Διαχείριση κατανεμημένης ομάδας: πρόγραμμα και ώρες

Τι καλύπτει στην πραγματικότητα η διαχείριση απομακρυσμένης ομάδας

Με το ίδιο όνομα πωλούνται δύο πολύ διαφορετικά προϊόντα και η σύγχυσή τους κοστίζει. Η μία οικογένεια παρακολουθεί ανθρώπους: στιγμιότυπα οθόνης, μετρήσεις πλήκτρων, βαθμολογίες δραστηριότητας, χρονόμετρα αδράνειας. Η άλλη οικογένεια συντονίζει ανθρώπους: ποιος δουλεύει πότε, με τι ασχολείται και πόσες ώρες είχε πραγματικά η εβδομάδα.

Η πρώτη οικογένεια πουλά σε υπευθύνους που έχασαν την εμπιστοσύνη τους. Η δεύτερη σε όσους χρειάζονται πρόγραμμα και έναν αριθμό για τη μισθοδοσία. Το Shifton ανήκει στο δεύτερο είδος και αυτή η διάκριση αξίζει να γίνει από την αρχή, γιατί στις συγκρίσεις τα δύο καταλήγουν στο ίδιο ράφι.

Οι ζώνες ώρας είναι το πρώτο πραγματικό πρόβλημα

Μια ομάδα σε ένα κτίριο μοιράζεται την εργάσιμη μέρα χωρίς να το σκέφτεται. Μια κατανεμημένη ομάδα όχι, και η διαφορά βγαίνει σε μικρά, διαβρωτικά περιστατικά. Μια σύσκεψη βολική για τέσσερις και σκληρή για τον πέμπτο. Μια παράδοση που υποθέτει επικάλυψη η οποία δεν υπάρχει. Μια προθεσμία ορισμένη σε ζώνη που κανείς δεν ονόμασε.

Όταν οι βάρδιες κρατούνται σε έναν άξονα χρόνου και εμφανίζονται στις τοπικές ώρες του καθενός, φεύγει μια ολόκληρη κατηγορία παρεξηγήσεων. Ο υπεύθυνος σχεδιάζει μία φορά. Όλοι διαβάζουν σωστά την ίδια εβδομάδα. Κανείς δεν μετατρέπει ζώνες πριν από μια κλήση.

Η διαθεσιμότητα πριν από το σχέδιο, όχι μετά

Όταν οι άνθρωποι σημειώνουν τις ώρες που μπορούν να δουλέψουν πριν φτιαχτεί η εβδομάδα, γλιτώνει ο γύρος διορθώσεων που αλλιώς ακολουθεί τη δημοσίευση. Βγαίνουν και οι σιωπηλοί περιορισμοί: το σχολείο των παιδιών, η δεύτερη δουλειά, εκείνες οι τέσσερις ώρες επικάλυψης που κάποιος πραγματικά έχει με την υπόλοιπη ομάδα.

Ώρες χωρίς επιτήρηση

Η επιτήρηση είναι η προεπιλεγμένη απάντηση στις ώρες εξ αποστάσεως και συνήθως η λάθος απάντηση. Μετρά δραστηριότητα αντί για αποτέλεσμα, διαβρώνει την εμπιστοσύνη σε εβδομάδες και όχι σε μήνες, ενώ σε αρκετές δικαιοδοσίες δημιουργεί νομικό κίνδυνο που κανείς δεν κοστολόγησε. Η πραγματική απαίτηση όμως είναι στενή: μια υπερασπίσιμη εγγραφή για το πότε ξεκίνησε κάποιος, πότε τελείωσε και τι πήρε ως διάλειμμα.

Αυτή η εγγραφή δουλεύει από φυλλομετρητή ή από τηλέφωνο, δεν χρειάζεται εξοπλισμό γραφείου και δίνει στη μισθοδοσία όσα της χρειάζονται. Όπου μια εταιρεία χρειάζεται πράγματι χτύπημα καρτέλας δεμένο με τόπο, για παράδειγμα σε ανθρώπους που επισκέπτονται πελάτες, ο έλεγχος τόπου εργασίας υπάρχει ως ξεχωριστό άρθρωμα επί πληρωμή και μένει κλειστός ώσπου να τον επιλέξει κάποιος.

Κανείς δεν κάνει πράξεις με το μυαλό πριν από μια σύσκεψη.

Ο συντονισμός αντικαθιστά τον διάδρομο

Τα περισσότερα από όσα ξέρει μια ομάδα σε ένα δωμάτιο δεν γράφτηκαν ποτέ. Ποιος αναλαμβάνει το θέμα του πελάτη. Αν έφυγε η αναφορά. Ποιος από τους δύο που κοιτούν το ίδιο ζήτημα το λύνει στην πραγματικότητα. Η απόσταση αφαιρεί αυτό το κανάλι, και τα συνηθισμένα υποκατάστατα, πιο μακριές συσκέψεις και περισσότερα μηνύματα, το αντικαθιστούν άσχημα.

Το δέσιμο των εργασιών στις βάρδιες βάζει την πληροφορία εκεί όπου βρίσκεται ήδη το πρόγραμμα. Η μέρα είναι κάτι περισσότερο από ένα μπλοκ ωρών: κουβαλά και το για ποιον λόγο υπάρχουν αυτές οι ώρες, με κατάσταση που διαβάζει ο καθένας και σημειώσεις εκεί όπου παλιά μιλούσαν. Είναι μικρότερη παρέμβαση από την εγκατάσταση ενός συστήματος έργων και διορθώνει ακριβώς αυτό που χάλασε η απόσταση.

Το υβριδικό είναι σήμερα ο κανόνας

Ελάχιστες ομάδες δουλεύουν εξ ολοκλήρου εξ αποστάσεως. Οι περισσότερες είναι μικτές: κάποιοι στο γραφείο, κάποιοι στο σπίτι, κάποιοι σε άλλη χώρα, και οι αναλογίες αλλάζουν από μήνα σε μήνα. Ένα πρόγραμμα που κρατά και τις τρεις ομάδες, με τόπους δεμένους εκεί όπου μετρούν, οδηγείται πιο εύκολα από χωριστά συστήματα για χωριστές ομάδες.

Η εμπιστοσύνη κοστίζει λιγότερο από την επιτήρηση και αντέχει περισσότερο.

Η εξουθένωση είναι σήμα του προγράμματος

Η υπερφόρτωση εξ αποστάσεως δεν αναγγέλλεται μόνη της. Κανείς δεν βλέπει τον συνάδελφο που στις οκτώ το βράδυ κάθεται ακόμη στο γραφείο, οπότε το μοτίβο τρέχει μήνες και φτάνει ως παραίτηση. Τα δεδομένα που το πιάνουν νωρίτερα βρίσκονται ήδη στην καταγραφή χρόνου.

Ώρες ανά άτομο, σχέδιο δίπλα στο πραγματικό, διαβασμένα κάθε εβδομάδα. Όποιος ξεπερνά μόνιμα τις προγραμματισμένες ώρες του δεν είναι πιο αφοσιωμένος, είναι λάθος τοποθετημένος, και αυτό διορθώνεται όσο παραμένει ζήτημα προγράμματος και όχι ζήτημα αποχωρήσεων.

Η αναφορά που απαντά στην ερώτηση της διοίκησης

Οι κατανεμημένες ομάδες προκαλούν έναν ιδιαίτερο σκεπτικισμό σε όσους δεν δουλεύουν μέσα τους. Δουλεύει καν κανείς εκεί. Η απλή απάντηση είναι συνήθως ναι, και η χρήσιμη απάντηση είναι μια αναφορά αντί για καβγά: ώρες ανά άτομο και ανά έργο, σχέδιο δίπλα στο πραγματικό, για τον τελευταίο μήνα.

Αυτή η αναφορά κάνει κάτι πιο πολύτιμο από καθησυχασμό. Δείχνει ποια έργα κατανάλωσαν τον χρόνο, ερώτημα στο οποίο δεν μπορούσε να απαντήσει κανείς ούτε όταν η ομάδα καθόταν σε ένα δωμάτιο. Το κοινό γραφείο έκρυβε το πρόβλημα πίσω από την ορατή παρουσία, η απόσταση απλώς αφαίρεσε τη μεταμφίεση.

Υπάλληλοι και συνεργάτες σε μία εικόνα

Οι περισσότερες κατανεμημένες ομάδες είναι μικτές. Υπάλληλοι στη μισθοδοσία, συνεργάτες με τιμολόγια και συνήθως λίγοι άνθρωποι σε μια τρίτη ρύθμιση για την οποία το λογιστήριο έχει άποψη. Αν μείνουν ως χωριστά τμήματα στο ίδιο πρόγραμμα, η λειτουργική εικόνα μένει ολόκληρη, ενώ η εξαγωγή για τη μισθοδοσία περιορίζεται στους ανθρώπους που πληρώνει πράγματι η εταιρεία.

Τι να ελέγξετε όταν συγκρίνετε εργαλεία

Η κατηγορία χωρίζεται σε ένα ερώτημα: το προϊόν μετρά δραστηριότητα ή καταγράφει χρόνο. Τα προϊόντα που τραβούν στιγμιότυπα οθόνης, μετρούν πλήκτρα ή βαθμολογούν λεπτά αδράνειας απαντούν σε πρόβλημα εμπιστοσύνης. Τα προϊόντα που καταγράφουν έναρξη, λήξη και διαλείμματα απαντούν σε πρόβλημα μισθοδοσίας και σχεδιασμού. Το να αγοράσετε το πρώτο ενώ χρειαζόσασταν το δεύτερο κοστίζει και το ηθικό της ομάδας πάνω από την τιμή της άδειας.

Πέρα από αυτό, οι έλεγχοι είναι πρακτικοί. Εμφανίζεται το πρόγραμμα στις τοπικές ώρες του καθενός ή σε μία σταθερή ζώνη γραφείου. Μπορεί κάποιος να χτυπήσει κάρτα από φυλλομετρητή χωρίς να εγκαταστήσει τίποτα. Κρατούνται οι προγραμματισμένες και οι πραγματικές ώρες ως δύο αριθμοί. Βρίσκονται οι άδειες στο ίδιο ημερολόγιο με τις βάρδιες ή σε χωριστό σύστημα που εγκρίνει χωρίς να βλέπει την κάλυψη.

Ξεκίνημα χωρίς έργο εγκατάστασης

Το Shifton είναι δωρεάν έως 10 άτομα χωρίς χρονικό όριο, κάτι που καλύπτει ολόκληρες τις περισσότερες μικρές κατανεμημένες ομάδες. Το πρόγραμμα, η βασική καταγραφή χρόνου, η εφαρμογή κινητού και οι αναφορές περιλαμβάνονται. Τα επί πληρωμή αρθρώματα προστίθενται ένα ένα από 0,50 δολάρια ανά εργαζόμενο τον μήνα, το καθένα με δοκιμή έως 60 ημέρες, ώστε η ομάδα να δοκιμάσει τη μισθοδοσία ή τη διαχείριση αδειών πριν δεσμευτεί.