Contrôle d'accès par rôles pour équipes terrain
Logiciel de contrôle d'accès par rôles pour les services terrain : propriétaire, administrateur et employé au niveau de l'entreprise, technicien, demandeur et approbateur d'interventions à l'intérieur de chaque zone de service. Les droits sont accordés par zone, si bien qu'une même personne peut piloter un secteur et seulement exécuter le travail dans un autre.
Contrôle d'accès par rôles au niveau de l'entreprise
Shifton Field Service définit trois rôles d'entreprise. Le Propriétaire est l'utilisateur qui a enregistré la société et dispose d'un accès complet, y compris aux moyens de paiement, aux informations de facturation et légales, aux abonnements et à la gestion des utilisateurs. Les Administrateurs assurent l'exploitation quotidienne. Les Employés travaillent sur les interventions qui leur sont confiées.
Les données financières restent chez le propriétaire, même quand plusieurs personnes administrent le système.
Rôles fonctionnels dans chaque zone de service
En plus du rôle d'entreprise, un employé peut détenir un ou plusieurs rôles fonctionnels dans une zone de service donnée, et ces rôles peuvent différer d'une zone à l'autre. C'est là qu'est accordée l'autorité de créer et d'approuver du travail.
Le même employé peut approuver du travail dans une zone et seulement l'exécuter dans une autre.
Contrôle d'accès dans l'application mobile
L'application mobile suit le même modèle de droits. Un technicien travaille avec ses propres interventions, ses propres éléments To-Do et son propre inventaire, et ne peut ni créer d'interventions, ni créer de To-Do pour d'autres, ni ajouter de clients.
Les droits n'ont pas à être maintenus séparément pour le web et le mobile.
Transfert de propriété et traçabilité
La propriété peut être transmise : dans les Paramètres de l'entreprise, ouvrez le nom de la société et choisissez Changer de propriétaire. Après confirmation, l'utilisateur sélectionné devient Propriétaire et le précédent devient Employé. Les actions dans le système sont enregistrées avec l'utilisateur qui les a effectuées.
Le contrôle d'accès n'a d'utilité que si l'enregistrement montre qui a agi, et quand.
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Comment fonctionnent les rôles et les droits
Qui voit quoi, et pourquoi cela compte en service terrain
Le logiciel de contrôle d'accès par rôles existe parce que les données du service terrain ne sont pas toutes également sensibles. Un technicien a besoin de l'adresse et de l'intervention. Les données de paiement, les informations légales et le planning des autres employés relèvent du bureau. Le contrôle d'accès permet de satisfaire les deux exigences dans un même système.
Shifton répartit l'accès en trois niveaux d'entreprise, puis ajoute des rôles fonctionnels dans chaque zone de service. On obtient un modèle de droits qui s'explique en une phrase et se règle malgré tout par secteur d'activité.
Les trois rôles d'entreprise
- Propriétaire. La personne qui a enregistré la société. Accès complet à chaque module et réglage, aux moyens de paiement, aux informations de facturation et légales, aux abonnements, et droit d'ajouter ou de retirer administrateurs et employés. La propriété est transmissible, l'ancien propriétaire devenant employé.
- Administrateur. Presque les mêmes droits au quotidien : employés, plannings, interventions, zones de service, modules et processus. Restent hors de portée les données financières, les moyens de paiement et la propriété.
- Employé. Le rôle par défaut. Voit son planning, exécute le travail confié, met à jour les statuts, reçoit et rend des articles d'inventaire et consulte ses propres enregistrements. Par défaut, il ne crée ni n'approuve d'interventions, ne voit pas le planning des autres et n'ouvre pas les paramètres de l'entreprise.
Rôles fonctionnels dans une zone de service
Les rôles d'entreprise répondent à ce qu'une personne peut faire partout. Les rôles de zone répondent à ce qu'elle peut faire ici. Chaque employé peut détenir un ou plusieurs rôles dans une zone de service, et ces rôles peuvent différer d'une zone à l'autre.
- Technicien. Voit et exécute les interventions dans la zone attribuée.
- Demandeur d'interventions. Crée les demandes, choisit l'adresse du client et rattache l'intervention à une zone.
- Approbateur d'interventions. Accepte ou refuse les demandes nouvelles, ce qui constitue le point de contrôle dans les entreprises où les interventions ne sont pas créées librement.
La même personne peut être technicien dans une zone et approbateur dans une autre, ce qui correspond à la manière dont les entreprises de service répartissent les responsabilités par secteur.
Ce que le modèle évite
Il couvre trois expositions courantes : des données financières accessibles depuis tout compte créé pour aider au planning, la base clients complète sur un appareil de terrain, et du travail engagé auprès d'une équipe par un utilisateur sans autorité pour l'engager.
Les rôles dans l'application mobile
L'application suit le même modèle. Un technicien voit les interventions qui lui sont confiées, ses propres To-Do et son inventaire, et ne peut ni créer d'interventions, ni créer de To-Do pour d'autres, ni ajouter de clients. Les administrateurs et le propriétaire disposent du périmètre étendu. Rien n'est à configurer deux fois pour le web et le mobile, car il s'agit d'un seul modèle de droits. Voir l'application mobile pour ce que chaque rôle obtient sur le téléphone.
Combien cela coûte
Les rôles et les droits font partie de la plateforme et ne sont pas une option payante. Le module de base Tasks est gratuit jusqu'à deux employés sans limite de durée et coûte 5,00 $ par employé et par mois au-delà, soit 20 pour cent de moins en facturation annuelle. Les modules payants comme l'inventaire et la facturation suivent les mêmes rôles. Voir la page des tarifs.
Foire aux questions
Quels rôles existent dans Shifton Field Service ?
Trois au niveau de l'entreprise : Propriétaire, Administrateur et Employé. S'y ajoutent des rôles fonctionnels dans une zone de service : Technicien, Demandeur d'interventions et Approbateur d'interventions.
Que peut faire le Propriétaire qu'un Administrateur ne peut pas ?
Gérer les moyens de paiement, modifier les informations de facturation et légales, gérer l'abonnement et transférer la propriété. Les administrateurs assurent l'exploitation mais n'accèdent pas aux réglages financiers.
Puis-je transférer la propriété du compte ?
Oui. Dans les Paramètres de l'entreprise, ouvrez le nom de la société et choisissez Changer de propriétaire. Après confirmation, l'utilisateur choisi devient Propriétaire et le précédent devient Employé.
Que voit un employé par défaut ?
Uniquement son propre planning d'interventions et celles qui lui sont confiées, ainsi que son inventaire. Par défaut il ne peut ni créer ni approuver d'interventions, ni voir le planning des autres, ni ouvrir les paramètres de l'entreprise.
Une personne peut-elle avoir des droits différents selon les zones ?
Oui. Les rôles fonctionnels sont attribués par zone de service, si bien qu'un même employé peut être Technicien dans une zone et Approbateur dans une autre.
Qui peut créer et approuver des interventions ?
Le Propriétaire et les Administrateurs, toujours. Un employé peut en créer avec le rôle Demandeur et les approuver avec le rôle Approbateur, uniquement dans les zones où ces rôles lui sont accordés.
L'application mobile utilise-t-elle les mêmes droits ?
Oui. Ce qu'une personne voit dans l'application suit son rôle : un technicien travaille avec ses interventions et ses To-Do et ne peut ni créer d'interventions, ni ajouter de clients, ni attribuer du travail à d'autres.
Puis-je empêcher les techniciens de voir toute la base clients ?
Oui, c'est le comportement par défaut. La base clients s'ouvre aux rôles disposant de l'accès à la section Clients, tandis que le technicien reçoit les données du client que porte son intervention.
Le contrôle d'accès est-il un module payant ?
Non. Les rôles et les droits font partie de la plateforme. Le module de base Tasks est gratuit jusqu'à 2 employés et coûte 5,00 $ par employé et par mois au-delà, et les modules payants suivent les mêmes rôles.
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