Software de órdenes de trabajo con historial completo
Software de gestión de órdenes de trabajo para equipos de campo: órdenes digitales en lugar de formularios en papel y hojas de cálculo. Asigne un trabajo, siga su estado de Check In a Check Out y conserve el historial completo con fotos, listas de control, firmas y tiempos detrás de cada registro.
Gestión de órdenes de trabajo para cada trabajo
Una orden de trabajo en Shifton es una tarea: cliente, dirección, responsable, plazo, estado y lista de control. Se crea desde la ficha del cliente, desde la sección de tareas o por un empleado con el rol de Solicitante, y cuando se requiere aprobación un Aprobador la acepta antes de que llegue al tablero.
El software de órdenes de trabajo sustituye el papel por un registro que despacho, contabilidad y técnico leen del mismo sitio.
Seguimiento del estado según su propio flujo
El flujo de estados por defecto es TO DO, Check In y Check Out, y cubre un proceso que empieza y termina en una visita. Cuando el trabajo incluye aceptación, desplazamiento, aprobaciones, pausas, segundas visitas o garantía, el flujo se amplía con estados adicionales.
El seguimiento muestra la fase alcanzada por cada orden y no solo si está abierta o cerrada.
Historial de órdenes con fotos y firmas
Cada orden de trabajo mantiene su propia cronología. Cambios de estado, notas, respuestas de la lista de control, fotos y ediciones quedan registrados con fecha, hora y usuario, y el trabajo cerrado permanece unido al cliente y a la dirección.
El historial responde a dudas de facturación y reclamaciones desde el registro y no desde la memoria.
Campos propios para sus datos de trabajo
Una tarea siempre lleva título y descripción, y más allá de eso los campos son suyos. Los campos propios admiten texto, número, casilla, desplegable, selección múltiple, fecha, rango de fechas, teléfono y correo, y cada campo tiene un nombre de sistema para la transferencia por API.
Las órdenes digitales recogen exactamente los datos que su proceso necesita, en un formato que los informes leen.
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Cómo funciona el software de órdenes de trabajo
Software de órdenes de trabajo en lugar de papel y hojas de cálculo
Una orden de trabajo es el registro de un trabajo: quién lo pidió, qué hay que hacer, quién está asignado, qué se empleó y qué firmó el cliente al final. En un sistema de gestión de órdenes ese registro se convierte en datos consultables que despacho, contabilidad y técnico leen del mismo sitio.
Shifton mantiene cada trabajo como una tarea con su propio historial. El coordinador ve la fase actual en el tablero, el técnico ve el mismo trabajo en la app, y cada cambio queda registrado con marca de tiempo y usuario.
Qué contiene una orden de trabajo
- Cliente, dirección y la zona de servicio en la que cae la dirección
- Técnico o equipo asignado, con la opción de que los empleados tomen el trabajo
- Plazo, estado actual e historial completo de estados
- Lista de control que el técnico completa durante la visita
- Fotos, notas, piezas usadas y la firma del cliente
- Campos propios para su proceso, de un desplegable a un rango de fechas
Un estado que todos leen igual
El flujo por defecto es deliberadamente corto: TO DO, Check In, Check Out. Llega una solicitud, el técnico empieza el trabajo, el técnico lo termina. A la mayoría de las empresas de servicio no les hace falta más, y un flujo corto es el que los equipos mantienen realmente al día.
Cuando el proceso es más largo, el flujo lo acompaña. Aceptación, desplazamiento al cliente, aprobación antes de empezar, una pausa, una segunda visita o un trabajo en garantía pasan a ser estados propios. El tablero muestra entonces no solo que un trabajo está abierto, sino la fase alcanzada, lo que hace visible un retraso mientras la planificación todavía se puede cambiar.
Dónde compensa el seguimiento
- Los coordinadores dejan de llamar a los técnicos para preguntar cómo va
- Las segundas visitas se detectan pronto, porque la ficha del cliente muestra las anteriores
- La factura sale el mismo día, porque la hora de cierre y los materiales ya están registrados
- Las reclamaciones se cierran rápido: la foto, la firma y las marcas de tiempo están en el trabajo
Mantenimiento, garantía y trabajos periódicos
El software de órdenes de mantenimiento tiene una función más allá del despacho: recordar. Un mantenimiento trimestral, una inspección anual, un aviso de garantía y una segunda visita por una pieza que faltaba pertenecen al mismo emplazamiento y al mismo equipo, y el valor está en verlos juntos. En Shifton cada visita queda en el registro del cliente, de modo que el técnico lee el historial de la dirección antes de llegar.
Órdenes digitales en el campo
Los técnicos trabajan desde la app móvil en iOS y Android. Cambian el estado en la pantalla del trabajo, completan la lista de control, adjuntan fotos y recogen la firma en el teléfono. El tablero se actualiza sobre la marcha, así que la oficina no espera una llamada para saber que el equipo dejó el emplazamiento. Esos mismos datos alimentan después facturas e informes. Vea la app móvil y los formularios digitales para la parte de campo del mismo registro.
Cuánto cuesta
Las órdenes de trabajo y el historial forman parte del módulo base Tasks. El plan gratuito cubre hasta dos empleados sin límite de tiempo y sin tarjeta. Por encima, el módulo base cuesta 5,00 $ por empleado y mes, con un 20 por ciento de descuento en facturación anual. Los módulos que añada después, como facturación, inventario o control de ubicación, cuestan 5,00 $ cada uno y traen una prueba de hasta 55 días. Detalle completo en la página de precios.
Cómo empezar
Registrarse, añadir empleados, dibujar las zonas de servicio que cubren sus equipos y crear la primera tarea. Las zonas son necesarias antes de poder asignar un trabajo, y es deliberado: con los límites trazados, introducir la dirección del cliente basta para que el sistema muestre solo a los técnicos que trabajan en esa zona. A partir de ahí, despachar una orden lleva segundos y todas quedan en el historial.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el software de órdenes de trabajo?
Convierte una solicitud de servicio en un trabajo con seguimiento. Registra quién está asignado, cuándo empezó y terminó el técnico, qué se hizo, qué piezas se usaron y quién firmó, de modo que todo el historial queda en un solo sitio.
¿Qué información se registra en cada trabajo?
Asignación, hora de despacho, desplazamiento, inicio y fin, cambios de estado, notas del técnico, fotos, piezas usadas, firma del cliente y hora de finalización.
¿Veo el estado en tiempo real?
Sí. El tablero muestra el estado actual de cada trabajo: planificado, en curso, pausado, completado o vencido. Con filtros por equipo, fecha o prioridad.
¿Puedo personalizar los estados?
Sí. El flujo por defecto es TO DO, Check In y Check Out, adecuado para un proceso simple. Si su trabajo incluye aceptación, desplazamiento, aprobaciones, pausas o segundas visitas, puede ampliarlo con sus propios estados.
¿Hay un historial completo de cada orden?
Sí. Cada orden mantiene una cronología completa. Cada cambio de estado, nota, foto y edición queda registrado con marca de tiempo y usuario.
¿Puedo buscar y filtrar trabajos anteriores?
Sí. Los trabajos se filtran por periodo y por los campos que usted definió, y cualquier campo propio marcado como buscable permite encontrar tareas por su valor.
¿Sirve para mantenimientos y segundas visitas?
Sí. El mantenimiento periódico, los avisos de garantía y las segundas visitas se crean como tareas igual que cualquier otro trabajo, y la ficha del cliente conserva cada visita anterior, de modo que el técnico ve el historial antes de ir.
¿Los técnicos actualizan las órdenes desde el teléfono?
Sí. Cambian el estado desde la web y desde las apps de iOS y Android: en camino, llegado, en curso, completado. El tablero se actualiza al instante.
¿Puedo añadir campos propios a una orden?
Sí. Los campos propios de tarea recogen exactamente los datos que su proceso necesita: texto, número, casilla, desplegable, selección múltiple, fecha, rango de fechas, teléfono o correo. Un campo puede ser obligatorio, buscable o visible en la lista de tareas.
¿Puede el cliente ver el avance de su trabajo?
Sí, con el módulo Portal del cliente. Recibe un enlace con la ubicación del técnico, la hora estimada de llegada y un formulario de valoración tras la visita.
¿Hay software de órdenes de trabajo gratuito aquí?
Sí. Las órdenes y el historial forman parte del módulo base Tasks, gratuito hasta 2 empleados sin límite de tiempo. Por encima cuesta 5,00 $ por empleado y mes, con un 20 por ciento menos en facturación anual.
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