Einsatzplanung und Zeiterfassung für Immobilienbüros
Eine Woche für Makler, Besichtigungsabdeckung und den Schreibtisch, mit Stunden, die dort erfasst werden, wo die Arbeit tatsächlich stattfindet.
Büro und Außendienst in einer Woche abdecken
Ein Bürotag teilt sich zwischen Leuten, die bei Objekten unterwegs sind, und Leuten, die am Schreibtisch sein müssen, wenn das Telefon klingelt. Beides in derselben Woche zu planen ist der einzige Weg zu sehen, ob eines von beidem tatsächlich besetzt ist.
Stunden abseits des Schreibtischs erfassen
Makler arbeiten von Objekten aus, aus dem Auto und von zu Hause. Das Stempeln vom Telefon erfasst die Stunden dort, wo sie anfallen, und das ist die einzige Fassung, die eine Frage zu einem Samstag drei Wochen später übersteht.
Wochenenden und Abende bewusst planen
Immobilienarbeit passiert, wenn Kundinnen und Kunden frei haben, also sind Abende und Samstage die vollsten und die am schwersten zu besetzenden Zeiten. Sie als eigene Besetzungsfrage statt als Überstunden zu behandeln hält den Plan ehrlich.
Sehen, wohin die Teamstunden tatsächlich gehen
Büros messen Objekte, Besichtigungen und Abschlüsse genau und Stunden kaum. Erfasste Stunden nach Rolle und Woche zu gruppieren liefert die andere Hälfte des Produktivitätsbildes.
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Zwei Dinge, die Immobilienplanung heißen
Der Begriff meint meist Terminsoftware: Besichtigungen buchen, Zugänge koordinieren, Interessenten online einen Termin wählen lassen. Das erledigen Portale und CRM-Systeme, und ein Büro, das das braucht, hat längst eines.
Die andere Bedeutung ist das Team. Welche Makler arbeiten diesen Samstag, wer sitzt am Schreibtisch, während drei Leute draußen sind, wer hat letzten Monat die Abendbesichtigungen abgedeckt und was hat das gekostet. Das ist die kleinere Frage, und das CRM beantwortet sie fast nie.
Der Schreibtisch und der Außendienst
Ein Immobilienbüro hat eine strukturelle Spannung, die wenige andere Betriebe teilen. Der Umsatz entsteht außerhalb des Büros, und die Anfragen kommen hinein, das Büro ist also genau dann am verwundbarsten, wenn es am meisten zu tun hat.
Beide Hälften in derselben Woche zu planen macht die Abwägung sichtbar. Drei Makler an einem Dienstagnachmittag bei Objekten sind eine gute Nachricht, wenn der Empfang besetzt ist, und eine verlorene Anfrage, wenn nicht.
Das Wochenende ist das Geschäft
Besichtigungen passieren, wenn Kundinnen und Kunden frei haben, Samstage und Abende sind in dieser Branche also keine Überstunden, sondern die Kernzeiten. Sie unten am Plan als Nachgedanken zu behandeln ist der Weg, auf dem sie von denen besetzt werden, die am wenigsten ablehnen können.
Stunden, die nicht am Schreibtisch entstehen
Die meisten Bürokräfte verbringen einen großen Teil der Woche außerhalb des Büros, und klassische Anwesenheitssysteme setzen das Gegenteil voraus. Ein Terminal an der Wand erfasst genau die Leute, bei denen Umsatzarbeit am unwahrscheinlichsten war.
Das Stempeln vom Telefon behebt diesen Bruch. Stunden werden dort erfasst, wo die Arbeit stattfindet, neben der geplanten Schicht gehalten und stehen bereit, wenn jemand drei Wochen später nach einem bestimmten Samstag fragt. Für Büros, die das Stempeln an einen Ort binden müssen, existiert die Arbeitsortkontrolle als separates Bezahlmodul statt als Voreinstellung.
Fairness bei den unbeliebten Zeiten
Jedes Büro hat seine Version derselben Schieflage. Zwei Leute machen die meisten Samstage, weil sie diejenigen sind, die ja sagen, und nach einem halben Jahr sind sie die beiden, die über einen Wechsel nachdenken.
Verfügbarkeit vorab einzusammeln und offene Schichten allen Berechtigten anzubieten verteilt diese Stunden ohne ein Gespräch. Der Nachweis klärt außerdem die Frage, ob die Schieflage real ist, und das ist meist die strittigere Hälfte.
Der Samstag sind hier keine Überstunden. Er ist die Woche.
Mehrere Standorte, ein Datensatz
Wer mehr als einen Standort abdeckt, ist üblich und wird meist zweimal angelegt, was Abrechnung und Gruppenbericht gleichzeitig kaputt macht. Ein Datensatz je Person mit Schichten an Standorten löst beides.
Die Hälfte der Produktivität, die niemand misst
Büros zählen Objekte, Besichtigungen, Angebote und Abschlüsse im Detail. Stunden werden lose oder gar nicht gezählt, was das Produktivitätsgespräch einseitig macht: Es kann zeigen, wer Ergebnisse geliefert hat, aber nicht, was es gekostet hat, sie zu liefern.
Stunden pro Person und pro Rolle, gelesen gegen die Aktivität, die das Büro ohnehin erfasst, ist das, was diese Lücke schließt.
Klein anfangen
Shifton ist bis 10 Personen kostenlos, ohne Zeitlimit, und das deckt einen einzelnen Standort ab. Planung, Basiszeiterfassung, mobile App und Berichte sind enthalten, und Module kommen einzeln ab 0,50 Dollar pro Mitarbeiter und Monat mit einer Testphase von bis zu 60 Tagen dazu.
Häufig gestellte Fragen
Bucht das Besichtigungstermine?
Nein. Shifton plant das Team, nicht die Termine. Es plant, wer arbeitet, erfasst Stunden und regelt Abwesenheiten. Besichtigungstermine bleiben im CRM oder Portal, das das Büro ohnehin nutzt.
Kann ich Büroabdeckung und Außendienst zusammen planen?
Ja. Beide sitzen in derselben Woche, wobei Rollen sie auseinanderhalten, die Leitung sieht also auf einen Blick, ob der Schreibtisch besetzt ist, während drei Leute bei Objekten sind.
Wie erfassen Makler Stunden, wenn sie nicht im Büro sind?
Die Zeiterfassung läuft über die mobile App oder einen Browser, die Stunden werden also dort erfasst, wo die Arbeit stattfindet. Die Arbeitsortkontrolle, die das Stempeln an einen Ort bindet, gibt es als separates Bezahlmodul.
Können wir Samstage und Abende fair verteilen?
Die Leute markieren vor dem Bauen des Plans die Abende und Wochenenden, an denen sie können, und offene Schichten werden allen Berechtigten angeboten statt demjenigen, der zuerst antwortet, was die unbeliebten Zeiten gleichmäßiger verteilt.
Funktioniert es für ein Büro mit mehreren Standorten?
Ja. Jeder Standort ist eine Location, und wer mehr als einen abdeckt, behält einen einzigen Datensatz. Berichte lesen sich je Standort oder über die Gruppe.
Gibt es einen Gratistarif für ein einzelnes Büro?
Bis 10 Personen kostet Shifton nichts und läuft ohne Zeitlimit, was für ein einzelnes Büro reicht: Dienstplan, Basiszeiterfassung, mobile App und Berichte. Bezahlmodule kommen ab 0,50 Dollar pro Mitarbeiter und Monat dazu, jedes mit bis zu 60 Tagen zum Testen.
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