8 καλύτερα λογισμικά παρακολούθησης χρόνου για κατασκευές

Το εργατικό κόστος αντιπροσωπεύει το 40-60% του συνολικού κόστους έργου στις κατασκευές. Όταν τα φύλλα χρόνου είναι ανακριβή – και η Αμερικανική Ένωση Μισθοδοσίας εκτιμά ποσοστά σφαλμάτων 1-8% στη χειροκίνητη καταγραφή – αυτό μεταφράζεται απευθείας σε απώλεια κέρδους. Σε προϋπολογισμό εργατικών $4 εκατομμυρίων, ακόμη και ένα σφάλμα 5% σημαίνει $200.000 σε μη καταγεγραμμένα ή λανθασμένα κατανεμημένα κόστη.

Γι’ αυτό υπάρχουν εφαρμογές παρακολούθησης χρόνου για εργολάβους. Αντικαθιστούν τα χάρτινα αρχεία, εξαλείφουν το buddy punching και σας δίνουν GPS-επαληθευμένα αρχεία για το ποιος εργάστηκε πού και για πόσο. Αλλά δεν είναι όλες σχεδιασμένες για τον τρόπο που λειτουργούν πραγματικά τα συνεργεία κατασκευών – σε πολλαπλά εργοτάξια, σε περιοχές με ασταθή κάλυψη κινητού, με εργαζόμενους που δεν κάθονται σε γραφεία.

Δοκιμάσαμε οκτώ εφαρμογές παρακολούθησης χρόνου ειδικά για το πόσο καλά χειρίζονται ροές εργασίας εργολάβων και κατασκευών. Τα κριτήρια: ακρίβεια GPS, αξιοπιστία geofencing, βάθος κοστολόγησης εργασίας, ενσωμάτωση μισθοδοσίας, χρηστικότητα κινητού στο πεδίο και πραγματικές τιμές για συνεργεία 10 έως 100+.

Τι να αναζητήσετε σε μια εφαρμογή παρακολούθησης χρόνου για εργολάβους

Η καταγραφή χρόνου είναι μόνο ένα επίπεδο. Οι ομάδες που αναθέτουν και εργασίες και κλείνουν εντολές εργασίας στο πεδίο συνήθως συγκρίνουν δωρεάν λογισμικά διαχείρισης υπηρεσιών πεδίου αντί για μεμονωμένες εφαρμογές παρουσιών.

Δεν λειτουργεί κάθε εργαλείο παρακολούθησης χρόνου σε εργοτάξιο. Οι εφαρμογές λιανικής και γραφείου προϋποθέτουν σταθερό Wi-Fi, σταθερές τοποθεσίες και μία διεύθυνση εργασίας. Οι κατασκευές είναι διαφορετικές. Το συνεργείο σας μετακινείται μεταξύ εργοταξίων, οι βάρδιες αλλάζουν καθημερινά και τον μισό χρόνο κάποιος χτυπάει κάρτα από ένα πάρκινγκ με δύο γραμμές σήματος.

Μια εφαρμογή παρακολούθησης χρόνου επιπέδου εργολάβου πρέπει να χειρίζεται μερικά πράγματα καλά:

• GPS check-in με geofencing – ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να χτυπήσουν κάρτα μόνο όταν βρίσκονται φυσικά στο εργοτάξιο, όχι από το σπίτι ή εν κινήσει
• Κατανομή χρόνου ανά έργο – η δυνατότητα ανάθεσης ωρών σε συγκεκριμένα έργα, εργασίες ή κωδικούς κόστους. Χωρίς αυτό, ξέρετε πόσες ώρες δουλεύτηκαν αλλά όχι πού πήγαν τα χρήματα
• Αυτοματοποίηση υπερωριών και διαλειμμάτων – οι χειροκίνητοι υπολογισμοί υπερωριών σε πολλαπλούς κανονισμούς πολιτειών είναι εκεί που συσσωρεύονται τα σφάλματα μισθοδοσίας. Η εφαρμογή πρέπει να χειρίζεται αυτόματα τις ομοσπονδιακές απαιτήσεις FLSA και τους κανόνες κάθε πολιτείας
• Εξαγωγές έτοιμες για μισθοδοσία – αν τα φύλλα χρόνου δεν συγχρονίζονται με QuickBooks, ADP, Xero ή ό,τι χρησιμοποιείτε για μισθοδοσία, κάποιος εξακολουθεί να εισάγει δεδομένα χειροκίνητα κάθε εβδομάδα
• Λειτουργεί offline ή με αδύναμο σήμα – τα εργοτάξια δεν είναι κτίρια γραφείων. Αν η εφαρμογή χρειάζεται πλήρες LTE για check-in, αποτυγχάνει στη βασική δοκιμή

Με αυτή τη λίστα ελέγχου κατά νου, εδώ είναι οι οκτώ εφαρμογές που πραγματικά αποδίδουν για κατασκευαστικά συνεργεία και ομάδες εργολάβων.

Οι 8 καλύτερες εφαρμογές παρακολούθησης χρόνου για εργολάβους

1Shifton

Το Shifton είναι μια πλατφόρμα διαχείρισης εργατικού δυναμικού που χειρίζεται παρακολούθηση χρόνου, προγραμματισμό βαρδιών και αναφορές εργατικού κόστους σε ένα σύστημα. Για τους εργολάβους, το βασικό πλεονέκτημα είναι το αρθρωτό μοντέλο τιμολόγησης – ξεκινάτε με δωρεάν πλάνο (έως 10 χρήστες, χωρίς χρονικό όριο), μετά προσθέτετε μόνο τα modules που χρειάζεται πραγματικά η λειτουργία σας. GPS tracking, μισθοδοσία, συμμόρφωση, διαχείριση εργασιών – κάθε ένα είναι ξεχωριστό πρόσθετο με δωρεάν δοκιμή 30 ημερών πριν δεσμευτείτε.

Αυτό έχει σημασία για τις εργολαβικές επιχειρήσεις γιατί τα μεγέθη συνεργείων κυμαίνονται. Μπορεί να έχετε 15 εργαζόμενους σε ένα οικιστικό έργο και 60 σε ένα εμπορικό εργοτάξιο. Οι περισσότερες εφαρμογές παρακολούθησης χρόνου χρεώνουν πάγιο ανά χρήστη ανεξάρτητα από τα χαρακτηριστικά που χρησιμοποιείτε. Το Shifton σας επιτρέπει να κλιμακώσετε το σύνολο λειτουργιών, όχι μόνο τον αριθμό εργαζομένων.

GPS και geofencing: Οι εργαζόμενοι χτυπούν κάρτα μέσω της εφαρμογής κινητού και το Shifton καταγράφει τις GPS συντεταγμένες τους. Μπορείτε να ρυθμίσετε τοποθεσίες εργασίας με geofencing ώστε τα check-in να γίνονται δεκτά μόνο εντός καθορισμένης ακτίνας από το εργοτάξιο. Το module παρακολούθησης GPS διαδρομής δείχνει την πλήρη διαδρομή που ακολούθησε ένας εργαζόμενος κατά τη βάρδια – χρήσιμο για συνεργεία που μετακινούνται μεταξύ εργοταξίων κατά τη διάρκεια της ημέρας.

Υπερωρίες και συμμόρφωση: Το module συμμόρφωσης παρακολουθεί απαιτήσεις διαλειμμάτων, μέγιστες ώρες και όρια υπερωριών βάσει τοπικών εργατικών κανόνων. Για εργολάβους που εργάζονται σε πολλές πολιτείες, αυτό εξαλείφει τους χειροκίνητους υπολογισμούς που προκαλούν διαφορές μισθοδοσίας.

Ορατότητα εργατικού κόστους: Το module μισθοδοσίας υπολογίζει τον ακαθάριστο μισθό βάσει κανονικών ωρών, υπερωριών και εργασίας αργιών. Μπορείτε να δείτε ακριβώς πόσο κοστίζει κάθε έργο σε εργατικά πριν βγει το τιμολόγιο – όχι δύο εβδομάδες αργότερα όταν τρέχει η μισθοδοσία.

Πολυγλωσσική διεπαφή: Το Shifton υποστηρίζει 40+ γλώσσες σε ολόκληρη την εφαρμογή. Αν το συνεργείο σας περιλαμβάνει ισπανόφωνους εργαζόμενους ή υπεργολάβους από διαφορετικές χώρες, όλοι χρησιμοποιούν το σύστημα στη γλώσσα τους. Χωρίς εναλλακτικές λύσεις, χωρίς εφαρμογές μετάφρασης.

Προγραμματισμός και διαχείριση αδειών: Σε αντίθεση με τα περισσότερα εργαλεία μόνο-χρόνου σε αυτή τη λίστα, το Shifton περιλαμβάνει πλήρη προγραμματισμό βαρδιών. Μπορείτε να φτιάξετε εβδομαδιαία προγράμματα, να αναθέσετε συνεργεία σε έργα, να διαχειριστείτε αλλαγές βαρδιών και αιτήματα αδείας – όλα μέσα στην ίδια πλατφόρμα. Αυτό σημαίνει μία λιγότερη συνδρομή και μία λιγότερη εφαρμογή που πρέπει να μάθει το συνεργείο σας.

Αναφορές: Το module αναφορών αναλύει τις ώρες εργασίας, υπερωρίες και εργατικά κόστη ανά εργαζόμενο, έργο ή χρονική περίοδο. Για εργολάβους που χρειάζεται να δείξουν στους πελάτες πώς κατανεμήθηκαν οι ώρες εργασίας – ή που θέλουν να συγκρίνουν εκτιμώμενα με πραγματικά εργατικά σε ένα έργο – αυτές οι αναφορές εξάγονται καθαρά χωρίς ανακατασκευή υπολογιστικού φύλλου.

Τι θα μπορούσε να είναι καλύτερο: Το Shifton δεν περιλαμβάνει βαθιές ιεραρχίες κωδικών κόστους ή άμεσες ενσωματώσεις με λογισμικό εκτιμήσεων κατασκευών όπως Procore ή PlanGrid. Αν η ροή εργασίας σας απαιτεί πολυεπίπεδη παρακολούθηση κωδικών κόστους δεμένη σε συγκεκριμένα στοιχεία προσφοράς, θα χρειαστεί να χειριστείτε αυτή την αντιστοίχιση εκτός πλατφόρμας. Για τους περισσότερους μικρούς και μεσαίους εργολάβους που παρακολουθούν εργατικά ανά έργο αντί για λεπτομερή κωδικό κόστους, αυτό δεν αποτελεί περιορισμό.

Τιμολόγηση: Δωρεάν πλάνο για έως 10 εργαζόμενους με βασικό προγραμματισμό. Πληρωμένα modules από $0,50/χρήστη/μήνα. Κάθε module περιλαμβάνει δωρεάν δοκιμή 30 ημερών. Η ετήσια χρέωση εξοικονομεί 20%.

Καλύτερο για: Ομάδες εργολάβων κάθε μεγέθους που θέλουν να ξεκινήσουν δωρεάν, να προσθέσουν λειτουργίες καθώς αναπτύσσονται και να αποφύγουν να πληρώνουν για πακέτο γεμάτο εργαλεία που δεν χρησιμοποιούν.

2ClockShark

Το ClockShark χτίστηκε ειδικά για κατασκευαστικές εταιρείες και εταιρείες υπηρεσιών πεδίου. Το ισχυρότερο σημείο πώλησης είναι ο τρόπος χειρισμού κοστολόγησης – κάθε φορά που ένας εργαζόμενος χτυπά κάρτα, επιλέγει ένα έργο και μια εργασία, και οι ώρες κατανέμονται αυτόματα στο σωστό έργο. Για εργολάβους που τιμολογούν πελάτες ανά έργο ή παρακολουθούν εργατικά έναντι εκτιμήσεων, αυτό εξοικονομεί ώρες χειροκίνητης συμφωνίας κάθε εβδομάδα.

Η GPS παρακολούθηση λειτουργεί καλά. Λαμβάνετε χάρτη σε πραγματικό χρόνο που δείχνει πού βρίσκεται κάθε μέλος του συνεργείου, και το geofencing είναι αρκετά αξιόπιστο ώστε οι περισσότεροι χρήστες αναφέρουν λίγα ψευδή check-in. Η λειτουργία kiosk με αναγνώριση προσώπου είναι χρήσιμη για κοινόχρηστα tablet εργοταξίου, αν και απαιτεί συγκεκριμένο hardware για σωστή λειτουργία.

Εκεί που υστερεί το ClockShark είναι οι αναφορές. Οι ενσωματωμένες αναφορές καλύπτουν τα βασικά – ώρες ανά έργο, υπερωρίες, περιλήψεις μισθοδοσίας – αλλά οι προσαρμοσμένες αναφορές είναι περιορισμένες. Αν χρειάζεστε ανάλυση εργατικού κόστους ανά κωδικό κόστους με πολυεπίπεδες ιεραρχίες, πιθανόν θα χρειαστεί να εξάγετε δεδομένα και να φτιάξετε τις αναφορές μόνοι σας. Η διεπαφή επίσης φαίνεται ξεπερασμένη σε σύγκριση με νεότερους ανταγωνιστές.

Τι λένε οι χρήστες: Οι αξιολογητές Capterra επαινούν σταθερά την GPS χάρτη και την παρακολούθηση ανά έργο. Τα πιο συνηθισμένα παράπονα αφορούν τους περιορισμούς αναφορών και περιστασιακή καθυστέρηση εφαρμογής σε Android.

Τιμολόγηση: Standard πλάνο $40/μήνα βάση + $9/χρήστη/μήνα. Pro πλάνο $60/μήνα βάση + $11/χρήστη/μήνα. Δωρεάν δοκιμή 14 ημερών.

Καλύτερο για: Κατασκευαστικές εταιρείες που χρειάζονται ακριβή παρακολούθηση χρόνου ανά έργο και τιμολογούν πελάτες βάσει ωρών εργασίας ανά έργο.

3Workyard

Η GPS παρακολούθηση του Workyard είναι η πιο λεπτομερής σε αυτή την ομάδα. Χρησιμοποιεί breadcrumb καταγραφή τοποθεσίας – καταγράφοντας τη θέση του εργαζόμενου σε τακτά χρονικά διαστήματα κατά τη βάρδια, όχι μόνο στο check-in και check-out. Αυτό σημαίνει πλήρη χάρτη διαδρομής για κάθε εργαζόμενο, κάθε μέρα. Για εργολάβους που διαχειρίζονται κινητά συνεργεία ή αντιμετωπίζουν συμμόρφωση επικρατούντων μισθών, αυτό το επίπεδο τεκμηρίωσης τοποθεσίας είναι δύσκολο να βρεθεί αλλού.

Η εφαρμογή ανιχνεύει αυτόματα την οδήγηση και μπορεί να διαχωρίσει χρόνο μετακίνησης από χρόνο εργασίας στο εργοτάξιο. Το geofencing είναι προσαρμόσιμο ανά εργοτάξιο και το check-in περιορίζεται στις καθορισμένες ζώνες. Η παρακολούθηση διαλειμμάτων είναι σταθερή – μπορείτε να ρυθμίσετε αυτόματες αφαιρέσεις γεύματος και κανόνες συμμόρφωσης ανά πολιτεία, αν και οι πολιτικές υπερωριών πρέπει να ανατεθούν ανά εργαζόμενο αντί για εταιρικά, κάτι που προσθέτει διοικητική εργασία σε μεγάλα συνεργεία.

Το μεγαλύτερο κενό είναι ο προγραμματισμός. Το Workyard είναι κυρίως εργαλείο παρακολούθησης χρόνου και επαλήθευσης τοποθεσίας. Αν χρειάζεστε εβδομαδιαία προγράμματα βαρδιών, ανάθεση συνεργείων σε έργα ή διαχείριση αδειών, θα χρειαστείτε δεύτερη πλατφόρμα. Για εργολάβους που χρειάζονται μόνο απάντηση στο «πού ήταν οι άνθρωποί μου και για πόσο», το κάνει εξαιρετικά.

Τι λένε οι χρήστες: Οι αξιολογητές G2 τονίζουν την ακρίβεια GPS και τη λειτουργία breadcrumb διαδρομής. Τα συνηθισμένα παράπονα εστιάζουν στο μηνιαίο πάγιο $50 (που φαίνεται υψηλό για πολύ μικρά συνεργεία) και την έλλειψη λειτουργιών προγραμματισμού.

Τιμολόγηση: Από $6/χρήστη/μήνα + $50/μήνα πάγιο. Δωρεάν δοκιμή 14 ημερών.

Καλύτερο για: Εργολάβους και υπεργολάβους που χρειάζονται GPS-επίπεδο απόδειξη τοποθεσίας εργαζομένου για συμμόρφωση, τεκμηρίωση μισθών ή επαλήθευση τιμολόγησης πελάτη.

4Connecteam

Το Connecteam είναι μια ολοκληρωμένη πλατφόρμα λειτουργιών που περιλαμβάνει παρακολούθηση χρόνου. Αν η εργολαβική σας επιχείρηση χρειάζεται ψηφιακές φόρμες (λίστες ελέγχου ασφάλειας, ημερήσιες αναφορές, αρχεία συμβάντων), modules εκπαίδευσης εργαζομένων και επικοινωνία ομάδας μαζί με ρολόι χρόνου, τα συνδυάζει όλα σε μία εφαρμογή. Για γενικούς εργολάβους που διαχειρίζονται τεκμηρίωση συμμόρφωσης σε πολλαπλά εργοτάξια, αυτή η ενσωμάτωση εξαλείφει την ανάγκη τριών ή τεσσάρων ξεχωριστών εργαλείων.

Η παρακολούθηση χρόνου είναι ικανοποιητική. GPS check-in, geofencing, αυτόματοι υπολογισμοί υπερωριών και ροές εργασίας έγκρισης φύλλων χρόνου λειτουργούν όπως αναμένεται. Η λειτουργία kiosk υποστηρίζει αναγνώριση προσώπου για κοινόχρηστες συσκευές. Τα φύλλα χρόνου εξάγονται σε QuickBooks, Xero και ADP.

Το αντίτιμο είναι η πολυπλοκότητα. Το Connecteam έχει τρία ξεχωριστά «hubs» (Λειτουργίες, Επικοινωνίες, HR), καθένα με δικό του επίπεδο τιμολόγησης. Αν χρειάζεστε λειτουργίες και από τα τρία, τα κόστη αυξάνονται γρήγορα – το Basic σε όλα τα hubs ανέρχεται σε $87/μήνα πριν τα κόστη ανά χρήστη. Και επειδή είναι φτιαγμένο για όλους τους κλάδους χωρίς γραφείο (καθαρισμός, ασφάλεια, logistics), το κατασκευαστικό βάθος είναι λιγότερο από εξειδικευμένα εργαλεία όπως το ClockShark. Δεν υπάρχει native κοστολόγηση εργασίας με ιεραρχίες κωδικών κόστους, ούτε ενσωμάτωση εκτιμήσεων, ούτε παρακολούθηση επικρατούντων μισθών.

Τι λένε οι χρήστες: Οι κριτικές Capterra επαινούν το εύρος λειτουργιών και την ποιότητα της εφαρμογής κινητού. Τα πιο συχνά παράπονα αφορούν τη μπερδεμένη δομή τιμολόγησης και την καμπύλη εκμάθησης για τη ρύθμιση και των τριών hubs.

Τιμολόγηση: Δωρεάν για έως 10 χρήστες. Το Operations hub ξεκινά από $29/μήνα για έως 30 χρήστες. Επιπλέον hubs τιμολογούνται ξεχωριστά.

Καλύτερο για: Γενικούς εργολάβους που χρειάζονται παρακολούθηση χρόνου, ψηφιακές φόρμες ασφάλειας, επικοινωνία ομάδας και onboarding εργαζομένων σε μία πλατφόρμα – και είναι πρόθυμοι να αφιερώσουν χρόνο στη ρύθμιση.

5QuickBooks Time

Αν η λογιστική σας τρέχει σε QuickBooks Online, αυτός είναι ο δρόμος ελάχιστης αντίστασης. Γνωστό παλαιότερα ως TSheets, το εργαλείο βρίσκεται τώρα μέσα στο οικοσύστημα Intuit. Ο συγχρονισμός μισθοδοσίας είναι native – οι ώρες ρέουν απευθείας στο QuickBooks Payroll χωρίς εξαγωγές, εισαγωγές ή CSV αρχεία. Για εργολάβους των οποίων ο λογιστής ήδη δουλεύει σε αυτό το οικοσύστημα, αυτό εξαλείφει το μεγαλύτερο σημείο τριβής στη διαδικασία από φύλλο χρόνου σε μισθοδοσία.

Η GPS παρακολούθηση και το geofencing λειτουργούν, αν και το geofencing μοιάζει περισσότερο με σύστημα ειδοποιήσεων παρά με αυστηρό περιορισμό – οι εργαζόμενοι μπορούν να χτυπήσουν κάρτα εκτός geofence, και οι managers ειδοποιούνται αντί να μπλοκαριστεί η καταγραφή. Η παρακολούθηση χιλιομέτρων με breadcrumb trails είναι ωραίο μπόνους για εργολάβους που αποζημιώνουν μετακινήσεις ή χρειάζονται τεκμηρίωση χρήσης οχημάτων.

Τα προβλήματα είναι πραγματικά. Πολλαπλές κριτικές χρηστών σε G2 και Capterra αναφέρουν πάγωμα εφαρμογής και αργούς χρόνους φόρτωσης, ειδικά σε Android. Η μηχανή υπολογισμού υπερωριών έχει γνωστά προβλήματα ακρίβειας – αρκετοί αξιολογητές τεκμηρίωσαν περιπτώσεις όπου οι υπολογισμένες υπερωρίες δεν ταίριαζαν με τη χειροκίνητη επαλήθευση. Με $20/μήνα βάση συν $8/χρήστη, δεν είναι φθηνό για αυτό που παίρνετε. Ένα συνεργείο 30 ατόμων πληρώνει $260/μήνα για το Premium πλάνο, και το Elite ($40 βάση + $10/χρήστη) φτάνει $340.

Τι λένε οι χρήστες: Η ενσωμάτωση QuickBooks επαινείται παγκοσμίως. Τα παράπονα εστιάζουν στη σταθερότητα εφαρμογής, τιμολόγηση σε σχέση με λειτουργίες, και bugs υπολογισμού υπερωριών που απαιτούν χειροκίνητες διορθώσεις.

Τιμολόγηση: Time Premium $20/μήνα + $8/χρήστη/μήνα. Time Elite $40/μήνα + $10/χρήστη/μήνα. Δωρεάν δοκιμή 30 ημερών. Απαιτεί συνδρομή QuickBooks Online.

Καλύτερο για: Εργολάβους των οποίων η μισθοδοσία τρέχει ήδη μέσω QuickBooks και θέλουν μηδενικής-τριβής συγχρονισμό φύλλων χρόνου, ακόμα κι αν αυτό σημαίνει αποδοχή των τραχιών ακμών της εφαρμογής.

6busybusy

Το busybusy φτιάχτηκε από κατασκευαστική εταιρεία για κατασκευαστικά συνεργεία και αυτό φαίνεται στις λεπτομέρειες. Το δωρεάν πλάνο είναι πραγματικά δωρεάν για πάντα με απεριόριστους χρήστες και παρόλα αυτά συνδέει κάθε είσοδο και έξοδο με μια θέση GPS – λειτουργία που οι περισσότερες εφαρμογές κρατούν πίσω από επί πληρωμή επίπεδο. Για έναν μικρό εργολάβο που αφήνει τις χάρτινες κάρτες χρόνου, μόνο αυτό μπορεί να καλύψει ολόκληρη τη λειτουργία χωρίς κόστος.

Σε μεγαλύτερα έργα το busybusy αποδίδει στην παρακολούθηση εξοπλισμού και κόστους. Δίπλα στις εργατοώρες καταγράφει τη χρήση μηχανημάτων και συνδέει και τα δύο με συγκεκριμένα έργα και κωδικούς κόστους, ώστε ο επιστάτης να βλέπει σχεδόν σε πραγματικό χρόνο τι κόστισε πραγματικά μια σκυροδέτηση ή μια φάση σκελετού. Το επί πληρωμή επίπεδο Pro στα $9,99 ανά χρήστη τον μήνα ανοίγει προγραμματισμό βαρδιών, εργαλεία επίβλεψης και βαθύτερες αναφορές, ενώ το Premium στα $14,99 προσθέτει φωτογραφική τεκμηρίωση και λειτουργίες ασφάλειας. Η παγίδα είναι ότι το δωρεάν πλάνο, αν και ευρύ, κρατά τα πιο κοφτερά εργαλεία αναφορών και διαχείρισης στην πληρωμένη πλευρά, οπότε τα συνεργεία που μεγαλώνουν συνήθως το ξεπερνούν μέσα σε μία σεζόν.

Τιμολόγηση: Δωρεάν για πάντα με απεριόριστους χρήστες και είσοδο με GPS. Pro $9,99/χρήστη/μήνα, Premium $14,99/χρήστη/μήνα. Δωρεάν δοκιμή στα επί πληρωμή επίπεδα.

Καλύτερο για: Κατασκευαστικά συνεργεία που θέλουν πραγματική κοστολόγηση έργου και παρακολούθηση εξοπλισμού, καθώς και ένα δωρεάν πλάνο που καλύπτει τα βασικά πριν μεγαλώσουν.

7Timeero

Το Timeero είναι η επιλογή για εργολάβους των οποίων τα συνεργεία περνούν τη μέρα οδηγώντας ανάμεσα σε εργοτάξια. Κάθε πλάνο καταγράφει GPS και χιλιόμετρα, ενώ το ημερολόγιο διαδρομών είναι αρκετά ακριβές ώστε να πάει κατευθείαν στο λογιστήριο για αποζημίωση – πραγματική οικονομία για εργολάβους υπηρεσιών με οχήματα στον δρόμο όλη την εβδομάδα. Είσοδοι, διαδρομές και χιλιόμετρα καταλήγουν σε ένα χρονολόγιο που το γραφείο μπορεί να ελέγξει αργότερα.

Το πλάνο Basic ξεκινά στα $5 ανά χρήστη τον μήνα με ετήσια χρέωση, αλλά περιορίζει την ομάδα στα 10 άτομα και δεν περιλαμβάνει geofencing. Για να δεθούν οι είσοδοι με το εργοτάξιο χρειάζεστε το επίπεδο Pro στα $7,50 ανά χρήστη τον μήνα, που φέρνει επίσης προγραμματισμό, παρακολούθηση εργασιών και συνδέσεις μισθοδοσίας. Το Premium στα $10 προσθέτει σταθμούς με αναγνώριση προσώπου και ηλεκτρονική επαλήθευση επισκέψεων για φροντίδα και εργασία πεδίου. Μόνιμο δωρεάν πλάνο δεν υπάρχει, μόνο δοκιμή 14 ημερών, οπότε το Timeero ταιριάζει σε συνεργείο που έχει ήδη αποφασίσει ότι η ακρίβεια στα χιλιόμετρα αξίζει να πληρωθεί.

Τιμολόγηση: Basic $5/χρήστη/μήνα (ετήσια χρέωση, έως 10 χρήστες), Pro $7,50/χρήστη/μήνα, Premium $10/χρήστη/μήνα. GPS και χιλιόμετρα σε όλα τα επίπεδα, geofencing από το Pro. Δοκιμή 14 ημερών, χωρίς δωρεάν πλάνο.

Καλύτερο για: Κινούμενα συνεργεία και εργολάβοι υπηρεσιών που χρειάζονται ακριβή καταγραφή χιλιομέτρων δίπλα στις ώρες.

8Hubstaff

Το Hubstaff πλησιάζει την παρακολούθηση χρόνου των εργολάβων από τον κόσμο της παρακολούθησης παραγωγικότητας, γεγονός που το κάνει καλή επιλογή για εργολάβους με μείγμα συνεργείων πεδίου και προσωπικού γραφείου. Καταγράφει ώρες, επίπεδα δραστηριότητας και, στο κατάλληλο επίπεδο, θέση GPS, και μετά τα συγκεντρώνει σε αναφορές εργατικού κόστους και μισθοδοσία. Για μια επιχείρηση που θέλει ένα εργαλείο για το εργοτάξιο και το γραφείο, αυτό ακριβώς το εύρος είναι το ελκυστικό σημείο.

Η τιμολόγηση όμως θέλει προσεκτικό διάβασμα. Το Starter κοστίζει $5,83 ανά χρήστη τον μήνα με ετήσια χρέωση, αλλά η παρακολούθηση GPS και το geofencing εμφανίζονται μόνο στο πλάνο Team στα $10 ανά χρήστη και συχνά συνοδεύονται από πρόσθετη χρέωση ανά θέση. Ένα συνεργείο πεδίου που χρειάζεται επαλήθευση θέσης μπορεί να φτάσει κοντά στα $15-20 ανά χρήστη μόλις αθροιστούν τα κομμάτια, ποσό υψηλό δίπλα σε ένα εργαλείο φτιαγμένο για κατασκευές. Δωρεάν πλάνο δεν υπάρχει, μόνο δοκιμή 14 ημερών.

Τιμολόγηση: Starter $5,83/χρήστη/μήνα (ετήσια χρέωση), Grow $7,50, Team $10 (εδώ GPS και geofencing, ενίοτε με πρόσθετη χρέωση), Enterprise $25. Δοκιμή 14 ημερών, χωρίς δωρεάν πλάνο.

Καλύτερο για: Μικτές ομάδες πεδίου και γραφείου που θέλουν παρακολούθηση δραστηριότητας και μισθοδοσία στο ίδιο εργαλείο και μπορούν να απορροφήσουν το υψηλότερο κόστος του GPS.

Πώς συγκρίνονται αυτές οι εφαρμογές στο κόστος

Η τιμολόγηση σε αυτή την κατηγορία ποικίλλει πολύ, και η τιμή βιτρίνας σπάνια λέει την πλήρη ιστορία. Πάγια, χρεώσεις ανά χρήστη και επίπεδα λειτουργιών κάνουν τη σύγκριση δύσκολη. Δείτε τι πληρώνει πραγματικά ένα εργολαβικό συνεργείο 25 ατόμων μηνιαία σε κάθε πλατφόρμα:

Χρειάζεστε πληρέστερη πλατφόρμα συνεργείων από την παρακολούθηση χρόνου;

Η παρακολούθηση χρόνου είναι μόνο ένα κομμάτι του παζλ. Αν στο ίδιο εργαλείο χρειάζεστε και προγραμματισμό συνεργείων, επικοινωνία και προετοιμασία μισθοδοσίας, κοιτάξτε τις πλατφόρμες διαχείρισης συνεργείων – Shifton, Connecteam, Deputy και Sling καλύπτουν αυτό το πεδίο με διαφορετικό τρόπο η καθεμία.

• Shifton: Δωρεάν για έως 10 χρήστες. Για 25 χρήστες με modules παρακολούθησης χρόνου και GPS, περίπου $25-75/μήνα ανάλογα με τα επιλεγμένα modules. Χωρίς πάγιο
• ClockShark Standard: $40 βάση + ($9 x 25) = $265/μήνα
• Workyard: $50 βάση + ($6 x 25) = $200/μήνα
• Connecteam Operations Basic: $29/μήνα (καλύπτει έως 30 χρήστες). Αλλά προσθέστε hubs Επικοινωνιών ή HR και τα κόστη αυξάνονται
• QuickBooks Time Premium: $20 βάση + ($8 x 25) = $220/μήνα, συν τη συνδρομή QuickBooks Online

Το αρθρωτό μοντέλο του Shifton ξεχωρίζει εδώ. Δεν πληρώνετε $200+/μήνα για λειτουργίες που δεν χρησιμοποιείτε. Ένα συνεργείο που χρειάζεται μόνο GPS check-in και φύλλα χρόνου πληρώνει σημαντικά λιγότερα από ένα που χρειάζεται επίσης παρακολούθηση συμμόρφωσης και αναφορές μισθοδοσίας – και μπορείτε να προσθέσετε modules καθώς τα απαιτούν τα έργα.

Ποια εφαρμογή ταιριάζει στην εργολαβική σας επιχείρηση

Η σωστή επιλογή εξαρτάται από αυτό που σας κοστίζει πραγματικά χρόνο και χρήματα τώρα.

Αν είστε μικρός έως μεσαίος εργολάβος που χρειάζεται προσιτή, ευέλικτη παρακολούθηση χρόνου που αναπτύσσεται με το συνεργείο σας – ξεκινήστε με Shifton. Το δωρεάν πλάνο καλύπτει 10 χρήστες με βασικό προγραμματισμό, και προσθέτετε GPS, μισθοδοσία και modules συμμόρφωσης μόνο όταν ένα έργο το απαιτεί. Χωρίς ετήσια συμβόλαια, χωρίς πλεόνασμα λειτουργιών.

Αν η επιχείρησή σας ζει και πεθαίνει από την κοστολόγηση εργασίας και χρειάζεστε κάθε ώρα συνδεδεμένη σε συγκεκριμένο έργο και εργασία – το ClockShark είναι χτισμένο ακριβώς γι’ αυτή τη ροή εργασίας.

Αν η συμμόρφωση μισθών ή η επαλήθευση τιμολόγησης πελάτη απαιτεί GPS-επίπεδο απόδειξη τοποθεσίας εργαζομένου – η breadcrumb παρακολούθηση του Workyard σας δίνει την τεκμηρίωση που δεν προσφέρουν άλλες εφαρμογές.

Αν χρειάζεστε ψηφιακές λίστες ελέγχου ασφάλειας, φόρμες συμβάντων και επικοινωνία ομάδας μαζί με το ρολόι χρόνου – το Connecteam συνδυάζει εργαλεία λειτουργιών που θα απαιτούσαν ξεχωριστές συνδρομές.

Αν ο λογιστής σας διαχειρίζεται τα πάντα μέσω του οικοσυστήματος Intuit και η προτεραιότητα είναι ο συγχρονισμός μισθοδοσίας χωρίς τριβή – το QuickBooks Time συνδέεται native και εξαλείφει το βήμα εξαγωγής.

Πώς λειτουργεί στο εργοτάξιο ένα λογισμικό παρακολούθησης χρόνου για κατασκευές

Ένα λογισμικό παρακολούθησης χρόνου για κατασκευές απαντά σε ένα ερώτημα: πόσες ώρες πήγαν στη δουλειά. Το να φτάσει το συνεργείο στο σωστό εργοτάξιο με έτοιμη εντολή εργασίας είναι άλλο επίπεδο, και το αναλαμβάνει το λογισμικό διαχείρισης υπηρεσιών πεδίου.

Η ιδέα είναι απλή, αλλά οι λεπτομέρειες μετράνε όταν τη χειρίζεστε σε πολλαπλά εργοτάξια με συνεργεία που εναλλάσσονται εβδομαδιαία.

Ένας εργαζόμενος φτάνει στο εργοτάξιο και ανοίγει την εφαρμογή στο κινητό. Πατά check-in, η εφαρμογή καταγράφει τη GPS τοποθεσία, και το σύστημα ελέγχει αν βρίσκεται εντός του ορίου geofence που ορίσατε για το έργο. Αν ναι, η καταγραφή περνάει. Αν όχι, μπλοκάρεται ή σημαίνεται για έλεγχο manager, ανάλογα με τη ρύθμιση.

Κατά τη βάρδια, ο εργαζόμενος μπορεί να καταγράψει διαλείμματα (η εφαρμογή παρακολουθεί διάρκεια και συμμόρφωση), να αλλάξει μεταξύ εργασιών ή έργων, και να κάνει check-out στο τέλος. Ορισμένες εφαρμογές – όπως Workyard και Shifton – παρακολουθούν GPS συνεχώς κατά τη βάρδια, χτίζοντας χάρτη διαδρομής. Άλλες καταγράφουν τοποθεσία μόνο στο check-in και check-out.

Στο τέλος της περιόδου μισθοδοσίας, ο επόπτης ελέγχει τα φύλλα χρόνου στο admin dashboard. Οι ώρες είναι υπολογισμένες, οι υπερωρίες σημειωμένες, και τα δεδομένα έτοιμα για εξαγωγή στη μισθοδοσία. Ολόκληρος ο κύκλος – από check-in σε μισθό – παραμένει ψηφιακός, και από εκεί προέρχονται τα κέρδη ακρίβειας. Κανείς δεν συμπληρώνει χάρτινη φόρμα από μνήμη το απόγευμα της Παρασκευής.

Σύμφωνα με τους Associated General Contractors of America, η διαχείριση εργατικού κόστους είναι μία από τις μεγαλύτερες λειτουργικές προκλήσεις του κλάδου. Η ψηφιακή παρακολούθηση χρόνου αντιμετωπίζει αυτό άμεσα εξαλείφοντας το στρώμα χειροκίνητης εισαγωγής δεδομένων όπου δημιουργούνται τα περισσότερα σφάλματα.

Λάθη που κάνουν οι εργολάβοι όταν επιλέγουν εφαρμογή παρακολούθησης χρόνου

Αφού εξετάσαμε πώς αποδίδουν πραγματικά αυτές οι οκτώ πλατφόρμες, ξεχωρίζουν ορισμένα μοτίβα για το πώς οι εργολάβοι καταλήγουν με λάθος εργαλείο.

Επιλογή μόνο βάσει τιμής βιτρίνας. Η χαμηλότερη τιμή ανά χρήστη δεν σημαίνει το χαμηλότερο συνολικό κόστος. Πάγια, υποχρεωτικά πρόσθετα και κόστος λειτουργιών που θα χρειαστείτε σε έξι μήνες, όλα μετράνε. Η αρθρωτή προσέγγιση του Shifton αποφεύγει αυτή την παγίδα – δεν πληρώνετε ποτέ για δυνατότητες που δεν έχετε ενεργοποιήσει.

Αγνόηση υιοθέτησης συνεργείου. Το καλύτερο σύνολο λειτουργιών δεν έχει σημασία αν το συνεργείο σας δεν το χρησιμοποιεί. Εφαρμογές με πολύπλοκη ρύθμιση ή desktop-first διεπαφές αποτυγχάνουν στο πεδίο. Οι εργαζόμενοί σας πρέπει να κάνουν check-in με δύο πατήματα, όχι να πλοηγούνται σε πολυβήματο μενού. Shifton και ClockShark το χειρίζονται καλά – απλές mobile διεπαφές που δεν χρειάζονται εκπαίδευση.

Αγορά εργαλείου γραφείου για πρόβλημα πεδίου. Γενικές εφαρμογές παρακολούθησης χρόνου σχεδιασμένες για εργαζόμενους γραφείου μπορούν τεχνικά να καταγράψουν κατασκευαστικές ώρες. Αλλά δεν χειρίζονται geofenced εργοτάξια, κατανομή πολλαπλών έργων ή κανόνες υπερωριών ανά πολιτεία. Καταλήγετε να φτιάχνετε workarounds σε spreadsheets, που ακυρώνει τον σκοπό της ψηφιοποίησης.

Ξεχνώντας την κλιμάκωση. Ένα εργαλείο που λειτουργεί για 10 άτομα μπορεί να μη λειτουργεί για 60. Ελέγξτε αν το μοντέλο τιμολόγησης τιμωρεί την ανάπτυξη (υψηλά κόστη ανά χρήστη) ή την ανταμείβει (τιμολόγηση όγκου, δωρεάν επίπεδα για μικρά συνεργεία). Το δωρεάν πλάνο του Shifton για έως 10 χρήστες σημαίνει ότι μπορείτε να δοκιμάσετε με ένα συνεργείο πριν δεσμεύσετε ολόκληρη την εταιρεία.

Τι ξεχωρίζει το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου για κατασκευές

Η παρακολούθηση χρόνου απαντά στο πόσες ώρες πήρε μια εργασία. Αν το μεγαλύτερο πρόβλημα είναι να φτάσει το συνεργείο στο σωστό εργοτάξιο με τη σωστή εντολή εργασίας εξαρχής, αυτό ανήκει στη διαχείριση υπηρεσιών πεδίου και όχι σε ένα εργαλείο φύλλων χρόνου.

Τα γενικά ρολόγια εργασίας υποθέτουν ότι όλοι δουλεύουν σε ένα μέρος. Το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου για κατασκευές υποθέτει το αντίθετο: τα συνεργεία μετακινούνται ανάμεσα σε εργοτάξια, δηλώνουν παρουσία από το κινητό σε ένα πάρκινγκ και χάνουν σήμα σε υπόγειο ή σε όροφο με μεταλλικό σκελετό. Ένα εργαλείο φτιαγμένο για τον κλάδο διαχειρίζεται αυτή την πραγματικότητα αντί να την πολεμά.

Λείπει ένα από αυτά και οι ώρες αρχίζουν να διαρρέουν.

Τρία πράγματα ξεχωρίζουν μια εφαρμογή έτοιμη για εργοτάξιο από ένα φύλλο χρόνου γραφείου. Δουλεύει εκτός σύνδεσης, κρατώντας τις καταχωρίσεις στο κινητό και συγχρονίζοντας όταν επιστρέψει το σήμα, ώστε μια είσοδος σε υπόγειο να μη χάνεται. Δένει τις ώρες με έργο ή κωδικό κόστους και όχι μόνο με πρόσωπο, ώστε οι αριθμοί να σημαίνουν κάτι όταν τιμολογείται η δουλειά. Και καταγράφει τη θέση τη στιγμή της καταχώρισης, είτε με συντεταγμένες GPS είτε με geofence γύρω από το εργοτάξιο, ώστε η εγγραφή να απαντά και στο πού, όχι μόνο στο πότε. Μια εφαρμογή που χάνει έστω ένα από τα τρία θα αφήνει ώρες να διαρρέουν κάπου ανάμεσα στο εργοτάξιο και τη μισθοδοσία.

Κοστολόγηση έργου και κωδικοί κόστους στο εργοτάξιο

Η εργασία είναι συνήθως η λιγότερο προβλέψιμη γραμμή σε μια κατασκευαστική προσφορά και η κοστολόγηση έργου είναι ο τρόπος με τον οποίο ο εργολάβος την κρατά ειλικρινή. Αντί να καταγράφεται ότι ένας εργαζόμενος έκανε οκτώ ώρες, η κοστολόγηση καταγράφει ότι αυτές οι οκτώ ώρες πήγαν στη φάση σκελετού σε συγκεκριμένο εργοτάξιο. Κάντε το για όλο το συνεργείο μία εβδομάδα και μπορείτε να συγκρίνετε την εργασία που υπολογίσατε με αυτή που πραγματικά ξοδέψατε, φάση προς φάση.

Σε μια σφιχτή προσφορά αυτό είναι όλο το παιχνίδι.

Οι εφαρμογές εδώ το χειρίζονται σε διαφορετικό βάθος. Το busybusy και το Workyard δένουν τις ώρες με έργα και κωδικούς κόστους ως βασική λειτουργία, γι’ αυτό και ταιριάζουν σε εργολάβους που τιμολογούν ανά φάση. Το Shifton παρακολουθεί το εργατικό κόστος ανά έργο και εξάγει καθαρές αναφορές κόστους, αν και δεν φτάνει σε πολυεπίπεδες ιεραρχίες κωδικών κόστους δεμένες με γραμμές προσφοράς. Αν η προμέτρησή σας ζει στο Procore ή σε παρόμοια πλατφόρμα, ελέγξτε πώς εξάγει το κάθε εργαλείο πριν δεσμευτείτε, γιατί η χειροκίνητη επανακαταχώριση ωρών ακυρώνει το μεγαλύτερο μέρος του νοήματος.

Πιστοποιημένη μισθοδοσία σε δημόσια έργα και έργα με θεσμοθετημένο ημερομίσθιο

Κάθε εργολάβος που δίνει προσφορά σε δημόσιο έργο συναντά την πιστοποιημένη μισθοδοσία. Σε ομοσπονδιακά έργα των ΗΠΑ που καλύπτονται από τον νόμο Davis-Bacon, καθώς και σε πολιτειακά έργα με θεσμοθετημένο ημερομίσθιο, υποβάλλεται εβδομαδιαία αναφορά με κάθε εργαζόμενο, την ειδικότητά του, τις ώρες και τον μισθό που καταβλήθηκε, υπογεγραμμένη με ευθύνη για ψευδή δήλωση. Αν οι ώρες είναι λάθος, λάθος είναι και η αναφορά – γι’ αυτό τα δεδομένα χρόνου από κάτω πρέπει να είναι ακριβή.

Τα περισσότερα εργαλεία της λίστας δεν υποβάλλουν την πιστοποιημένη μισθοδοσία για εσάς, όμως οι ακριβείς ώρες, ταξινομημένες κατά ειδικότητα, είναι ακριβώς αυτό που χρειάζεται μια τέτοια διαδικασία ως δεδομένο εισόδου. Το QuickBooks Time τροφοδοτεί ώρες στο QuickBooks, όπου ζουν τα σχετικά πρόσθετα. Το Shifton εξάγει ώρες ανά εργαζόμενο και έργο που περνούν σε μια ροή μισθοδοσίας. Αν τα δημόσια έργα είναι πραγματικό κομμάτι του χαρτοφυλακίου σας, αντιμετωπίστε τις καθαρές και ελέγξιμες ώρες ως το θεμέλιο πάνω στο οποίο χτίζεται η γραφειοκρατία συμμόρφωσης και βεβαιωθείτε ότι η εξαγωγή ταιριάζει με ό,τι υποβάλλει τις αναφορές σας.

Σύγκριση λογισμικών παρακολούθησης χρόνου για κατασκευές

Συχνές ερωτήσεις

Daria Oleshko

Υπεύθυνη Επιτυχίας Πελατών στη Shifton με εκτεταμένη εμπειρία στη διαχείριση εργατικού δυναμικού και στη διαχείριση υπηρεσιών πεδίου.