שיבוץ צוותים באירועים: הקמה, יום האירוע ופירוק

מה זה שיבוץ צוותים באירועים

תוכנה לאירועים מתכוונת בדרך כלל לאחד משני דברים, והם פותרים בעיות הפוכות. מערכות לניהול אירועים מטפלות באירוע כמוצר: הרשמה, כרטוס, משתתפים, נותני חסות והאפליקציה שהקהל מוריד. שיבוץ צוותים מטפל באנשים שגורמים לאירוע לקרות: צוות טכני, סדרנים, טכנאים, אנשי אירוח ומתנדבים.

מנהל ההפקה צריך את השני. מספרי ההרשמה לא אומרים אם לצוות הפירוק בלילה יש מספיק אנשים, ולפלטפורמת הכרטוסים אין שום דעה על כך שארבעה מהם כבר עברו יום הקמה של ארבע עשרה שעות.

אירוע אחד הוא שלוש בעיות כוח אדם שונות

הקמה, אירוע ופירוק נראים כשלושה שלבים של אותה עבודה ומתנהגים כשלוש עבודות נפרדות. ההקמה רצה ימים ארוכים עם צוות קטן ומקצועי. יום האירוע דורש את מספר האנשים הגדול ביותר בחלון זמן קבוע, עם תפקידים שכמעט אינם חופפים. הפירוק קורה מאוחר, מהר, ולרוב עם אנשים שנמצאים במתחם מהבוקר.

תכנון של שלושתם כגוש אחד מוביל לכשל המוכר: צוות פירוק של אנשים גמורים, כי אף אחד לא בדק מי כבר עבד. תכנון של השלבים כפרויקטים נפרדים חושף את החפיפה, ומאפשר למדוד אחר כך את העלות של כל שלב.

מתנדבים אינם עובדים, והסידור צריך לדעת את זה

שעות של מתנדבים אינן שעות שכר, אבל הן עדיין כיסוי בשטח, ותוכנית שמשאירה אותם בחוץ אינה תוכנית. שמירה של המתנדבים כתפקיד נפרד נותנת למנהל ההפקה את מספר האנשים האמיתי, בזמן שקובץ הייצוא לשכר נשאר נקי.

הקמה, אירוע, פירוק. שלוש בעיות כוח אדם שנושאות שם אחד.

יום האירוע הוא תפעול חי

ברגע שהשערים נפתחים, הסידור הופך לעמדת פתיחה ולא לתוכנית. תור נבנה בכניסה הלא נכונה, ספק מאחר בשעה, החלפת במה נמשכת יותר מדי, והצוות ששובץ לסדר את האולם עומד במקום אחר. העבודה בין פתיחת השערים לירידת המסך היא להזיז אנשים ולהודיע להם.

בגלל זה החתמת הנוכחות חשובה כאן יותר מאשר ברוב הענפים. לדעת מי באמת הגיע, ולא מי שובץ, זה ההבדל בין העברה שמבוססת על מספר אמיתי לבין העברה שמבוססת על משאלה. אישור הקריאה סוגר את החצי השני: על שינוי שפורסם בארבע ידוע שמישהו פתח אותו.

כמה מתחמים, לוח אחד

לפסטיבלים עם כמה במות ולחברות שמפיקות שלושה אירועים בסוף שבוע אחד יש אותה דרישה. הכול על לוח אחד, עם סינון עד אתר יחיד, כדי שמי שמחזיק את התמונה המלאה ימשיך לראות אותה.

שעות שנרשמות ביושר בימים ארוכים

ימי אירוע שוברים את ההנחות שמובנות ברישום נוכחות רגיל. ארבע עשרה שעות זה נורמלי בהקמה. הפסקות נלקחות כשהעבודה מאפשרת ולא לפי לוח. מי ששובץ לשמונה שעות נשאר שתים עשרה כי המשאית איחרה.

רישום של שעת ההתחלה והסיום בפועל לצד המשמרת המתוכננת, עם הפסקות שנרשמות בנפרד, משאיר את כל זה ברישום ולא בזיכרון של מישהו. זה גם מה שמאפשר לענות על שאלת העייפות כשמתכננים לשבץ את אותו צוות לפירוק.

ההתחשבנות שאף אחד לא אוהב

תקציבי אירועים נשפטים בדיעבד, בדרך כלל מול אומדן שנכתב שבועות קודם על ידי מישהו אופטימי. עלות כוח האדם היא השורה שזזה הכי הרבה, והכי קשה לפרק אותה כשהחשבוניות מגיעות כסכומים כוללים.

קיבוץ השעות לפי שלב ולפי תפקיד הופך את הסכום הזה להסבר. ההקמה נמשכה יומיים יותר מהמתוכנן. מערך הסדרנים היה עודף בשבת וחסר ביום ראשון. שני הדברים שימושיים לאירוע הבא, ואף אחד מהם לא נראה ממספר עלות יחיד.

חברות כוח אדם, צוות פנימי והתערובת

כוח האדם באירוע כמעט לעולם לא מגיע ממקום אחד. לחברת הפקה יש צוות ליבה והיא מזמינה פרילנסרים. למתחם יש עובדים קבועים והוא מזמין חברת כוח אדם ללילות הגדולים. פסטיבל רץ על ליבה קטנה, מערך מתנדבים גדול וכמה ספקים שמביאים את האנשים שלהם.

שמירה של הקבוצות האלה כמחלקות נפרדות בסידור אחד משמרת את שני הדברים החשובים: מנהל ההפקה רואה את כל המתחם, וקובץ השכר מכיל רק את האנשים שהחברה משלמת להם. הספקים נשארים גלויים לצורך תיאום בלי שהשעות שלהם ייכנסו לחישוב השכר של מישהו.

אירועים חוזרים

מתחמים ומפיקים מריצים גרסאות של אותו ערב שוב ושוב. שמירה של סידור שעבד כתבנית והחלה שלו קדימה מוחקת את רוב עבודת ההקמה בפעם הבאה, וגם מאפשרת השוואה: אותו אירוע, אותם תפקידים, יותר שעות או פחות מאשר בפעם הקודמת.

מאיפה מתחילים

Shifton חינם עד 10 אנשים בלי הגבלת זמן, וזה מכסה חברת הפקה קטנה או אירוע חוזר אחד. השיבוץ, האפליקציה בנייד, שעון הנוכחות הבסיסי והדוחות כלולים בתוכנית החינמית. מודולים נוספים אחד אחד החל מ 0,50 דולר לעובד לחודש, לכל אחד תקופת ניסיון של עד 60 יום.