Kiinteistönhoidon työvuorosuunnitteluohjelmisto tiimeille

Hoidettu kiinteistö on juuri niin hyvä kuin ihmiset, jotka siellä seisovat. Joku avaa ovet, joku hoitaa aulapalvelun, joku kiertää konehuoneen, joku on tavoitettavissa, kun nousulinja vuotaa keskiyöllä. Kun sama toistuu koko kiinteistökannassa, vaikeinta ei ole enää itse työ vaan sen tietäminen, kuka on vuorossa ja missä. Kiinteistönhoidon työvuorosuunnitteluohjelmisto muuttaa erilliset järjestelyt yhdeksi työvuorolistaksi.

Useimmat tiimit aloittavat taulukkolaskennalla kiinteistöä kohden. Se kestää ensimmäiseen sairauspoissaoloon, ensimmäiseen lomapäällekkäisyyteen ja ensimmäiseen viikonloppuun, joka vaati kahta huoltomiestä yhden sijaan. Sen jälkeen kiinteistökannasta vastaava käyttää enemmän aikaa listojen korjaamiseen kuin kohteiden johtamiseen.

Mitä kiinteistönhoidon työvuorosuunnitteluohjelmiston pitää tehdä

Neljä tehtävää painaa muita enemmän. Rakenna viikko usealle kiinteistölle nopeasti ja muuta sitä ilman, että mitään piirretään uudelleen. Pidä päivystys ja virka-ajan ulkopuolinen työ kiertämässä tasaisesti tiimin kesken. Vie voimassa oleva lista jokaiseen puhelimeen, koska kohdehenkilöstö on käytävillä ja konehuoneissa eikä työpöydän ääressä. Ja kirjaa se, mitä oikeasti tehtiin, sillä palkalliset tunnit, tauot ja myöhästymiset ovat niitä lukuja, joista kiistellään.

Kiinteistönhallinnan vuorosuunnittelusovellus, joka hoitaa nämä neljä, on arvokkaampi kuin pitkä ominaisuuslista. Se on myös ero kiinteistönhoitajan välillä, joka katsoo puhelintaan, ja sen, joka soittaa toimistoon joka sunnuntai-ilta.

Kiinteistökannan viikko kootaan muutamasta toistuvasta palasta:

• Kiinteä päiväaikainen miehitys aulapalveluun, siivoukseen ja kiinteistötekniikkaan
• Yö- ja viikonloppuvartioinnin vuorot, jotka jatkuvat keskiyön yli
• Suunnitellut kierrokset ja toistuvat tarkastukset viikosta toiseen
• Päivystys, joka kiertää lyhyellä varoitusajalla paikalle pääsevien huoltomiesten kesken

Kun nämä neljä ovat samassa näkymässä eivätkä neljässä eri tiedostossa, lista ei enää ole kenenkään muistin varassa.

Kiinteistönhoitajat, siivoojat ja vartijat samassa listassa

Kiinteistökannassa työskentelee useita ammattiryhmiä, jotka kohtaavat harvoin. Siivoustiimit aloittavat ennen kiinteistön avautumista, vartiointi kulkee yön yli, huoltomiehet tekevät päiväkierrokset ja aulapalvelu kattaa tunnit siltä väliltä. Jokaisella on oma rytminsä, oma kustannuksensa ja oma käsityksensä tavallisesta päivästä.

Kun kaikki pysyvät samassa näkymässä ja kiinteistöt on eroteltu projekteiksi, esihenkilö voi suunnitella yhden kohteen erikseen ja nähdä silti, onko koko kanta katettu. Suodattimet hoitavat rajaamisen. Kiinteistöhenkilöstön vuorosuunnittelujärjestelmä, joka ei osaa erottaa kohteita toisistaan, pakottaa kaiken takaisin yhteen lukukelvottomaan taulukkoon kuukaudessa.

Huoltosuunnitelman pohjasta julkaistuun työvuorolistaan

Toistuva ylläpito on työn ennakoitava puoli, ja siksi niin moni tiimi aloittaa kiinteistön huoltosuunnitelman pohjasta. Pohja on hyvä lähtökohta ja huono käyttöjärjestelmä: se kertoo, mitä tavallisella viikolla pitäisi tapahtua, eikä mitään siitä, kuka on vapaalla, kuka tuuraa tai mikä muuttui tiistaina.

Tallennetut työvuoropohjat paikkaavat tämän aukon. Kiinteistölle toimivaksi todettu viikko otetaan uudelleen käyttöön sen sijaan, että se rakennettaisiin alusta, ja sitä säädetään lomien ja poissaolojen mukaan ennen julkaisua. Suunnitelma pysyy toistettavana ja poikkeukset näkyvissä sen sijaan, että ne asuisivat yhden esihenkilön päässä.

Päivystys ja virka-ajan ulkopuolinen miehitys koko kannassa

Virka-ajan ulkopuolinen työ on kohta, jossa oikeudenmukaisuus ja kattavuus törmäävät. Sen on kierrettävä tasaisesti, ihmisten on tiedettävä viikkoja etukäteen, mitkä yöt ovat heidän, ja vaihdot on kirjattava muualle kuin ryhmäkeskusteluun.

Kun päivystys suunnitellaan vuoroiksi samaan kalenteriin päivätyön kanssa, siitä tulee tarkastettavaa. Yöt, joita kukaan ei ole ottanut, jäävät avoimien vuorojen riville ja tavoittavat koko tiimin kerralla sen sijaan, että soittolistaa käytäisiin läpi. Myöhäisen lopetuksen tai aikaisen aloituksen tuuraus lisätään samaan näkymään, ja kaikki näkevät muutoksen heti julkaisun jälkeen. Tämä on suurin osa siitä, mitä kiinteistöalan työvoimanhallintaohjelmistolta odotetaan huonona yönä.

Poissaolot vetävät samaan suuntaan. Sovelluksen kautta pyydetty loma näkyy listaa vasten, joten elokuuta suunnitteleva näkee, kuka on jo varannut vapaata, ennen kuin sitoo kiinteistön jatkuvaan miehitykseen.

Roolit, käyttöoikeustasot ja henkilöstölista, jonka pääkonttori näkee

Lista on juuri niin luotettava kuin sen takana oleva rekisteri. Jokaisella on tehtävänimike, käyttöoikeustaso, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja aikavyöhyke, joten esihenkilö tietää ennen vuoron luomista, kenet siihen voi asettaa. Urakoitsijat ja kausityöntekijät lisätään yksitellen tai tuodaan joukkona, kutsutaan sähköpostitse, ja tilin tila pysyy näkyvissä, kunnes kutsu on hyväksytty.

Käyttöoikeustasoilla on merkitystä heti, kun kanta kasvaa. Kohdepäällikkö tarvitsee oikeuden rakentaa ja julkaista oman kiinteistönsä lista. Pääkonttorin on nähtävä ne kaikki. Kun tämä asetetaan henkilö kerrallaan eikä tiedostoa kierrättämällä, kiinteistönhoidon vuorosuunnittelutyökalu pysyy käyttökelpoisena kahdessakymmenessä kiinteistössä eikä vain kahdessa.

Tauot, vaihdot ja vuoro, joka muuttuu kesken päivän

Suunnitelmat elävät. Tauko pidetään myöhemmin kuin oli sovittu, koska hissihuoltaja saapui myöhässä, yövartioinnin vuoro klo 19.00-02.00 siirtyy toiselle, aamun siivooja aloittaa aikaisin. Jokainen näistä on muokattavissa päivänäkymässä, ja suunniteltu alku ja loppu kirjautuvat toteutuneiden aikojen rinnalle, joten kirjaus kuvaa toteutunutta vuoroa eikä sitä, joka oli paperilla.

Vaihdot hoidetaan samassa paikassa. Vuoroon voi liittää myös tehtäviä, ja niin kierros tai toistuva tarkastus kulkee sen mukana, joka sen tekee, ja tehtävien hallinnan työkalumme kattavat tämän puolen tarkemmin.

Mihin salkun järjestelmät loppuvat ja työvuorolista alkaa

Hakutulokset sekoittavat kaksi tuotetta, joilla ei ole juuri mitään yhteistä, joten asia kannattaa sanoa suoraan. Liikekiinteistöjen hallintaohjelmistot pyörittävät vuokrasopimuksia, vuokria ja salkun taloutta, ne ostaa liiketoiminnan eri osa, eikä Shifton tee mitään näistä. Shifton on työvoimakerros: kuka on vuorossa missäkin kiinteistössä, kuka päivystää, kuka leimasi sisään, montako tuntia tehtiin ja montako niistä oli ylityötä.

Lähes jokainen isännöitsijätoimisto käyttää molempia, ja jako on selkeä. Salkkujärjestelmä omistaa kiinteistöt ja rahan. Kiinteistöpäällikön vuorosuunnittelusovellus omistaa ihmiset ja tunnit. Tiimit, jotka hoitavat myös sekakäyttöisiä kohteita, löytävät saman rakenteen toimitilojen hallinnan sivultamme.

Vuorosuunnittelujärjestelmän valinta, jota kohdetiimit oikeasti käyttävät

Käyttöönotosta päättää henkilöstö, ei ostaja. Jos sovelluksen lista on joka kerta se oikea lista, ihmiset lakkaavat soittamasta toimistoon viikonlopun takia. Se tarkoittaa muutoksia, jotka julkaistaan kaikille kerralla, käytettävyys- ja lomapyyntöjä samassa paikassa kuin työvuorolista, ja kirjattuja tunteja, jotka vastaavat tehtyä työtä.

Auttaa, jos ohjelmisto asettuu jo käytössä olevan rinnalle. Usedesk, Zapier, Intercom ja QuickBooks yhdistetään integraationäkymästä, joten tunnit ja tilamuutokset liikkuvat eteenpäin sen sijaan, että jäisivät yhteen järjestelmään.

Alle 10 tiimin jäsenellä Shifton on maksuton ilman aikarajaa, mikä riittää pienelle isännöitsijätoimistolle tai yhdelle suurelle kiinteistölle. Suuremmat kannat siirtyvät maksullisiin paketteihin, joiden hinta on työntekijää kohden kuukaudessa, ja paikannus sekä työpaikan sijainti ovat saatavilla maksullisena moduulina. Tavoite ei muutu koon myötä: jokainen kiinteistö katettu, jokaiselle virka-ajan ulkopuoliselle yölle vastuuhenkilö ja tuntiluku, josta ei tarvitse kiistellä.