Софтуер за график за професионални услуги и работа с клиенти

Във фирма за професионални услуги единствената реална наличност е времето. Консултанти, счетоводители, инженери и архитекти продават часове, а всеки час, който остане незаписан, неразпределен или нефактуриран, е загубен завинаги. Затова софтуерът за график за професионални услуги тежи тук повече, отколкото в повечето индустрии: графикът не е административно удобство, а планът за целия капацитет на фирмата за седмицата.

Натоварването е и неравномерно. Работата идва на вълни около срокове за подаване, етапи по проекти и годишни приключвания, а после спада. В една седмица екип от дванадесет души е с четирима по-малко, отколкото трябва; шест седмици по-късно половината от тях седят без нищо заето. И двете състояния струват пари и двете са невидими, докато някой не види цялата седмица на един екран.

Какво трябва да прави софтуерът за график за професионални услуги

Четири възможности носят по-голямата част от стойността. Бързо да разпределяте хора по клиентски ангажименти и да променяте това разпределение, без да преначертавате седмицата. Да показва индивидуалните суми от часове, докато графикът още се редактира, за да не се превърне тихо натовареният период в изгаряне и извънреден труд. Да публикува към всички наведнъж, защото половината екип е при клиент. И да записва действително отработените часове по човек и по проект във форма, която финансите могат да използват.

Всичко извън това е въпрос на предпочитание. Система за график за професионални услуги, която се справя с тези четири неща, прави за фирмата повече от дълъг списък с функции, насочени към проблеми, които тя няма.

Часове на клиент, записани, а не припомнени

Повечето фирми все още възстановяват седмицата в петък следобед по памет и по календара. Резултатът е график на отработеното време в професионалните услуги, който е приблизително верен, систематично занижен и невъзможен за защита, ако клиентът го оспори.

Планирането срещу проекти сменя началната точка. Работата се записва към ангажимент, хората отчитат начало и край от мобилното приложение или от браузъра, а отчетът за часовете излиза разбит по човек и по проект, с отделени отработени часове и извънреден труд. Това, което получавате, е запис къде е отишло времето, а не възстановка. Фирмите, които търсят софтуер за отчитане на времето в професионалните услуги, обикновено се опитват да затворят точно тази пропаст между случилото се и записаното.

За да има доверие в записа, три неща трябва да съвпаднат:

• Графикът и отчитането на времето стоят в една и съща система, така че планираните и реалните часове могат да се сравнят
• Всеки блок носи проект, така че часовете се отнасят към ангажимента в момента на записването им
• Отчетите се експортират във вид, който финансите разпознават, без някой да ги преписва

Пропуснете едно от тях и се връщате към възстановката. Това е и практическата разлика между софтуер за отчитане на времето в счетоводна кантора и споделена таблица с инициали отстрани.

Пиковият сезон и извънредният труд, който носи

Всяка фирма има период, в който планът престава да подлежи на договаряне. Годишно приключване, срок за подаване, проект, който тръгва в реална работа. Часовете се качват, почивните дни се използват, а рискът се измества от празно време към хора, които тихо се изтощават.

Средството срещу това е видимост, докато седмицата още може да се редактира. Таванът на всеки човек стои до вече разпределените часове, така че претоварената седмица е очевидна преди публикуване, а не след заплатите. Удълженото покритие, вечерните блокове и работата през почивните дни влизат в същата мрежа като обикновените дни, с показани роли, така че младши колега никога не остава сам с дежурство в срок. Софтуерът за график в счетоводна кантора живее или умира според това колко добре се справя с онези осем седмици в годината.

Свободният капацитет: кой е свободен следващата седмица

Обратният проблем струва точно толкова. Старши консултант с празна седмица е разход, който фирмата понася изцяло, и никой не го забелязва, докато месецът не приключи. Когато целият екип е на една мрежа, наличността става четима: кой е зает, кой е зает наполовина и кои дни са свободни.

Наличността и заявките за отпуск идват от самия екип, така че човекът, който планира следващия месец, работи с това, което хората наистина са казали, а не с бележка в главата си. Работата, която не е разпределена на никого, остава на отворен ред, вместо да изчезне, което означава, че въпросите за капацитета се задават, докато още има време за отговор. Софтуер за отчитане на времето в консултантска фирма обикновено се купува, за да реши въпроси около фактурирането, но първото, което променя, е по-просто: честен поглед кой има място следващата седмица. Архитектурните и инженерните практики следват същия ритъм, а страницата ни за софтуер за график за архитекти покрива студийния вариант.

Отпуските във фирма, която живее по срокове

Отпускът в професионалните услуги никога не е прост. Заявките се струпват около спокойните периоди, отменят се, когато клиент премести дата, и трябва да се сверят с това кой друг от същия екип вече отсъства. Обработени по имейл, те се превръщат в частен списък на съдружник.

Държана в същата система като графика, заявката се подава от приложението, одобрява се или се отхвърля от ръководител и веднага се отразява в графика. Отчетите за остатък от отпуск и за ползван отпуск показват какво е взето и какво остава за всеки човек, което премахва по-голямата част от годишния спор за прехвърлените дни.

Отчети за времето, които финансите наистина могат да ползват

Предаването в края на месеца е мястото, където планирането или се изплаща, или не. Отчетите за работни часове разделят периода на отработени часове, извънреден труд, почивки, закъснения и отсъствия за всеки човек и проект. Отчетите за ставки отделят базовите от преференциалните часове. И двата се експортират, така че финансовият екип получава файл, а не набор полузапомнени отговори.

Интеграцията с QuickBooks прехвърля счетоводните данни, а Zapier свързва Shifton с другите системи, които фирмата вече използва. Ако отчетността е частта, която ви вълнува най-много, страницата за функцията отчети преминава през съдържанието на всеки отчет.

Къде свършват фирмените пакети и къде започва графикът

Границата си струва да бъде казана направо. Софтуерът за управление на професионални услуги, системите за управление на счетоводни кантори и консултантските пакети са построени около търговския цикъл: продажбена фуния, фактуриране, финанси по ангажимента. Те не са инструменти за график и повечето от тях третират въвеждането на време като формалност.

Shifton съзнателно е другата половина. Планира кой кога работи, изкарва този план на телефоните, записва присъствието и предава чисти часове по човек и по проект. Не издава фактура и не прогнозира нищо. Фирмите, които искат число за фактурируеми часове, зад което да застанат, обикновено откриват, че липсващото е слоят на записването, а не още едно табло.

Избор на система, която екипът ще продължи да ползва

Тествайте я така, както фирмата ще я използва. Заемете седмица работа за клиенти и си засечете времето. Променете едно разпределение и вижте колко бързо засегнатите хора научават. Помолете човек при клиента да отчете начало на работа от телефона си. Изтеглете отчет за часовете по един проект и вижте дали съвпада с очакваното.

Под 10 души безплатният план на Shifton поема цялата работа без ограничение във времето, което напълно устройва малка практика. С растежа на фирмата платените планове се таксуват на служител на месец и добавят по-задълбочена отчетност и контрол, а геолокацията и работното място са налични като платен модул. Целта остава същата при всеки размер: седмица, която отразява реалния капацитет, пиков сезон, в който никой не изгаря, и число за часовете, което издържа, когато клиент попита.