שיבוץ צוות במשרד תיווך ומעקב שעות עבודה
שבוע אחד לסוכנים, לתורנויות הסיורים ולעמדה במשרד, עם שעות שנרשמות בדיוק במקום שבו העבודה באמת מתרחשת.
כסו את המשרד ואת השטח באותו שבוע
יום עבודה במשרד תיווך נחלק בין אנשים שנמצאים בנכסים לבין אנשים שחייבים לשבת בעמדה כשהטלפון מצלצל. תכנון שני הצדדים על אותו שבוע הוא הדרך היחידה לראות אם אחד מהם באמת מאויש.
תעדו שעות גם הרחק מהעמדה
סוכנים עובדים מהנכסים, מהרכב ומהבית. החתמת נוכחות מהטלפון רושמת את השעות במקום שבו הן נצברות, וזו הגרסה היחידה שמחזיקה כשמישהו שואל שלושה שבועות אחר כך על סוף שבוע מסוים.
תכננו סופי שבוע וערבים בכוונה
עבודת נדל"ן קורית כשהלקוחות פנויים, ולכן שעות הערב וסוף השבוע הן גם העמוסות ביותר וגם הקשות ביותר לאייש. התייחסות אליהן כשאלת איוש בפני עצמה ולא כשעות נוספות שומרת על לוח כנה.
ראו לאן באמת הולכות שעות הצוות
משרדי תיווך סופרים נכסים בבלעדיות, סיורים ועסקאות שנסגרו לפרטי פרטים, ואת השעות כמעט לא סופרים. קיבוץ השעות שנרשמו לפי תפקיד ולפי שבוע משלים את החצי החסר של תמונת התפוקה.
התחילו עם התוכנית החינמית
ללא הגבלת זמן. גישה מלאה לתכונות הליבה, שדרגו כשתהיו מוכנים.
שני דברים שנקראים שיבוץ בנדל"ן
הביטוי מתייחס בדרך כלל לתוכנת פגישות: קביעת סיורים בנכס, תיאום כניסה, ולקוח שבוחר לעצמו שעה באתר. את זה עושים אתרי הנכסים ומערכות הלקוחות, ומשרד תיווך שזקוק לזה כבר מחזיק כזו.
המשמעות השנייה היא הצוות. אילו סוכנים עובדים בסוף השבוע הזה, מי יושב בעמדה כששלושה נמצאים בשטח, מי כיסה את סיורי הערב בחודש שעבר וכמה זה עלה. זו שאלה קטנה יותר, ומערכת הלקוחות כמעט אף פעם לא עונה עליה.
העמדה במשרד והשטח
למשרד תיווך יש מתח מבני שמעט עסקים אחרים מכירים. ההכנסה נוצרת מחוץ למשרד ואילו הפניות מגיעות אל המשרד, ולכן הסניף חשוף בדיוק ברגע שבו הוא עמוס ביותר.
תכנון שני החצאים על אותו שבוע הוא מה שהופך את ההתלבטות לגלויה. שלושה סוכנים בנכסים בצהרי יום שלישי הם בשורה טובה אם העמדה מאוישת, ופנייה שהלכה לאיבוד אם היא ריקה.
סוף השבוע הוא העסק עצמו
סיורים בנכסים מתקיימים כשהלקוחות פנויים, ולכן בענף הזה סוף השבוע והערבים אינם שעות נוספות אלא שעות המסחר המרכזיות. התייחסות אליהם כאל תוספת בתחתית הלוח היא הדרך הבטוחה שהם ייפלו על מי שהכי פחות מסוגל לסרב.
שעות שלא עוברות ליד שולחן
רוב אנשי משרד התיווך מבלים חלק גדול מהשבוע הרחק מהמשרד, ואילו מערכות נוכחות מסורתיות מניחות בדיוק את ההפך. מסוף שתלוי על הקיר מתעד דווקא את האנשים שהסיכוי שהם עוסקים בעבודה שמכניסה כסף הוא הנמוך ביותר.
החתמה מהטלפון מתקנת את חוסר ההתאמה. השעות נרשמות במקום שבו העבודה מתבצעת, נשמרות מול המשמרת המתוכננת וזמינות כשמישהו שואל שלושה שבועות אחר כך על יום מסוים. למשרדים שרוצים לקשור את ההחתמה לנקודה, בקרת מקום העבודה קיימת כמודול נפרד בתשלום ולא כברירת מחדל.
הוגנות בשעות שאיש לא רוצה
לכל סניף יש גרסה משלו לאותו חוסר איזון. שני אנשים לוקחים את רוב סופי השבוע כי הם אלה שתמיד מסכימים, וכעבור חצי שנה הם גם השניים ששוקלים לעזוב.
איסוף זמינות מראש והצעת המשמרות הפתוחות לכל מי שמתאים מפזרים את השעות האלה בלי שיחה לא נעימה. הרישום גם סוגר את הוויכוח אם חוסר האיזון אמיתי בכלל, וזה בדרך כלל החצי הרגיש יותר.
סוף השבוע כאן אינו שעות נוספות. סוף השבוע הוא לב השבוע.
כמה סניפים, רשומה אחת
עובדים שמכסים יותר מסניף אחד הם דבר שכיח, ובדרך כלל מזינים אותם פעמיים, מה שהורס גם את תלוש השכר וגם את הדוח הרשתי. רשומה אחת לכל אדם עם משמרות שמקושרות למיקומים פותרת את שניהם.
החצי של התפוקה שאיש לא מודד
משרדי תיווך סופרים בפירוט נכסים בבלעדיות, סיורים, הצעות ועסקאות שנסגרו. את השעות סופרים ברישול, אם בכלל, ולכן השיחה על תפוקה נעשית חד צדדית: אפשר להראות מי הביא תוצאות אבל לא מה נדרש כדי להביא אותן.
שעות לפי אדם ולפי תפקיד, שנקראות מול הפעילות שהמשרד כבר עוקב אחריה, הן מה שסוגר את הפער הזה.
להתחיל בקטן
Shifton חינמי עד 10 אנשים בלי הגבלת זמן, וזה מכסה סניף אחד. בניית הלוח, שעון הנוכחות הבסיסי, האפליקציה בנייד והדוחות כלולים, ומודולים מתווספים אחד אחד החל מ 0,50 דולר לעובד לחודש עם תקופת ניסיון של עד 60 יום.
שאלות נפוצות
האם המערכת קובעת סיורים בנכסים ללקוחות?
לא. Shifton משבץ את הצוות ולא את הפגישות. הוא מתכנן מי עובד, רושם שעות ומטפל בחופשות. פגישות הסיור נשארות במערכת הלקוחות והנכסים שמשרד התיווך כבר עובד איתה.
אפשר לתכנן יחד איוש של המשרד וסוכנים בשטח?
כן. שניהם יושבים על אותו שבוע והתפקידים מפרידים ביניהם, כך שמנהל רואה במבט אחד אם העמדה מאוישת בזמן ששלושה אנשים נמצאים בנכסים.
איך סוכנים מתעדים שעות כשהם לא במשרד?
שעון הנוכחות עובד מהאפליקציה בנייד או מהדפדפן, ולכן השעות נרשמות במקום שבו העבודה מתבצעת. בקרת מקום העבודה, שקושרת את ההחתמה לנקודה מסוימת, קיימת כמודול נפרד בתשלום.
אפשר לחלק בהוגנות את תורנויות סוף השבוע והערב?
העובדים מסמנים מראש את הערבים וסופי השבוע שהם יכולים לקחת, ומשמרות פתוחות מוצעות לכל מי שמתאים ולא למי שענה ראשון. כך השעות שאיש לא אוהב מתפזרות בצורה שווה יותר.
זה מתאים למשרד תיווך עם כמה סניפים?
כן. כל סניף הוא מיקום, ועובד שמכסה יותר מסניף אחד נשאר רשומה אחת במערכת. את הדוחות אפשר לקרוא לפי סניף או על פני כל הרשת.
האם המסלול החינמי מספיק למשרד תיווך קטן?
Shifton חינמי עד 10 אנשים בלי הגבלת זמן, וזה מכסה סניף אחד יחד עם בניית הלוח, שעון הנוכחות הבסיסי, האפליקציה בנייד והדוחות. מודולים בתשלום מתחילים ב 0,50 דולר לעובד לחודש עם תקופת ניסיון של עד 60 יום.
רכזו את שבוע הסניף על לוח אחד
חינם עד 10 אנשים, המשרד והשטח על אותו לוח משמרות, החתמה מכל מקום ושעות שאפשר לייצא.