Planning et suivi du temps pour les agences immobilières
Une semaine pour les négociateurs, la couverture des visites et l'accueil, avec les heures relevées là où le travail se déroule vraiment.
Couvrir l'agence et le terrain sur une même semaine
La journée d'une agence se partage entre ceux qui sont dehors sur des biens et ceux qui doivent être au bureau quand le téléphone sonne. Planifier les deux sur la même semaine est le seul moyen de voir si l'un ou l'autre est réellement couvert.
Relever les heures loin du bureau
Les négociateurs travaillent depuis les biens, depuis la voiture et depuis chez eux. Pointer avec un téléphone relève les heures là où elles se produisent, et c'est la seule version qui survit à une question sur un samedi posée trois semaines plus tard.
Planifier week-ends et soirées volontairement
L'activité immobilière a lieu quand les clients sont libres, ce qui fait des soirées et des samedis les créneaux les plus chargés et les plus difficiles à couvrir. Les traiter comme une question de couverture à part entière plutôt que comme des heures supplémentaires garde le planning honnête.
Voir où passent réellement les heures de l'équipe
Les agences comptent les mandats, les visites et les signatures avec précision, et les heures presque pas. Regrouper les heures relevées par poste et par semaine fournit l'autre moitié de l'image de productivité.
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Deux choses appelées planification immobilière
L'expression désigne d'ordinaire un logiciel de rendez-vous : réserver des visites, coordonner les accès, laisser un acquéreur choisir un créneau en ligne. Les portails et les CRM s'en chargent, et une agence qui en a besoin en possède déjà un.
L'autre sens, c'est l'équipe. Quels négociateurs travaillent ce samedi, qui tient l'accueil pendant que trois personnes sont dehors, qui a couvert les visites du soir le mois dernier et ce que cela a coûté. C'est une question plus petite et le CRM n'y répond presque jamais.
L'accueil et le terrain
Une agence a une tension structurelle que peu d'autres métiers partagent. Le chiffre se génère hors du bureau et les demandes y arrivent, ce qui veut dire que l'agence est la plus vulnérable exactement au moment où elle est la plus occupée.
Planifier les deux moitiés sur la même semaine est ce qui rend l'arbitrage visible. Trois négociateurs en visite un mardi après-midi, c'est une bonne nouvelle si l'accueil est tenu, et une demande perdue s'il ne l'est pas.
Le week-end est le métier
Les visites ont lieu quand les clients sont libres, donc samedis et soirées ne sont pas des heures supplémentaires dans ce secteur, ce sont les heures d'activité principales. Les traiter comme une pensée après coup au bas d'un planning, c'est ainsi qu'ils finissent tenus par celui qui a le moins la possibilité de refuser.
Des heures qui ne se passent pas à un bureau
La plupart des salariés d'agence passent une grande partie de la semaine hors du bureau, et les systèmes de présence classiques supposent le contraire. Une borne au mur enregistre précisément les gens dont il était le moins probable qu'ils produisent du chiffre.
Le pointage depuis un téléphone corrige ce décalage. Les heures sont relevées là où le travail se fait, tenues face au service prévu, et disponibles quand quelqu'un pose une question sur un samedi précis trois semaines plus tard. Pour les agences qui doivent lier le pointage à un lieu, le contrôle du lieu de travail existe en module payant distinct plutôt qu'en réglage par défaut.
L'équité sur les créneaux impopulaires
Chaque agence a sa version du même déséquilibre. Deux personnes font la plupart des samedis parce que ce sont celles qui disent oui, et six mois plus tard ce sont les deux personnes qui pensent à partir.
Recueillir les disponibilités à l'avance et proposer les services ouverts à tous ceux qui y ont droit répartit ces heures sans conversation. Le relevé règle en outre la discussion sur la réalité du déséquilibre, qui est en général la moitié la plus disputée.
Le samedi n'est pas de l'heure supplémentaire ici. C'est la semaine.
Plusieurs agences, une seule fiche
Les salariés qui couvrent plus d'un point de vente sont fréquents et se retrouvent en général saisis deux fois, ce qui casse à la fois le bulletin et le rapport de groupe. Une fiche par personne avec des services rattachés aux sites règle les deux.
La moitié de la productivité que personne ne mesure
Les agences comptent les mandats, les visites, les offres et les signatures en détail. Les heures sont comptées vaguement ou pas du tout, ce qui rend la conversation sur la productivité bancale : elle montre qui a produit des résultats mais pas ce qu'il a fallu pour les produire.
Les heures par personne et par poste, lues face à l'activité que l'agence suit déjà, comblent cet écart.
Commencer petit
Shifton est gratuit jusqu'à 10 personnes sans limite de durée, ce qui couvre une agence unique. La planification, le pointage de base, l'application mobile et les rapports sont inclus, et les modules s'ajoutent un par un à partir de 0,50 dollar par employé et par mois avec un essai pouvant aller jusqu'à 60 jours.
Foire aux questions
Est-ce que cela réserve les visites de biens ?
Non. Shifton planifie l'équipe, pas les rendez-vous. Il organise qui travaille, relève les heures et gère les congés. Les visites restent dans le CRM ou le portail que l'agence utilise déjà.
Puis-je planifier ensemble la permanence et les négociateurs sur le terrain ?
Oui. Les deux sont sur la même semaine, les postes les gardant distincts, donc la direction voit d'un coup d'œil si l'accueil est couvert pendant que trois personnes sont sur des biens.
Comment les négociateurs relèvent-ils leurs heures hors de l'agence ?
Le pointage fonctionne depuis l'application mobile ou un navigateur, donc les heures sont relevées là où le travail se produit. Le contrôle du lieu de travail, qui lie le pointage à un endroit, est disponible en module payant distinct.
Peut-on répartir équitablement les samedis et les soirées ?
Les salariés marquent les soirées et les week-ends où ils peuvent travailler avant la construction du planning, et les services ouverts sont proposés à tous ceux qui y ont droit plutôt qu'à celui qui répond le premier, ce qui répartit les créneaux impopulaires plus équitablement.
Est-ce que cela fonctionne pour une agence à plusieurs points de vente ?
Oui. Chaque agence est un site, et les salariés qui en couvrent plusieurs gardent une fiche unique. Les rapports se lisent par site ou sur le groupe.
Existe-t-il une offre gratuite pour une seule agence ?
Jusqu'à 10 personnes Shifton ne coûte rien et n'a pas de date limite, ce qui suffit à une seule agence : le planning, le pointage de base, l'application mobile et les rapports. Les modules payants s'ajoutent à partir de 0,50 dollar par salarié et par mois, chacun avec jusqu'à 60 jours d'essai.
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