ตารางกะทีมงานเอเจนซีอสังหาริมทรัพย์และการบันทึกชั่วโมงทำงาน

คำว่าจัดตารางในวงการอสังหาริมทรัพย์มีสองความหมาย

โดยทั่วไปคำนี้หมายถึงซอฟต์แวร์นัดหมาย คือการจองรอบพาชมทรัพย์ การนัดเปิดบ้าน และการให้ผู้ซื้อเลือกช่วงเวลาเองทางออนไลน์ เว็บประกาศทรัพย์และระบบลูกค้าทำหน้าที่นั้นอยู่แล้ว และเอเจนซีที่ต้องใช้ก็มักมีอยู่ในมือแล้ว

อีกความหมายหนึ่งคือทีมงาน เสาร์นี้เอเจนต์คนไหนเข้างาน ใครเฝ้าเคาน์เตอร์ตอนที่อีกสามคนออกไปข้างนอก เดือนที่แล้วใครรับรอบพาชมตอนเย็น และต้นทุนของเรื่องนั้นเท่าไร คำถามชุดนี้เล็กกว่า และแทบไม่เคยได้คำตอบจากระบบลูกค้า

เคาน์เตอร์กับงานภาคสนาม

เอเจนซีมีความตึงเชิงโครงสร้างที่ธุรกิจอื่นไม่ค่อยเจอ รายได้เกิดขึ้นนอกสำนักงาน แต่ลูกค้าที่สนใจโทรเข้ามาที่สำนักงาน สาขาจึงอ่อนแอที่สุดในจังหวะที่ยุ่งที่สุดพอดี

การวางแผนทั้งสองครึ่งบนสัปดาห์เดียวกันคือสิ่งที่ทำให้เห็นการแลกกัน เอเจนต์สามคนออกไปดูทรัพย์บ่ายวันอังคารคือข่าวดี ถ้าหน้าเคาน์เตอร์มีคนอยู่ และคือลูกค้าที่หลุดมือ ถ้าไม่มี

วันหยุดสุดสัปดาห์คือตัวธุรกิจเอง

การพาชมทรัพย์เกิดขึ้นตอนที่ลูกค้าว่าง วันเสาร์และช่วงเย็นในธุรกิจนี้จึงไม่ใช่งานล่วงเวลา แต่คือเวลาทำการหลัก การผลักมันไว้ท้ายตารางเหมือนเรื่องรองคือเหตุผลที่มันมักตกอยู่กับคนที่ปฏิเสธได้ยากที่สุด

ชั่วโมงที่ไม่ได้ใช้ไปกับการนั่งโต๊ะ

พนักงานเอเจนซีส่วนใหญ่ใช้เวลาส่วนใหญ่ของสัปดาห์อยู่นอกสำนักงาน ขณะที่ระบบบันทึกเวลาแบบเดิมตั้งสมมติฐานตรงกันข้าม เครื่องที่ติดอยู่บนผนังจึงบันทึกได้แต่คนที่มีโอกาสน้อยที่สุดที่จะกำลังทำงานสร้างรายได้

การลงเวลาผ่านมือถือแก้ความไม่เข้ากันนี้ ชั่วโมงถูกบันทึกตรงที่งานเกิดขึ้น วางคู่กับกะที่วางแผนไว้ และพร้อมใช้เมื่อมีคนถามถึงวันเสาร์วันหนึ่งในอีกสามสัปดาห์ถัดมา สำหรับเอเจนซีที่ต้องการผูกการลงเวลาไว้กับพิกัด การควบคุมสถานที่ทำงานมีให้ในรูปโมดูลเสียเงินแยก ไม่ได้เปิดมาเป็นค่าเริ่มต้น

ความเป็นธรรมในช่วงเวลาที่ไม่มีใครอยากรับ

ทุกสาขามีความไม่สมดุลแบบเดียวกันในเวอร์ชันของตัวเอง คนสองคนรับวันเสาร์เกือบทั้งหมดเพราะเป็นคนที่ตอบตกลงเสมอ และอีกหกเดือนถัดมาคนสองคนนั้นก็คือคนที่กำลังคิดจะลาออก

การเก็บความพร้อมรับกะไว้ล่วงหน้าและเสนอกะที่ว่างให้ทุกคนที่รับได้ ช่วยกระจายชั่วโมงเหล่านั้นโดยไม่ต้องมีบทสนทนาที่อึดอัด บันทึกยังปิดข้อถกเถียงว่าความไม่สมดุลนั้นมีจริงหรือไม่ ซึ่งมักเป็นครึ่งที่ร้อนแรงกว่า

วันเสาร์ที่นี่ไม่ใช่งานล่วงเวลา วันเสาร์คือหัวใจของสัปดาห์

หลายสาขา ประวัติเดียว

พนักงานที่วิ่งมากกว่าหนึ่งสาขาเป็นเรื่องปกติ และมักถูกบันทึกซ้ำสองครั้ง ซึ่งทำให้ทั้งสลิปเงินเดือนและรายงานรวมของกลุ่มเพี้ยน การมีประวัติเดียวต่อคนแล้วผูกกะไว้กับสถานที่แก้ได้ทั้งสองเรื่อง

ครึ่งหนึ่งของผลิตภาพที่ไม่มีใครวัด

เอเจนซีนับจำนวนทรัพย์ที่รับฝาก รอบพาชม ข้อเสนอซื้อ และดีลที่ปิดได้อย่างละเอียด ส่วนชั่วโมงทำงานนับกันหลวม ๆ หรือไม่นับเลย บทสนทนาเรื่องผลิตภาพจึงมีด้านเดียว คือบอกได้ว่าใครทำผลงาน แต่บอกไม่ได้ว่าต้องใช้อะไรไปเท่าไรจึงได้ผลงานนั้น

ชั่วโมงรายคนและรายบทบาท อ่านคู่กับตัวเลขกิจกรรมที่เอเจนซีติดตามอยู่แล้ว คือสิ่งที่ปิดช่องว่างนั้น

เริ่มจากเล็กก่อน

Shifton ใช้ฟรีได้ถึง 10 คนโดยไม่จำกัดเวลา ซึ่งครอบคลุมหนึ่งสาขา การจัดตาราง ระบบลงเวลาพื้นฐาน แอปมือถือ และการออกรายงานรวมอยู่ในแพ็กเกจฟรี ส่วนโมดูลค่อยเพิ่มทีละตัวเริ่มต้นที่ 0,50 ดอลลาร์ต่อพนักงานหนึ่งคนต่อเดือน พร้อมช่วงทดลองใช้นานถึง 60 วัน