Kiinteistönvälitystiimin työvuorot ja tuntikirjaus
Yksi viikko välittäjille, esittelyvuoroille ja toimiston työpisteelle, ja tunnit kirjautuvat sinne, missä työ oikeasti tehdään.
Kata toimisto ja kenttä samalla viikolla
Välitystoimiston päivä jakautuu niihin, jotka ovat kohteilla, ja niihin, joiden on oltava työpisteellä silloin kun puhelin soi. Molempien suunnittelu samalle viikolle on ainoa tapa nähdä, onko kumpikaan puoli oikeasti katettu.
Kirjaa tunnit, jotka tehdään työpisteen ulkopuolella
Välittäjät työskentelevät kohteilta, autosta ja kotoa. Puhelimesta tehty leimaus kirjaa tunnit sinne, missä ne syntyvät, ja se on ainoa versio, joka kestää kysymyksen tietystä lauantaista kolme viikkoa myöhemmin.
Suunnittele viikonloput ja illat tarkoituksella
Kohdetyö tapahtuu silloin kun asiakkailla on vapaata, joten illat ja lauantait ovat kuormitetuimmat ja vaikeimmin täytettävät ajat. Kun ne käsitellään omana kattavuuskysymyksenään eikä ylityönä, lista pysyy rehellisenä.
Näe, minne tiimin tunnit oikeasti menevät
Toimistot laskevat toimeksiannot, esittelyt ja päätetyt kaupat tarkasti ja tunnit tuskin lainkaan. Kirjattujen tuntien ryhmittely roolin ja viikon mukaan antaa tuottavuuskuvan toisen puolen.
Aloita ilmaisella suunnitelmalla
Ei aikarajaa. Saat täyden pääsyn ydintoimintoihin ja päivität kun olet valmis.
Kahta eri asiaa kutsutaan kiinteistöalan suunnitteluksi
Yleensä sillä tarkoitetaan ajanvarausohjelmistoa: esittelyjen varaamista, kohteeseen pääsyn sopimista, vapaan ajan valintaa verkossa ostajan toimesta. Tästä huolehtivat portaalit ja asiakasjärjestelmät, ja toimistolla, joka sitä tarvitsee, sellainen jo on.
Toinen merkitys on tiimi. Ketkä välittäjät ovat töissä tänä lauantaina, kuka on työpisteellä kun kolme ihmistä on ulkona, kuka hoiti iltaesittelyt viime kuussa ja mitä se maksoi. Tämä on pienempi kysymys, eikä asiakasjärjestelmä vastaa siihen juuri koskaan.
Työpiste ja kenttä
Välitystoimistossa on rakenteellinen jännite, jota harva muu ala tuntee. Liikevaihto syntyy toimiston ulkopuolella ja yhteydenotot tulevat sisään, joten toimipiste on haavoittuvimmillaan juuri silloin kun sillä on kiireisintä.
Molempien puoliskojen suunnittelu samalle viikolle tekee tämän vaihtokaupan näkyväksi. Kolme välittäjää kohteilla tiistai-iltapäivänä on hyvä uutinen, jos vastaanotto on miehitetty, ja menetetty yhteydenotto, jos ei ole.
Viikonloppu on itse liiketoiminta
Esittelyt pidetään silloin kun asiakkailla on vapaata, joten lauantait ja illat eivät ole tällä alalla ylityötä vaan varsinaista aukioloaikaa. Kun ne kirjataan listan loppuun jälkiajatuksena, ne päätyvät niille, joiden on vaikeinta kieltäytyä.
Tunnit, jotka eivät kerry työpöydän ääressä
Suurin osa toimiston väestä viettää ison osan viikosta muualla, ja perinteiset läsnäolojärjestelmät olettavat päinvastaista. Seinällä oleva päätelaite kirjaa juuri ne ihmiset, joiden kohdalla tuottavan työn tekeminen oli epätodennäköisintä.
Puhelimesta tehty leimaus korjaa tämän ristiriidan. Tunnit kirjautuvat sinne missä työ tehdään, ne säilyvät suunnitellun vuoron rinnalla ja ovat käsillä, kun joku kysyy kolme viikkoa myöhemmin tietystä lauantaista. Toimistoille, joiden on sidottava leimaus paikkaan, työpaikan sijainnin valvonta on olemassa erillisenä maksullisena moduulina eikä oletuksena.
Reiluus epäsuosituissa vuoroissa
Jokaisella toimipisteellä on oma versionsa samasta epätasapainosta. Kaksi ihmistä tekee suurimman osan lauantaista, koska juuri he sanovat kyllä, ja puolen vuoden päästä juuri he kaksi harkitsevat lähtöä.
Käytettävyyden kerääminen etukäteen ja avointen vuorojen tarjoaminen kaikille kelpaaville jakaa nuo tunnit ilman yhtäkään keskustelua. Kirjaus myös päättää väittelyn siitä, onko epätasapaino todellinen, ja se on yleensä se tulisempi puolisko.
Lauantai ei ole täällä ylityötä. Lauantai on se viikko.
Useita toimipisteitä, yksi tietue
Useampaa toimipistettä kattavat ihmiset ovat tavallisia ja heidät syötetään yleensä kahdesti, mikä rikkoo kerralla sekä palkkalaskelman että ketjun raportin. Yksi tietue henkilöä kohden, vuorot sidottuina sijainteihin, ratkaisee molemmat.
Se tuottavuuden puolisko, jota kukaan ei mittaa
Toimistot laskevat toimeksiannot, esittelyt, tarjoukset ja kaupat yksityiskohtaisesti. Tunnit lasketaan väljästi, jos lainkaan, mikä tekee tuottavuuskeskustelusta yksipuolisen: se näyttää kuka tuotti tuloksen mutta ei sitä, mitä sen tuottaminen vaati.
Tunnit henkilöittäin ja rooleittain, luettuna sen toiminnan rinnalla jota toimisto jo seuraa, on juuri se mikä tämän aukon sulkee.
Mistä aloittaa pienesti
Shifton on ilmainen 10 henkilöön asti ilman aikarajaa, mikä kattaa yhden toimipisteen. Vuorolista, perustason työajan kirjaus, mobiilisovellus ja raportointi sisältyvät, ja moduuleja lisätään yksi kerrallaan 0,50 dollarista työntekijää kohden kuukaudessa, kokeilujakso jopa 60 päivää.
Usein kysytyt kysymykset
Varaako Shifton kohde-esittelyjä?
Ei. Shifton suunnittelee tiimin eikä tapaamisia. Se määrittää kuka on töissä, kirjaa tunnit ja hoitaa poissaolot. Esittelyaikojen paikka on siinä asiakasjärjestelmässä tai portaalissa, jota toimisto jo käyttää.
Voiko toimiston miehityksen ja kentällä olevat välittäjät suunnitella yhdessä?
Kyllä. Molemmat ovat samalla viikolla ja roolit pitävät ne erillään, joten esihenkilö näkee yhdellä silmäyksellä, onko työpiste katettu silloin kun kolme ihmistä on kohteilla.
Miten välittäjät kirjaavat tunnit, kun he eivät ole toimistolla?
Työajan kirjaus toimii mobiilisovelluksesta tai selaimesta, joten tunnit tallentuvat sinne missä työ tehdään. Työpaikan sijainnin valvonta, joka sitoo leimauksen tiettyyn osoitteeseen, on saatavilla erillisenä maksullisena moduulina.
Voiko lauantait ja illat jakaa reilusti?
Väki merkitsee ennen listan tekoa illat ja viikonloput, jolloin he voivat tehdä töitä, ja avoimet vuorot tarjotaan kaikille kelpaaville eikä sille joka vastaa ensimmäisenä, mikä jakaa epäsuositut ajat tasaisemmin.
Toimiiko tämä usean toimipisteen välitysliikkeessä?
Kyllä. Jokainen toimipiste on sijainti, ja useampaa kattava henkilö pysyy yhtenä tietueena. Raportit luetaan toimipisteittäin tai koko ketjun tasolla.
Kuinka monelle ilmainen taso riittää pienessä välitystoimistossa?
Shifton on ilmainen 10 henkilöön asti ilman aikarajaa, ja se riittää yhdelle toimipisteelle. Vuorolista, perustason työajan kirjaus, mobiilisovellus ja raportit ovat mukana, ja maksulliset moduulit alkavat 0,50 dollarista työntekijää kohden kuukaudessa, kokeilujakso jopa 60 päivää.
Kokoa toimipisteen viikko yhdelle taululle
Ilmainen 10 henkilöön asti, toimisto ja kenttä samalla listalla, leimaus mistä tahansa ja tunnit, jotka voi viedä ulos.