6 најдобри бесплатни апликации за евиденција на работното време за мали бизниси

Повеќето мали бизниси трошат премногу на евиденција на работното време. Се зачленуваат на корпоративни платформи со функции кои никогаш нема да ги користат, плаќаат по корисник за вработени кои секој ден влегуваат на ист начин и на крајот управуваат со софтвер наместо со луѓе. Бесплатните апликации за евиденција на работното време достигнаа ниво на платените алтернативи на начин кој пред неколку години не беше можен.

GPS пријавување, мобилен часовник за смена, предупредувања за прекувремена работа и закажување на тим – сето тоа е достапно бесплатно, ако знаете каде да барате. Овој водич ги опфаќа 6 најдобри бесплатни онлајн апликации за евиденција на работното време за мали бизниси, работници по час и далечински тимови. Секоја апликација има навистина употреблив бесплатен план – не пробен период, не осиромашена демо верзија.

Ќе видите што прави секоја добро, каде заостанува и за каков тип на бизнис е најсоодветна. Без разлика дали вашиот тим се пријавува на работа од градежно место, ресторан или домашна канцеларија, тука постои бесплатен систем за евиденција на работното време кој одговара на начинот на кој работите.

Што е бесплатен онлајн часовник за евиденција на работното време?

Бесплатен онлајн часовник за евиденција е веб-базирана или мобилна алатка која им овозможува на вработените дигитално да се пријавуваат и одјавуваат – заменувајќи хартиени листи, картички за пробивање и табели. Во некои индустрии уште се нарекува timeclock – дигиталната верзија функционира на ист начин, само побрзо и без хардвер. Системот автоматски евидентира работни часови, пресметува вкупни суми и генерира извештаи за присуство без рачен внес.

За разлика од традиционалните уреди за пробивање прицврстени на ѕид, бесплатниот облак-базиран часовник за евиденција функционира од кој било уред со пристап до интернет. Вработените можат да се пријавуваат на работа преку споделен таблет на работното место, мобилен телефон на терен или интерфејс за работна маса во прелистувач. Менаџерите можат да видат кој е на работа, кој задоцнил и колку часови тимот евидентирал – во реално време.

За мали бизниси, практичната разлика помеѓу бесплатен софтвер за евиденција на работното време и платформа од 15 долари по корисник месечно честопати е помала отколку што изгледа. Основните функции – пријава, одјава, извоз на листа со работни часови – се достапни во секој бесплатен план на оваа листа. Платените планови додаваат длабочина: интеграции со платниот список, напредно закажување, прилагодени извештаи и поддршка за поголеми тимови.

Кому му е потребно бесплатно решение за евиденција на работното време

Бесплатните алатки за евиденција на работното време се корисни во повеќе индустрии отколку повеќето луѓе мислат. Секој бизнис кој плаќа работници по час треба сигурен начин да следи кога почнуваат и завршуваат смените.

Трговијата и ресторанската индустрија се потпираат на систем за пријавување при работа за управување со дневните ротации на смените и точно пресметување на платниот список. Едноставен онлајн часовник за евиденција го намалува рачниот труд при следење на картичките за пробивање.

Компаниите за чистење и одржување честопати имаат теренски работници распоредени на повеќе клиентски локации. Мобилна апликација за евиденција на работното време им овозможува на членовите на екипата да се пријавуваат преку телефон во моментот на пристигнување на локацијата – без хартиени евиденции, без јавување во канцеларија.

Градежните екипи работат на различни градежни места секоја недела. Облак-базиран часовник за евиденција кој работи офлајн и синхронизира кога е поврзан е вреден повеќе од работна машина за евиденција која функционира само на едно место.

Здравствени клиники, агенции за домашна нега и стоматолошки ординации користат бесплатна платформа за евиденција на работното време за справување со ротирачки смени без инвестирање во скапи системи за закажување. Кога бесплатниот план го покрива вашиот број на вработени, нема причина да плаќате за софтвер кој не ви е потребен.

Како ги избравме овие апликации

Прегледавме повеќе од десетина бесплатни алатки за евиденција на работното време пред да ја стесниме листата на шест. Секоја апликација тука има бесплатен план кој навистина е употреблив – не пробен период од 14 дена кој без предупредување се претвора во платена претплата, и не толку ограничен сет на функции кој ќе откаже штом додадете петти вработен.

Евалуацијата опфати пет области: ограничувања на бесплатното ниво (ограничувања на корисници, ограничувања на локации, заклучување на функции), веродостојност на пријавувањето преку мобилни уреди и веб, длабочина на извештаите, потешкотии при вградување на вработените и дали закажувањето на смени е вклучено без трошоци. Посебно внимание обративме на тоа како секоја апликација се справува со паузи и прекувремена работа – функции кои се важни за точност на платниот список, но честопати се заклучени зад платен ѕид. Алатките кои го ограничуваат пријавувањето на едно уред во бесплатното ниво, го скријат извозот на листа со работни часови зад барање за плаќање или бараат платено администраторско место беа исклучени.

Шесте тука се тоа што еден мал бизнис реално може да го користи на нулта трошок, за вистински тим, без да наиде на препрека по неколку недели.

Што да барате во бесплатна апликација за евиденција на работното време

Не се сите бесплатни планови еднакви. Повеќето програми за евиденција на работното време нудат исти основни функции – пријава, одјава, извоз на листа со работни часови – но значително се разликуваат во ограничувањата на корисниците и поддршката за закажување. Некои бесплатни алатки за евиденција нудат неограничен број корисници со основно пријавување и одјавување. Други нудат богат сет на функции, но го ограничуваат бројот на членови на тимот. Пред да изберете, проверете ги следниве критериуми:

• Ограничувања на корисниците. Бесплатен план кој покрива 1-2 корисници не е корисен за мал бизнис. Барајте планови кои поддржуваат барем 5-10 вработени – Clockify и Jibble нудат неограничен број корисници, Shifton покрива до 10 на бесплатниот план, а Homebase покрива едно место без тврда горна граница за вработени.
• Методи за пријавување. Најдобрите бесплатни апликации за пријавување им овозможуваат на вработените да се пријавуваат преку мобилен, веб прелистувач или споделен таблет-киоск. GPS-базираното пријавување е вредно кога работниците работат на повеќе градежни места – ја евидентира локацијата каде почнала смената без рачен внес. Препознавање на лице, достапно во бесплатниот ниво на Jibble, го елиминира пријавувањето за колега без дополнителен хардвер.
• Следење на паузи и прекувремена работа. Автоматски одбитоци за паузи, правила за заокружување и пресметки за прекувремена работа ја разликуваат вистинска апликација за работни картички од основен тајмер. Некои бесплатни нивоа автоматски ракуваат со паузи и прекувремена работа; други бараат рачна конфигурација или надградба со плаќање. Проверете пред да се обврзете.
• Геоогради и верификација на локацијата. Геоограда поставува виртуелна граница околу работно место и блокира или означува секое пријавување кое се случува надвор од неа. GPS следењето и геооградата се сè повеќе достапни во бесплатните нивоа – Jibble ги вклучува двете без трошоци, а Shifton поддржува пријавување базирано на локација за теренски тимови.
• Офлајн поддршка. За градежни екипи и теренски работници во области со лоша поврзаност, часовник за евиденција кој ги складира записите локално и синхронизира кога ќе се врати сигналот е суштински. Апликација која бара жива интернет врска за евидентирање на пријавување е ризик на градежно место.
• Извози и платен список. Во секој бесплатен план, треба да можете да извезете листи со работни часови во CSV или PDF за обработка на платниот список. Некои алатки нудат интеграции со QuickBooks или Gusto само во платените нивоа – рачниот CSV извоз обично е доволен за мали тимови.
• Квалитет на мобилната апликација. Мобилна апликација за евиденција на работното време е корисна само ако вработените навистина ја отвораат. Оценките во продавниците за апликации, зачестеноста на паѓање и веродостојноста на синхронизацијата се важни – особено за теренски работници кои зависат од апликацијата како единствен метод за пријавување.

Со тие критериуми на ум, еве ги 6-те најдобри бесплатни апликации за евиденција на работното време достапни денес.

6 најдобри бесплатни апликации за евиденција на работното време

Shifton е платформа за управување со работна сила со бесплатен план кој покрива до 10 членови на тимот – доволно за повеќето операции на мали бизниси. Додека многу конкуренти го ограничуваат бесплатното ниво на 1-5 корисници, бесплатниот онлајн часовник за евиденција на Shifton е изграден за вистински тимови. Функцијата за следење на работното време во Shifton им овозможува на вработените да се пријавуваат и одјавуваат преку мобилна апликација или веб прелистувач.

Менаџерите можат да видат кој е пријавен на работа и колку часови работеле – сето тоа во реално време. Платформата е дизајнирана за теренски тимови, доставувачи и бизниси со повеќе работни места. Покрај самата апликација за пријавување, Shifton вклучува закажување на смени, управување со отсуство и алатки за управување со тим во бесплатниот план.

Ова е важно затоа што следењето на часовите е само половина од работата – да знаеш кој е закажан и кој отсуствува е другата половина. Со Shifton, управувате со двете во едно место без да плаќате за дополнителен софтвер. Работните картички се складираат автоматски и можат да ги прегледуваат менаџерите.

Прекувремената работа се следи, а листите со работни часови можат да се извезуваат за платниот список. Мобилната апликација е достапна за iOS и Android, а интерфејсот е доволно чист за повеќето вработени да не бараат обука за да се пријават на работа на првиот ден. За мали бизниси кои имаат потреба од бесплатен часовник за евиденција со реална можност за закажување, мобилен пристап и листи со работни часови подготвени за платен список, Shifton е наполно достапната и најкомплетна опција.

Клучни функции (бесплатен план):

• Пријавување и одјавување преку мобилна апликација (iOS и Android) или веб прелистувач
• Закажување на смени со повлекување и пуштање за до 10 вработени
• Контролна табла за присуство во реално време – видете кој е пријавен на работа со еден поглед
• Автоматско следење на прекувремена работа со предупредувања за менаџери
• Извоз на листа со работни часови (CSV) за обработка на платниот список
• Пријавување базирано на локација за теренски тимови и повеќе работни места
• Управување со отсуство и следење на отсуства

Најдобро за: Мали бизниси и растечки тимови кои имаат потреба од закажување на смени, часовник за евиденција и листи со работни часови подготвени за платен список во една бесплатна платформа.

Бесплатен план: До 10 членови на тим, закажување на смени, часовник за евиденција и присуство, мобилна апликација, листи со работни часови подготвени за платен список, извештаи.

Clockify е најшироко користената бесплатна апликација за следење на работното време во светот, а нејзиното бесплатно ниво е навистина неограничено – нема ограничување на корисници, нема ограничување на проекти. Вработените можат да се пријавуваат преку прелистувач, апликација за работна маса или мобилна апликација, а сите временски записи се складираат во споделена работна средина која менаџерите можат да ја прегледуваат. Апликацијата за работни картички покрива рачен внес, тековен тајмер и приказ на календар.

Извештаите се солидни за бесплатна алатка: можете да филтрирате по вработен, проект или временски период и да извезете во CSV или PDF. Clockify не вклучува закажување во планот без трошоци, па ќе ви треба посебна алатка ако управувањето со смени е важно. Но, како чист онлајн часовник за евиденција за следење на работните часови, тешко е да се надмине на нулта трошок.

Клучни функции (бесплатен план):

• Неограничен број корисници и неограничен број проекти
• Тајмер со еден клик или рачен внес на работно време
• Следење на работното време по проект и задача за пресметка на трошоците
• Неделен преглед на листа со работни часови и приказ на календар
• Извештаи кои можат да се филтрираат по вработен, проект или временски период
• Извоз во CSV и PDF
• Проширување за прелистувач за следење на работното време на работна маса

Најдобро за: Тимови кои имаат потреба од неограничен број корисници и едноставно следење на работното време без функции за закажување.

Бесплатна верзија: Неограничен број корисници, неограничен број проекти, следење на работното време, основно известување, извоз во CSV.

Homebase е изграден за работници по час, особено во малопродажба и угостителство. Бесплатниот налог покрива едно место со неограничен број вработени, што е силна понуда за мал бизнис со една локација. Апликацијата за пријавување работи на телефони, таблети или споделен киоск, и вклучува опција за снимање фотографија за спречување на пријавување за колега.

Бесплатното ниво на Homebase вклучува и основно закажување и алатка за тимска комуникација, што го поставува пред многу бесплатни апликации за евиденција на работното време кои само следат часови. Обработката на платниот список е платен додаток, но бесплатните листи со работни часови можат да се извезуваат рачно. Искуството при вградување е непречено, а мобилната апликација има силни оценки.

Клучни функции (бесплатен план):

• Пријавување преку мобилна апликација, веб прелистувач или споделен таблет-киоск
• Опционално снимање фотографија при пријавување за спречување на пријавување за колега
• Неограничен број вработени на едно место
• Основно закажување на смени вклучено без трошоци
• Апликација за тимска комуникација за комуникација при смените
• Извоз на листа со работни часови за платен список (рачна обработка)

Најдобро за: Ресторани, кафулиња и трговски продавници со единечна локација и работници по час.

Бесплатно ниво: 1 локација, неограничен број вработени, часовник за евиденција, основно закажување, тимска комуникација.

Бесплатниот план на Jibble се истакнува со две причини: пријавување со препознавање на лице и GPS следење, обете достапни без трошоци. Вработените можат да се пријавуваат со препознавање на лице преку мобилната апликација, што го елиминира пријавувањето за колега без дополнителен хардвер. За теренски тимови и бизниси со распределена работна сила, ова е значајна функција.

Бесплатниот виртуелен часовник за евиденција поддржува неограничен број корисници, а временските податоци се синхронизираат на уредите. Автоматизираните листи со работни часови ги пресметуваат отработените часови и означуваат аномалии. Интерфејсот е современ и лесен за навигација.

Известувањето во бесплатната верзија е ограничено, но веродостојноста на пријавувањето е одлична.

Клучни функции (бесплатен план):

• Неограничен број корисници
• Пријавување со препознавање на лице преку мобилна камера
• GPS следење – ги евидентира локациите при секое пријавување
• Геоограда – ги блокира пријавувањата надвор од дефинираните граници на работното место
• Автоматизирани листи со работни часови со откривање на аномалии
• Поддршка за офлајн пријавување со синхронизација при повторно поврзување
• Режим на киоск за споделена таблет станица за пробивање

Најдобро за: Теренски тимови и бизниси со распределени вработени кои сакаат препознавање на лице и GPS пријавување без трошоци.

Бесплатен налог: Неограничен број корисници, препознавање на лице, GPS следење, автоматизирани листи со работни часови.

Toggl Track е познат по чистиот, дизајн без одвлекување на вниманието. Бесплатното ниво покрива до 5 корисници, што го ограничува на многу мали тимови, но во рамките на тој лимит е една од најпријатните апликации за следење на работното време за користење. Тајмерот со еден клик е основниот механизам: кликнете старт, додадете ознака на проект, кликнете стоп.

Временските записи се акумулираат во детални извештаи со текот на времето. Toggl Track работи добро како онлајн часовник за евиденција и има веродостојни мобилни апликации за iOS и Android. Не нуди GPS следење или закажување во никој план.

За мал тим на фриленсери или микро-бизнис кој следи наплатливи часови, тоа е полирана опција.

Клучни функции (бесплатен план):

• До 5 корисници
• Тајмер со еден клик со означување на проект и тагови
• Неограничен број временски записи и проекти
• Детални извештаи со следење на наплатливи часови
• Проширување за прелистувач и апликација за работна маса за автоматско снимање на работното време
• Интеграција на календар за преглед на временски записи

Најдобро за: Фриленсери и многу мали тимови кои ценат едноставност и чист кориснички интерфејс над широчината на функциите.

Бесплатен план: До 5 корисници, неограничено следење на работното време, основно известување, интеграции.

When I Work го комбинира закажувањето на смени со вградена апликација за пријавување и одјавување, насочена кон бизниси кои управуваат со работници по час. Бесплатната верзија покрива мали тимови и ги вклучува основните функции за закажување и часовник за евиденција. Вработените можат да се пријавуваат преку мобилната апликација, а менаџерите добиваат преглед на присуство на едноставна контролна табла.

Страната за закажување на When I Work е посилна отколку длабочината на следењето на работното време – правилата за прекувремена работа и детални извози за платен список бараат платен план. Но за мал тим кому му треба основна функционалност на часовник за пробивање заедно со распоред на смени, бесплатното ниво ги покрива суштините без додадена сложеност.

Клучни функции (бесплатен план):

• Часовник за евиденција и закажување на смени во една апликација
• Мобилно пријавување за iOS и Android
• Контролна табла за присуство за менаџери
• Барања за размена на смени и достапност
• Основен преглед на листа со работни часови и рачен извоз

Најдобро за: Мали тимови со смени кои сакаат закажување и основна апликација за пријавување во една алатка.

Бесплатен налог: Мали тимови, часовник за евиденција, закажување на смени, мобилна апликација, следење на присуство.

Бесплатни апликации за евиденција на работното време по индустрија

Различните индустрии имаат различни потреби од бесплатен систем за евиденција на работното време. Ограничувањето на корисниците, методот на пријавување и барањата за офлајн поддршка значително се разликуваат во зависност од тоа каде и како работи вашиот тим.

Ресторани и угостителство

Ресторанската индустрија се соочува со висок промет на работна сила, варијабилна должина на смените и вработени кои ја делат точката за пријавување на почетокот на секоја смена. Киоск часовник за евиденција – каде сите се пријавуваат преку споделен таблет на рецепцијата или задниот дел на просторот – е најпрактичното поставување. Homebase е изграден за овој случај: бесплатното ниво покрива едно место со неограничен број вработени, вклучува основно закажување и поддржува режим на киоск со фотографска верификација. Shifton функционира добро за ресторански групи со повеќе локации кои имаат потреба од закажување заедно со евиденција на работното време.

Малопродажба

Малопродажните операции обично имаат предвидливи модели на смени со мал тим на работници по час. Која и да е од шесте алатки тука се справува со основно следење на работното време за малопродажба. За продавници со единечна локација, бесплатниот налог на Homebase покрива сè што им треба на повеќето трговци. За бизниси кои управуваат со персонал на две или повеќе локации, вреди да се разгледа поддршката на Shifton за повеќе места во бесплатниот план – го обработува закажувањето специфично за локацијата заедно со следењето на работното време без принудување на надградба.

Градежништво и теренски екипи

Градежните екипи имаат потреба од мобилна апликација за евиденција на работното време која функционира на градежното место – вклучувајќи во области со несигурен интернет. Офлајн пријавувањето, кое го складира записот локално и синхронизира кога се воспостави врска, е поважно за градежништвото отколку за која и да е друга индустрија тука. GPS следењето и геооградата се исто така важни: потврдуваат дека работниците се на лице место кога се пријавуваат, што ги намалува кражбите на работно време и споровите за листа со работни часови на крајот на платниот период. За тимови кои следат часови по проект или клиент за цели на фактурирање, следењето на работното време по ниво на проект на Clockify го покрива пресметувањето на трошоците во бесплатното ниво. Jibble и Shifton ги покриваат потребите на теренските екипи – GPS, мобилно пријавување и верификација на локацијата – без трошоци.

Чистење и хигиенски услуги

Компаниите за чистење честопати имаат распределени тимови кои покриваат повеќе клиентски локации во еден ден. Мобилна апликација за евиденција на работното време со GPS следење им овозможува на членовите на екипата да се пријавуваат на секоја адреса без хартиени евиденции или јавување во канцеларија. Геооградата додава одговорност: менаџерите можат да потврдат дека пријавувањето се случило на вистинската локација, а не во домот на вработениот или во транзит. Бесплатната геоограда на Jibble и пријавувањето базирано на локација на Shifton ги покриваат двата случаи без платен план.

Здравствена заштита и домашна нега

Агенциите за домашна нега и малите клиники се соочуваат со ротирачки персонал, барања за усогласеност и модели на смени кои се менуваат неделно. Дигитална работна картичка создава автоматски, ревизибилен запис на секое пријавување и одјавување – нешто што хартиените листи со работни часови или споделените табели не можат веродостојно да го направат. Бесплатниот план на Shifton покрива до 10 вработени со закажување и следење на работното време, што одговара на повеќето мали операции за домашна нега. Функцијата за извоз на листа со работни часови го обработува платниот список без рачно пресметување.

Следење на паузи и прекувремена работа во бесплатните апликации за евиденција

Паузите и прекувремената работа се места каде многу бесплатни алатки за евиденција на работното време покажуваат свои ограничувања. Функциите за пријавување и одјавување се универзално достапни во плановите без трошоци. Следењето на паузи и правилата за прекувремена работа честопати не се.

Следењето на паузи функционира на два начина. Автоматскиот одбиток ги одзема вкупните часови за одредена должина на пауза – на пример, 30 минути неплатено за секоја смена подолга од шест часа – без вработениот да прави ништо. Паузите базирани на пробивање бараат вработениот да се одјави кога почнува паузата и да се пријави повторно кога завршува. Автоматските одбитоци се поедноставни за вработените, но бараат менаџерите правилно да ги постават правилата однапред. Паузите базирани на пробивање се попрецизни, но додаваат чекор во дневниот работен тек. Пропуштените пробивања на паузи создаваат празнини во записот кои подоцна треба рачно да се поправат.

Прекувремената работа во бесплатен план за евиденција обично значи дека системот ги извлекува податоците – кои вработени работеле повеќе од 8 часа на ден или повеќе од 40 часа во неделата – но не применува автоматски стапки за плаќање на прекувремена работа. Тоа пресметување обично се случува во платниот список. Она што бесплатната алатка го обезбедува е точен број на часови и ознака кога се надминуваат праговите, за да знаат менаџерите кои листи со работни часови бараат внимание пред да се изврши платниот список.

Shifton ја следи прекувремената работа во бесплатниот план и генерира предупредувања кога вработените се приближуваат до граничните вредности кои ги дефинирате. Clockify ги прикажува неделните вкупни суми во контролната табла за известување, олеснувајќи рачното забележување на прекувремена работа дури и без автоматско означување. Homebase вклучува основна видливост на прекувремената работа во своето бесплатно ниво. When I Work ја прикажува прекувремената работа во прегледот за присуство. За бизниси кои подлежат на строги прописи за паузи – на пример, задолжителните правила за пауза за оброк во Калифорнија – потврдете дека бесплатното ниво ја обработува специфичната конфигурација која ви е потребна пред да се обврзете.

Геоограда и GPS верификација: она што малите бизниси треба да го знаат

GPS следењето евидентира каде е вработениот кога се пријавува. Геооградата оди чекор напред: дефинира виртуелна граница околу работно место и или го предупредува менаџерот или го блокира пријавувањето целосно ако вработениот е надвор од таа граница кога пробива.

За бизниси со теренски работници – екипи за чистење, доставувачи, градежни тимови, технички лица за сервис – геооградата се справува со вистински и повторувачки проблем. Кражбата на работно време преку пријавување за колега (еден вработен се пријавува за друг кој уште не е на работното место) е честа во работата базирана на смени. Геооградата го прави значително потешко: системот потврдува не само кој се пријавува, туку и каде се наоѓа кога тоа го прави.

Поставувањето е едноставно. Менаџерот цртае геоограда околу работното место – обично радиус од 100 до 300 метри – во поставките на апликацијата. Кога вработениот се обидува да се пријави, мобилната апликација ги проверува GPS координатите наспроти таа граница. Ако е внатре, пријавувањето се евидентира нормално. Ако е надвор, апликацијата го блокира пробивањето или го означува за преглед од страна на менаџерот. Вработениот не може да ја надмине GPS верификацијата од својот телефон.

Меѓу бесплатните алатки тука, Jibble е најсилен за геоограда: GPS следењето и спроведувањето на геоограда се достапни без трошоци, без ограничување на корисниците. Shifton поддржува пријавување базирано на локација за теренски тимови во бесплатниот план, давајќи им на менаџерите преглед на тоа каде почнала секоја смена. Clockify и Toggl Track не вклучуваат GPS или геоограда во ниту едно ниво.

Едно практично ограничување: GPS следењето бара вработените да дадат дозволи за локација на своите телефони. Некои се противат на ова. Јасна писмена политика која objаснува што се следи – само локацијата при пријавувањето, не и континуираното движење во текот на смената – обично го намалува отпорот и вреди да се запише пред воведувањето.

Киоск за евиденција на работното време: пријавување преку споделен уред

Киоск часовникот за евиденција претвора споделен таблет или компјутер во станица за пробивање за целиот тим. Наместо секој работник да го користи сопствениот телефон, вработените одат до споделен уред, ја потврдуваат идентитетот и се пријавуваат. Системот го евидентира временскиот печат и вработениот. Тоа е дигитален еквивалент на уредот за пробивање прицврстен на ѕид – без хартиените картички или одржувањето.

Режимот на киоск е најкорисен во бизниси каде работниците пристигнуваат и заминуваат од единечна локација: ресторани, малопродажни продавници, магацини и клиники. Го елиминира потребата секој вработен да ја инсталира апликацијата на личен телефон, што е важно кога прометот на персоналот е висок или кога работниците претпочитаат да не инсталираат работодавачки софтвер на сопствените уреди.

Методот на верификација ја одредува веродостојноста на киоскот. Киоски базирани на PIN им овозможуваат на вработените да внесат уникатен код – едноставно за поставување, но кодовите можат да се делат. Снимањето фотографија прави слика при пријавувањето, која менаџерот може подоцна да ја прегледа ако пробивањето изгледа сомнително. Препознавањето на лице го поклопува лицето на вработениот со складиран профил и автоматски го евидентира пријавувањето – без код, без картичка, без задоцнување.

Homebase вклучува киоск часовник за евиденција во бесплатното ниво со опционално снимање фотографија. Jibble поддржува препознавање на лице преку поставување на киоск во бесплатниот план – вработените гледаат во камерата и пробивањето се евидентира веднаш. Веб интерфејсот на Shifton функционира од кој било прелистувач на споделен таблет, со влез кој го поврзува секое пробивање со специфична сметка на вработениот. За бизниси каде пријавувањето за колега е повторувачки проблем, препознавањето на лице преку режимот на киоск на Jibble е наједноставното бесплатно решение достапно.

Предности на бесплатна апликација за евиденција на работното време за мал бизнис

Очигледната предност е трошокот – бесплатна апликација за евиденција на вработените значи нулта трошок за следење на часовите. Но помалку очигледните придобивки се исто толку важни. Прецизноста е прва.

Рачните листи со работни часови се погрешни почесто отколку менаџерите сфаќаат. Апликацијата за пријавување и одјавување – или систем за пријавување на вработените – евидентира точни временски печати, го елиминира пријавувањето за колега (кога еден вработен се пријавува за друг) и го отстранува погодувањето од пресметките на платниот список. За работници по час платени по минута, таа прецизност се акумулира.

Втората предност е видливоста. Бесплатниот веб-базиран часовник за евиденција им дава на менаџерите жив поглед на присуството без гонење хартиени формулари или јавување на вработените. Одобрувањата, предупредувањата за прекувремена работа и следењето на отсуства се случуваат на едно место.

Трето: усогласеност. Трудовото право во повеќето американски држави бара точни записи на работните часови на вработените. Апликацијата за дигитална работна картичка автоматски создава ревизибилна трага – нешто споделена табела не може веродостојно да го направи.

Конечно, бесплатна мобилна апликација за евиденција на работното време го отстранува ограничувањето на локацијата. Далечинските работници, теренските екипи и распределените тимови можат да се пријавуваат откаде и да е. Таа флексибилност е причина зошто виртуелните часовници за евиденција и дигиталните системи во голема мера ги заменија физичките уреди за пробивање во операциите на малите бизниси во последната деценија.

Како бесплатна апликација за евиденција на работното време ги намалува трошоците за труд

Трудот е најголемиот оперативен трошок за повеќето мали бизниси. Бесплатната апликација за евиденција на работното време го намалува тој трошок на два начина: го намалува крадењето на работно време и ги отстранува административните режиски трошоци за рачна обработка на листа со работни часови.

Крадењето на работно време – вработени кои евидентираат повеќе часови отколку навистина работеле – е почесто отколку повеќето менаџери очекуваат. Истражувањата на Американската здруженост за платен список проценуваат дека приближно три четвртини од бизнисите губат пари поради крадење на работно време на вработените, при што просечниот работник ги надувува евидентираните часови за неколку минути по смена. Во текот на еден месец, за тим од 10 луѓе, тоа се збира. GPS верификацијата и геооградата се занимаваат со најчестите форми: вработени кои се пријавуваат дома пред да заминат или кои наредуваат колега да се пријави за нив.

Второто намалување на трошоците е административно. Собирањето хартиени листи со работни часови на крајот на неделата, рачното внесување броеви во табела за платен список и проверката за грешки одзема време кое би можело да се насочи на друго место. Бесплатниот дигитален часовник за евиденција го автоматизира сето тоа. Листите со работни часови се акумулираат во реално време, прекувремената работа е автоматски означена, а извозот за платен список трае неколку минути наместо попладне.

За тим од 10 вработени кои заработуваат 15 долари на час, елиминирањето само на 20 минути дневна неточност на листата со работни часови по лице заштедува приближно 2.600 долари годишно. Бесплатниот часовник за евиденција го постигнува тоа намалување без никаков трошок за софтвер. Алатките кои вклучуваат GPS следење и геоограда – Jibble и Shifton – исто така штитат од крадење на работно време базирано на локација, каде загубите обично се најголеми за бизниси базирани на теренска работа.

Бесплатни апликации за евиденција на работното време и усогласеност со трудовото право

Законот за фер трудови стандарди бара од работодавачите да чуваат точни записи на работните часови на вработените барем две години. Повеќето држави имаат слични или построги барања кои опфаќаат записи за паузи, пресметки за прекувремена работа и минималниот детал потребен во листата со работни часови. Дигиталниот часовник за евиденција автоматски ги создава тие записи, без да зависи од вработените да поднесат листи со работни часови точно или менаџерите да ревидираат хартиени евиденции на крајот на секој платен период.

За мали бизниси, ризикот за усогласеност обично доаѓа од два извора: пропуштени пробивања (вработени кои заборавиле да се одјават) и неточни записи за паузи. Повеќето бесплатни апликации за евиденција на работното време се справуваат со пропуштени пробивања со предупредувања – менаџерите добиваат известување кога смената на вработениот поминала нејзиниот закажан крај без одјавување. Записите за паузи зависат од тоа дали алатката поддржува автоматски одбитоци или паузи базирани на пробивање и дали бесплатниот план ви овозможува да ги конфигурирате правилата за вашата држава.

Ниту една од алатките на оваа листа не дава правни совети за усогласеност и ниту една не заменува разбирање на специфичните трудови закони на вашата држава. Она што го обезбедуваат е јасен, извозлив запис кој процесорот на платниот список или ревизорот може да го прегледа. Тоа е значајно подобрување во споредба со споделена табела или купче хартиени листи со работни часови поставени во фиока.

Ако вашиот бизнис работи во држава со строги барања за паузи – задолжителните правила за пауза за оброк во Калифорнија и поврзаните барања за дополнително плаќање се најпознатиот пример – потврдете пред да го развиете дека бесплатното ниво на избраната алатка ја обработува специфичната конфигурација на паузи која ви е потребна. Алатка која поддржува само автоматски одбитоци можеби не ги исполнува барањата за чување записи за паузи базирани на пробивање.

Како функционираат бесплатните онлајн часовници за евиденција и апликациите за следење

Бесплатниот онлајн часовник за евиденција го заменува традиционалниот систем за пробивање картичка или хартиена листа со работни часови со дигитален систем до кој вработените пристапуваат преку телефон, таблет или прелистувач. Кога работникот се пријавува, системот евидентира временски печат – и, во алатки со GPS, нивната локација. На крајот на смената, се одјавуваат и системот ги пресметува вкупните отработени часови, вклучувајќи сите паузи одбиени според вашите правила.

Повеќето современи апликации за пријавување ги складираат сите временски податоци во облакот, па менаџерите можат да ги прегледуваат откаде и да е без да чекаат да се поднесат хартиени листи со работни часови. Листите со работни часови се акумулираат во текот на платниот период и можат да се извезуваат за платниот список. Најдобрите бесплатни системи за евиденција на работното време исто така се справуваат со исклучоци – задоцнети пристигнувања, пропуштени пробивања и ознаки за прекувремена работа – за да трошат менаџерите помалку време следејќи несогласувања, а повеќе водејќи го бизнисот.

Најчесто поставувани прашања

Која е најдобрата бесплатна апликација за евиденција на работното време за мал бизнис?

Shifton е најсилната бесплатна опција за тимови на мали бизниси. Бесплатното ниво покрива до 10 вработени со закажување на смени, часовник за евиденција, мобилна апликација и листи со работни часови подготвени за платен список – повеќе отколку повеќето планови без трошоци вклучуваат. За тимови кои имаат потреба само од основно следење на часовите без закажување, Clockify нуди неограничен број корисници во бесплатната верзија.

Дали можам да користам бесплатен онлајн часовник за евиденција за далечински вработени?

Да. Повеќето бесплатни апликации за евиденција на работното време функционираат преку кој било прелистувач или мобилен уред, па далечинските работници можат да се пријавуваат и одјавуваат откаде и да е. Shifton, Clockify, Jibble и Toggl Track го поддржуваат далечинското пријавување во бесплатните нивоа. Главното ограничување е дека некои алатки ја ограничуваат GPS верификацијата или означувањето на локацијата на платени планови.

Какви функции треба да барам во бесплатна апликација за евиденција на работното време?

Минимум: пријавување/одјавување за сите вработени, автоматско генерирање на листа со работни часови и извоз на податоци (CSV или PDF) за платен список. Надвор од основите, барајте мобилна поддршка (iOS и Android), откривање на прекувремена работа и управлив лимит на корисници. Ако вашиот тим работи по смени, бесплатниот налог кој ги комбинира закажувањето со часовникот за евиденција – како Shifton или Homebase – ве штеди од плаќање за посебна алатка за закажување.

Дали постои бесплатна апликација за евиденција на работното време која функционира на мобилен уред?

Сите шест алатки на оваа листа имаат мобилни апликации – секоја функционира како бесплатна апликација за пријавување и одјавување на вработените преку нивните телефони. Shifton, Homebase, Jibble и When I Work се дизајнирани со тимови прво на мобилен уред на ум. Clockify и Toggl Track исто така имаат солидни мобилни апликации, иако нивната примарна публика е работниците на работна маса и фриленсерите.

Shifton, Homebase, Jibble и When I Work се дизајнирани со тимови прво на мобилен уред на ум. Clockify и Toggl Track исто така имаат солидни мобилни апликации, иако нивната примарна публика е работниците на работна маса и фриленсерите.

Колку вработени можат да користат бесплатна апликација за евиденција на работното време?

Зависи од алатката. Clockify и Jibble дозволуваат неограничен број вработени во бесплатните нивоа. Бесплатниот план на Shifton покрива до 10 членови на тим.

Homebase ја ограничува бесплатната верзија на едно место (без строга горна граница за вработени, но функциите се ограничени). Toggl Track ја ограничува бесплатната употреба на 5 корисници. When I Work нуди бесплатен пробен период пред да бара платен план за континуирана употреба.

Која е разликата помеѓу апликација за часовник за евиденција и апликација за следење на работното време?

Апликацијата за часовник за евиденција е изградена околу пријавување и одјавување – евидентира кога вработениот почнува и завршува смена. Апликацијата за следење на работното време е поширока: ги евидентира часовите по проект, клиент или задача и ја користат главно фриленсери и тимови за професионални услуги за фактурирање на клиентите. Повеќето алатки на оваа листа го прават двете, но нивниот примарен дизајн ги одразува едното или другото.

Shifton, Homebase и When I Work се алатки за часовник за евиденција. Clockify и Toggl Track почнаа како апликации за следење на работното време и подоцна додадоа тимски функции.

Дали теренски работници и далечински вработени можат да користат бесплатна апликација за евиденција на работното време?

Да. Повеќето бесплатни апликации за евиденција на работното време работат на мобилен уред, па теренските работници можат да се пријавуваат директно преку телефон на работното место. Апликациите како Shifton и Jibble поддржуваат пријавување базирано на локација, давајќи им на менаџерите преглед на тоа каде вработените ги почнале своите смени.

Далечинските работници можат да го користат истиот веб-базиран часовник за евиденција преку кој било прелистувач – не е потребна инсталација на апликација. Бесплатниот налог на повеќето алатки ги покрива работниците во канцеларија и на терен во истата сметка.

Што е геоограда во апликација за евиденција на работното време?

Геооградата цртае виртуелна граница околу работно место или локација за работа. Кога вработениот се пријавува, апликацијата ги проверува GPS координатите наспроти таа граница. Ако се надвор од геооградата, пријавувањето е блокирано или означено за преглед од страна на менаџерот. За теренски тимови и градежни екипи, геооградата потврдува дека работниците навистина се на лице место кога се пријавуваат – намалувајќи го крадењето на работно време и елиминирајќи спорови за листа со работни часови за тоа дали вработениот бил на вистинската локација. Jibble ја вклучува геооградата во бесплатниот план. Shifton поддржува пријавување базирано на локација за распределени тимови.

Како бесплатните апликации за евиденција на работното време ги следат паузите?

Повеќето бесплатни апликации за евиденција на работното време користат еден од два методи. Автоматскиот одбиток ги одзема вкупните часови за фиксна должина на пауза кога се исполнети одредени услови – на пример, 30 минути неплатено за секоја смена подолга од шест часа. Паузите базирани на пробивање бараат вработениот да се одјави на почетокот на паузата и да се пријави повторно на крајот, евидентирајќи ја точната должина. Автоматските одбитоци се поедноставни за управување секојдневно; паузите базирани на пробивање произведуваат попрецизни записи. Кој метод е достапен во бесплатен план варира по алатка, а некои држави имаат специфични барања за чување записи за паузи – проверете ги локалните трудови закони пред да изберете.

Дали бесплатната апликација за евиденција на работното време може да работи офлајн?

Некои го прават тоа. Апликациите кои поддржуваат офлајн пријавување го складираат временскиот запис локално на телефонот и го синхронизираат со серверот кога ќе се воспостави интернет врска. Ова е важно за градежни екипи, теренски работници и секого кој работи во средини со слаба поврзаност. Не сите бесплатни нивоа вклучуваат веродостојна офлајн поддршка – проверете ја документацијата пред да зависите од неа на терен. Ако имате работници во области со слаб сигнал, специфично тестирајте го офлајн режимот пред да ја воведете апликацијата за целиот тим.

Што е пријавување за колега и како апликациите за евиденција на работното време го спречуваат?

Пријавувањето за колега е кога еден вработен се пријавува во името на соработник кој уште не пристигнал – или воопшто нема да дојде. Тоа е една од најчестите форми на крадење на работно време во бизниси базирани на смени. Бесплатните апликации за евиденција на работното време се справуваат со тоа на неколку начини: снимање фотографија (апликацијата ја фотографира личноста која се пријавува, која менаџерот може да ја прегледа), препознавање на лице (системот го поклопува лицето со регистрираниот вработен пред да дозволи пробивање), PIN кодови (уникатни за секој вработен и потешко да се делат без одговорност) и GPS геоограда (потврдува дека вработениот е физички на работното место, а не вика колега да се пријави за него). Бесплатното ниво на Jibble вклучува препознавање на лице; Homebase вклучува снимање фотографија во режимот на киоск. Двете се ефективни во спречувањето на пријавувањето за колега без дополнителен хардвер.

Која е разликата помеѓу апликација за часовник за евиденција и софтвер за следење на работното време?

Апликацијата за часовник за евиденција – исто така наречена софтвер за пријавување или уред за пробивање – следи кога вработените ги почнуваат и завршуваат своите смени. Одговара на едно прашање: колку часови работела оваа личност денес? Софтверот за следење на работното време оди пошироко: го следи времето поминато на специфични задачи, проекти или клиенти и е вообичаен во агенции и консалтинг фирми.

За работници по час во малопродажба, чистење или угостителство, решението за часовник за евиденција е обично сè што ви треба. За фриленсери кои фактурираат по час или тимови базирани на проекти, поцелосна платформа за следење на работното време има повеќе смисла. Повеќето бесплатни алатки на оваа листа се насочени кон функционалноста на часовникот за евиденција, со Toggl Track кој е исклучок – изграден е повеќе за следење на работното време по ниво на задача отколку за управување со смени.

Руслан Назаров

Раководител SEO во Shifton. Пишува за управување со работна сила, планирање смени и SaaS решенија за компании кои се потпираат на ефикасни тимски операции.