Varaston työvuorosuunnitteluohjelma henkilöstön vuoroille

Varastotyö suunnitellaan viikoissa ja menetetään minuuteissa. Saapuva volyymi siirtyy, perävaunu myöhästyy kolme tuntia, kaksi keräilijää jää maanantaina pois, ja ryhmä joka näytti perjantaina tasapainoiselta on liian ohut pakkauslinjalla ja liian vahva vastaanotossa. Varaston työvuorosuunnitteluohjelma on olemassa juuri siksi, ettei sellaisesta päivästä tulisi ylityölaskua, ja tämän vuoksi kaiken kokoiset toiminnot siirtyvät jaetuista taulukoista järjestelmään, joka on rakennettu vuorotyötä varten.

Vaikeaa ei ole koskaan ollut ruudukon piirtäminen. Vaikeaa on piirtää sellainen, joka kestää todellisen volyymin: kiertävät ryhmät, vuokratyövoiman, pakolliset tauot, tuntikatot ja henkilöstön, joka ei istu työpöydän ääressä lukemassa sähköpostia.

Mitä varaston vuorosuunnittelun on tehtävä hallissa

Kun markkinapuhe riisutaan pois, jäljelle jää neljä asiaa. Kattaa jokainen tehtävä jokaisessa vuorossa vastaanotosta keräilyyn, pakkaamiseen, lastaukseen ja palautuksiin. Pitää tunnit lain ja budjetin rajoissa ennen listan julkaisua, ei vasta palkka-ajon jälkeen. Tavoittaa henkilöstö, joka elää puhelimensa varassa. Ja ottaa muutokset vastaan ilman uudelleenrakentamista, sillä jakelukeskuksessa suunnitelma muuttuu päivittäin.

Varaston vuorosuunnittelija, joka hoitaa nämä neljä, voittaa alustan jossa on viisikymmentä moduulia ongelmiin joita hallissa ei ole. Useimmat toiminnot oppivat sen ostettuaan varaston henkilöstösuunnitteluohjelman ominaisuusvertailun perusteella ja käytettyään siitä noin kymmenesosan.

Varastonhallintajärjestelmä vai vuorosuunnittelun työkalu?

Nämä kaksi kategoriaa menevät jatkuvasti sekaisin. Kun haetaan varasto-ohjelmistoa, vastaan tulee yleensä varastonhallintajärjestelmä eli WMS, joka mittaa tuottavuutta työntutkimuksen normeja vasten ja kytkeytyy tiukasti saldoihin ja keräilyreitteihin. Varaston työvuorosuunnittelu istuu ketjussa aikaisemmin: se ratkaisee kuka on töissä, milloin, missä tehtävässä ja millä kustannuksella.

Useimmissa toiminnoissa takaisin saatava raha on juuri suunnittelun puolella, koska sitä työnjohtaja voi muuttaa jo tällä viikolla. Normit kertovat että keräily kesti liian kauan. Työvuorolista ratkaisee, oliko linjalla ylipäätään tarpeeksi väkeä. Sama sekaannus ympäröi varaston resurssienohjausta, jota tiimit usein etsivät silloin kun todellinen kysymys on vain se, kuka seisoo lastauslaiturilla neljältä iltapäivällä.

Vuorokierrot ja katkeamaton miehitys

Jokainen toimipiste jossa ajetaan useampaa kuin yhtä vuoroa päätyy vuorokiertoon: kaksi vuoroa, kolme vuoroa, neljä ryhmää yöiden ja viikonloppujen yli tai tiivistetty malli pidempiä päiviä. Vuorokierrot ovat periaatteessa yksinkertaisia ja taulukkolaskennassa rankkoja, koska yksi muutos etenee seuraaviin viikkoihin. Varaston vuorosuunnitteluohjelma pitää mallin uudelleenkäytettävänä listapohjana, rullaa sitä kuukaudesta toiseen ja pitää jokaisen nimen vieressä juoksevaa tuntisummaa sitä mukaa kun listaa rakennetaan. Jos samassa toimipisteessä pyörii myös tuotantolinjoja, samat mallit käydään läpi tuotannon vuorosuunnittelussa.

Yöryhmät ansaitsevat erityistä huolellisuutta. Ne on vaikeampi miehittää, ne maksavat enemmän kun lisät astuvat voimaan, ja ne kärsivät ensimmäisenä kun lista tulee ulos myöhässä. Koko kuukauden julkaiseminen kerralla antaa yöväelle tarvittavan ennakkoajan ja poistaa suuren osan siitä vaihtuvuudesta, jota jatkuvat viime hetken muutokset synnyttävät.

Sesonkihuippu, vuokratyövoima ja miehityksen nosto

Verkkokaupan käsittelyn volyymi on kausiluonteista ja henkilöstösuunnitelman on liikuttava sen mukana. Miehitys voi nousta puolella yhden neljänneksen ajaksi ja laskea sitten takaisin. Hyvä jakelukeskuksen vuorosuunnitteluohjelma tekee tästä noususta hallittavan: uudet aloittajat tuodaan sisään massana yksitellen naputtelun sijaan, tehtävät ja käyttöoikeustasot asetetaan, ja heidät lisätään olemassa olevaan vuoromalliin sen sijaan että rakennettaisiin rinnakkainen suunnitelma.

Vuokratyöntekijät tarvitsevat listan jonka he myös oikeasti näkevät. Varastotyöntekijöiden vuorosuunnitteluohjelman on oletettava, että lukija aloitti viime viikolla eikä hänellä ole yrityksen sähköpostia, minkä vuoksi vuoro laskeutuu puhelimeen push-ilmoituksena aina kun jokin liikkuu. Toimipisteet joissa kausivaihtelu on voimakasta suunnittelevat tämän yleensä rinnakkain lähestymistapamme kanssa kausityöntekijöiden vuorosuunnitteluun.

Työtunnin hinta ja ylitöiden hallinta

Henkilöstö on lähes jokaisen varaston budjetin suurin hallittava rivi ja ainoa jota esimies voi todella liikuttaa viikosta toiseen. Taulukossa vahinko pysyy näkymättömänä kunnes palkkasumma saapuu: vuoro joka venyi kaksi tuntia, ylimääräinen keräilijä kutsuttuna hiljaiselle iltapäivälle, tuntikatto joka ylittyi kenenkään huomaamatta.

Kaksi säädintä tekee suurimman osan työstä. Työntekijäkohtaiset tuntirajat näyttävät suunnitellut tunnit maksimia vasten jo vuoroja jaettaessa, jolloin ylityöstä tulee päätös eikä vahinko. Ylityösäännöt sallivat lisätunnit vain nimenomaisella vahvistuksella tai sulkevat ne kokonaan tietyltä jaksolta. Budjetti- ja tuntipalkkaraportit sulkevat kehän ja näyttävät mitä kukin lista maksoi tehtävittäin ja jaksoittain. Juuri tällä mittarilla paras varaston vuorosuunnitteluohjelma arvioidaan sitten kun siistin ruudukon uutuudenviehätys haihtuu.

Työajanseuranta, läsnäolo ja tuntikirjanpito

Julkaistu lista on suunnitelma. Tuntikirjanpito on se mitä oikeasti tapahtui, ja näiden väliin jäävässä raossa raha vuotaa. Kellokortti tallentaa jokaisen vuoron todellisen alun ja lopun sekä tauot, bonukset, sanktiot ja lisäprosentit, ja säilyttää ne vuorolokissa jossa työnjohtaja voi tarkistaa ne. Varaston tuntikirjanpitosovellus, joka tallentaa nämä yksityiskohdat siinä hetkessä kun ne tapahtuvat, poistaa kuukauden lopun jälkirakentelun jota paperiset tuntilistat aina vaativat.

Alihankintasopimuksissa 3PL-työajanseurannan on lisäksi jaettava tunnit asiakkaittain, minkä projektit hoitavat. Leimaus mobiilisovelluksesta vie sekunteja ja toimii ryhmille jotka ovat hajallaan isossa rakennuksessa tai useammalla piha-alueella. Toimipisteille jotka tarvitsevat todisteen siitä missä vuoro alkoi, paikannuskartta on saatavilla maksullisena moduulina ja näyttää työntekijän liikkeet ja reittihistorian valitulta jaksolta. Ominaisuuksien yksityiskohdat löytyvät työajanseurannan sivulta.

Tauko- ja lepoaikasäännöt eivät ole varastoalalla vapaaehtoisia, ja ne lipsuvat ensimmäisenä kun listaa rakennetaan paineen alla. Kun tauot rakennetaan itse vuoroon sen sijaan että luotettaisiin ihmisten muistiin, kirjaus pysyy puhtaana ja tuntikirjanpito paikkansapitävänä. Työntekijäkohtaiset tuntikatot estävät vuorokiertoa työntämästä ketään hiljaa viikkorajan yli, ja vapaa- sekä käytettävyystoiveet kerätään ennen listan rakentamista eikä niistä neuvotella jälkikäteen.

Raportointi on se mikä tekee tästä kaikesta puolustettavaa. Työtunti-, minimitunti-, vahvistettujen vuorojen ja myöhästymisraportit vievät tiedot ulos siististi, joten tarkastuskysymykseen vastataan kirjauksista eikä muistista.

Yksi alusta alueiden, toimipisteiden ja 3PL-sopimusten yli

Harva toiminto pysähtyy yhteen rakennukseen. Toinen toimipiste, palautuskeskus, ylivuotopiha tai cross-dock kantaa kukin oman väkensä ja oman rytminsä, ja alihankintasopimukset lisäävät vielä yhden kerroksen. Erillisillä taulukoilla ajettaessa kukaan ei näe epätasapainoa ennen kuin luvut tulevat kuun lopussa.

Monen toimipisteen tuki tuo jokaisen paikan samalle taululle, ja projekteilla erotellaan alueet, asiakkaat tai sopimukset yhden rakennuksen sisällä, mikä on täsmälleen se mitä 3PL-vuorosuunnitteluohjelman ja minkä tahansa 3PL-henkilöstöhallinnan on tehtävä. Roolit ja käyttöoikeudet ratkaisevat kuka voi muokata mitäkin: vuorovastaava hallinnoi omaa ryhmäänsä, toimipistepäällikkö näkee koko kuvan. Toiminnot jotka myös liikuttavat rahtia ja johtavat kuljettajia ajavat tätä usein rinnakkain logistiikan henkilöstösuunnittelun kanssa, jotta piha ja kalusto pysyvät samassa tahdissa.

Parhaan varaston vuorosuunnitteluohjelman valinta

Paras varaston vuorosuunnittelujärjestelmä on se jonka työnjohtajat avaavat vielä kuudentena kuukautena, ja se on harvoin se jolla on pisin ominaisuuslista.

Testaa mitä tahansa varaston vuorosovellusta niin kuin ryhmäsi sitä käyttää, ei niin kuin demo sen esittää. Sama pätee jakelukeskuksen suunnitteluohjelmaan jota kokeilet kahdessa toimipisteessä. Avaa se talon halvimmalla puhelimella, koska juuri sellaista kausityöntekijäsi kantavat. Rakenna täysi vuoroviikko ja ota aikaa. Julkaise se ja katso kuinka nopeasti ilmoitus saapuu. Muuta yhtä vuoroa ja tarkista että jokainen jota se koskee tietää siitä minuutissa. Vie sitten ulos työtuntiraportti ja katso vastaavatko luvut sitä mitä palkanlaskenta tarvitsee.

Shifton läpäisee nämä testit niillä paloilla joita varasto oikeasti käyttää: viikko- ja kuukausinäkymät, avoimet vuorot ja vaihdot, uudelleenkäytettävät vuorokierron pohjat, kysyntäennuste automaattisella jaolla, kellokortti ja tuntilokit, tauot, bonukset ja sanktiot sekä raportit tunneista, budjetista, tuntipalkoista ja lomasaldoista. Enintään 10 hengen ryhmät toimivat ilmaisella tasolla ilman aikarajaa, ja maksulliset moduulit hinnoitellaan työntekijää ja kuukautta kohden toiminnan kasvaessa.

Lopputulos on se mihin useimmat toimipisteet tähtäävät: lista joka heijastaa todellista kysyntää, tunnit jotka pysyvät asettamassasi budjetissa, ja trukkikuljettajat, pakkaajat ja laiturityöntekijät jotka tietävät aina milloin ovat töissä. Rakenna ensimmäinen viikkosi ja katso miltä se näyttää koko halli yhdessä näkymässä.