6 Parasta Ilmaista Ajanseurantasovellusta Pienyrityksille

Useimmat pienyritykset kuluttavat liikaa rahaa ajanseurantaan. He rekisteröityvät yritysalustoihin, joiden ominaisuuksia he eivät koskaan käytä, maksavat per paikka työntekijöistä, jotka kirjautuvat sisään samalla tavalla joka päivä, ja päätyvät hallinnoimaan ohjelmistoja ihmisten johtamisen sijaan. Ilmaiset ajanseurantasovellukset ovat kirineet maksullisia vaihtoehtoja kiinni tavoin, jotka eivät olleet totta muutama vuosi sitten.

GPS-sisäänkirjaus, mobiilin poinauslaitteen toiminnot, ylityöhälytykset ja työvuorosuunnittelu ovat nyt saatavilla ilmaiseksi – jos tiedät mistä etsiä. Tässä oppaassa käymme läpi 6 parasta ilmaista verkkoajanseurantasovellusta pienyrityksille, tuntipalkallisille työntekijöille ja etätiimeille. Jokaisella työkalulla on oikeasti käyttökelpoinen ilmainen suunnitelma – ei kokeiluversio, ei riisuttu demo.

Näet, mitä kukin osaa hyvin, missä se lyhytnäköisyyttä osoittaa, ja minkä tyyppiselle yritykselle se sopii parhaiten. Olitpa tiimisi kanssa rakennustyömaalla, ravintolassa tai kotitoimistossa, tässä on ilmainen ajanseurantajärjestelmä, joka sopii työtapaasi.

Mitä on ilmainen verkkoajanseuranta?

Ilmainen verkkoajanseuranta on verkkopohjainen tai mobiilityökalu, jonka avulla työntekijät voivat kirjautua sisään ja ulos digitaalisesti – korvaten paperituntilistat, poinauskortit ja taulukkolaskennan. Joillain toimialoilla sitä kutsutaan edelleen kellonpunssiksi – digitaalinen versio toimii samoin, vain nopeammin ja ilman laitteistoa. Järjestelmä tallentaa työtunnit automaattisesti, laskee yhteissummat ja luo läsnäolotaulukot ilman manuaalista syötettä.

Toisin kuin seinään ruuvatut perinteiset poinauslaitteet, ilmainen pilviajanseuranta toimii mistä tahansa laitteesta, jossa on internet-yhteys. Työntekijät voivat kirjautua sisään jaetulle tabletille työkohteessa, matkapuhelimella kentällä tai selaimessa olevasta pöytäkoneen ajankirjausnäkymästä. Esimiehet näkevät reaaliajassa, kuka on paikalla, kuka on myöhässä ja kuinka monta tuntia tiimi on kirjannut.

Pienyrityksille käytännön ero ilmaisen ajanseurantaohjelmiston ja 15 $/käyttäjä/kuukausi -alustan välillä on usein pienempi kuin miltä se näyttää. Ydintoiminnot – sisäänkirjaus, uloskirjaus, tuntilistan vienti – ovat saatavilla jokaisessa tämän listan ilmaisessa suunnitelmassa. Mitä maksulliset suunnitelmat lisäävät, on syvyys: palkanlaskennan integraatiot, edistynyt aikataulutus, mukautetut raportit ja tuki suuremmille tiimeille.

Kenelle ilmainen ajanseuranta sopii

Ilmaiset ajanseurantatyökalut ovat hyödyllisiä useammilla toimialoilla kuin useimmat ihmiset ymmärtävät. Jokainen yritys, joka maksaa tuntipalkkaisia työntekijöitä, tarvitsee luotettavan tavan seurata, milloin työvuorot alkavat ja loppuvat.

Vähittäiskauppa ja ravintolat luottavat sisäänkirjausjärjestelmään hallitakseen päivittäiset työvuorot ja laskeakseen palkanmaksun tarkasti. Yksinkertainen verkkoajanseuranta vähentää poinauskorttien manuaalisen seurannan työtä.

Siivous- ja puhtaanapitoyrityksillä on usein kentällä työskentelevät työntekijät useilla asiakaskohteilla. Mobiiliajanseurantasovellus antaa miehistölle mahdollisuuden kirjautua sisään puhelimella heti saapuessaan kohteeseen – ei paperilokikirjoja, ei puheluita toimistolle.

Rakennustiimit työskentelevät eri työkohteilla joka viikko. Pilviajanseuranta, joka toimii offline-tilassa ja synkronoituu yhdistettäessä, on arvokkaampi kuin pöytätietokoneen poinausjärjestelmä, joka toimii vain yhdessä paikassa.

Terveydenhoitoklinikot, kotihoidon toimistot ja hammaslääkärivastaanotot käyttävät ilmaista ajanseurantaa kiertävien työvuorojen hallintaan investoimatta kalliisiin aikataulutusjärjestelmiin. Kun ilmainen suunnitelma kattaa henkilöstömääräsi, ei ole syytä maksaa ohjelmistoista, joita et tarvitse.

Miten valitsimme nämä sovellukset

Arvioimme yli tusinan verran ilmaisia ajanseurantatyökaluja ennen kuin supistimme listan kuuteen. Jokaisella sovelluksella on oikeasti käyttökelpoinen ilmainen suunnitelma – ei 14 päivän kokeilu, joka muuttuu maksulliseksi tilaukseksi varoituksetta, eikä niin karsittua ominaisuusjoukkoa, että se hajoaa heti kun lisäät viidennen työntekijän.

Arviointi kattoi viisi aluetta: ilmaistason rajoitukset (käyttäjäkiintiöt, sijaintirajaukset, ominaisuusportit), sisäänkirjauksen luotettavuus mobiilissa ja verkossa, raportoinnin syvyys, työntekijöiden rekisteröitymisen helppous ja onko työvuorosuunnittelu mukana ilmaiseksi. Kiinnitimme erityistä huomiota siihen, miten kukin sovellus käsittelee taukoja ja ylitöitä – ominaisuudet, jotka ovat tärkeitä palkanmaksun tarkkuuden kannalta, mutta jotka usein piiloutuvat maksumuurin taakse. Työkalut, jotka rajoittavat sisäänkirjauksen yhteen laitteeseen ilmaisessa tasossa, piilottavat tuntilistan viennin maksupyynön taakse tai vaativat maksullisen järjestelmänvalvojapaikan, suljettiin pois.

Nämä kuusi ovat sellaisia, joita pienyritysten tiimit voivat realistisesti käyttää ilmaiseksi – ilman, että törmäävät seinään ensimmäisten viikkojen jälkeen.

Mitä etsiä ilmaisesta ajanseurantasovelluksesta

Kaikki ilmaissuunnitelmat eivät ole tasa-arvoisia. Useimmat ajanseurantaohjelmat tarjoavat samat perustoiminnot – sisäänkirjaus, uloskirjaus, tuntilistan vienti – mutta eroavat merkittävästi käyttäjärajoitusten ja aikataulutustuen osalta. Jotkut ilmaiset ajanseurantatyökalut tarjoavat rajoittamattoman määrän käyttäjiä perusnautinnolla. Toiset tarjoavat anteliaan ominaisuusvalikoiman, mutta rajoittavat tiimikokoa. Ennen valintaa tarkista nämä kriteerit:

• Käyttäjärajoitukset. Ilmainen suunnitelma, joka kattaa 1-2 käyttäjää, ei ole hyödyllinen pienyritykselle. Etsi suunnitelmia, jotka tukevat vähintään 5-10 työntekijää – Clockify ja Jibble tarjoavat molemmat rajoittamattoman määrän käyttäjiä, Shifton kattaa jopa 10 ilmaisella suunnitelmallaan, ja Homebase kattaa yhden sijainnin ilman kovaa henkilöstörajaa.
• Sisäänkirjausmenetelmät. Parhaiden ilmaisten sisäänkirjaussovellusten avulla työntekijät voivat kirjautua sisään mobiililaitteella, selaimella tai jaetun tabletin kioskilla. GPS-pohjainen sisäänkirjaus on arvokasta, kun työntekijät työskentelevät useilla työkohteilla – se tallentaa työvuoron alkamispaikan ilman manuaalista syötettä. Kasvojentunnistus, joka on saatavilla Jibblen ilmaisessa tasossa, poistaa kaverin puolesta poinaamisen ilman lisälaitteita.
• Tauko- ja ylityöseuranta. Automaattiset taukovähennykset, pyöristyssäännöt ja ylityölaskelmat erottavat oikean aikakorttisovelluksen perusajastimesta. Joissakin ilmaistasoissa tauot ja ylityöt käsitellään automaattisesti; toiset vaativat manuaalisen konfiguroinnin tai maksullisen päivityksen. Tarkista ennen sitoutumista.
• Geofencing ja sijainnin varmennus. Geofencing asettaa virtuaalisen rajan työkohteen ympärille ja estää tai merkitsee sisäänkirjauksen, joka tapahtuu sen ulkopuolella. GPS-seuranta ja geofencing ovat yhä useammin saatavilla ilmaistasoissa – Jibble sisällyttää molemmat ilmaiseksi, ja Shifton tukee sijaintipohjaista sisäänkirjausta kenttätiimeille.
• Offline-tuki. Rakennustiimeille ja kentällä työskenteleville, joilla on heikko yhteys, ajanseuranta, joka tallentaa merkinnät paikallisesti ja synkronoituu yhteyden palautuessa, on välttämätön. Sovellus, joka vaatii elävän internet-yhteyden merkinnän tallentamiseen, on riski työkohteella.
• Viennit ja palkanmaksu. Missä tahansa ilmaisessa suunnitelmassa pitäisi pystyä viemään tuntilistoja CSV:nä tai PDF:nä palkanmaksua varten. Jotkut työkalut tarjoavat QuickBooks- tai Gusto-integraatiot vain maksullisissa tasoissa – manuaalinen CSV-vienti on yleensä riittävä pienille tiimeille.
• Mobiilisovelluksen laatu. Mobiiliajanseuranta on hyödyllistä vain, jos työntekijät oikeasti avaavat sen. App Storen arvosanat, kaatumisten tiheys ja synkronointiluotettavuus ovat tärkeitä – erityisesti kentällä työskenteleville, jotka käyttävät sovellusta ainoana sisäänkirjausmenetelmänään.

Näillä kriteereillä mielessä, tässä ovat 6 parasta ilmaista ajanseurantasovellusta saatavilla nyt.

6 parasta ilmaista ajanseurantasovellusta

Shifton on työvoimahallinnan alusta, jossa on ilmainen suunnitelma, joka kattaa jopa 10 tiimin jäsentä – riittävästi useimmille pienyrityksille. Vaikka monet kilpailijat rajoittavat ilmaistasonsa 1-5 käyttäjään, Shiftonin ilmainen verkkoajanseuranta on rakennettu oikeille tiimeille. Shiftonin ajanseurantatoiminto antaa työntekijöille mahdollisuuden kirjautua sisään ja ulos mobiilisovelluksesta tai selaimesta.

Esimiehet näkevät reaaliajassa, kuka on kirjautunut sisään ja kuinka monta tuntia he ovat työskennelleet. Alusta on suunniteltu kenttätiimeille, kuljetustyöntekijöille ja yrityksille, joilla on useita työkohteita. Pelkän sisäänkirjaussovelluksen lisäksi Shifton sisältää ilmaisessa suunnitelmassaan työvuorosuunnittelun, poissaolojen hallinnan ja tiiminhallintatyökalut.

Tämä on tärkeää, koska työtuntien seuranta on vain puolet tehtävästä – tietää, kuka on aikataulutettu ja kuka on poissa, on toinen puoli. Shiftonilla hallitset molempia yhdessä paikassa ilman lisäohjelmiston ostamista. Tuntikortit tallennetaan automaattisesti ja esimiehet voivat tarkistaa ne.

Ylityöt seurataan, ja tuntilistoja voidaan viedä palkanmaksua varten. Mobiilisovellus on saatavilla iOS:lle ja Androidille, ja käyttöliittymä on niin selkeä, että useimmat työntekijät eivät tarvitse koulutusta kirjautuakseen sisään ensimmäisenä päivänä. Pienyrityksille, jotka tarvitsevat ilmaisen ajanseurannan, jossa on aito aikataulutuskyky, mobiilipääsy ja palkanmaksuvalmiit tuntilistat, Shifton on kattavin vaihtoehto saatavilla ilmaiseksi.

Tärkeimmät ominaisuudet (ilmainen suunnitelma):

• Sisäänkirjaus ja uloskirjaus mobiilisovelluksen (iOS ja Android) tai selaimen kautta
• Työvuorosuunnittelu vedä-ja-pudota-toiminnolla jopa 10 työntekijälle
• Reaaliaikainen läsnäolonäkymä – katso kertasilmäyksellä kuka on kirjautunut sisään
• Automaattinen ylityöseuranta ja esimieshälytykset
• Tuntilistan vienti (CSV) palkanmaksua varten
• Sijaintipohjainen sisäänkirjaus kenttätiimeille ja useille työkohteille
• Poissaolojen hallinta ja sairauspoissaolojen seuranta

Paras valinta: Pienyrityksille ja kasvaville tiimeille, jotka tarvitsevat työvuorosuunnittelun, ajanseurannan ja palkanmaksuvalmiit tuntilistat yhdessä ilmaisessa alustassa.

Ilmainen suunnitelma: Jopa 10 tiimin jäsentä, työvuorosuunnittelu, ajanseuranta ja läsnäolo, mobiilisovellus, palkanmaksuvalmiit tuntilistat, raportit.

Clockify on maailman eniten käytetty ilmainen ajanseurantasovellus, ja sen ilmaistaso on aidosti rajoittamaton – ei käyttäjäkiintiötä, ei projektirajaa. Työntekijät voivat kirjautua sisään selaimesta, työpöytäsovelluksesta tai mobiilisovelluksesta, ja kaikki aikamerkinnät tallennetaan jaettuun työtilaan, jonka esimiehet voivat tarkistaa. Aikakorttisovellus kattaa manuaalisen syötön, käynnissä olevan ajastimen ja kalenterinäkymän.

Raportointi on kiinteää ilmaiselle työkalulle: voit suodattaa työntekijän, projektin tai päivämäärävälin mukaan ja viedä CSV:ksi tai PDF:ksi. Clockify ei sisällä aikataulutusta ilmaisessa tasossa, joten tarvitset erillisen työkalun, jos työvuorojen hallinta on tärkeää. Mutta puhtaana verkkopohjaisena ajanseurantana työtuntien kirjaamiseen, sitä on vaikea voittaa nollakustannuksella.

Tärkeimmät ominaisuudet (ilmainen suunnitelma):

• Rajoittamaton määrä käyttäjiä ja rajoittamaton määrä projekteja
• Yhden napsautuksen ajastin tai manuaalinen aikamerkintä
• Projekti- ja tehtävätason ajanseuranta työn kustannuslaskentaa varten
• Viikoittainen tuntilistan näkymä ja kalenteriasettelu
• Raportit, jotka voidaan suodattaa työntekijän, projektin tai päivämäärävälin mukaan
• CSV- ja PDF-vienti
• Selainlaajennus pöytätietokoneen ajanseurantaan

Paras valinta: Tiimeille, jotka tarvitsevat rajoittamattoman käyttäjämäärän ja yksinkertaisen ajanseurannan ilman aikataulutustoimintoja.

Ilmainen versio: Rajoittamaton käyttäjämäärä, rajoittamaton projektimaara, ajanseuranta, perusraportointi, CSV-vienti.

Homebase on rakennettu tuntipalkallisille työntekijöille, erityisesti vähittäiskaupassa ja ravintola-alalla. Ilmainen tili kattaa yhden sijainnin rajattomalla työntekijämäärällä, mikä on vahva tarjous yhden toimipisteen pienyritykselle. Sisäänkirjaussovellus toimii puhelimilla, tableteilla tai jaetulla kioski-laitteella, ja siinä on valinnainen valokuvaustoiminto kaverin puolesta poinaamisen estämiseksi.

Homebasen ilmaistaso sisältää myös perustason aikataulutuksen ja tiimin viestintätyökalun, mikä vie sen monien ilmaisten ajanseurantasovellusten edelle, jotka vain seuraavat työtunteja. Palkanmaksu on maksullinen lisäosa, mutta ilmaiset tuntilistat voidaan viedä manuaalisesti. Käyttöönottokokemus on sujuva ja mobiilisovelluksella on vahvat arvosanat.

Tärkeimmät ominaisuudet (ilmainen suunnitelma):

• Kirjaudu sisään mobiilisovelluksella, selaimella tai jaetulla kioski-tabletilla
• Valinnainen valokuvaus sisäänkirjauksen yhteydessä kaverin puolesta poinaamisen estämiseksi
• Rajoittamaton määrä työntekijöitä yhdessä sijainnissa
• Perusaikataulutus ilmaiseksi
• Tiimin viestintäsovellus työvuoroviestintään
• Tuntilistan vienti palkanmaksua varten (manuaalinen käsittely)

Paras valinta: Yhden sijainnin ravintolat, kahvilat ja vähittäiskaupat, joissa on tuntipalkallinen henkilöstö.

Ilmaistaso: 1 sijainti, rajoittamaton määrä työntekijöitä, ajanseuranta, perustason aikataulutus, tiimin viestintä.

Jibblen ilmainen suunnitelma erottuu kahdesta syystä: kasvojentunnistus sisäänkirjauksessa ja GPS-seuranta, molemmat saatavilla ilmaiseksi. Työntekijät voivat kirjautua sisään kasvojentunnistuksella mobiilisovelluksen kautta, mikä poistaa kaverin puolesta poinaamisen ilman lisälaitteita. Kenttätiimeille ja hajautetuille työvoimille tämä on merkittävä ominaisuus.

Ilmainen virtuaaliajanseuranta tukee rajoittamatonta käyttäjämäärää, ja aikatiedot synkronoituvat laitteiden välillä. Automaattiset tuntilistat laskevat tehdyt työtunnit ja merkitsevät poikkeamat. Käyttöliittymä on moderni ja helppo navigoida.

Raportointi ilmaisessa versiossa on rajallinen, mutta sisäänkirjauksen luotettavuus on erinomainen.

Tärkeimmät ominaisuudet (ilmainen suunnitelma):

• Rajoittamaton käyttäjämäärä
• Kasvojentunnistus sisäänkirjauksessa mobiilisovelluksen kameran kautta
• GPS-seuranta – tallentaa sijainnin jokaisessa sisäänkirjauksessa
• Geofencing – estää sisäänkirjaukset määriteltyjen työkohteen rajojen ulkopuolella
• Automaattiset tuntilistat poikkeamien tunnistuksella
• Offline-sisäänkirjaustuki synkronoinnilla yhteyden palautuessa
• Kioskitila jaetun tabletin poinausasemalle

Paras valinta: Kenttätiimeille ja yrityksille, joilla on hajautettu henkilöstö, jotka haluavat kasvojentunnistuksen ja GPS-sisäänkirjauksen ilmaiseksi.

Ilmainen tili: Rajoittamaton käyttäjämäärä, kasvojentunnistus, GPS-seuranta, automaattiset tuntilistat.

Toggl Track on tunnettu selkeästä, häiriöttömästä suunnittelustaan. Ilmaistaso kattaa enintään 5 käyttäjää, mikä rajoittaa sen hyvin pienille tiimeille, mutta sen rajoissa se on yksi miellyttävimmistä ajanseurantasovelluksista käyttää. Yhden napsautuksen ajastin on ydinmekaniikka: napsauta käynnistä, lisää projektinimi, napsauta pysäytä.

Aikamerkinnät kertyvät ajan myötä yksityiskohtaisiksi raporteiksi. Toggl Track toimii hyvin verkkopohjaisena ajanseurantana ja sillä on luotettavat mobiilisovellukset iOS:lle ja Androidille. Se ei tarjoa GPS-seurantaa tai aikataulutusta millään suunnitelmalla.

Pienelle freelance-tiimille tai mikroyritykselle, joka seuraa laskutettavia tunteja, se on hiottu valinta.

Tärkeimmät ominaisuudet (ilmainen suunnitelma):

• Enintään 5 käyttäjää
• Yhden napsautuksen ajastin projekti- ja tehtävänimiöillä
• Rajoittamaton määrä aikamerkintöjä ja projekteja
• Yksityiskohtaiset raportit laskutettavien tuntien seurannalla
• Selainlaajennus ja työpöytäsovellus automaattiseen ajanseurantaan
• Kalenteriintegraatio aikamerkintöjen tarkistamista varten

Paras valinta: Freelancereille ja hyvin pienille tiimeille, jotka arvostavat yksinkertaisuutta ja selkeää käyttöliittymää ominaisuuksien laajuuden sijaan.

Ilmainen suunnitelma: Enintään 5 käyttäjää, rajoittamaton ajanseuranta, perustason raportointi, integraatiot.

When I Work yhdistää työvuorosuunnittelun sisäänrakennettuun sisäänkirjaus- ja uloskirjaussovellukseen, kohdistuen yrityksiin, jotka hallinnoivat tuntipalkkaisia työvuorotyöntekijöitä. Ilmainen versio kattaa pienet tiimit ja sisältää ydinaikataulutus- ja ajanseurantatoiminnot. Työntekijät voivat kirjautua sisään mobiilisovelluksella, ja esimiehet saavat läsnäolonäkyvyyden yksinkertaisessa hallintapaneelissa.

When I Workin aikataulutuspuoli on vahvempi kuin sen ajanseurannan syvyys – ylityösäännöt ja yksityiskohtaiset palkanmaksuviennit vaativat maksullisen suunnitelman. Mutta pienelle tiimille, joka tarvitsee perustason poinaustoiminnon työvuorosuunnitelman rinnalle, ilmaistaso kattaa perusasiat ilman ylimääräistä monimutkaisuutta.

Tärkeimmät ominaisuudet (ilmainen suunnitelma):

• Ajanseuranta ja työvuorosuunnittelu yhdessä sovelluksessa
• Mobiilisisäänkirjaus iOS:lle ja Androidille
• Läsnäolonäkymä esimiehille
• Työvuoronvaihto- ja saatavuuspyynnöt
• Perustuntilistan näkymä ja manuaalinen vienti

Paras valinta: Pienille työvuoropohjaisille tiimeille, jotka haluavat aikataulutuksen ja perustason sisäänkirjaussovelluksen yhdessä työkalussa.

Ilmainen tili: Pienet tiimit, ajanseuranta, työvuorosuunnittelu, mobiilisovellus, läsnäoloseuranta.

Ilmaiset ajanseurantasovellukset toimialoittain

Eri toimialat tarvitsevat eri asioita ilmaisesta ajanseurantajärjestelmästä. Käyttäjäraja, sisäänkirjausmenetelmä ja offline-tukivaatimukset vaihtelevat merkittävästi sen mukaan, missä ja miten tiimisi työskentelee.

Ravintolat ja ruokapalvelut

Ravintolat käsittelevät suurta vaihtuvuutta, vaihtelevien työvuorojen pituuksia ja työntekijöitä, jotka jakavat yhden sisäänkirjauspisteen kunkin työvuoron alussa. Kioski-ajanseuranta – jossa kaikki kirjautuvat sisään jaetulta tabletilta vastaanottotiskin tai keittiön takaosan vieressä – on käytännöllisin asettelu. Homebase on rakennettu tätä käyttötapausta varten: sen ilmaistaso kattaa yhden sijainnin rajattomalla työntekijämäärällä, sisältää perustason aikataulutuksen ja tukee kioskitilaa valokuvavarmentamisella. Shifton toimii hyvin useiden sijaintien ravintolaketjuille, jotka tarvitsevat aikataulutusta ajanseurannan rinnalle.

Vähittäiskauppa

Vähittäiskaupan toiminta pyörittää yleensä ennakoitavia työvuoromalleja pienellä tuntipalkkaisten työntekijöiden tiimillä. Kaikki kuusi työkalua tässä käsittelevät perustason vähittäiskaupan ajanseurannan. Yhden sijainnin kaupoille Homebasen ilmainen tili kattaa kaiken, mitä useimmat vähittäiskauppiaat tarvitsevat. Yrityksille, jotka hallinnoivat henkilöstöä kahdessa tai useammassa sijainnissa, Shiftonin ilmainen suunnitelma monen sijainnin tuella on harkitsemisen arvoinen – se käsittelee sijaintikohtaisen aikataulutuksen ajanseurannan rinnalla ilman pakotettua päivitystä.

Rakentaminen ja kenttähenkilöstö

Rakennustiimit tarvitsevat mobiiliajanseurannan, joka toimii työkohteella – myös alueilla, joilla internet-yhteys on epäluotettava. Offline-sisäänkirjaus, joka tallentaa merkinnän paikallisesti ja synkronoituu yhteyden palautuessa, on tärkeämpi rakentamisessa kuin millään muulla toimialalla tässä. GPS-seuranta ja geofencing ovat myös tärkeitä: ne varmentavat, että työntekijät ovat paikalla kirjautuessaan sisään, mikä vähentää aikavarkautta ja tuntilistan kiistoja palkanmaksukauden lopussa. Tiimeille, jotka seuraavat tunteja projekti- tai asiakaskohtaisesti laskutusta varten, Clockifyn projektitason ajanseuranta käsittelee työn kustannuslaskennan ilmaisessa tasossa. Jibble ja Shifton molemmat kattavat kenttähenkilöstön tarpeet – GPS, mobiilisisäänkirjaus ja sijainnin varmennus – ilmaiseksi.

Siivous- ja puhtaanapitopalvelut

Siivousyrityksillä on usein hajautetut tiimit, jotka kattavat useita asiakaskohteita yhden päivän aikana. Mobiiliajanseuranta GPS-seurannalla antaa miehistölle mahdollisuuden kirjautua sisään jokaisessa osoitteessa ilman paperilokikirjoja tai puheluita toimistolle. Geofencing lisää vastuullisuutta: esimiehet voivat varmistaa, että sisäänkirjaus tapahtui oikeassa sijainnissa, ei työntekijän kotona tai matkan varrella. Jibblen ilmainen geofencing ja Shiftonin sijaintipohjainen sisäänkirjaus molemmat kattavat tämän käyttötapauksen ilman maksullista suunnitelmaa.

Terveydenhoito ja kotihoito

Kotihoidon toimistot ja pienet klinikat käsittelevät kiertävää henkilöstöä, vaatimustenmukaisuusvaatimuksia ja työvuoromalleja, jotka muuttuvat viikoittain. Digitaalinen aikakortti luo automaattisen, tarkastettavan tietueen jokaisesta sisäänkirjauksesta ja uloskirjauksesta – jotain, mitä paperimuotoiset tuntilistat tai jaetut taulukkolaskennat eivät pysty luotettavasti tekemään. Shiftonin ilmainen suunnitelma kattaa jopa 10 työntekijää aikataulutuksella ja ajanseurannalla mukana, mikä sopii useimmille pienille kotihoidon toiminnoille. Tuntilistan vientiominaisuus käsittelee palkanmaksun ilman manuaalista uudelleenlaskentaa.

Taukoseuranta ja ylityöt ilmaisissa ajanseurantasovelluksissa

Tauot ja ylityöt ovat kohtia, joissa monet ilmaiset ajanseurantatyökalut osoittavat rajansa. Sisäänkirjaus- ja uloskirjaustoiminnot ovat yleisesti saatavilla ilmaisissa suunnitelmissa. Tauonseuranta ja ylityösäännöt usein eivät ole.

Taukoseuranta toimii kahdella tavalla. Automaattiset vähennykset vähentävät kiinteän tauon keston kokonaistunneista – esimerkiksi 30 minuuttia palkatonta yli kuuden tunnin työvuoroille – ilman, että työntekijä tekee mitään. Poinauspohjaiset tauot vaativat työntekijää kirjautumaan ulos tauon alkaessa ja takaisin sisään sen päättyessä. Automaattiset vähennykset ovat yksinkertaisempia työntekijöille, mutta vaativat esimiehiltä oikeiden sääntöjen asettamista etukäteen. Poinauspohjaiset tauot ovat tarkempia, mutta lisäävät vaiheen päivittäiseen työnkulkuun. Puuttuvat taukokirjaukset luovat aukkoja tietueeseen, joka vaatii manuaalista korjausta myöhemmin.

Ylityö ilmaisessa ajanseurantasuunnitelmassa tarkoittaa yleensä, että järjestelmä nostaa tiedot esiin – mitkä työntekijät työskentelivät yli 8 tuntia päivässä tai yli 40 tuntia viikossa – mutta ei automaattisesti sovella ylityöpalkkaprosentteja. Tämä laskenta tapahtuu yleensä palkanmaksussa. Mitä ilmainen työkalu tarjoaa, on tarkka tuntimäärä ja merkintä, kun kynnykset ylitetään, jotta esimiehet tietävät, mitkä tuntilistat vaativat huomiota ennen palkanmaksun suorittamista.

Shifton seuraa ylitöitä ilmaisessa suunnitelmassaan ja luo hälytyksiä, kun työntekijät lähestyvät määrittelemiäsi rajoja. Clockify näyttää viikoittaiset yhteissummat raportointinäkymässään, mikä helpottaa ylitöiden havaitsemista manuaalisesti ilman automaattisia hälytyksiä. Homebase sisältää perustason ylityönäkyvyyden ilmaisessa tasossaan. When I Work näyttää ylityöt läsnäolonäkymässään. Yrityksille, joita koskevat tiukat taukosääntelyt – Kalifornian pakolliset ruokataukosäännöt esimerkiksi – varmista, että ilmaistaso käsittelee tarvitsemasi konfiguraation ennen sitoutumista.

Geofencing ja GPS-varmennus: mitä pienyritysten tulee tietää

GPS-seuranta tallentaa, missä työntekijä on kirjautuessaan sisään. Geofencing vie sen askeleen pidemmälle: se määrittelee virtuaalisen rajan työkohteen ympärille ja joko hälyttää esimiestä tai estää sisäänkirjauksen kokonaan, jos työntekijä on rajan ulkopuolella kirjautuessaan sisään.

Kenttätyöntekijöitä sisältäville yrityksille – siivoustiimit, kuljetuskuljettajat, rakennustiimit, huoltoteknikot – geofencing käsittelee todellisen ja toistuvan ongelman. Aikavarkauden kaverin puolesta poinaamalla (yksi työntekijä kirjautuu sisään toisen puolesta, joka ei ole vielä paikalla) on yleistä työvuoropohjaisessa työssä. Geofencing tekee siitä merkittävästi vaikeampaa: järjestelmä varmistaa paitsi kuka kirjautuu sisään, myös missä he ovat tehdessään sen.

Asettaminen on yksinkertaista. Esimies piirtää geofencin työkohteen ympärille – yleensä 100-300 metrin säde – sovelluksen asetuksissa. Kun työntekijä yrittää kirjautua sisään, mobiilisovellus tarkistaa heidän GPS-koordinaattinsa sen rajan suhteen. Jos he ovat sisällä, sisäänkirjaus tallennetaan normaalisti. Jos he ovat ulkopuolella, sovellus estää punssauksen tai merkitsee sen esimiehen tarkistettavaksi. Työntekijä ei pysty ohittamaan GPS-varmennusta puhelimestaan.

Ilmaisista työkaluista Jibble on vahvin geofencingin osalta: GPS-seuranta ja geofencin valvonta ovat molemmat saatavilla ilmaiseksi, ilman käyttäjäkiintiötä. Shifton tukee sijaintipohjaista sisäänkirjausta kenttätiimeille ilmaisessa suunnitelmassaan, antaen esimiehille näkyvyyden siihen, missä kukin työvuoro alkoi. Clockify ja Toggl Track eivät sisällä GPS:ää tai geofencingia millään tasolla.

Yksi käytännön rajoitus: GPS-seuranta vaatii työntekijöitä myöntämään sijaintiluvat puhelimilleen. Jotkut vastustavat tätä. Selkeä kirjallinen politiikka, joka selittää mitä seurataan – vain sisäänkirjaussijainti, ei jatkuva liike koko työvuoron ajan – vähentää vastarintaa ja on kannattavaa kirjoittaa ennen käyttöönottoa.

Kioski-ajanseuranta: yhteiseltä laitteelta kirjautuminen

Kioski-ajanseuranta muuttaa jaetun tabletin tai pöytätietokoneen koko tiimin poinausasemaksi. Sen sijaan, että jokainen käyttää omaa puhelintaan, työntekijät kävelevät jaetun laitteen luo, varmentavat henkilöllisyytensä ja kirjautuvat sisään. Järjestelmä tallentaa aikaleiman ja työntekijän. Se on seinään ruuvatun poinauslaitteen digitaalinen vastine – ilman paperikortteja tai huoltoa.

Kioskitila on hyödyllisin yrityksissä, joissa työntekijät saapuvat ja lähtevät yhdestä sijainnista: ravintolat, vähittäiskaupat, varastot ja klinikat. Se poistaa tarpeen, että jokaisella työntekijällä olisi sovellus asennettuna henkilökohtaiseen puhelimeen, mikä on tärkeää, kun henkilöstön vaihtuvuus on korkea tai kun työntekijät eivät halua asentaa työnantajan ohjelmistoa omiin laitteisiinsa.

Varmennusmenetelmä määrää, kuinka luotettava kioski on. PIN-pohjaiset kioskit antavat työntekijöille mahdollisuuden syöttää uniikin koodin – helppo asettaa, mutta koodit voidaan jakaa. Valokuvaus ottaa kuvan sisäänkirjauksen yhteydessä, jonka esimies voi tarkistaa myöhemmin, jos kirjaus vaikuttaa epäilyttävältä. Kasvojentunnistus vastaa työntekijän kasvoja tallennettuun profiiliin ja tallentaa sisäänkirjauksen automaattisesti – ei koodia, ei korttia, ei viivettä.

Homebase sisältää kioski-ajanseurannan ilmaisessa tasossaan valinnaisen valokuvauksen kanssa. Jibble tukee kasvojentunnistusta kioskiasetuksessa ilmaisessa suunnitelmassa – työntekijät katsovat kameraa ja kirjaus tallentuu välittömästi. Shiftonin verkkoliittymä toimii mistä tahansa selaimesta jaetulla tabletilla, kirjautumisella, joka sitoo jokaisen kirjauksen tiettyyn työntekijätiliin. Yrityksille, joissa kaverin puolesta poinaaminen on toistuva ongelma, kasvojentunnistus Jibblen kioskitilassa kautta on tehokkain ilmainen ratkaisu saatavilla.

Ilmaisen ajanseurantasovelluksen hyödyt pienyrityksille

Ilmeisin hyöty on kustannus – ilmainen työntekijöiden ajanseuranta tarkoittaa nollaohjelmistokuluja tuntien seuraamiseen. Mutta vähemmän ilmeiset hyödyt ovat yhtä tärkeitä. Tarkkuus on ensimmäinen.

Manuaaliset tuntilistat ovat virheellisiä useammin kuin esimiehet ymmärtävät. Sisäänkirjaus- ja uloskirjaussovellus – tai työntekijöiden sisäänkirjausjärjestelmä – tallentaa tarkat aikaleimat, poistaa kaverin puolesta poinaamisen (kun yksi työntekijä kirjautuu sisään toisen puolesta) ja poistaa arvailun palkanmaksulaskelmista. Tuntipalkallisille työntekijöille, joille maksetaan minuutin tarkkuudella, tämä tarkkuus kertyy.

Toinen hyöty on näkyvyys. Ilmainen verkkoajanseuranta antaa esimiehille reaaliaikaisen näkymän läsnäoloon ilman paperilomakkeiden metsästystä tai puheluita työntekijöille. Hyväksynnät, ylityöhälytykset ja poissaolojen seuranta tapahtuvat yhdessä paikassa.

Kolmanneksi: vaatimustenmukaisuus. Useimpien Yhdysvaltain osavaltioiden työlait vaativat tarkkoja tietueita työntekijöiden työtunneista. Digitaalinen aikakorttisovellus luo automaattisesti tarkastettavan jäljen – jotain, mitä jaettu taulukkolaskenta ei pysty luotettavasti tekemään.

Lopuksi ilmainen mobiiliajanseuranta poistaa sijaintirajauksen. Etätyöntekijät, kenttätiimit ja hajautetut tiimit voivat kirjautua sisään mistä tahansa. Se joustavuus on syy, miksi virtuaaliset ajanseurannat ja digitaaliset kellojärjestelmät ovat suurelta osin korvanneet fyysiset poinauslaitteet pienyritysten toiminnassa viimeisen vuosikymmenen aikana.

Miten ilmainen ajanseurantasovellus vähentää työvoimakustannuksia

Työvoimakustannukset ovat suurin toimintakustannus useimmille pienyrityksille. Ilmainen ajanseurantasovellus vähentää niitä kahdella tavalla: se leikkaa aikavarkautta ja poistaa manuaalisen tuntilistan käsittelyn hallinnolliset kustannukset.

Aikavarkaus – työntekijät kirjaavat enemmän tunteja kuin he todella työskentelivät – on yleisempää kuin useimmat esimiehet odottavat. American Payroll Associationin tutkimukset arvioivat, että noin kolme neljäsosaa yrityksistä menettää rahaa työntekijöiden aikavarkauden vuoksi, ja keskimääräinen työntekijä kasvattaa kirjattuja tuntejaan useita minuutteja per työvuoro. Kuukauden aikana, 10 henkilön tiimissä, tämä kertyy. GPS-varmennus ja geofencing käsittelevät yleisimpiä muotoja: työntekijät kirjautuvat sisään kotoa ennen lähtöä tai lähettävät työtoverin poinaamaan heidän puolestaan.

Toinen kustannusvähennyksistä on hallinnollinen. Paperituntilomakkeiden kerääminen viikon lopussa, lukujen syöttäminen palkanmaksutaulukkolaskentaan käsin ja virheiden tarkistaminen vie aikaa, joka voisi mennä muualle. Ilmainen digitaalinen ajanseuranta automatisoi kaiken tämän. Tuntilistat kertyvät reaaliajassa, ylityöt merkitään automaattisesti ja palkanmaksun vienti vie muutaman minuutin sen sijaan, että se veisi iltapäivän.

10 henkilön tiimille, joka ansaitsee 15 $/tunti, pelkästään 20 minuutin päivittäisten tuntilista-epätarkkuuksien poistaminen per henkilö säästää noin 2 600 $/vuosi. Ilmainen ajanseuranta tuottaa tämän vähennyksen ilman ohjelmistokustannuksia. GPS-seurannan ja geofencingin sisältävät työkalut – Jibble ja Shifton – suojaavat myös sijaintipohjaiselta aikavarkaukselta, jossa menetykset ovat suurimmat kenttäpohjaisille yrityksille.

Ilmaiset ajanseurantasovellukset ja työlakien vaatimustenmukaisuus

Fair Labor Standards Act vaatii työnantajia pitämään tarkkoja tietueita työntekijöiden työtunneista vähintään kahden vuoden ajan. Useimmissa osavaltioissa on samanlaisia tai tiukempia vaatimuksia, jotka koskevat taukokirjauksia, ylityölaskentoja ja tuntilomakkeelta vaadittavaa minimitarkkuutta. Digitaalinen ajanseuranta luo nämä tietueet automaattisesti, ilman, että se luottaa siihen, että työntekijät lähettävät tuntilistoja tarkasti tai esimiehet tarkistavat paperilokikirjat jokaisen palkanmaksukauden lopussa.

Pienyrityksille vaatimustenmukaisuusriski tulee yleensä kahdesta lähteestä: puuttuvat kirjaukset (työntekijät, jotka unohtavat kirjautua ulos) ja epätarkat taukokirjaukset. Useimmat ilmaiset ajanseurantasovellukset käsittelevät puuttuvat kirjaukset hälytyksin – esimiehet saavat ilmoituksen, kun työntekijän työvuoro jatkuu aikataulutettua päätöstä pidemmälle ilman uloskirjausta. Taukokirjaukset riippuvat siitä, tukeeko työkalu automaattisia vähennyksiä tai poinauspohjaisia taukoja, ja salliiko ilmaistaso osavaltiosi sääntöjen konfiguroinnin.

Mikään tämän listan työkaluista ei anna oikeudellisia vaatimustenmukaisuusneuvoja, eikä mikään korvaa osavaltiosi erityisten työlakien ymmärtämistä. Mitä ne tarjoavat, on selkeä, vietävissä oleva tietue, jonka palkanmaksunkäsittelijä tai tilintarkastaja voi tarkistaa. Se on merkittävä parannus jaettuun taulukkolaskentaan tai paperimuotoisiin tuntilomakkeisiin, jotka on arkistoitu kaappiin.

Jos yrityksesi toimii osavaltiossa, jossa on tiukat taukovaatimukset – Kalifornian pakolliset ruokataukosäännöt ja niihin liittyvät lisäpalkkiovaatimukset ovat tunnetuimpia – varmista ennen käyttöönottoa, että valitsemasi työkalun ilmaistaso käsittelee tarvitsemasi taukokonfiguraation. Työkalu, joka tukee vain automaattisia vähennyksiä, ei välttämättä täytä poinauspohjaisen taukon vaatimustenmukaisuuden kirjanpitovaatimuksia.

Miten ilmaiset verkkoajanseurannat ja ajanseurantasovellukset toimivat

Ilmainen verkkoajanseuranta korvaa perinteisen poinauskortin tai paperituntilistan digitaalisella järjestelmällä, jota työntekijät käyttävät puhelimelta, tabletilta tai selaimelta. Kun työntekijä kirjautuu sisään, järjestelmä tallentaa aikaleiman – ja GPS-yhteensopivissa työkaluissa myös heidän sijaintinsa. Työvuoron lopussa he kirjautuvat ulos, ja järjestelmä laskee tehdyt kokonaistunnit, mukaan lukien sääntöjesi mukaan vähennetyt tauot.

Useimmat modernit sisäänkirjaussovellukset tallentavat kaikki aikatiedot pilveen, joten esimiehet voivat tarkistaa ne mistä tahansa odottamatta paperituntilomakkeiden lähettämistä. Tuntilistoja kertyy palkanmaksukauden aikana, ja ne voidaan viedä palkanmaksua varten. Parhaat ilmaiset ajanseurantajärjestelmät käsittelevät myös poikkeuksia – myöhäiset saapumiset, puuttuvat kirjaukset ja ylityömerkit – jotta esimiehet käyttävät vähemmän aikaa epäjohdonmukaisuuksien selvittämiseen ja enemmän liiketoiminnan johtamiseen.

FAQ

Mikä on paras ilmainen ajanseurantasovellus pienyrityksille?

Shifton on vahvin ilmainen vaihtoehto pienyrityksille. Sen ilmaistaso kattaa jopa 10 työntekijää työvuorosuunnittelulla, ajanseurannalla, mobiilisovelluksella ja palkanmaksuvalmiilla tuntilomakkeilla – enemmän kuin useimmat ilmaissuunnitelmat sisältävät. Tiimeille, jotka tarvitsevat vain perustason tuntien seurantaa ilman aikataulutusta, Clockify tarjoaa rajoittamattoman käyttäjämäärän ilmaisessa versiossaan.

Voinko käyttää ilmaista verkkoajanseurantaa etätyöntekijöille?

Kyllä. Useimmat ilmaiset ajanseurantasovellukset toimivat mistä tahansa selaimesta tai mobiililaitteesta, joten etätyöntekijät voivat kirjautua sisään ja ulos mistä tahansa. Shifton, Clockify, Jibble ja Toggl Track tukevat kaikki etäsisäänkirjausta ilmaistasoillaan. Suurin rajoitus on, että jotkut työkalut rajoittavat GPS-varmennuksen tai sijainnin merkitsemisen maksullisiin suunnitelmiin.

Mitä ominaisuuksia etsiä ilmaisesta ajanseurantasovelluksesta?

Vähintään: sisäänkirjaus/uloskirjaus kaikille työntekijöille, automaattinen tuntilistan luonti ja tietojen vienti (CSV tai PDF) palkanmaksua varten. Perustason lisäksi etsi mobiilitukea (iOS ja Android), ylitöiden tunnistamista ja hallittavaa käyttäjärajaa. Jos tiimisi tekee työvuoroja, ilmainen tili, joka yhdistää aikataulutuksen ajanseurantaan – kuten Shifton tai Homebase – säästää sinulta erillisen aikataulutustyökalun ostamisen.

Onko ilmainen ajanseurantasovellus, joka toimii mobiililla?

Kaikilla kuudella tämän listan työkalulla on mobiilisovellukset – kukin toimii ilmaisena sovelluksena, jonka avulla työntekijät voivat kirjautua sisään ja ulos puhelimistaan. Shifton, Homebase, Jibble ja When I Work on suunniteltu mobiilipohjaisille tiimeille. Clockify ja Toggl Track ovat myös vahvoja mobiilisovelluksia, vaikka niiden ensisijainen yleisö on pöytätietokone- ja freelance-käyttäjät.

Shifton, Homebase, Jibble ja When I Work on suunniteltu mobiilipohjaisille tiimeille. Clockify ja Toggl Track ovat myös vahvoja mobiilisovelluksia, vaikka niiden ensisijainen yleisö on pöytätietokone- ja freelance-käyttäjät.

Kuinka monta työntekijää voi käyttää ilmaista ajanseurantasovellusta?

Se riippuu työkalusta. Clockify ja Jibble sallivat rajoittamattoman määrän työntekijöitä ilmaistasoillaan. Shiftonin ilmainen suunnitelma kattaa jopa 10 tiimin jäsentä.

Homebase rajoittaa ilmaisen version yhteen sijaintiin (ei kovaa henkilöstörajaa, mutta ominaisuudet ovat rajoitettuja). Toggl Track rajoittaa ilmaiskäytön 5 käyttäjään. When I Work tarjoaa ilmaisen kokeilujakson ennen kuin vaatii maksullisen suunnitelman jatkuvaan käyttöön.

Mikä on ero ajanseurantasovelluksen ja ajanseurantaohjelmiston välillä?

Ajanseurantasovellus on rakennettu sisäänkirjauksen ja uloskirjauksen ympärille – se tallentaa, milloin työntekijä aloittaa ja lopettaa työvuoron. Ajanseurantaohjelmisto on laajempi: se kirjaa tunteja projektin, asiakkaan tai tehtävän mukaan, ja sitä käyttävät pääasiassa freelancerit ja ammattipalvelutiimit asiakkaiden laskuttamiseen. Useimmat tämän listan työkalut tekevät molempia, mutta niiden ensisijainen suunnittelu heijastaa jompaakumpaa.

Shifton, Homebase ja When I Work ovat ajanseurantatyökaluja. Clockify ja Toggl Track alkoivat ajanseurantana ja lisäsivät tiimitoimintoja myöhemmin.

Voivatko kentällä työskentelevät ja etätyöntekijät käyttää ilmaista ajanseurantasovellusta?

Kyllä. Useimmat ilmaiset ajanseurantasovellukset toimivat mobiilissa, joten kentällä työskentelevät voivat kirjautua sisään suoraan työkohteelta puhelimellaan. Sovellukset kuten Shifton ja Jibble tukevat sijaintipohjaista sisäänkirjausta, antaen esimiehille näkyvyyden siihen, missä työntekijät aloittivat työvuoronsa.

Etätyöntekijät voivat käyttää samaa verkkoajanseurantaa mistä tahansa selaimesta – ei sovelluksen asennusta vaadita. Useimpien työkalujen ilmainen tili kattaa sekä toimisto- että kenttätyöntekijät samassa tilissä.

Mitä on geofencing ajanseurantasovelluksessa?

Geofencing piirtää virtuaalisen rajan työkohteen tai työsijaintiin ympärille. Kun työntekijä kirjautuu sisään, sovellus tarkistaa heidän GPS-koordinaattinsa tämän rajan suhteen. Jos he ovat geofencin ulkopuolella, sisäänkirjaus estetään tai merkitään esimiehen tarkistettavaksi. Kenttätiimeille ja rakennustiimeille geofencing varmistaa, että työntekijät ovat todella paikalla kirjautuessaan sisään – vähentäen aikavarkautta ja poistaen tuntilistan kiistoja siitä, oliko työntekijä oikeassa sijainnissa. Jibble sisältää geofencingin ilmaisessa suunnitelmassaan. Shifton tukee sijaintipohjaista sisäänkirjausta hajautetuille tiimeille.

Miten ilmaiset ajanseurantasovellukset seuraavat taukoja?

Useimmat ilmaiset ajanseurantasovellukset käyttävät yhtä kahdesta menetelmästä. Automaattiset vähennykset vähentävät kiinteän tauon keston kokonaistunneista, kun tietyt ehdot täyttyvät – esimerkiksi 30 minuuttia palkatonta yli kuuden tunnin työvuoroille. Poinauspohjaiset tauot vaativat työntekijää kirjautumaan ulos tauon alussa ja takaisin sisään sen lopussa, tallentaen tarkan keston. Automaattiset vähennykset ovat yksinkertaisempia hallita päivittäin; poinauspohjaiset tauot tuottavat tarkempia tietueita. Kumpi menetelmä on saatavilla ilmaisessa suunnitelmassa vaihtelee työkalun mukaan, ja joillakin osavaltioilla on erityiset kirjanpitovaatimukset tauoille – tarkista paikalliset työlait ennen valintaa.

Voiko ilmainen ajanseurantasovellus toimia offline-tilassa?

Jotkut voivat. Sovellukset, jotka tukevat offline-sisäänkirjausta, tallentavat aikamerkinnän paikallisesti puhelimelle ja synkronoivat sen palvelimelle, kun internet-yhteys palautuu. Tämä on tärkeää rakennustiimeille, kenttätyöntekijöille ja kaikille, jotka toimivat heikon yhteyden ympäristöissä. Kaikki ilmaiset tasot eivät sisällä luotettavaa offline-tukea – tarkista dokumentaatio ennen luottamista siihen kentällä. Jos sinulla on työntekijöitä alueilla, joilla on heikko signaali, testaa offline-tila nimenomaisesti ennen sovelluksen käyttöönottoa koko tiimille.

Mitä on kaverin puolesta poinaaminen ja miten ajanseurantasovellukset estävät sen?

Kaverin puolesta poinaaminen tapahtuu, kun yksi työntekijä kirjautuu sisään työtoverin puolesta, joka ei ole vielä saapunut – tai ei tule lainkaan. Se on yksi yleisimmistä aikavarkauden muodoista työvuoropohjaisessa liiketoiminnassa. Ilmaiset ajanseurantasovellukset käsittelevät sitä useilla tavoilla: valokuvaus (sovellus valokuvaa kirjautuvan henkilön, jonka esimies voi tarkistaa), kasvojentunnistus (järjestelmä vastaa kasvoja rekisteröityyn työntekijään ennen kirjauksen sallimista), PIN-koodit (uniikit kullekin työntekijälle ja vaikeampia jakaa ilman vastuullisuutta) ja GPS-geofencing (varmistaa, että työntekijä on fyysisesti työkohteella, ei pyytämässä työtoveria kirjautumaan puolestaan). Jibblen ilmaistaso sisältää kasvojentunnistuksen; Homebase sisältää valokuvauksen kioskitilassa. Molemmat estävät tehokkaasti kaverin puolesta poinaamisen ilman lisälaitteita.

Mikä on ero ajanseurantasovelluksen ja ajanseurantaohjelmiston välillä?

Ajanseurantasovellus – jota kutsutaan myös sisäänkirjausohjelmistoksi tai poinauslaitteeksi – seuraa, milloin työntekijät aloittavat ja lopettavat työvuoronsa. Se vastaa yhteen kysymykseen: kuinka monta tuntia tämä henkilö teki töitä tänään? Ajanseurantaohjelmisto on laajempi: se seuraa tiettyihin tehtäviin, projekteihin tai asiakkaisiin käytettyä aikaa, ja sitä käytetään yleisesti toimistoissa ja konsulttiyrityksissä.

Tuntipalkallisille työntekijöille vähittäiskaupassa, siivouksessa tai ruokapalvelussa, ajanseurantaratkaisu on yleensä kaikki mitä tarvitaan. Freelancereille, jotka laskuttavat tunnin tai projektin mukaan tai projektipohjaisille tiimeille, täysi ajanseurantaalusta on parempi vaihtoehto. Useimmat tämän listan ilmaistyökalut painottuvat ajanseurantatoiminnallisuuteen, Toggl Trackin ollessa poikkeus – se on rakennettu enemmän tehtävätason ajanseurantaan kuin työvuorojen hallintaan.

Ruslan Nazarov

Shiftonin SEO-päällikkö. Kirjoittaa henkilöstöhallinnosta, vuorosuunnittelusta ja SaaS-ratkaisuista yrityksille, jotka luottavat tehokkaaseen tiimitoimintaan.