zit in het samen zien. In Shifton blijft elk bezoek in het klantdossier, zodat de technicus de historie van het adres leest voor vertrek.
Digitale werkopdrachten in het veld
Technici werken vanuit de mobiele app op iOS en Android. Ze wijzigen de status in het opdrachtscherm, vullen de checklist in, voegen foto's toe en halen een handtekening op de telefoon. Het bord wordt gaandeweg bijgewerkt, zodat kantoor niet op een telefoontje wacht om te weten dat het team de locatie verliet. Dezelfde gegevens voeden later facturen en rapportages. Zie de mobiele app en de digitale werkformulieren voor de veldzijde van dezelfde registratie.
Wat het kost
Werkopdrachten en historie horen bij de basismodule Tasks. Het gratis pakket dekt tot twee medewerkers zonder tijdslimiet en zonder creditcard. Daarboven kost de basismodule 5,00 $ per medewerker per maand, met 20 procent korting bij jaarfacturatie. Modules die u later toevoegt, zoals facturatie, voorraad of locatiecontrole, kosten elk 5,00 $ en komen met een proefperiode tot 55 dagen. Volledig overzicht op de prijspagina.
Zo begint u
Registreren, medewerkers toevoegen, de servicegebieden van uw teams tekenen en de eerste taak aanmaken. Servicegebieden zijn nodig voordat een opdracht kan worden toegewezen, en dat is bewust: met de grenzen getekend volstaat het klantadres om alleen de technici van dat gebied te tonen. Daarna kost het inplannen van een werkopdracht enkele seconden, en elke opdracht blijft in de historie.
Veelgestelde vragen
Wat is werkopdrachtsoftware?
Ze maakt van een serviceaanvraag een te volgen opdracht. Ze legt vast wie is toegewezen, wanneer de technicus begon en klaar was, wat er is gedaan, welke onderdelen zijn gebruikt en wie tekende, zodat de hele historie op een plek blijft.
Welke informatie wordt per opdracht vastgelegd?
Toewijzing, planningstijd, reistijd, begin en einde, statuswijzigingen, notities van de technicus, foto's, gebruikte onderdelen, handtekening van de klant en het tijdstip van afronding.
Zie ik de status in real time?
Ja. Het planbord toont de actuele status van elke opdracht: gepland, in uitvoering, gepauzeerd, afgerond of te laat. Met filters op team, datum of prioriteit.
Kan ik de statussen aanpassen?
Ja. De standaardstroom is TO DO, Check In, Check Out, passend bij een eenvoudig proces. Omvat uw werk aanname, rijden, goedkeuringen, pauzes of herbezoeken, dan breidt u de stroom uit met eigen statussen.
Is er een volledige historie per werkopdracht?
Ja. Elke werkopdracht houdt een volledige tijdlijn bij. Elke statuswijziging, notitie, foto en aanpassing wordt vastgelegd met tijdstempel en gebruiker.
Kan ik eerdere opdrachten zoeken en filteren?
Ja. Opdrachten filtert u op periode en op de velden die u hebt aangemaakt, en elk eigen veld dat als doorzoekbaar is gemarkeerd vindt taken op zijn waarde.
Werkt het voor onderhoud en herbezoeken?
Ja. Terugkerend onderhoud, garantiebezoeken en herbezoeken ontstaan als taken net als elke andere opdracht, en de klantkaart bewaart elk eerder bezoek, zodat de technicus de locatiehistorie kent voor vertrek.
Werken technici opdrachten bij vanaf de telefoon?
Ja. Ze wijzigen de status vanuit het web en de iOS- en Android-app: onderweg, aangekomen, in uitvoering, afgerond. Het planbord wordt meteen bijgewerkt.
Kan ik eigen velden aan een opdracht toevoegen?
Ja. Eigen taakvelden verzamelen precies de gegevens van uw proces: tekst, getal, selectievakje, keuzelijst, meervoudige keuze, datum, datumbereik, telefoon of e-mail. Een veld kan verplicht, doorzoekbaar of zichtbaar in de takenlijst zijn.
Kan de klant de voortgang volgen?
Ja, met de module Klantportaal. De klant krijgt een link met de locatie van de technicus, de verwachte aankomsttijd en een beoordelingsformulier na het bezoek.
Is er hier gratis werkopdrachtsoftware?
Ja. Werkopdrachten en historie horen bij de basismodule Tasks, gratis tot 2 medewerkers zonder tijdslimiet. Daarboven kost die 5,00 $ per medewerker per maand, met 20 procent korting bij jaarfacturatie.
Klaar om uw buitendienstactiviteiten te transformeren?
Sluit je aan bij duizenden field service bedrijven die dagelijks op Shifton vertrouwen om slimmer te werken.