Formulaires numériques et check-lists pour le terrain
Logiciel de formulaires numériques d'intervention qui joint une check-list à la tâche et la renvoie remplie pendant la visite : photos de l'appareil, signature à l'écran, valeurs numériques, listes déroulantes et texte libre. Si vous modifiez un formulaire, les interventions closes conservent la version avec laquelle elles ont été réalisées.
Formulaires numériques joints à la tâche
Une check-list est un formulaire numérique joint à une tâche et rempli par l'employé pendant l'exécution. Le nombre de check-lists n'est pas limité, et chaque tâche en porte une, si bien que le formulaire est conçu pour le type de travail qu'il documente.
Les formulaires numériques remplacent le papier par des réponses que le bureau lit le jour même.
Types de champs, dont photo et signature
Chaque élément de la check-list a son propre type de données. Texte et texte long, nombre, case à cocher, liste déroulante et sélection multiple couvrent les réponses structurées, les éléments fichier capturent une photo, et l'élément signature recueille la confirmation du client à l'écran.
La preuve du travail est recueillie dans l'intervention et non reconstituée après coup.
Des versions de formulaire qui protègent l'historique
Les check-lists se créent et se modifient dans les Paramètres des tâches. Les modifications ne s'appliquent qu'aux tâches créées ensuite : les interventions existantes conservent la version du formulaire avec laquelle elles ont été réalisées, ainsi que les réponses transmises.
L'historique reste exploitable pour les audits et les litiges.
Une exécution homogène dans toutes les équipes
Une check-list est une suite structurée d'étapes de vérification. Elle définit comment se déroule une intervention de ce type, ce qui rend le travail d'un nouveau technicien comparable à celui d'un technicien expérimenté.
Les formulaires mobiles donnent au bureau des données structurées et non des feuilles scannées.
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Comment les formulaires numériques sont créés et utilisés
Des formulaires numériques qui reviennent remplis
Le logiciel de formulaires numériques répond à la question que soulève chaque visite : qu'a-t-on réellement vérifié. Les formulaires papier y répondent tard et souvent de façon incomplète. Une check-list intégrée à l'intervention consigne la réponse pendant que le travail se fait.
Dans Shifton, une check-list est un formulaire numérique joint à une tâche et rempli par le technicien pendant l'exécution. Vous pouvez en créer autant que nécessaire, et chaque tâche en porte une : il vaut donc la peine de définir ce qu'une intervention de ce type doit prouver avant de construire le formulaire.
Types de champs d'un élément
- Texte et champ de texte long, pour des réponses brèves et des notes détaillées
- Nombre, pour des relevés et des quantités
- Case à cocher, confirmation obligatoire
- Liste déroulante et sélection multiple, quand la réponse doit venir d'un ensemble connu
- Fichier, pour téléverser une photo ou la prendre sur place
- Téléphone et e-mail, avec contrôle du format
- Signature, un cadre disponible dans la version web et dans l'application mobile
Où les formulaires se configurent
Les check-lists se trouvent dans les Paramètres des tâches. Créez-en une, nommez-la, ajoutez les éléments avec leurs types de données et, si elle s'applique à tout votre travail, marquez-la comme check-list par défaut pour qu'elle soit jointe automatiquement à chaque nouvelle tâche. Modifier une check-list n'affecte que les nouvelles tâches : les interventions déjà créées conservent leur version ainsi que les réponses transmises. C'est délibéré et c'est ce qui rend l'historique fiable.
Photo et signature comme preuve
Un élément fichier transforme l'appareil du technicien en collecte de preuves, et l'élément signature clôt la visite avec la confirmation du client sur le même écran. Les deux sont enregistrés avec la tâche, d'où les lisent ensuite la facturation et l'historique des interventions. Un litige portant sur un travail réalisé il y a trois mois se règle en ouvrant l'intervention.
Standardiser la façon de travailler
Le second bénéfice est l'homogénéité. Une check-list est une suite structurée d'étapes de vérification : chaque visite du même type suit la même procédure, quelle que soit la personne qui l'exécute. Inspections, contrôles de sécurité, maintenances et remises sont définis de la même manière.
Supprimer et conserver
Une check-list rattachée à une tâche ne peut pas être supprimée ; seules celles qui n'ont jamais servi peuvent l'être. Les tâches existantes conservent leur formulaire et les données transmises. En pratique, la bibliothèque de formulaires s'étoffe de façon délibérée au lieu de perdre des preuves lors d'un nettoyage.
Combien cela coûte
Les formulaires numériques font partie du module de base Tasks, gratuit jusqu'à deux employés sans limite de durée. Au-delà, il coûte 5,00 $ par employé et par mois, soit 20 pour cent de moins en facturation annuelle. Voir la page des tarifs et l'application mobile pour voir à quoi ressemble le remplissage sur place.
Foire aux questions
Qu'est-ce qu'une check-list dans Shifton ?
Un formulaire numérique joint à une tâche et rempli par le technicien pendant l'intervention. Il recueille des données structurées plutôt que des notes libres, si bien que chaque visite du même type revient sous la même forme.
Combien de check-lists puis-je créer ?
Un nombre illimité. Chaque tâche en porte une, il vaut donc la peine de préparer la structure de chaque formulaire avant de le créer.
Quels types de questions un formulaire peut-il contenir ?
Texte, texte long, nombre, case à cocher, liste déroulante, sélection multiple, fichier ou photo, téléphone, e-mail et signature.
Les techniciens peuvent-ils joindre des photos ?
Oui. Un élément fichier permet de téléverser une photo ou de la prendre avec l'appareil pendant la visite, et elle est enregistrée avec la tâche.
Le client peut-il signer sur le téléphone ?
Oui. Un élément signature affiche un cadre de signature dans l'application mobile et dans la version web, et la signature reste jointe à l'intervention.
Où créer et modifier les formulaires ?
Dans les Paramètres des tâches, section check-lists. Créez une check-list, ajoutez les éléments et leurs types de données, et marquez-la comme formulaire par défaut si elle doit être jointe à toutes les nouvelles tâches.
Que deviennent les interventions existantes si je modifie un formulaire ?
Rien. Les modifications ne s'appliquent qu'aux tâches créées après, et les tâches existantes conservent la version reçue ainsi que les réponses déjà transmises.
Puis-je supprimer une check-list ?
Seulement si elle n'a jamais servi. Une check-list déjà jointe à une tâche ne peut pas être supprimée, afin que l'historique reste intact.
Les formulaires numériques sont-ils dans l'offre gratuite ?
Oui. Ils font partie du module de base Tasks, gratuit jusqu'à 2 employés sans limite de durée, puis 5,00 $ par employé et par mois.
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