Софтуер за отчитане на времето за фрийлансъри и изпълнители

Доходът на свободна практика се измерва в часове, а часовете са най-лесното нещо за изгубване в този бизнес. Работа, която е излязла с два часа над оценката, разговор, който не е попаднал в никаква справка, месец, възстановен по памет в последната неделя преди фактурирането. Софтуерът за отчитане на времето за фрийлансъри съществува, за да затвори тази пропаст, защото всеки незаписан час е или пари, които няма да фактурирате, или оферта, която ще сгрешите следващия път.

Схемата е специфична за самостоятелната работа. Няма мениджър, който да гледа часовника, нито счетоводен отдел, който да хване грешките, така че точността зависи изцяло от вас. Работата пристига на неравни блокове от няколко клиента наведнъж. А същият човек, който я върши, се занимава и с администрацията, обикновено в момента от седмицата, в който има най-малко желание за нея.

Какво трябва да прави добре софтуерът за отчитане на времето

Изискванията са по-тесни, отколкото подсказва един корпоративен инструмент. Записването на време трябва да отнема секунди, иначе спира да се случва още втората седмица. Всеки час трябва да носи клиента или проекта, към който принадлежи, защото немаркирано време почти не може да се разпредели по-късно. Сумите трябва да излизат във форма, която може да се сложи пред клиент или счетоводител. И инструментът трябва да показва какво вече е поето, преди да кажете да на следващата задача.

Всичко над това е по избор. Приложение за отчитане на времето, което покрива тези четири неща, бие тежка система, чиито справки никога няма да отворите.

Фактурируеми часове и разликата между планирано и отработено

Най-скъпото число на свободна практика е разликата между часовете, които сте оферирали, и часовете, които сте изразходвали. Тя остава невидима, докато времето живее в главата ви, и се повтаря при всяка подобна работа, която поемате след това.

Записаните начални и крайни часове правят тази разлика явна. Справката за отработени часове държи планираната продължителност, реално отработените часове и извънредния труд в отделни колони, така че работа, която постоянно излиза над оценката, спира да бъде смътно усещане и се превръща в аргумент за промяна на цената. Софтуер за отчитане на времето, който само сумира седмицата, без да разделя редовните от извънредните часове, скрива точно това, което трябваше да видите. Правилното отчитане на работното време е инструмент за ценообразуване не по-малко, отколкото за фактуриране.

Няколко клиента, няколко проекта, една седмица

Самостоятелната работа рядко идва по един проект наведнъж. Два или три вървят паралелно, всеки със свой срок, а истинското умение е да знаете каква част от седмицата вече е продадена, преди да приемете следващото задание.

Проектите в Shifton са пълноценен обект, така че всеки блок време е маркиран към един от тях, а графикът може да се стесни до един клиент. Този един филтър отговаря на два въпроса наведнъж: колко е получил този клиент този месец и какво остава от седмицата за всички останали. Софтуер за планиране за фрийлансъри, който третира всички часове като една недиференцирана купчина, не може да отговори на нито един от тях. Софтуерът за планиране за независими изпълнители е полезен само когато обвързването с клиента оцелява чак до справката.

Същото маркиране се изплаща, когато клиент се върне след шест месеца и попита какво точно е включвал последният ангажимент. Избирате проекта, задавате датите и отговорът е таблица, а не археология из стари файлове. Приложение за планиране, което държи проектите и часовете свързани, върши повече работа от календара, който е заменило.

Защо приложението за таймшийт бие електронната таблица

Почти всеки самостоятелен професионалист започва с електронна таблица и за един клиент тя работи. Разпада се при обем. Редовете се попълват по памет дни по-късно. Извънредният труд се смята на ръка или изобщо не се смята. Две устройства произвеждат две версии. А файлът не може да ви каже нищо за следващата седмица, само за миналата.

Подходът със софтуер за таймшийт решава това, като записва времето в момента, в който се случва, а не когато си го спомните. Началото и краят се отпечатват към смяната. Почивките се приспадат автоматично. Месецът се затваря сам, а експортът е готов, когато сте готови вие. Всеки, който още работи с шаблон за таймшийт, върши същата работа с повече стъпки и по-малко точност.

Планиране месец напред вместо седмица

По-голямата част от стреса на свободна практика е стрес от капацитет и идва от планирането в седемдневни прозорци. Седмицата изглежда добре точно докато три срока не паднат в едни и същи две седмици.

Месечният изглед показва поетите часове на човек ден по ден с текуща месечна сума, което превръща капацитета в аритметика. Тежките седмици се виждат, докато още има време нещо да се премести. Спокойните се виждат достатъчно рано, за да се запълнят. Софтуер за планиране, който гледа само седем дни напред, ви държи постоянно в реакция, а точно в това състояние се приемат подценени поръчки.

Когато един фрийлансър се превърне в малък екип

Преходът от сам към малък екип е мястото, където неформалното отчитане се срива напълно. Подизпълнителите изпращат часове в различни формати и по различно време, а някой трябва да ги съгласува, преди изобщо да може да се фактурира. Щом по клиентската работа работят няколко души, същата аритметика важи и за планирането на графици за маркетинг екипи, където часовете остават разпределени по клиент.

Работата на всички в един акаунт премахва съгласуването изцяло. Всеки записва срещу същите проекти, часовете и извънредният труд попадат в същата справка, а сумите за един клиент излизат като една таблица вместо четири прикачени файла. Софтуерът за планиране за независими изпълнители има най-голямо значение тук, защото това е моментът, в който разходът за координация започва да изяжда маржа, който допълнителните хора трябваше да добавят. Същите справки, които покриваха вас сам, сега покриват цялата група.

Запис, който издържа месеци по-късно

Самостоятелната работа поражда въпроси след факта. Клиент оспорва ред във фактурата. Счетоводител иска детайлите зад едно тримесечие. Нещо спорно изисква повече от спомен. Стойността на таймшийта не е само във фактурирането, а и в това да произведе основния детайл дълго след това, без да го изграждате наново.

Shifton пази записи зад всяка смяна, така че редактиран запис носи история, вместо тихо да се презапише, а справките за потвърдени смени показват какво е било договорено срещу какво е било реално отработено. Софтуер за таймшийт, който съхранява само крайна сума, ви оставя да защитавате число без нищо зад него. Софтуер за отчитане на времето на независим изпълнител, който пази прикачени проекта, датите, почивките и следата от редакции, обикновено приключва такъв разговор с едно съобщение.

Какво да търсите в приложение за отчитане на времето

Оценявайте всеки инструмент в най-натоварените си дни, а не в деня, в който сте го настроили. Запишете блок време на телефона между две задачи и пребройте докосванията. Извадете часовете от миналия месец за един клиент и вижте колко редакции иска експортът. Проверете дали извънредният труд се отделя, без да смятате вие. Уверете се, че отпуските и неработните дни са част от същата картина, защото капацитет, който не виждате, е капацитет, който ще продадете два пъти.

Приложение за отчитане на времето за самонаети си струва да се задържи само ако издържи наистина натоварена седмица. Това е и седмицата, в която ви спестява най-много.

Shifton е безплатен за до 10 души без ограничение във времето, което покрива самостоятелен фрийлансър и повечето малки екипи на договор, и включва планиране, базовия часовник, мобилното приложение и справките. Отвъд това цените са на човек на месец за модулите, които включите. И в двата случая получавате едно и също: часове, които отразяват реалната работа, проекти, които остават прикачени към тях, и справка, готова в мига, в който решите да фактурирате.