6 καλύτερες δωρεάν εφαρμογές χρονομέτρησης για μικρές επιχειρήσεις

Οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις ξοδεύουν περισσότερα απ’ ό,τι χρειάζεται για την παρακολούθηση ωρών. Εγγράφονται σε εταιρικές πλατφόρμες με λειτουργίες που δεν θα χρησιμοποιήσουν ποτέ, πληρώνουν ανά χρήστη για εργαζόμενους που κάνουν check-in με τον ίδιο ακριβώς τρόπο κάθε μέρα και καταλήγουν να διαχειρίζονται λογισμικό αντί για ανθρώπους. Οι δωρεάν εφαρμογές χρονομέτρησης έχουν φτάσει σε επίπεδο που, πριν από μερικά χρόνια, δεν φαινόταν εφικτό.

GPS clock-in, κινητή εφαρμογή καταγραφής ωρών, ειδοποιήσεις υπερωριών και προγραμματισμός ομάδας είναι πλέον διαθέσιμα δωρεάν – αρκεί να ξέρετε πού να ψάξετε. Αυτός ο οδηγός καλύπτει τις 6 καλύτερες δωρεάν εφαρμογές χρονομέτρησης για μικρές επιχειρήσεις, ωρομίσθιους εργαζόμενους και απομακρυσμένες ομάδες. Κάθε εργαλείο διαθέτει ένα πραγματικά χρήσιμο δωρεάν πλάνο – όχι δοκιμή 14 ημερών, όχι περικομμένη έκδοση επίδειξης.

Θα δείτε τι κάνει καλά το καθένα, πού υστερεί και σε ποιον τύπο επιχείρησης ταιριάζει καλύτερα. Είτε η ομάδα σας κάνει check-in από εργοτάξιο, εστιατόριο ή home office, υπάρχει ένα δωρεάν σύστημα καταγραφής ωρών που ταιριάζει στον τρόπο που δουλεύετε.

Τι είναι μια δωρεάν online εφαρμογή χρονομέτρησης;

Μια δωρεάν online εφαρμογή χρονομέτρησης είναι ένα web-based ή mobile εργαλείο που επιτρέπει στους εργαζόμενους να κάνουν ψηφιακά clock-in και clock-out – αντικαθιστώντας χάρτινα φύλλα εργασίας, κάρτες παρουσίας και υπολογιστικά φύλλα. Το σύστημα καταγράφει αυτόματα τις ώρες εργασίας, υπολογίζει τα σύνολα και δημιουργεί αναφορές παρουσίας χωρίς χειροκίνητη εισαγωγή.

Σε αντίθεση με τα παραδοσιακά ρολόγια καταγραφής προσέλευσης, μια δωρεάν cloud-based εφαρμογή χρονομέτρησης λειτουργεί από οποιαδήποτε συσκευή με πρόσβαση στο internet. Οι εργαζόμενοι μπορούν να κάνουν clock-in από κοινόχρηστο tablet στο εργοτάξιο, κινητό τηλέφωνο στο πεδίο ή browser σε υπολογιστή. Οι διαχειριστές βλέπουν ποιος είναι παρών, ποιος αργεί και πόσες ώρες έχει καταγράψει η ομάδα – σε πραγματικό χρόνο.

Για μικρές επιχειρήσεις, η ουσιαστική διαφορά μεταξύ ενός δωρεάν λογισμικού καταγραφής ωρών και μιας πλατφόρμας 15 $/χρήστη/μήνα είναι συχνά μικρότερη απ’ ό,τι φαίνεται. Οι βασικές λειτουργίες – clock-in, clock-out, εξαγωγή φύλλου χρόνου – είναι διαθέσιμες σε κάθε δωρεάν πλάνο αυτής της λίστας.

Ποιος χρειάζεται δωρεάν εφαρμογή καταγραφής ωρών

Τα δωρεάν εργαλεία καταγραφής ωρών είναι χρήσιμα σε περισσότερους κλάδους απ’ ό,τι οι περισσότεροι συνειδητοποιούν. Κάθε επιχείρηση που πληρώνει ωρομίσθιους εργαζόμενους χρειάζεται έναν αξιόπιστο τρόπο να παρακολουθεί πότε ξεκινούν και τελειώνουν οι βάρδιες.

Εστιατόρια και λιανεμπόριο βασίζονται σε σύστημα καταγραφής παρουσίας για τη διαχείριση ημερήσιων εναλλαγών βαρδιών και τον ακριβή υπολογισμό μισθοδοσίας. Μια απλή online εφαρμογή χρονομέτρησης μειώνει τη χειρωνακτική εργασία παρακολούθησης.

Εταιρείες καθαρισμού και συντήρησης συχνά έχουν εργαζόμενους σε πεδίο κατανεμημένους σε πολλές τοποθεσίες πελατών. Μια mobile εφαρμογή χρονομέτρησης επιτρέπει στα μέλη της ομάδας να κάνουν clock-in από το κινητό τους τη στιγμή που φτάνουν σε μια τοποθεσία – χωρίς χάρτινα αρχεία, χωρίς τηλεφωνήματα στο γραφείο.

Εργατικά συνεργεία κατασκευών εργάζονται σε διαφορετικά εργοτάξια κάθε εβδομάδα. Μια cloud-based εφαρμογή καταγραφής ωρών που λειτουργεί offline και συγχρονίζεται όταν υπάρχει σύνδεση αξίζει περισσότερο από μια εφαρμογή που λειτουργεί μόνο σε μία τοποθεσία.

Ιατρεία, κέντρα οικιακής φροντίδας και οδοντιατρεία χρησιμοποιούν δωρεάν πλατφόρμες καταγραφής ωρών για τη διαχείριση εναλλασσόμενων βαρδιών χωρίς να επενδύουν σε ακριβά συστήματα προγραμματισμού. Όταν το δωρεάν πλάνο καλύπτει τον αριθμό των εργαζομένων σας, δεν υπάρχει λόγος να πληρώσετε για λογισμικό που δεν χρειάζεστε.

Πώς επιλέξαμε αυτές τις εφαρμογές

Αξιολογήσαμε περισσότερες από δώδεκα δωρεάν εφαρμογές χρονομέτρησης πριν περιορίσουμε τη λίστα σε έξι. Κάθε εφαρμογή εδώ διαθέτει ένα δωρεάν πλάνο που είναι πραγματικά χρήσιμο – όχι δοκιμή 14 ημερών που μετατρέπεται σε συνδρομή χωρίς προειδοποίηση, και όχι ένα σύνολο λειτουργιών τόσο περιορισμένο που σπάει μόλις προσθέσετε έναν πέμπτο εργαζόμενο.

Η αξιολόγηση κάλυψε πέντε τομείς: όρια δωρεάν επιπέδου (ανώτατα όρια χρηστών, περιορισμοί τοποθεσίας, φραγή λειτουργιών), αξιοπιστία clock-in σε κινητό και web, βάθος αναφορών, τριβή ενσωμάτωσης εργαζομένων και αν ο προγραμματισμός βαρδιών συμπεριλαμβάνεται χωρίς κόστος. Δώσαμε ιδιαίτερη προσοχή στον τρόπο που κάθε εφαρμογή χειρίζεται διαλείμματα και υπερωρίες – λειτουργίες που έχουν σημασία για την ακρίβεια της μισθοδοσίας αλλά συχνά κλειδώνονται πίσω από πληρωμή.

Οι έξι εδώ είναι αυτές που μια μικρή επιχείρηση μπορεί ρεαλιστικά να χρησιμοποιήσει με μηδενικό κόστος, για μια πραγματική ομάδα, χωρίς να χτυπήσει τοίχο μετά τις πρώτες εβδομάδες.

Τι να αναζητήσετε σε μια δωρεάν εφαρμογή χρονομέτρησης

Δεν είναι όλα τα δωρεάν πλάνα ίδια. Τα περισσότερα προγράμματα χρονομέτρησης προσφέρουν τις ίδιες βασικές λειτουργίες – clock-in, clock-out, εξαγωγή φύλλου χρόνου – αλλά διαφέρουν σημαντικά στα όρια χρηστών και στην υποστήριξη προγραμματισμού. Πριν επιλέξετε, ελέγξτε αυτά τα κριτήρια:

• Όρια χρηστών. Ένα δωρεάν πλάνο που καλύπτει 1-2 χρήστες δεν είναι χρήσιμο για μικρή επιχείρηση. Αναζητήστε πλάνα που υποστηρίζουν τουλάχιστον 5-10 εργαζόμενους – το Clockify και το Jibble προσφέρουν απεριόριστους χρήστες, το Shifton καλύπτει έως 10 στο δωρεάν πλάνο του, και το Homebase καλύπτει μία τοποθεσία χωρίς αυστηρό ανώτατο όριο εργαζομένων.
• Μέθοδοι clock-in. Οι καλύτερες δωρεάν εφαρμογές παρουσίας επιτρέπουν στους εργαζόμενους να κάνουν punch-in μέσω κινητού, web browser ή κοινόχρηστου tablet kiosk. Το GPS clock-in είναι πολύτιμο όταν οι εργαζόμενοι δουλεύουν σε πολλά εργοτάξια – καταγράφει πού ξεκίνησε η βάρδια χωρίς χειρωνακτική εισαγωγή. Η αναγνώριση προσώπου, διαθέσιμη στο δωρεάν επίπεδο του Jibble, εξαλείφει το buddy punching χωρίς επιπλέον υλικό.
• Παρακολούθηση διαλειμμάτων και υπερωριών. Αυτόματες αφαιρέσεις διαλείμματος, κανόνες στρογγυλοποίησης και υπολογισμοί υπερωριών ξεχωρίζουν μια πραγματική εφαρμογή καρτών χρόνου από έναν απλό χρονομετρητή.
• Geofencing και επαλήθευση τοποθεσίας. Το geofencing ορίζει ένα εικονικό όριο γύρω από ένα εργοτάξιο και αποκλείει ή επισημαίνει κάθε clock-in που γίνεται εκτός αυτού. Το GPS tracking και το geofencing είναι πλέον διαθέσιμα σε δωρεάν επίπεδα – το Jibble τα συμπεριλαμβάνει και τα δύο δωρεάν, και το Shifton υποστηρίζει location-based clock-in για ομάδες πεδίου.
• Υποστήριξη offline. Για εργατικά συνεργεία κατασκευών και εργαζόμενους πεδίου σε περιοχές με κακή συνδεσιμότητα, μια εφαρμογή που αποθηκεύει εγγραφές τοπικά και συγχρονίζεται όταν αποκατασταθεί σήμα είναι απαραίτητη.
• Εξαγωγές και μισθοδοσία. Σε οποιοδήποτε δωρεάν πλάνο, πρέπει να μπορείτε να εξάγετε φύλλα χρόνου ως CSV ή PDF για επεξεργασία μισθοδοσίας.
• Ποιότητα mobile εφαρμογής. Μια mobile εφαρμογή χρονομέτρησης είναι χρήσιμη μόνο αν οι εργαζόμενοι την ανοίγουν πραγματικά. Οι βαθμολογίες στο app store, η συχνότητα σφαλμάτων και η αξιοπιστία συγχρονισμού έχουν σημασία.

Με αυτά τα κριτήρια υπόψη, ακολουθούν οι 6 καλύτερες δωρεάν εφαρμογές χρονομέτρησης που είναι διαθέσιμες τώρα.

6 Καλύτερες δωρεάν εφαρμογές χρονομέτρησης

Το Shifton είναι μια πλατφόρμα διαχείρισης εργατικού δυναμικού με δωρεάν πλάνο που καλύπτει έως 10 μέλη ομάδας – αρκετά για τις περισσότερες λειτουργίες μικρής επιχείρησης. Ενώ πολλοί ανταγωνιστές περιορίζουν το δωρεάν επίπεδο σε 1-5 χρήστες, η δωρεάν online εφαρμογή χρονομέτρησης του Shifton είναι φτιαγμένη για πραγματικές ομάδες. Η λειτουργία παρακολούθησης χρόνου στο Shifton επιτρέπει στους εργαζόμενους να κάνουν clock-in και out από mobile εφαρμογή ή web browser.

Οι διαχειριστές μπορούν να δουν ποιος είναι συνδεδεμένος και πόσες ώρες έχει εργαστεί – όλα σε πραγματικό χρόνο. Η πλατφόρμα είναι σχεδιασμένη για ομάδες πεδίου, οδηγούς παράδοσης και επιχειρήσεις με πολλά εργοτάξια. Πέρα από την ίδια την εφαρμογή clock-in, το Shifton περιλαμβάνει προγραμματισμό βαρδιών, διαχείριση αδειών και εργαλεία διαχείρισης ομάδας στο δωρεάν πλάνο.

Αυτό έχει σημασία γιατί η καταγραφή ωρών είναι μόνο η μισή δουλειά – το να ξέρετε ποιος είναι προγραμματισμένος και ποιος απουσιάζει είναι το άλλο μισό. Με το Shifton, διαχειρίζεστε και τα δύο σε ένα μέρος χωρίς να πληρώνετε για επιπλέον λογισμικό. Οι κάρτες χρόνου αποθηκεύονται αυτόματα και μπορούν να ελεγχθούν από διαχειριστές.

Οι υπερωρίες παρακολουθούνται και τα φύλλα χρόνου μπορούν να εξαχθούν για μισθοδοσία. Η mobile εφαρμογή είναι διαθέσιμη για iOS και Android, και η διεπαφή είναι αρκετά καθαρή ώστε οι περισσότεροι εργαζόμενοι να μην χρειάζονται εκπαίδευση για να κάνουν clock-in την πρώτη τους ημέρα. Για μικρές επιχειρήσεις που χρειάζονται μια δωρεάν εφαρμογή χρονομέτρησης με πραγματικές δυνατότητες προγραμματισμού, mobile πρόσβαση και φύλλα χρόνου έτοιμα για μισθοδοσία, το Shifton είναι η πιο ολοκληρωμένη επιλογή που διατίθεται χωρίς κόστος.

Κύρια χαρακτηριστικά (δωρεάν πλάνο):

• Clock-in και out μέσω mobile εφαρμογής (iOS και Android) ή web browser
• Προγραμματισμός βαρδιών με drag-and-drop για έως 10 εργαζόμενους
• Dashboard παρουσίας σε πραγματικό χρόνο – δείτε ποιος είναι συνδεδεμένος με μια ματιά
• Αυτόματη παρακολούθηση υπερωριών με ειδοποιήσεις διαχειριστή
• Εξαγωγή φύλλου χρόνου (CSV) για επεξεργασία μισθοδοσίας
• Location-based clock-in για ομάδες πεδίου και πολλαπλά εργοτάξια
• Διαχείριση αδειών και παρακολούθηση απουσιών

Ιδανικό για: Μικρές επιχειρήσεις και αναπτυσσόμενες ομάδες που χρειάζονται προγραμματισμό βαρδιών, εφαρμογή χρονομέτρησης και φύλλα χρόνου έτοιμα για μισθοδοσία σε μία δωρεάν πλατφόρμα.

Δωρεάν πλάνο: Έως 10 μέλη ομάδας, προγραμματισμός βαρδιών, καταγραφή χρόνου και παρουσίας, mobile εφαρμογή, φύλλα χρόνου έτοιμα για μισθοδοσία, αναφορές.

Το Clockify είναι η πιο διαδεδομένη δωρεάν εφαρμογή παρακολούθησης χρόνου στον κόσμο, και το δωρεάν επίπεδό της είναι πραγματικά απεριόριστο – χωρίς ανώτατο όριο χρηστών, χωρίς ανώτατο όριο έργων. Οι εργαζόμενοι μπορούν να κάνουν clock-in από browser, desktop εφαρμογή ή mobile εφαρμογή, και όλες οι εγγραφές χρόνου αποθηκεύονται σε κοινόχρηστο χώρο εργασίας που μπορούν να ελέγξουν οι διαχειριστές.

Οι αναφορές είναι ικανοποιητικές για δωρεάν εργαλείο: μπορείτε να φιλτράρετε ανά εργαζόμενο, έργο ή εύρος ημερομηνιών και να εξάγετε σε CSV ή PDF. Το Clockify δεν περιλαμβάνει προγραμματισμό στο δωρεάν πλάνο, οπότε θα χρειαστείτε ξεχωριστό εργαλείο αν η διαχείριση βαρδιών έχει σημασία. Αλλά ως καθαρά web-based εφαρμογή χρονομέτρησης για καταγραφή ωρών εργασίας, είναι δύσκολο να ξεπεραστεί με μηδενικό κόστος.

Κύρια χαρακτηριστικά (δωρεάν πλάνο):

• Απεριόριστοι χρήστες και απεριόριστα έργα
• Χρονόμετρο με ένα κλικ ή χειροκίνητη εισαγωγή χρόνου
• Παρακολούθηση χρόνου σε επίπεδο έργου και εργασίας για κοστολόγηση εργασίας
• Εβδομαδιαία προβολή φύλλου χρόνου και ημερολογιακή διάταξη
• Αναφορές με δυνατότητα φιλτραρίσματος ανά εργαζόμενο, έργο ή εύρος ημερομηνιών
• Εξαγωγή CSV και PDF
• Επέκταση browser για παρακολούθηση χρόνου σε desktop

Ιδανικό για: Ομάδες που χρειάζονται απεριόριστους χρήστες και απλή παρακολούθηση χρόνου χωρίς λειτουργίες προγραμματισμού.

Δωρεάν έκδοση: Απεριόριστοι χρήστες, απεριόριστα έργα, παρακολούθηση χρόνου, βασικές αναφορές, εξαγωγή CSV.

Το Homebase είναι φτιαγμένο για ωρομίσθιους εργαζόμενους, ιδιαίτερα σε λιανεμπόριο και υπηρεσίες εστίασης. Ο δωρεάν λογαριασμός καλύπτει μία τοποθεσία με απεριόριστους εργαζόμενους, που είναι ισχυρή προσφορά για μια μικρή επιχείρηση με μία εγκατάσταση. Η εφαρμογή clock-in λειτουργεί σε κινητά, tablets ή κοινόχρηστο kiosk, και περιλαμβάνει επιλογή φωτογράφισης για την αποτροπή του buddy punching.

Το δωρεάν επίπεδο του Homebase περιλαμβάνει επίσης βασικό προγραμματισμό και εργαλείο ομαδικής επικοινωνίας, που το βάζει μπροστά από πολλές δωρεάν εφαρμογές χρονομέτρησης που παρακολουθούν μόνο ώρες. Η επεξεργασία μισθοδοσίας είναι πληρωτέα επιπλογή, αλλά τα δωρεάν φύλλα χρόνου μπορούν να εξαχθούν χειροκίνητα. Η εμπειρία ενσωμάτωσης είναι ομαλή και η mobile εφαρμογή έχει υψηλές βαθμολογίες.

Κύρια χαρακτηριστικά (δωρεάν πλάνο):

• Clock-in μέσω mobile εφαρμογής, web browser ή κοινόχρηστου tablet kiosk
• Προαιρετική λήψη φωτογραφίας κατά το clock-in για αποτροπή buddy punching
• Απεριόριστοι εργαζόμενοι σε μία τοποθεσία
• Βασικός προγραμματισμός βαρδιών χωρίς κόστος
• Εφαρμογή ομαδικής επικοινωνίας για επικοινωνία βάρδιας
• Εξαγωγή φύλλου χρόνου για μισθοδοσία (χειροκίνητη επεξεργασία)

Ιδανικό για: Εστιατόρια, καφέ και καταστήματα λιανικής σε μία τοποθεσία με ωρομίσθιο προσωπικό.

Δωρεάν επίπεδο: 1 τοποθεσία, απεριόριστοι εργαζόμενοι, εφαρμογή χρονομέτρησης, βασικός προγραμματισμός, ομαδική επικοινωνία.

Το δωρεάν πλάνο του Jibble ξεχωρίζει για δύο λόγους: αναγνώριση προσώπου για clock-in και GPS tracking, και τα δύο διαθέσιμα χωρίς κόστος. Οι εργαζόμενοι μπορούν να κάνουν punch-in χρησιμοποιώντας αναγνώριση προσώπου μέσω της mobile εφαρμογής, η οποία εξαλείφει το buddy punching χωρίς επιπλέον υλικό. Για ομάδες πεδίου και επιχειρήσεις με κατανεμημένο εργατικό δυναμικό, αυτή είναι μια σημαντική λειτουργία.

Η δωρεάν εικονική εφαρμογή χρονομέτρησης υποστηρίζει απεριόριστους χρήστες, και τα δεδομένα χρόνου συγχρονίζονται σε όλες τις συσκευές. Τα αυτοματοποιημένα φύλλα χρόνου υπολογίζουν τις ώρες εργασίας και επισημαίνουν ανωμαλίες. Η διεπαφή είναι σύγχρονη και εύκολη στην πλοήγηση.

Οι αναφορές στη δωρεάν έκδοση είναι περιορισμένες, αλλά η αξιοπιστία του clock-in είναι εξαιρετική.

Κύρια χαρακτηριστικά (δωρεάν πλάνο):

• Απεριόριστοι χρήστες
• Αναγνώριση προσώπου για clock-in μέσω κάμερας κινητού
• GPS tracking – καταγράφει τοποθεσία σε κάθε clock-in
• Geofencing – αποκλείει clock-in εκτός ορίων εργοταξίου
• Αυτοματοποιημένα φύλλα χρόνου με ανίχνευση ανωμαλιών
• Υποστήριξη offline clock-in με συγχρονισμό κατά επανασύνδεση
• Kiosk mode για κοινόχρηστο tablet punch station

Ιδανικό για: Ομάδες πεδίου και επιχειρήσεις με κατανεμημένους εργαζόμενους που θέλουν αναγνώριση προσώπου και GPS clock-in χωρίς κόστος.

Δωρεάν λογαριασμός: Απεριόριστοι χρήστες, αναγνώριση προσώπου, GPS tracking, αυτοματοποιημένα φύλλα χρόνου.

Το Toggl Track είναι γνωστό για το καθαρό, χωρίς περισπασμούς σχεδιασμό του. Το δωρεάν επίπεδο καλύπτει έως 5 χρήστες, γεγονός που το περιορίζει σε πολύ μικρές ομάδες, αλλά εντός αυτού του ορίου είναι μία από τις πιο ευχάριστες εφαρμογές παρακολούθησης χρόνου για χρήση. Το χρονόμετρο με ένα κλικ είναι ο βασικός μηχανισμός: κλικ έναρξη, προσθήκη ετικέτας έργου, κλικ διακοπή.

Οι εγγραφές χρόνου συσσωρεύονται σε λεπτομερείς αναφορές με την πάροδο του χρόνου. Το Toggl Track λειτουργεί καλά ως web-based εφαρμογή χρονομέτρησης και διαθέτει αξιόπιστες mobile εφαρμογές για iOS και Android. Δεν προσφέρει GPS tracking ή προγραμματισμό σε κανένα πλάνο.

Για μια μικρή ομάδα ελεύθερων επαγγελματιών ή micro-business που παρακολουθεί χρεώσιμες ώρες, είναι μια εκλεπτυσμένη επιλογή.

Κύρια χαρακτηριστικά (δωρεάν πλάνο):

• Έως 5 χρήστες
• Χρονόμετρο με ένα κλικ με ετικέτες έργου και tag
• Απεριόριστες εγγραφές χρόνου και έργα
• Λεπτομερείς αναφορές με παρακολούθηση χρεώσιμων ωρών
• Επέκταση browser και desktop εφαρμογή για αυτόματη καταγραφή χρόνου
• Ενσωμάτωση ημερολογίου για έλεγχο εγγραφών χρόνου

Ιδανικό για: Ελεύθερους επαγγελματίες και πολύ μικρές ομάδες που εκτιμούν την απλότητα και καθαρό UX σε σχέση με εύρος λειτουργιών.

Δωρεάν πλάνο: Έως 5 χρήστες, απεριόριστη παρακολούθηση χρόνου, βασικές αναφορές, ενσωματώσεις.

Το When I Work συνδυάζει προγραμματισμό βαρδιών με ενσωματωμένη εφαρμογή clock-in και out, στοχεύοντας επιχειρήσεις που διαχειρίζονται ωρομίσθιους εργαζόμενους με βάρδιες. Η δωρεάν έκδοση καλύπτει μικρές ομάδες και περιλαμβάνει τις βασικές λειτουργίες προγραμματισμού και καταγραφής χρόνου. Οι εργαζόμενοι μπορούν να κάνουν clock-in μέσω της mobile εφαρμογής, και οι διαχειριστές έχουν ορατότητα παρουσίας σε απλό dashboard.

Το τμήμα προγραμματισμού του When I Work είναι ισχυρότερο από το βάθος παρακολούθησης χρόνου – οι κανόνες υπερωριών και λεπτομερείς εξαγωγές μισθοδοσίας απαιτούν πληρωτέο πλάνο. Αλλά για μικρή ομάδα που χρειάζεται βασική λειτουργικότητα punch clock μαζί με πρόγραμμα βάρδιας, το δωρεάν επίπεδο καλύπτει τα βασικά χωρίς επιπλέον πολυπλοκότητα.

Κύρια χαρακτηριστικά (δωρεάν πλάνο):

• Εφαρμογή χρονομέτρησης και προγραμματισμός βαρδιών σε μία εφαρμογή
• Mobile clock-in για iOS και Android
• Dashboard παρουσίας για διαχειριστές
• Αιτήματα εναλλαγής βάρδιας και διαθεσιμότητας
• Βασική προβολή φύλλου χρόνου και χειροκίνητη εξαγωγή

Ιδανικό για: Μικρές ομάδες με βάρδιες που θέλουν προγραμματισμό και βασική εφαρμογή clock-in σε ένα εργαλείο.

Δωρεάν λογαριασμός: Μικρές ομάδες, εφαρμογή χρονομέτρησης, προγραμματισμός βαρδιών, mobile εφαρμογή, παρακολούθηση παρουσίας.

Δωρεάν εφαρμογές χρονομέτρησης ανά κλάδο

Διαφορετικοί κλάδοι χρειάζονται διαφορετικά πράγματα από ένα δωρεάν σύστημα καταγραφής ωρών. Το όριο χρηστών, η μέθοδος clock-in και οι απαιτήσεις υποστήριξης offline διαφέρουν σημαντικά ανάλογα με το πού και πώς εργάζεται η ομάδα σας.

Εστιατόρια και υπηρεσίες εστίασης

Τα εστιατόρια αντιμετωπίζουν υψηλή εναλλαγή προσωπικού, μεταβλητές διάρκειες βαρδιών και εργαζόμενους που μοιράζονται ένα σημείο clock-in στην έναρξη κάθε βάρδιας. Ένα kiosk εφαρμογή χρονομέτρησης – όπου όλοι κάνουν punch-in από κοινόχρηστο tablet – είναι η πιο πρακτική ρύθμιση. Το Homebase είναι φτιαγμένο για αυτή τη χρήση: το δωρεάν επίπεδο καλύπτει μία τοποθεσία με απεριόριστους εργαζόμενους, περιλαμβάνει βασικό προγραμματισμό και υποστηρίζει kiosk mode με φωτογραφική επαλήθευση. Το Shifton λειτουργεί καλά για εστιατορικές ομάδες με πολλές τοποθεσίες που χρειάζονται προγραμματισμό μαζί με παρακολούθηση χρόνου.

Λιανεμπόριο

Οι λιανεμπορικές λειτουργίες συνήθως λειτουργούν με προβλέψιμα πρότυπα βαρδιών και μικρή ομάδα ωρομίσθιων εργαζομένων. Οποιοδήποτε από τα έξι εργαλεία εδώ χειρίζεται βασική παρακολούθηση χρόνου στο λιανεμπόριο. Για καταστήματα σε μία τοποθεσία, ο δωρεάν λογαριασμός του Homebase καλύπτει όλα όσα χρειάζονται οι περισσότεροι έμποροι λιανικής. Για επιχειρήσεις που διαχειρίζονται προσωπικό σε δύο ή περισσότερες τοποθεσίες, αξίζει να εξεταστεί η υποστήριξη πολλαπλών τοποθεσιών του Shifton στο δωρεάν πλάνο.

Κατασκευές και συνεργεία πεδίου

Τα συνεργεία κατασκευών χρειάζονται mobile εφαρμογή χρονομέτρησης που λειτουργεί στο εργοτάξιο – συμπεριλαμβανομένων περιοχών με αναξιόπιστο internet. Η υποστήριξη offline clock-in, που αποθηκεύει την εγγραφή τοπικά και συγχρονίζεται όταν αποκατασταθεί σύνδεση, έχει μεγαλύτερη σημασία για τις κατασκευές από οποιοδήποτε άλλο κλάδο. Το GPS tracking και το geofencing είναι επίσης σημαντικά: επαληθεύουν ότι οι εργαζόμενοι είναι στο εργοτάξιο όταν κάνουν punch-in. Για ομάδες που παρακολουθούν ώρες ανά έργο ή πελάτη για σκοπούς τιμολόγησης, η παρακολούθηση χρόνου σε επίπεδο έργου του Clockify χειρίζεται κοστολόγηση εργασίας στο δωρεάν επίπεδο. Το Jibble και το Shifton καλύπτουν και τα δύο τις ανάγκες συνεργείου πεδίου – GPS, mobile clock-in και επαλήθευση τοποθεσίας – χωρίς κόστος.

Υπηρεσίες καθαρισμού και συντήρησης

Οι εταιρείες καθαρισμού συχνά έχουν κατανεμημένες ομάδες που καλύπτουν πολλές τοποθεσίες πελατών σε μία ημέρα. Μια mobile εφαρμογή χρονομέτρησης με GPS tracking επιτρέπει στα μέλη της ομάδας να κάνουν clock-in σε κάθε διεύθυνση χωρίς χάρτινα αρχεία ή τηλεφωνήματα στο γραφείο. Το geofencing προσθέτει υπευθυνότητα: οι διαχειριστές μπορούν να επαληθεύσουν ότι το clock-in έγινε στη σωστή τοποθεσία. Το δωρεάν geofencing του Jibble και το location-based clock-in του Shifton καλύπτουν και τα δύο αυτή τη χρήση χωρίς πληρωτέο πλάνο.

Υγειονομική περίθαλψη και οικιακή φροντίδα

Πρακτορεία οικιακής φροντίδας και μικρές κλινικές αντιμετωπίζουν εναλλασσόμενο προσωπικό, απαιτήσεις συμμόρφωσης και πρότυπα βαρδιών που αλλάζουν εβδομαδιαία. Μια ψηφιακή κάρτα χρόνου δημιουργεί αυτόματο, ελέγξιμο αρχείο κάθε clock-in και clock-out – κάτι που τα χάρτινα φύλλα χρόνου ή κοινόχρηστα υπολογιστικά φύλλα δεν μπορούν αξιόπιστα να κάνουν. Το δωρεάν πλάνο του Shifton καλύπτει έως 10 εργαζόμενους με προγραμματισμό και παρακολούθηση χρόνου, που ταιριάζει στις περισσότερες μικρές λειτουργίες οικιακής φροντίδας.

Παρακολούθηση διαλειμμάτων και υπερωριών στις δωρεάν εφαρμογές χρονομέτρησης

Τα διαλείμματα και οι υπερωρίες είναι όπου πολλά δωρεάν εργαλεία καταγραφής ωρών δείχνουν τα όρια τους. Οι λειτουργίες clock-in και clock-out είναι καθολικά διαθέσιμες στα δωρεάν πλάνα. Η παρακολούθηση διαλειμμάτων και οι κανόνες υπερωριών συχνά δεν είναι.

Η παρακολούθηση διαλειμμάτων λειτουργεί με δύο τρόπους. Οι αυτόματες αφαιρέσεις αφαιρούν μια καθορισμένη διάρκεια διαλείμματος από τις συνολικές ώρες – για παράδειγμα, 30 λεπτά χωρίς αμοιβή για κάθε βάρδια πάνω από έξι ώρες – χωρίς ο εργαζόμενος να κάνει τίποτα. Τα διαλείμματα με punch απαιτούν από τον εργαζόμενο να κάνει clock-out όταν ξεκινά το διάλειμμα και clock-in όταν τελειώνει. Οι αυτόματες αφαιρέσεις είναι απλούστερες για τους εργαζόμενους αλλά απαιτούν από τους διαχειριστές να ορίσουν σωστά τους κανόνες εκ των προτέρων.

Οι υπερωρίες σε δωρεάν πλάνο καταγραφής ωρών συνήθως σημαίνουν ότι το σύστημα παρουσιάζει τα δεδομένα – ποιοι εργαζόμενοι εργάστηκαν περισσότερο από 8 ώρες σε μια ημέρα, ή περισσότερο από 40 ώρες σε μια εβδομάδα – αλλά δεν εφαρμόζει αυτόματα συντελεστές αμοιβής υπερωρίας. Ο υπολογισμός γίνεται συνήθως στη μισθοδοσία.

Το Shifton παρακολουθεί υπερωρίες στο δωρεάν πλάνο και δημιουργεί ειδοποιήσεις όταν οι εργαζόμενοι πλησιάζουν όρια που ορίζετε. Το Clockify εμφανίζει εβδομαδιαία σύνολα στο dashboard αναφορών του, καθιστώντας εύκολη τη χειροκίνητη εντόπιση υπερωριών ακόμα και χωρίς αυτόματη επισήμανση. Το Homebase περιλαμβάνει βασική ορατότητα υπερωριών στο δωρεάν επίπεδο. Για επιχειρήσεις που υπόκεινται σε αυστηρούς κανονισμούς διαλείμματος, επαληθεύστε ότι το δωρεάν επίπεδο χειρίζεται τη συγκεκριμένη διαμόρφωση που χρειάζεστε πριν δεσμευτείτε.

Geofencing και επαλήθευση GPS: τι πρέπει να γνωρίζουν οι μικρές επιχειρήσεις

Το GPS tracking καταγράφει πού βρίσκεται ένας εργαζόμενος όταν κάνει clock-in. Το geofencing πηγαίνει ένα βήμα παραπέρα: ορίζει ένα εικονικό όριο γύρω από ένα εργοτάξιο και είτε ειδοποιεί τον διαχειριστή είτε αποκλείει εντελώς το clock-in αν ο εργαζόμενος είναι εκτός αυτού του ορίου όταν κάνει punch-in.

Για επιχειρήσεις με εργαζόμενους πεδίου – συνεργεία καθαρισμού, οδηγούς παράδοσης, συνεργεία κατασκευών, τεχνικούς υπηρεσιών – το geofencing αντιμετωπίζει ένα πραγματικό και επαναλαμβανόμενο πρόβλημα. Η κλοπή χρόνου μέσω buddy punching είναι συνηθισμένη σε εργασίες βάσει βαρδιών. Το geofencing το κάνει σημαντικά πιο δύσκολο: το σύστημα επαληθεύει όχι μόνο ποιος κάνει clock-in, αλλά και πού βρίσκεται όταν το κάνει.

Η ρύθμιση είναι απλή. Ένας διαχειριστής σχεδιάζει ένα geofence γύρω από το εργοτάξιο – συνήθως ακτίνα 100 έως 300 μέτρων – στις ρυθμίσεις της εφαρμογής. Όταν ένας εργαζόμενος προσπαθεί να κάνει clock-in, η mobile εφαρμογή ελέγχει τις συντεταγμένες GPS του έναντι αυτού του ορίου. Αν βρίσκεται εντός, το clock-in καταγράφεται κανονικά. Αν βρίσκεται εκτός, η εφαρμογή αποκλείει το punch ή το επισημαίνει για έλεγχο διαχειριστή.

Μεταξύ των δωρεάν εργαλείων εδώ, το Jibble είναι το ισχυρότερο για geofencing: το GPS tracking και η επιβολή geofence είναι και τα δύο διαθέσιμα χωρίς κόστος, χωρίς ανώτατο όριο χρηστών. Το Shifton υποστηρίζει location-based clock-in για ομάδες πεδίου στο δωρεάν πλάνο, δίνοντας στους διαχειριστές ορατότητα για το πού ξεκίνησε κάθε βάρδια. Το Clockify και το Toggl Track δεν περιλαμβάνουν GPS ή geofencing σε κανένα επίπεδο.

Ένας πρακτικός περιορισμός: το GPS tracking απαιτεί από τους εργαζόμενους να παραχωρήσουν άδειες τοποθεσίας στα τηλέφωνά τους. Κάποιοι αντιστέκονται. Μια σαφής γραπτή πολιτική που εξηγεί τι παρακολουθείται – μόνο τοποθεσία clock-in, όχι συνεχής κίνηση κατά τη βάρδια – τείνει να μειώνει την αντίσταση.

Kiosk εφαρμογή χρονομέτρησης: clock-in από κοινόχρηστη συσκευή

Ένα kiosk εφαρμογή χρονομέτρησης μετατρέπει ένα κοινόχρηστο tablet ή desktop υπολογιστή σε σταθμό punch για ολόκληρη την ομάδα. Αντί κάθε εργαζόμενος να χρησιμοποιεί το δικό του τηλέφωνο, οι εργαζόμενοι πηγαίνουν σε μια κοινόχρηστη συσκευή, επαληθεύουν την ταυτότητά τους και κάνουν clock-in. Είναι το ψηφιακό αντίστοιχο του ρολογιού καταγραφής τοποθετημένου στον τοίχο – χωρίς χάρτινες κάρτες ή συντήρηση.

Το kiosk mode είναι πιο χρήσιμο σε επιχειρήσεις όπου οι εργαζόμενοι φτάνουν και φεύγουν από μία τοποθεσία: εστιατόρια, καταστήματα λιανικής, αποθήκες και κλινικές. Εξαλείφει την ανάγκη κάθε εργαζόμενος να έχει εγκατεστημένη την εφαρμογή στο προσωπικό του τηλέφωνο, κάτι που έχει σημασία όταν η εναλλαγή προσωπικού είναι υψηλή ή όταν οι εργαζόμενοι προτιμούν να μην εγκαθιστούν λογισμικό εργοδότη στις δικές τους συσκευές.

Η μέθοδος επαλήθευσης καθορίζει πόσο αξιόπιστο είναι το kiosk. Τα kiosk με PIN επιτρέπουν στους εργαζόμενους να εισάγουν έναν μοναδικό κωδικό. Η λήψη φωτογραφίας τραβά μια φωτογραφία κατά το clock-in, που μπορεί να ελέγξει αργότερα ένας διαχειριστής. Η αναγνώριση προσώπου ταιριάζει το πρόσωπο του εργαζόμενου με ένα αποθηκευμένο προφίλ και καταγράφει αυτόματα το clock-in.

Το Homebase περιλαμβάνει kiosk εφαρμογή χρονομέτρησης στο δωρεάν επίπεδο με προαιρετική λήψη φωτογραφίας. Το Jibble υποστηρίζει αναγνώριση προσώπου μέσω kiosk setup στο δωρεάν πλάνο. Η web διεπαφή του Shifton λειτουργεί από οποιοδήποτε browser σε κοινόχρηστο tablet. Για επιχειρήσεις όπου το buddy punching είναι επαναλαμβανόμενο πρόβλημα, η αναγνώριση προσώπου μέσω kiosk mode του Jibble είναι η πιο αποτελεσματική δωρεάν λύση διαθέσιμη.

Πλεονεκτήματα δωρεάν εφαρμογής χρονομέτρησης για μικρές επιχειρήσεις

Το προφανές πλεονέκτημα είναι το κόστος – μια δωρεάν εφαρμογή καταγραφής ωρών σημαίνει μηδενικό έξοδο λογισμικού για παρακολούθηση ωρών. Αλλά τα λιγότερο προφανή κέρδη έχουν εξίσου μεγάλη σημασία. Η ακρίβεια είναι το πρώτο.

Τα χειροκίνητα φύλλα χρόνου κάνουν λάθη πιο συχνά απ’ ό,τι συνειδητοποιούν οι διαχειριστές. Μια εφαρμογή clock-in και out καταγράφει ακριβείς χρονικές σφραγίδες, εξαλείφει το buddy punching και αφαιρεί τις εικασίες από τους υπολογισμούς μισθοδοσίας. Για ωρομίσθιους εργαζόμενους που πληρώνονται ανά λεπτό, αυτή η ακρίβεια έχει σημασία.

Το δεύτερο πλεονέκτημα είναι η ορατότητα. Μια δωρεάν web-based εφαρμογή χρονομέτρησης δίνει στους διαχειριστές ζωντανή εικόνα παρουσίας χωρίς να κυνηγούν χάρτινες φόρμες ή να τηλεφωνούν στους εργαζόμενους. Εγκρίσεις, ειδοποιήσεις υπερωριών και παρακολούθηση απουσιών συμβαίνουν σε ένα μέρος.

Τρίτο: συμμόρφωση. Οι εργατικοί νόμοι στις περισσότερες χώρες απαιτούν ακριβή αρχεία ωρών εργασίας εργαζομένων. Μια ψηφιακή εφαρμογή κάρτας χρόνου δημιουργεί αυτόματα ελέγξιμο ίχνος – κάτι που ένα κοινόχρηστο υπολογιστικό φύλλο δεν μπορεί αξιόπιστα να κάνει.

Τέλος, μια δωρεάν mobile εφαρμογή χρονομέτρησης αίρει τον γεωγραφικό περιορισμό. Οι εξ αποστάσεως εργαζόμενοι, τα συνεργεία πεδίου και οι κατανεμημένες ομάδες μπορούν να κάνουν clock-in από οπουδήποτε. Αυτή η ευελιξία είναι ο λόγος που οι εικονικές εφαρμογές χρονομέτρησης έχουν σε μεγάλο βαθμό αντικαταστήσει τα φυσικά ρολόγια παρουσίας στις λειτουργίες μικρών επιχειρήσεων.

Πώς μια δωρεάν εφαρμογή χρονομέτρησης μειώνει το κόστος εργασίας

Η εργασία είναι το μεγαλύτερο λειτουργικό κόστος για τις περισσότερες μικρές επιχειρήσεις. Μια δωρεάν εφαρμογή χρονομέτρησης μειώνει αυτό το κόστος με δύο τρόπους: μειώνει την κλοπή χρόνου και εξαλείφει τα διοικητικά γενικά έξοδα χειροκίνητης επεξεργασίας φύλλων χρόνου.

Η κλοπή χρόνου – εργαζόμενοι που καταγράφουν περισσότερες ώρες από αυτές που πραγματικά εργάστηκαν – είναι πιο συνηθισμένη από ό,τι αναμένουν οι περισσότεροι διαχειριστές. Έρευνα της American Payroll Association εκτιμά ότι περίπου τα τρία τέταρτα των επιχειρήσεων χάνουν χρήματα από κλοπή χρόνου εργαζομένων, με τον μέσο εργαζόμενο να φουσκώνει τις καταγεγραμμένες ώρες κατά αρκετά λεπτά ανά βάρδια. Σε ένα μήνα, σε ομάδα 10 ατόμων, αυτό αθροίζεται. Η επαλήθευση GPS και το geofencing αντιμετωπίζουν τις πιο συνηθισμένες μορφές.

Η δεύτερη μείωση κόστους είναι διοικητική. Η συλλογή χάρτινων φύλλων χρόνου στο τέλος της εβδομάδας, η χειροκίνητη εισαγωγή αριθμών σε υπολογιστικό φύλλο μισθοδοσίας και ο έλεγχος για σφάλματα χρειάζονται χρόνο που θα μπορούσε να πάει αλλού. Μια δωρεάν ψηφιακή εφαρμογή χρονομέτρησης αυτοματοποιεί τα πάντα. Τα φύλλα χρόνου συσσωρεύονται σε πραγματικό χρόνο, οι υπερωρίες επισημαίνονται αυτόματα και η εξαγωγή μισθοδοσίας παίρνει λίγα λεπτά αντί για ένα απόγευμα.

Για ομάδα 10 εργαζομένων που κερδίζουν 15 € ανά ώρα, η εξάλειψη μόλις 20 λεπτών ημερήσιας ανακρίβειας φύλλου χρόνου ανά άτομο εξοικονομεί περίπου 2.600 € ετησίως. Μια δωρεάν εφαρμογή χρονομέτρησης παρέχει αυτή τη μείωση χωρίς κόστος λογισμικού. Τα εργαλεία που περιλαμβάνουν GPS tracking και geofencing – Jibble και Shifton – προστατεύουν επίσης από κλοπή χρόνου βάσει τοποθεσίας.

Δωρεάν εφαρμογές χρονομέτρησης και συμμόρφωση με εργατική νομοθεσία

Οι εργατικές νομοθεσίες στις περισσότερες χώρες απαιτούν από τους εργοδότες να τηρούν ακριβή αρχεία ωρών εργασίας εργαζομένων για τουλάχιστον δύο χρόνια. Μια ψηφιακή εφαρμογή χρονομέτρησης δημιουργεί αυτά τα αρχεία αυτόματα, χωρίς να βασίζεται στους εργαζόμενους να υποβάλλουν φύλλα χρόνου ακριβώς ή στους διαχειριστές να ελέγχουν χάρτινα αρχεία στο τέλος κάθε περιόδου πληρωμής.

Για μικρές επιχειρήσεις, ο κίνδυνος συμμόρφωσης προέρχεται συνήθως από δύο πηγές: χαμένα punches (εργαζόμενοι που ξεχνούν να κάνουν clock-out) και ανακριβή αρχεία διαλειμμάτων. Τα περισσότερα δωρεάν προγράμματα καταγραφής ωρών αντιμετωπίζουν τα χαμένα punches με ειδοποιήσεις – οι διαχειριστές λαμβάνουν ειδοποίηση όταν η βάρδια ενός εργαζόμενου υπερβαίνει το προγραμματισμένο τέλος χωρίς clock-out.

Κανένα από τα εργαλεία αυτής της λίστας δεν παρέχει νομικές συμβουλές συμμόρφωσης, και κανένα δεν υποκαθιστά την κατανόηση των συγκεκριμένων εργατικών νόμων της χώρας σας. Αυτό που παρέχουν είναι ένα σαφές, εξαγώγιμο αρχείο που μπορεί να ελέγξει ένας λογιστής μισθοδοσίας ή ελεγκτής. Αυτό είναι σημαντική βελτίωση σε σχέση με κοινόχρηστο υπολογιστικό φύλλο ή στοίβα χάρτινων φύλλων χρόνου.

Αν η επιχείρησή σας λειτουργεί σε χώρα με αυστηρές απαιτήσεις διαλείμματος, επαληθεύστε πριν την εγκατάσταση ότι το δωρεάν επίπεδο του επιλεγμένου εργαλείου χειρίζεται τη συγκεκριμένη διαμόρφωση διαλείμματος που χρειάζεστε.

Πώς λειτουργούν οι δωρεάν online εφαρμογές χρονομέτρησης

Μια δωρεάν online εφαρμογή χρονομέτρησης αντικαθιστά την παραδοσιακή κάρτα παρουσίας ή χάρτινο φύλλο χρόνου με ψηφιακό σύστημα που οι εργαζόμενοι έχουν πρόσβαση από κινητό, tablet ή browser. Όταν ένας εργαζόμενος κάνει clock-in, το σύστημα καταγράφει μια χρονική σφραγίδα – και, στα εργαλεία με GPS, την τοποθεσία του. Στο τέλος μιας βάρδιας, κάνει clock-out και το σύστημα υπολογίζει τις συνολικές ώρες εργασίας, συμπεριλαμβανομένων τυχόν διαλειμμάτων που αφαιρέθηκαν σύμφωνα με τους κανόνες σας.

Τα περισσότερα σύγχρονα προγράμματα clock-in αποθηκεύουν όλα τα δεδομένα χρόνου στο cloud, ώστε οι διαχειριστές να μπορούν να τα ελέγξουν από οπουδήποτε χωρίς να περιμένουν χάρτινα φύλλα χρόνου. Τα φύλλα χρόνου συσσωρεύονται κατά την περίοδο πληρωμής και μπορούν να εξαχθούν για μισθοδοσία. Τα καλύτερα δωρεάν συστήματα καταγραφής ωρών χειρίζονται επίσης εξαιρέσεις – καθυστερημένες αφίξεις, χαμένα punches και σημαίες υπερωριών – ώστε οι διαχειριστές να ξοδεύουν λιγότερο χρόνο διορθώνοντας αποκλίσεις και περισσότερο χρόνο τρέχοντας την επιχείρηση.

FAQ

Ποια είναι η καλύτερη δωρεάν εφαρμογή χρονομέτρησης για μικρές επιχειρήσεις;

Το Shifton είναι η ισχυρότερη δωρεάν επιλογή για ομάδες μικρών επιχειρήσεων. Το δωρεάν επίπεδό του καλύπτει έως 10 εργαζόμενους με προγραμματισμό βαρδιών, εφαρμογή χρονομέτρησης, mobile εφαρμογή και φύλλα χρόνου έτοιμα για μισθοδοσία – περισσότερα από ό,τι περιλαμβάνουν τα περισσότερα δωρεάν πλάνα. Για ομάδες που χρειάζονται μόνο βασική παρακολούθηση ωρών χωρίς προγραμματισμό, το Clockify προσφέρει απεριόριστους χρήστες στη δωρεάν έκδοση.

Μπορώ να χρησιμοποιήσω δωρεάν online εφαρμογή χρονομέτρησης για εξ αποστάσεως εργαζόμενους;

Ναι. Τα περισσότερα δωρεάν προγράμματα καταγραφής ωρών λειτουργούν από οποιοδήποτε browser ή κινητή συσκευή, ώστε οι εξ αποστάσεως εργαζόμενοι να μπορούν να κάνουν clock-in και out από οπουδήποτε. Το Shifton, το Clockify, το Jibble και το Toggl Track υποστηρίζουν απομακρυσμένο clock-in στα δωρεάν επίπεδά τους. Ο κύριος περιορισμός είναι ότι ορισμένα εργαλεία περιορίζουν την επαλήθευση GPS ή το location tagging σε πληρωτέα πλάνα.

Ποιες λειτουργίες πρέπει να αναζητώ σε μια δωρεάν εφαρμογή χρονομέτρησης;

Ελάχιστο: clock-in/out για όλους τους εργαζόμενους, αυτόματη δημιουργία φύλλου χρόνου και εξαγωγή δεδομένων (CSV ή PDF) για μισθοδοσία. Πέρα από τα βασικά, αναζητήστε mobile υποστήριξη (iOS και Android), ανίχνευση υπερωριών και διαχειρίσιμο όριο χρηστών. Αν η ομάδα σας εργάζεται με βάρδιες, ένας δωρεάν λογαριασμός που συνδυάζει προγραμματισμό με εφαρμογή χρονομέτρησης – όπως Shifton ή Homebase – σας γλιτώνει από το να πληρώνετε για ξεχωριστό εργαλείο προγραμματισμού.

Υπάρχει δωρεάν εφαρμογή χρονομέτρησης που λειτουργεί σε κινητό;

Και οι έξι εφαρμογές αυτής της λίστας έχουν mobile εφαρμογές – καθεμία λειτουργεί ως δωρεάν εφαρμογή για εργαζόμενους που κάνουν clock-in και out από τα τηλέφωνά τους. Το Shifton, το Homebase, το Jibble και το When I Work είναι σχεδιασμένα με γνώμονα τις mobile ομάδες. Το Clockify και το Toggl Track έχουν επίσης αξιόπιστες mobile εφαρμογές, αν και το κύριο κοινό τους είναι εργαζόμενοι σε γραφείο και ελεύθεροι επαγγελματίες.

Το Shifton, το Homebase, το Jibble και το When I Work είναι σχεδιασμένα με γνώμονα τις mobile ομάδες. Το Clockify και το Toggl Track έχουν επίσης αξιόπιστες mobile εφαρμογές, αν και το κύριο κοινό τους είναι εργαζόμενοι σε γραφείο και ελεύθεροι επαγγελματίες.

Πόσοι εργαζόμενοι μπορούν να χρησιμοποιήσουν μια δωρεάν εφαρμογή χρονομέτρησης;

Εξαρτάται από το εργαλείο. Το Clockify και το Jibble επιτρέπουν απεριόριστους εργαζόμενους στα δωρεάν επίπεδά τους. Το δωρεάν πλάνο του Shifton καλύπτει έως 10 μέλη ομάδας.

Το Homebase περιορίζει τη δωρεάν έκδοση σε μία τοποθεσία (χωρίς αυστηρό ανώτατο όριο εργαζομένων, αλλά με περιορισμένες λειτουργίες). Το Toggl Track περιορίζει τη δωρεάν χρήση σε 5 χρήστες. Το When I Work προσφέρει δωρεάν δοκιμαστική περίοδο πριν απαιτήσει πληρωτέο πλάνο για συνεχή χρήση.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ εφαρμογής χρονομέτρησης και εφαρμογής παρακολούθησης χρόνου;

Μια εφαρμογή χρονομέτρησης είναι χτισμένη γύρω από clock-in και clock-out – καταγράφει πότε ξεκινά και τελειώνει μια βάρδια εργαζόμενου. Μια εφαρμογή παρακολούθησης χρόνου είναι ευρύτερη: καταγράφει ώρες ανά έργο, πελάτη ή εργασία, και χρησιμοποιείται κυρίως από ελεύθερους επαγγελματίες και ομάδες επαγγελματικών υπηρεσιών για τιμολόγηση πελατών. Τα περισσότερα εργαλεία αυτής της λίστας κάνουν και τα δύο, αλλά ο κύριος σχεδιασμός τους αντικατοπτρίζει το ένα ή το άλλο.

Το Shifton, το Homebase και το When I Work είναι εφαρμογές χρονομέτρησης. Το Clockify και το Toggl Track ξεκίνησαν ως εφαρμογές παρακολούθησης χρόνου και αργότερα πρόσθεσαν λειτουργίες ομάδας.

Μπορούν εργαζόμενοι πεδίου και εξ αποστάσεως εργαζόμενοι να χρησιμοποιήσουν δωρεάν εφαρμογή χρονομέτρησης;

Ναι. Τα περισσότερα δωρεάν προγράμματα καταγραφής ωρών λειτουργούν σε κινητό, ώστε οι εργαζόμενοι πεδίου να μπορούν να κάνουν clock-in απευθείας από το εργοτάξιο χρησιμοποιώντας το τηλέφωνό τους. Εφαρμογές όπως το Shifton και το Jibble υποστηρίζουν location-based clock-in, δίνοντας στους διαχειριστές ορατότητα για το πού ξεκίνησε κάθε βάρδια.

Οι εξ αποστάσεως εργαζόμενοι μπορούν να χρησιμοποιήσουν την ίδια web-based εφαρμογή χρονομέτρησης από οποιοδήποτε browser – χωρίς εγκατάσταση εφαρμογής. Ο δωρεάν λογαριασμός στα περισσότερα εργαλεία καλύπτει τόσο εργαζόμενους γραφείου όσο και πεδίου στον ίδιο λογαριασμό.

Τι είναι το geofencing σε μια εφαρμογή χρονομέτρησης;

Το geofencing σχεδιάζει ένα εικονικό όριο γύρω από ένα εργοτάξιο ή χώρο εργασίας. Όταν ένας εργαζόμενος κάνει clock-in, η εφαρμογή ελέγχει τις συντεταγμένες GPS του έναντι αυτού του ορίου. Αν βρίσκεται εκτός του geofence, το clock-in αποκλείεται ή επισημαίνεται για έλεγχο διαχειριστή. Για ομάδες πεδίου και συνεργεία κατασκευών, το geofencing επαληθεύει ότι οι εργαζόμενοι βρίσκονται πραγματικά στο εργοτάξιο όταν κάνουν punch-in – μειώνοντας την κλοπή χρόνου και εξαλείφοντας διαφωνίες φύλλου χρόνου για το αν ένας εργαζόμενος ήταν στη σωστή τοποθεσία. Το Jibble περιλαμβάνει geofencing στο δωρεάν πλάνο. Το Shifton υποστηρίζει location-based clock-in για κατανεμημένες ομάδες.

Πώς παρακολουθούν τα διαλείμματα οι δωρεάν εφαρμογές χρονομέτρησης;

Οι περισσότερες δωρεάν εφαρμογές χρονομέτρησης χρησιμοποιούν μία από δύο μεθόδους. Οι αυτόματες αφαιρέσεις αφαιρούν μια σταθερή διάρκεια διαλείμματος από τις συνολικές ώρες όταν πληρούνται ορισμένες συνθήκες – για παράδειγμα, 30 λεπτά χωρίς αμοιβή για κάθε βάρδια μεγαλύτερη από έξι ώρες. Τα διαλείμματα με punch απαιτούν από τον εργαζόμενο να κάνει clock-out στην έναρξη διαλείμματος και clock-in στο τέλος, καταγράφοντας την ακριβή διάρκεια. Οι αυτόματες αφαιρέσεις είναι πιο εύκολες στην καθημερινή διαχείριση. Ποια μέθοδος είναι διαθέσιμη στο δωρεάν πλάνο ποικίλλει ανάλογα με το εργαλείο.

Μπορεί μια δωρεάν εφαρμογή χρονομέτρησης να λειτουργεί offline;

Μερικές ναι. Εφαρμογές που υποστηρίζουν offline clock-in αποθηκεύουν την εγγραφή χρόνου τοπικά στο τηλέφωνο και τη συγχρονίζουν με τον διακομιστή όταν αποκατασταθεί σύνδεση στο internet. Αυτό έχει σημασία για συνεργεία κατασκευών, εργαζόμενους πεδίου και οποιονδήποτε λειτουργεί σε περιβάλλοντα χαμηλής συνδεσιμότητας. Δεν περιλαμβάνουν όλα τα δωρεάν επίπεδα αξιόπιστη υποστήριξη offline – ελέγξτε την τεκμηρίωση πριν βασιστείτε σε αυτήν στο πεδίο. Αν έχετε εργαζόμενους σε περιοχές με κακό σήμα, δοκιμάστε ειδικά τη λειτουργία offline πριν αναπτύξετε την εφαρμογή σε ολόκληρη την ομάδα.

Τι είναι το buddy punching και πώς το αποτρέπουν οι εφαρμογές χρονομέτρησης;

Buddy punching είναι όταν ένας εργαζόμενος κάνει clock-in για λογαριασμό συναδέλφου που δεν έχει φτάσει ακόμα – ή δεν πρόκειται να έρθει καθόλου. Είναι μία από τις πιο συνηθισμένες μορφές κλοπής χρόνου σε εργασίες βάσει βαρδιών. Οι δωρεάν εφαρμογές χρονομέτρησης το αντιμετωπίζουν με αρκετούς τρόπους: λήψη φωτογραφίας (η εφαρμογή φωτογραφίζει το άτομο που κάνει clock-in, το οποίο μπορεί να ελέγξει ένας διαχειριστής), αναγνώριση προσώπου (το σύστημα ταιριάζει το πρόσωπο με τον εγγεγραμμένο εργαζόμενο πριν επιτρέψει το punch), PIN κωδικοί (μοναδικοί για κάθε εργαζόμενο) και GPS geofencing (επαληθεύει ότι ο εργαζόμενος βρίσκεται φυσικά στο εργοτάξιο). Το δωρεάν επίπεδο του Jibble περιλαμβάνει αναγνώριση προσώπου. Το Homebase περιλαμβάνει λήψη φωτογραφίας σε kiosk mode. Και τα δύο είναι αποτελεσματικά στο να σταματούν το buddy punching χωρίς επιπλέον υλικό.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ εφαρμογής χρονομέτρησης και λογισμικού παρακολούθησης χρόνου;

Μια εφαρμογή χρονομέτρησης – γνωστή και ως λογισμικό clock-in ή punch clock – παρακολουθεί πότε οι εργαζόμενοι ξεκινούν και τελειώνουν τη βάρδια τους. Απαντά σε μία ερώτηση: πόσες ώρες δούλεψε αυτό το άτομο σήμερα; Το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου είναι ευρύτερο: παρακολουθεί χρόνο που αφιερώνεται σε συγκεκριμένες εργασίες, έργα ή πελάτες και είναι κοινό σε πρακτορεία και εταιρείες συμβούλων.

Για ωρομίσθιους εργαζόμενους στο λιανεμπόριο, στον καθαρισμό ή στις υπηρεσίες εστίασης, μια λύση εφαρμογής χρονομέτρησης είναι συνήθως όλα όσα χρειάζεστε. Για ελεύθερους επαγγελματίες που χρεώνουν ανά ώρα ή ομάδες με βάση έργα, μια πλήρης πλατφόρμα παρακολούθησης χρόνου έχει περισσότερη λογική. Τα περισσότερα δωρεάν εργαλεία αυτής της λίστας τείνουν προς τη λειτουργικότητα εφαρμογής χρονομέτρησης, με το Toggl Track να αποτελεί εξαίρεση – είναι φτιαγμένο περισσότερο για παρακολούθηση χρόνου σε επίπεδο εργασίας παρά για διαχείριση βαρδιών.

Ruslan Nazarov

Επικεφαλής SEO στο Shifton. Γράφει για τη διαχείριση εργατικού δυναμικού, τον προγραμματισμό βαρδιών και λύσεις SaaS για επιχειρήσεις που εξαρτώνται από αποτελεσματικές λειτουργίες ομάδας.