Logiciel de service froid commercial et contrats
Pannes, entretien planifié et visites réglementaires sur un tableau, avec l'équipement, les relevés et les pièces sur la fiche.
L'arrêt se mesure en marchandise, pas en heures
Le froid est un métier à part parce que le coût d'une panne n'est pas la réparation. Une chambre froide de restaurant ou un meuble de vente en magasin deviennent de la marchandise perdue en quelques heures. C'est pourquoi l'urgence commande et pourquoi le tableau doit dire en quelques secondes qui arrive le plus vite.
Chaque équipement a sa fiche, son historique et son plan
Un client n'est pas un équipement: c'est une chambre froide, deux meubles, une cellule de refroidissement et une machine à glace, chacun avec son fluide, son modèle et ses pannes. Quand l'entretien se tient par équipement et non par adresse, on voit quelle machine mange les heures.
Fluide, relevés et le registre exigé par la réglementation
C'est un métier réglementé. Charges, récupérations, contrôles d'étanchéité et relevés de chaque intervention doivent être consignés par équipement et pouvoir être présentés. Une fiche numérique remplie sur le téléphone produit ce registre sans double saisie au bureau.
Contrats, urgences et la marge qu'on ne voit pas
Un parc de contrats semble rentable jusqu'à ce qu'on compte les sorties de nuit qu'il génère. Avec les heures, les pièces et les déplacements notés par client et par équipement, la reconduction se négocie avec des chiffres plutôt qu'avec une impression.
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L'arrêt se mesure en marchandise, pas en heures
Le service du froid a une particularité: le coût d'une panne n'est pas la réparation. Une chambre froide de restaurant, un meuble réfrigéré de supérette ou un surgélateur de cuisine de production contiennent un stock qui commence à perdre sa valeur dès que la température bouge. Le client qui appelle un samedi à neuf heures du soir ne s'inquiète pas d'un compresseur, il s'inquiète de ce qu'il y a dans la chambre.
Cela change la nature de la décision de répartition. La question n'est pas de savoir qui est libre, mais qui peut arriver le plus vite sur le site avec la compétence pour réparer cette installation, et ce que le bureau est prêt à déplacer pour que ce soit possible.
L'équipement est la fiche
Un supermarché, une cuisine d'hôtel ou un entrepôt frigorifique n'est pas un seul actif. C'est un ensemble de centrales, de condenseurs, de meubles et de chambres, chacun avec son modèle, son fluide frigorigène, son historique et ses habitudes. Enregistrer le travail au niveau du seul site fait perdre tout ce qui est utile. L'enregistrer au niveau de l'équipement donne l'image dont un technicien a besoin avant de partir et la preuve dont un client a besoin quand la troisième réparation sur le même meuble se présente.
L'historique comme argument de remplacement
La conversation la plus difficile en maintenance frigorifique est de dire à un client qu'un équipement doit être remplacé. Elle est convaincante quand elle s'appuie sur les dates, les pannes, les pièces et les quantités de fluide des deux dernières années, et peu convaincante quand elle repose sur le jugement d'un technicien.
Les registres de fluides ne sont pas facultatifs
La manipulation des fluides frigorigènes impose des obligations de tenue de registres, et ces registres se font réclamer au moment le moins commode. Quantités ajoutées ou récupérées, contrôles d'étanchéité, dates et technicien qui a fait le travail: tout cela appartient à l'intervention, au moment où cela se produit.
Renseigné sur un téléphone devant l'installation, le registre est fait une seule fois et se retrouve. Écrit sur un bon d'intervention puis saisi un vendredi, il est fait deux fois, avec moins de précision, et parfois pas du tout.
La maintenance planifiée est ce qui arrête les dépannages
Toute entreprise de froid sait que la maintenance planifiée réduit les pannes, et toute entreprise de froid peine à la protéger, parce que la panne est urgente et la maintenance ne l'est pas. La seule défense fiable est la visibilité: voir, au moment où un technicien est retiré d'une visite d'entretien, de quel équipement il s'agissait et quand elle aura lieu désormais.
La fiche doit être faite devant l'équipement
Chambres froides, locaux techniques, sous-sols et couloirs de service: c'est là que ce travail se fait. Une check-list remplie après coup, dans la camionnette, ressort identique chaque mois quoi qu'on ait trouvé. C'est pire que pas de check-list, parce que cela ressemble à une preuve.
Ce qu'il faut vérifier
Peut-on répartir une panne avec l'historique de l'équipement joint ? La fiche est-elle tenue par équipement plutôt que par site ? Un technicien peut-il terminer une visite, registres de fluides et photos compris, sur un téléphone devant l'équipement ? Peut-on rapporter la couverture de maintenance et le coût des contrats sans tableur ?
Commencer gratuitement
Une entreprise de deux personnes travaille gratuitement sans limite de durée: planification, fiches numériques, application mobile et rapports compris, ce qui suffit pour tester l'approche sur quelques sites.
Les modules payants suivent le besoin, chacun avec un essai gratuit allant jusqu'à 55 jours: inventaire pour les pièces et les fluides, facturation pour les dépannages, contrôle de localisation pour les techniciens qui couvrent une région, portail client pour les clients qui veulent leur propre historique de service.
Les briques sont documentées séparément: gestion des tâches et répartition, historique des interventions, fiches numériques, application mobile, inventaire et rapports. Les tarifs sont sur la page des prix.
Foire aux questions
Peut-on tenir l'entretien par équipement plutôt que par client ?
Oui. Chaque chambre froide, meuble ou machine à glace a sa fiche avec modèle, fluide et son propre intervalle, si bien que les interventions se créent par machine et que l'historique se lit par machine, ce qui révèle celle qui consomme les heures.
Comment sont gérées les urgences ?
Une panne entre sur le tableau comme urgence et va au technicien le plus proche disposant de la bonne certification. Ce qu'elle décale se voit aussitôt, de sorte que le bureau prévient le client concerné avant qu'il n'appelle.
Peut-on consigner les charges de fluide ?
Le fluide chargé et récupéré est noté sur la fiche contre l'équipement, avec les contrôles d'étanchéité. Le registre par site se construit ainsi intervention après intervention au lieu d'être reconstitué avant un contrôle.
Le technicien voit-il l'historique sur place ?
Modèle, fluide, dernières interventions et pièces posées voyagent sur la fiche et s'ouvrent sur le téléphone. Dans une cave de restaurant sans réseau, c'est la différence entre diagnostiquer et revenir un autre jour.
Est-ce adapté à une petite entreprise de froid ?
Les équipes de deux personnes ou moins travaillent gratuitement sans limite de durée: planification, fiches numériques, application mobile et rapports compris. Les modules payants s'ajoutent quand le portefeuille grandit.
Combien coûte le démarrage pour un frigoriste ?
Le plan gratuit couvre jusqu'à deux employés de façon permanente, au-delà le tarif est par employé et par mois. Chaque module payant offre un essai gratuit allant jusqu'à 55 jours.
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