Markkinoinnin resurssienhallinnan ohjelmisto tiimin kapasiteetille

Markkinoinnin kapasiteetti arvioidaan lähes aina yläkanttiin. Paperilla yhdeksän hengen tiimillä on neljäkymmentäviisi työpäivää kuukaudessa, ja käytännössä suuri osa siitä on jo sidottu raportointiin, hyväksyntöihin, rekrytointiin, lomiin ja siihen kampanjaan, joka venyi. Markkinoinnin resurssienhallinnan ohjelmisto on tärkeä juuri siksi, että nimellisen henkilömäärän ja käyttökelpoisten tuntien väliin deadlinet katoavat hiljaisesti.

Toinen ongelma on näkyvyys. Markkinoinnin työ on pitkälti näkymätöntä siihen asti, kun se julkaistaan, mikä tekee perustellun kieltäytymisen hyvin vaikeaksi. Pyyntö yhdestä lisämateriaalista näyttää ilmaiselta, koska kukaan ei osaa osoittaa niitä tunteja, jotka se syrjäyttää. Markkinointitiimin hallintaohjelmisto korjaa tämän tekemällä tunnit näkyviksi: mikä on varattu, kenellä se on ja minkä on siirryttävä, jos jotain uutta tulee.

Mitä markkinoinnin resurssienhallinnan ohjelmiston pitää kattaa

Neljä tehtävää. Näytä tiimin todellinen kapasiteetti jaksolle henkilömäärän sijaan. Anna suunnitella työ niille, jotka ovat itse vahvistaneet olevansa käytettävissä. Kirjaa jokaiseen kampanjaan menneet tunnit, jotta kuormitus on mittaus eikä mielipide. Ja tee kaikki tämä siellä, mistä tiimi sen katsoo, mikä tarkoittaa puhelinta eikä dokumenttia, jota kukaan ei avaa toista kertaa. Markkinoinnin vuorosuunnitteluohjelmisto, joka hoitaa kolme ensimmäistä mutta asuu taulukkolaskennassa, kaatuu neljänteen, ja juuri neljäs ratkaisee, otetaanko se käyttöön. Siksi myös markkinoinnin henkilöstön työvuorosuunnittelun ohjelmisto onnistuu tai kaatuu mobiilisovelluksessaan eikä ominaisuuslistassaan.

Kampanjaresurssien suunnittelu todellista kapasiteettia vasten

Kampanjaresurssien suunnittelu menee vikaan ennustettavalla tavalla: suunnitelma rakennetaan tuotoksista taaksepäin, ja ihmisten oletetaan olevan käytettävissä, koska he ovat töissä. Kapasiteetista eteenpäin työskentely tuottaa toisen ja rehellisemmän vastauksen. Shiftonissa jokainen kampanja tai työjono on projekti, joten tunnit kirjataan sille ja summa näkyy henkilöä ja jaksoa kohden. Kun kaksi kampanjaa haluaa saman asiantuntijan samalle kahdelle viikolle, päällekkäisyys näkyy ruudukossa eikä statuskokouksessa kolme viikkoa myöhemmin. Markkinointitiimin työvuorosuunnittelun ohjelmisto kannattaa hankkia täsmälleen siinä kohdassa, jossa rinnakkaisten työjonojen määrä ylittää niiden ihmisten määrän, jotka pystyvät pitämään ne kaikki päässään.

Useimmat tiimit aloittavat markkinoinnin aikataulupohjasta taulukkolaskennassa, ja se kestää niin kauan kuin kampanjoita on yksi kerrallaan. Se lakkaa toimimasta heti, kun kaksi menee päällekkäin, koska pohja kirjaa aikomuksen ja työvuorolista kirjaa sitoumuksen, ja vain toinen niistä voi kertoa, onko torstai jo täynnä. Olemassa oleva markkinoinnin aikataulupohja voidaan tuoda järjestelmään sen sijaan, että se naputeltaisiin uudelleen, ja sitä ylläpidetään sen jälkeen elävänä suunnitelmana eikä dokumenttina, jonka joku muistaa päivittää.

Työpäivän jakaminen todellisiin tuotoksiin

Suunniteltu päivä kertoo, että joku on töissä. Se ei kerro, mitä siitä syntyi. Aktiviteetit sijaitsevat vuoron sisällä omilla kelloajoillaan, mikä antaa jakaa päivän niihin erillisiin työkokonaisuuksiin, joita se sisältää, ja saman aktiviteetin voi levittää usealle henkilölle yhdellä toimenpiteellä yksitellen jakamisen sijaan. Työ, joka on tehtävä mutta jolla ei vielä ole tekijää, voidaan pysäköidä ja poimia myöhemmin. Aktiviteettien seurannan ominaisuutemme kattaa yksityiskohdat. In-house-tiimille tämä on ero suunnitelman, joka sanoo viikon olevan täynnä, ja suunnitelman välillä, joka kertoo mitä viikko tuottaa.

Missä markkinointialustat loppuvat ja työvoiman suunnittelu alkaa

Hakutulokset tällä alueella ovat täynnä eri tuotekategoriaa. Useimmat markkinoinnin hallintaohjelmistoina myydyt työkalut suunnittelevat kanavia, sisältöjä, yleisöjä ja hyväksyntöjä, ja moni niistä on siinä erinomainen. Yksikään niistä ei tiedä, montako tuntia tiimilläsi on ensi kuussa, kuka on lomalla tai mitä viimeinen julkaisu todella kulutti työtunteina. Markkinoinnin työvoimanhallinnan ohjelmisto vastaa näihin kysymyksiin ja pysyy kokonaan pois kanavien toteutuksesta. In-house-markkinoinnin työvuorosuunnittelun ohjelmisto ja toteutusalusta täydentävät toisiaan eivätkä ole vaihtoehtoja toisilleen, ja niiden kohtelu kilpailijoina on se tapa, jolla tiimille jää kaunis sisältösuunnitelma eikä ketään vapaana toteuttamaan sitä. Tiimeillä, jotka laskuttavat asiakkaita tunneittain, on erimuotoinen ongelma, jota toimistotiimien sivumme käsittelee.

Käytettävyys, keskittymistunnit ja hybridimallit

Markkinointitiimit tekevät harvoin tasaista viikkoa. Osa tiivistää tunteja, osa varaa suojattua aikaa syvälle työlle, ja hybridijärjestelyt tarkoittavat, että fyysinen läsnäolo ja työtunnit ovat kaksi eri kysymystä. Käytettävyys kerätään jokaiselta tunneittain tulevalle kuukaudelle, ja vapaapyynnöt kulkevat sovelluksen kautta hyväksyntään, joten työvuorolista rakentuu vahvistetun tiedon päälle. Markkinointiosaston työvuorosuunnittelun ohjelmisto, joka olettaa kaikkien olevan käytettävissä yhdeksästä viiteen, tuottaa suunnitelman, joka näyttää hyvältä ja hajoaa ensimmäisellä viikolla. Markkinoinnin työntekijöiden työvuorosuunnittelun ohjelmiston on kohdeltava käytettävyyttä ihmisiltä kerättynä tietona eikä heihin sovellettuna käytäntönä. Myös tehtävänimikkeet ja käyttöoikeustasot ovat tässä tärkeitä, koska tiiminvetäjän pitäisi voida säätää oman ryhmänsä aikataulua ilman että hänelle annetaan koko yrityksen työvuorolista.

Julkaisut, tapahtumat ja kaavan ulkopuoliset tunnit

Markkinoinnin vuorosuunnitteluohjelmisto kuulostaa oudolta kategorialta toimistotiimille, aivan ensimmäiseen julkaisuviikonloppuun asti. Osa markkinointityöstä kieltäytyy mahtumasta virka-aikaan. Julkaisut osuvat hankaliin hetkiin, tapahtumat venyvät viikonlopun yli, ja käynnissä oleva kampanja tarvitsee toisinaan jonkun valvomaan sitä normaalin päivän ulkopuolella. Epämuodollisen järjestelyn sijaan, joka muuttuu hiljalleen palkattomaksi, julkaise kate avoimena vuorona, jotta kuka tahansa pätevä voi ottaa sen, ja anna vuoronvaihtojen tapahtua tiimin jäsenten kesken esihenkilön vahvistuksella. Yksittäisiin vuoroihin voi liittää bonuksia, kun ylimääräinen kate ansaitsee huomiota. Kampanjatiimin työvuorosuunnittelun ohjelmisto, joka käsittelee työaikojen ulkopuolista työtä chatissa hoidettavana poikkeuksena, on tapa kuluttaa hyvää tahtoa ilman että kukaan huomaa. Tiimeille, jotka hoitavat virka-ajan ulkopuolella myös lehdistöpäivystyksen, on erillinen sivu viestintätoimiston työvuorosuunnittelusta.

Kuormitus, tunnit projekteittain ja kampanjan hinta

Kun tunnit on kirjattu projekteille, useat väittelyt muuttuvat suoraviivaisiksi. Työaikaraportti näyttää tehdyt tunnit ja ylityöt henkilöä kohden suodatettuna projektin, tehtävän ja jakson mukaan, ja tauot sekä myöhästymiset omina lukuinaan. Budjetti- ja tuntipalkkaraportit kääntävät tämän työvoimakustannukseksi kampanjaa kohden, ja se luku tukee henkilöstölisäystä paljon paremmin kuin kuvaus siitä, miltä kiire tuntuu. Markkinoinnin työajanseurannan ohjelmisto kohtaa usein vastustusta luovissa tiimeissä, ja aiheellisesti silloin, kun sitä käytetään valvontaan. Kapasiteetin hallintaan käytettynä se tekee päinvastoin: se on todiste siitä, että tiimi on rajoillaan. Sisältötiimin työvuorosuunnittelun ohjelmisto ansaitsee luottamuksen, kun datan tuotos on parempi työkuorma eikä pistetaulu, ja sama varovaisuus koskee sisältötiimin työajanseurannan ohjelmistoa: se toimii, kun tiimi näkee itsestään kirjoitetut raportit.

Shifton in-house-markkinointitiimille

Shifton on tarkoituksella kapea. Se suunnittelee ihmiset, kirjaa tunnit ja raportoi molemmista niin monessa kampanjassa, toimipisteessä ja tiimissä kuin pyörität, eikä se yritä olla toteutusalusta. Digitaalisen markkinointitiimin työvuorosuunnittelun ohjelmisto tuolla laajuudella on helppo ottaa käyttöön, koska opittavaa on hyvin vähän: ruudukko, sovellus ja joukko raportteja. Luovan markkinointitiimin työvuorosuunnittelun ohjelmiston on pysyttävä niin kevyenä, ettei siitä koskaan tule itse työtä, ja markkinoinnin aikataulutusratkaisu, joka vaatii koulutuspäiviä, ei selviä kiireisestä vuosineljänneksestä. Alle 10 tiimin jäsenellä se on maksuton ilman aikarajaa ja kattaa työvuorosuunnittelun, perustason kellokortin ja läsnäolon, mobiilisovelluksen ja raportit, mikä riittää pienelle osastolle sellaisenaan. Sen jälkeen hinnoittelu kulkee työntekijää kohden kuukaudessa, ja ennustaminen sekä automaattinen jakelu ovat maksullisia moduuleja. Tuloksena on markkinointi, joka osaa kertoa mihin sillä on kapasiteettia, ja todistaa sen.