Ravitsemisalan työvuorosuunnittelun ohjelmisto

Ravitsemisalan liiketoiminta seisoo tai kaatuu työvoimakustannuksen varassa. Se on ainoa kuluerä, jota esihenkilö voi liikuttaa tunti tunnilta, ja se heiluu nopeammin kuin mikään muu alalla. Ravitsemisalan työvuorosuunnittelun ohjelmisto on olemassa tehdäkseen tuosta heilunnasta ennustettavaa: oikeat tekijät oikeille tunneille, keittiö ja tiski katettuina yhdessä ja jokainen tunti kirjattuna niin tarkasti, että sen perusteella voi maksaa palkan ilman toista kierrosta.

Alan aidosti vaikeaksi tekee kysynnän muoto. Myynti saapuu aaltoina eikä tasaisena viivana, ja aallot eroavat konseptin mukaan. Henkilöstöravintolassa on kaksi piikkiä ja hiljaisuus niiden välissä. Kahvila lataa aamun täyteen. Pikapalvelutiski käy tasaisesti iltaryntäykseen asti, ja pikaruokapaikoissa tulee usein toinen piikki myöhään yöllä. Väki on osa-aikaista, opiskelijavoittoista ja vaihtuu nopeasti, ja listan rakentaja seisoo yleensä samalla itse pisteellä.

Mitä ravitsemisalan työvuorosuunnittelun ohjelmiston on tehtävä

Kun ominaisuuslistat riisutaan pois, tehtävä on lyhyt. Rakenna täysi viikko nopeasti, puhelimesta jos vain se on käsillä. Pidä tunnit asetettujen kattojen ja budjetin sisällä ennen kuin mitään julkaistaan. Vie valmis lista ihmisille, jotka eivät lue sähköpostia. Ja kestä, kun joku ilmoittaa sairastuneensa kaksi tuntia ennen palvelua.

Ravitsemisalan henkilöstöhallinnan järjestelmä, joka selviää näistä neljästä, on arvokkaampi kuin sellainen, jossa on viisikymmentä moduulia joita kukaan ei avaa. Tätä mittaria vasten kannattaa arvioida jokaista ruokapalvelualan vuorosuunnitteluohjelmistoa, pyöritti se sitten yhtä toimipistettä tai ketjua.

Henkilöstöohjelmisto, ei kassa- tai varastojärjestelmä

Sama sanapari liitetään kahteen hyvin erilaiseen tuotekategoriaan, ja ne kannattaa erottaa toisistaan ennen kuin kokoat vertailulistaa. Toinen istuu myynnin puolella: tilausten ottaminen, rahan liikuttaminen, varastosaldojen seuranta, annosten hinnoittelu. Toinen istuu ihmisten puolella: kuka tekee työtä, milloin, kuinka monta tuntia, millä perusteella ja mitä siitä kertyy kuukauden lopussa.

Shifton kuuluu selvästi jälkimmäiseen. Ravitsemisalan henkilöstöhallinnan ohjelmisto kattaa vuorolistat, käytettävyyden, avoimet vuorot, vaihdot, leimaukset sisään ja ulos, tauot, lisät sekä raportoinnin, joka sitoo suunnitellut tunnit toteutuneisiin. Se ei hinnoittele annosta, tilaa tavaraa eikä pyöritä kassaa, eikä se yritäkään. Useimmilla toimijoilla on molempia järjestelmiä, ja henkilöstötyökalu maksaa itsensä yleensä ensimmäisenä takaisin, koska työvoima on isompi rivi ja sitä voi vielä muuttaa tiistai-iltapäivänä.

Keittiö ja tiski samalla listalla

Sali ja keittiö käyvät eri kelloilla. Esivalmistelu alkaa kauan ennen ovien avaamista, luukku käy kovimmillaan palvelun aikana, ja tiski tarvitsee tekijöitä ensimmäisestä asiakkaasta viimeiseen. Keittiön vuorosuunnitteluohjelmisto, joka sivuuttaa salin, tuottaa kaksi listaa jotka ovat hiljaa eri mieltä, ja ero näkyy viikon kiireisimpänä päivänä.

Molempien rakentaminen samaan ruudukkoon poistaa tuon. Suunnittelet ne yhä roolin tai projektin mukaan, mutta miehitys ja kokonaistunnit pysyvät näkyvissä yhdellä ruudulla, ja voit pitää jokaisessa vuorossa vähimmäismäärän kutakin nimikettä, jolloin mikään ei avaudu vajaalla väellä. Kokit, baristat, tiskityöntekijät, kuljettajat ja siistijät kantavat kukin omaa nimikettään, ja avoimia vuoroja tarjotaan vain niille, jotka pystyvät ne aidosti tekemään.

Tuntikatot, ylityö ja työvoimarivi

Ylityö saapuu harvoin päätöksenä. Se kertyy. Tunnilla venynyt vuoro, palvelus lauantaina, tuuraus joka työnsi jonkun sopimusviikon yli. Siinä vaiheessa kun se näkyy palkkakuluissa, raha on jo mennyt.

Viikon enimmäistuntimäärän asettaminen työntekijää kohden ja kertymän seuraaminen sen vierestä rakentamisen aikana kääntää järjestyksen. Hyvä ravitsemisalan vuorosuunnitteluohjelmisto nostaa kattonsa ylittävän viikon esiin ennen listan julkaisua, ei palkka-ajon jälkeen. Yhdessä budjettiraportoinnin kanssa juuri siinä istuu todellinen säästö: ei rajuissa leikkauksissa vaan niissä viidessätoista tai kahdessakymmenessä kuukausituntissa, joita kukaan ei tarkoittanut suunnitella.

Kahvilat, henkilöstöravintolat, tiskit ja liikkuvat yksiköt

Harva toimija pysyy pitkään yhden pisteen kokoisena. Toinen kahvila, henkilöstöravintolan sopimus, yksikkö ruokakorttelissa, viikonloppuisin ajava vaunu, ja koordinointi lakkaa olemasta vuorolista ja muuttuu logistiikaksi. Yksi yksikkö on tukossa toisen ollessa tyhjä, ja koulutettu barista istuu toimettomana kolmen korttelin päässä.

Monitoimipistesuunnittelu tuo jokaisen yksikön samaan paikkaan. Vuorot kantavat toimipistettään, joten kahdessa paikassa työskentelevä päättää viikon silti yhteen selkeään tuntisummaan. Kahvilan vuorosuunnitteluohjelmisto, henkilöstöravintolan hallintaohjelmisto ja ruoka-auton vuorosuunnitteluohjelmisto eivät ole oikeasti eri tuotteita, vaan sama suunnittelumoottori eri kokoisessa jalanjäljessä. Pohjat tekevät sen selväksi: rakenna toimiva viikko kerran ja ota se käyttöön uudessa yksikössä sen sijaan että aloittaisit tyhjästä ruudukosta. Kun keittiö kuuluu hotelliin, ravintolapuoli on yksi osasto muiden joukossa, ja hotellihenkilöstön vuorosuunnittelu kattaa loput.

Tuntikirjaus, joka kestää palveluruuhkan

Paperiset tuntilistat ovat tunnettu heikko kohta ruokapalvelussa. Tunnit pyöristyvät ylöspäin, allekirjoitus kattaa vuoron joka jäi lyhyeksi, eikä kellään ole kesken palvelun aikaa väitellä kymmenestä minuutista. Kunnollinen kellokortti sulkee aukon kirjaamalla jokaisen vuoron todellisen alun ja lopun suunnitelmaa vasten, jolloin maksettu luku on sama kuin tehty luku.

Yksityiskohdat merkitsevät tässä enemmän kuin otsikko. Tauot kirjattuna vuorolle itselleen. Myöhästymiset ja aikaiset lähdöt omina lukuinaan sen sijaan että hautautuisivat summaan. Yö-, pyhä- ja ruuhkalisät kohdistettuina sinne minne kuuluvat. Bonukset ja vähennykset kiinni siinä vuorossa jota ne koskevat. Palkka-ajossa jokaisen tunnin takana oleva loki näyttää kuka muutti mitä ja milloin, mikä päättää useimmat kiistat ennen kuin ne alkavat. Voit katsoa tarkemmin, miten tuntikirjaus syöttää nuo luvut.

Raportit, jotka vastaavat oikeasti kysyttyihin kysymyksiin

Hyödylliset raportit eivät ole täällä monimutkaisia. Montako tuntia kukin teki viime kuussa, ja montako niistä oli ylityötä? Mitä työvoima maksoi kussakin toimipisteessä? Kenen lomat ovat loppumassa? Kuka on myöhästynyt useammin kuin kahdesti? Ravitsemisalan henkilöstöhallinnan järjestelmän pitäisi vastata näihin parilla klikkauksella ja viedä vastaus palkanlaskentaan tai kirjanpitoon.

Työtunnit, poissaolot, vähimmäistunnit, lomasaldo, bonukset ja vähennykset sekä budjetti ja tuntipalkka kattavat kukin eri kulman samasta kuvasta. Yhdessä luettuina ne kertovat, onko suunnittelemasi lista sama lista josta maksoit, ja se on ainoa aito testi mille tahansa ruokapalvelualan hallintaohjelmistolle.

Ravitsemisalan vuorosuunnittelujärjestelmän valinta

Testaa jokaista alustaa niin kuin tiimi tulee sitä käyttämään, ei niin kuin demo sen näyttää. Avaa se talon vanhimmalla puhelimella, koska juuri sellaista viikonlopputekijät kantavat. Rakenna täysi viikko ja ota aikaa. Työnnä muutos läpi ja katso kauanko sen laskeutuminen kestää. Kysy, mitä työntekijän on tehtävä vaihtaakseen vuoron, sillä jos se vaatii enemmän vaivaa kuin viesti ryhmächatissa, ryhmächat voittaa ja järjestelmä kuolee hiljaa.

Katso myös hinnoittelun muotoa. Yhdeksän hengen kahvilalle ostettu vuorosuunnitteluohjelmisto ja neljää henkilöstöravintolaa pyörittävälle ketjulle rakennettu alusta ratkaisevat eri ongelmia, ja maksaminen ennusteista joita kukaan ei avaa on nopein tie työkalun hylkäämiseen. Omilla kaavoillaan toimivat konseptit on käsitelty erikseen, mukaan lukien ravintolan vuorosuunnittelu ja catering-tiimit.

Shifton kattaa ravitsemisalan henkilöstöpuolen alusta loppuun: vuorosuunnittelun päivä-, viikko- ja kuukausinäkymissä, avoimet vuorot ja vaihdot, käytettävyyden ja lomahakemukset, uudelleenkäytettävät pohjat, automaattisen jaon, kysyntäennusteen, kellokortin taukoineen, bonuksineen ja vähennyksineen sekä raportit, jotka muuttavat kaiken tämän luvuiksi. Henkilöstö kantaa listaa iOS- ja Android-laitteissa, ja push-ilmoitukset vievät muutoksen perille ilman puhelinsoittoa.

Jopa kymmenelle tiimin jäsenelle maksuton taso hoitaa koko työn ilman aikarajaa, mikä riittää yhdelle kahvilalle tai pienelle tiskitoiminnalle. Sen yli maksulliset moduulit tuovat monitoimipistesyvyyden, paikannukseen perustuvan leimauksen ja tarkemman kustannusraportoinnin. Pyöritit sitten kahvilaa, henkilöstöravintolaa, pikapalvelutiskiä tai liikkuvaa yksikköä, nopein tapa arvioida vuorosuunnitteluohjelmistoa on rakentaa ensi viikko sen sisällä ja katsoa kauanko siihen kuluu.