Formulários digitais e listas de verificação no terreno
Software de formulários digitais de trabalho que anexa uma lista de verificação à tarefa e a devolve preenchida durante a visita: fotografias da câmara, assinatura no ecrã, valores numéricos, listas pendentes e texto livre. Se alterar um formulário, os trabalhos fechados mantêm a versão com que foram executados.
Formulários digitais anexados à tarefa
Uma lista de verificação é um formulário digital anexado a uma tarefa e preenchido pelo colaborador durante a execução. É possível criar um número ilimitado de listas, e cada tarefa transporta uma, pelo que o formulário é desenhado para o tipo de trabalho que documenta.
Os formulários digitais substituem o papel por respostas que o escritório lê no próprio dia.
Tipos de campo, incluindo fotografia e assinatura
Cada item da lista tem o seu tipo de dados. Texto e texto longo, número, caixa de verificação, lista pendente e seleção múltipla cobrem respostas estruturadas, os itens de ficheiro captam uma fotografia da câmara e o item de assinatura recolhe a confirmação do cliente no ecrã.
A prova do trabalho é recolhida dentro do trabalho e não reconstruída depois.
Versões de formulário que protegem o histórico
As listas criam-se e alteram-se nas Definições de tarefas. As alterações aplicam-se apenas às tarefas criadas depois: os trabalhos existentes mantêm a versão do formulário com que foram executados, juntamente com as respostas submetidas.
O histórico continua utilizável para auditorias e reclamações.
Execução uniforme em todas as equipas
Uma lista de verificação é uma sequência estruturada de passos de verificação. Define como se executa um trabalho desse tipo, o que torna o trabalho de um técnico novo comparável com o de um experiente.
Os formulários móveis dão ao escritório dados estruturados e não folhas digitalizadas.
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Como se criam e usam os formulários digitais
Formulários digitais que voltam preenchidos
O software de formulários digitais responde à pergunta que surge depois de cada visita: o que foi realmente verificado. Os formulários em papel respondem tarde e muitas vezes de forma incompleta. Uma lista de verificação dentro do trabalho regista a resposta enquanto o trabalho decorre.
No Shifton, uma lista de verificação é um formulário digital anexado a uma tarefa e preenchido pelo técnico durante a execução. Pode criar quantas precisar, e cada tarefa transporta uma, pelo que vale a pena decidir o que um trabalho desse tipo tem de demonstrar antes de construir o formulário.
Tipos de campo de um item
- Texto e campo de texto longo, para respostas curtas e notas detalhadas
- Número, para leituras e quantidades
- Caixa de verificação, uma confirmação obrigatória
- Lista pendente e seleção múltipla, quando a resposta tem de vir de um conjunto conhecido
- Ficheiro, para carregar uma fotografia ou tirá-la no local
- Telefone e e-mail, com validação do formato
- Assinatura, uma caixa disponível na versão web e na aplicação móvel
Onde se configuram os formulários
As listas ficam nas Definições de tarefas. Crie uma, dê-lhe um nome, acrescente os itens com os tipos de dados e, se se aplicar a todo o seu trabalho, marque-a como predefinida para ser anexada automaticamente a cada tarefa nova. Alterar uma lista afeta apenas as tarefas novas: os trabalhos já criados mantêm a sua versão e as respostas submetidas. É deliberado e é o que torna o histórico fiável.
Fotografia e assinatura como prova
Um item de ficheiro transforma a câmara do técnico em recolha de prova, e o item de assinatura fecha a visita com a confirmação do cliente no mesmo ecrã. Ambos ficam guardados com a tarefa, de onde depois os leem a faturação e o histórico de trabalhos. Uma reclamação sobre trabalho de há três meses resolve-se abrindo o trabalho.
Uniformizar a forma de trabalhar
A segunda vantagem é a uniformidade. Uma lista de verificação é uma sequência estruturada de passos, pelo que cada visita do mesmo tipo segue o mesmo procedimento, independentemente de quem a executa. Inspeções, verificações de segurança, manutenções e entregas são definidas da mesma maneira.
Eliminar e conservar
Uma lista associada a alguma tarefa não pode ser eliminada; apenas as nunca utilizadas podem ser removidas. As tarefas existentes mantêm o formulário e os dados submetidos. Na prática, a biblioteca de formulários cresce de forma deliberada em vez de perder prova numa limpeza.
Quanto custa
Os formulários digitais fazem parte do módulo base Tasks, gratuito até dois colaboradores sem limite de tempo. Acima disso custa 5,00 $ por colaborador por mês, menos 20 por cento com faturação anual. Veja a página de preços e a aplicação móvel para ver como se preenche um formulário no local.
Perguntas frequentes
O que é uma lista de verificação no Shifton?
Um formulário digital anexado a uma tarefa e preenchido pelo técnico enquanto executa o trabalho. Recolhe dados estruturados em vez de notas soltas, para que cada visita do mesmo tipo volte na mesma forma.
Quantas listas posso criar?
Um número ilimitado. Cada tarefa transporta uma, pelo que vale a pena planear a estrutura de cada formulário antes de o criar.
Que tipos de perguntas pode conter um formulário?
Texto, texto longo, número, caixa de verificação, lista pendente, seleção múltipla, ficheiro ou fotografia da câmara, telefone, e-mail e assinatura.
Os técnicos podem anexar fotografias?
Sim. Um item de ficheiro permite carregar uma fotografia ou tirá-la com a câmara durante a visita, e fica guardada com a tarefa.
O cliente pode assinar no telemóvel?
Sim. Um item de assinatura mostra uma caixa de assinatura na aplicação móvel e na versão web, e a assinatura fica anexada ao trabalho.
Onde crio e altero formulários?
Nas Definições de tarefas, na secção de listas de verificação. Crie uma lista, acrescente os itens com os tipos de dados e, se for o caso, marque-a como predefinida para ser anexada a todas as tarefas novas.
O que acontece aos trabalhos existentes se alterar um formulário?
Nada. As alterações aplicam-se apenas às tarefas criadas depois, e as existentes mantêm a versão recebida juntamente com as respostas já submetidas.
Posso eliminar uma lista de verificação?
Apenas se nunca tiver sido usada. Uma lista já anexada a uma tarefa não pode ser eliminada, para que o histórico fique intacto.
Os formulários digitais estão no plano gratuito?
Sim. Fazem parte do módulo base Tasks, gratuito até 2 colaboradores sem limite de tempo, depois 5,00 $ por colaborador por mês.
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