Phần mềm xếp lịch nhân viên cho nhà hàng, quán cà phê và địa điểm dịch vụ

Mọi người điều hành nhà hàng đều học được cùng một bài học theo cách khó khăn. Lịch làm việc không phải giấy tờ, nó chính là công việc kinh doanh. Làm đúng thì dịch vụ trôi chảy, chi phí nhân công rơi đúng chỗ, và đội ngũ ra về đủ vui vẻ để quay lại vào ngày mai. Làm sai thì chỉ một tối thứ Sáu thiếu người có thể khiến bạn mất cả tuần thiện chí với cả khách lẫn nhân viên. Phần mềm xếp lịch nhân viên nhà hàng ra đời để chuyển kết quả đó từ may rủi sang hệ thống.

Phần lớn công cụ xếp lịch được xây dựng cho văn phòng, nơi nhu cầu đều đặn và mọi người làm việc từ chín giờ sáng đến năm giờ chiều. Ngành nhà hàng không vận hành như vậy. Lượng khách tăng vọt rồi sụt giảm theo từng giờ, nhân viên chủ yếu là bán thời gian và sinh viên, còn người lập lịch thường cũng chính là người điều phối khâu ra món lúc 8 giờ tối. Một công cụ bỏ qua những thực tế đó sẽ bị bỏ xó trong vòng một tháng.

Phần mềm xếp lịch nhân viên nhà hàng thực sự phải làm được gì

Bỏ qua các danh sách tính năng, công việc rút lại còn bốn điều. Cho phép một quản lý bận rộn lập lịch cả tuần thật nhanh, lý tưởng là ngay trên điện thoại giữa các ca. Hiển thị chi phí nhân công so với doanh thu dự kiến trước khi lịch được công bố, chứ không phải sau khi chạy bảng lương. Tiếp cận đội ngũ ở nơi họ hiện diện, tức là trên điện thoại chứ không phải ở bảng tin. Và trụ vững khi kế hoạch đổ vỡ, bởi trong ngành nhà hàng kế hoạch luôn đổ vỡ.

Mọi thứ còn lại chỉ là có thì tốt. Một nền tảng làm tốt bốn điều đó vượt trội hơn một nền tảng với năm mươi tính năng mà mỗi thứ giải quyết một vấn đề bạn không hề có. Đó là chuẩn mực mà Shifton được xây dựng để đạt tới cho các nhà hàng, quán cà phê và địa điểm dịch vụ.

Vì sao phần mềm xếp lịch nhân viên nhà hàng tự hoàn vốn

Bài toán không hề khó hiểu.

Nhân công chiếm khoảng một phần tư đến một phần ba doanh thu ở phần lớn cơ sở dịch vụ nhà hàng, và đó là chi phí duy nhất mà một quản lý thực sự có thể tác động hằng ngày. Khi việc xếp lịch nằm trên bảng tính, các sai sót ẩn mình cho đến khi hóa đơn lương ập đến: một ca kéo dài thêm hai giờ, một nhân viên phục vụ được gọi thêm cho một tối hóa ra lại vắng khách, một ngưỡng tăng ca bị vượt qua mà không ai để ý. Phần mềm quản lý nhân sự nhà hàng làm cho những chi phí đó hiển hiện khi vẫn còn thời gian để hành động. Bạn thấy mức chi dự kiến ngay khi lập lịch, bạn nhận cảnh báo trước khi một ca chạm mức lương phụ trội, và bạn có thể đối chiếu giờ công đã lên kế hoạch với doanh thu thực tế vào sáng hôm sau. Phần lớn quản lý sau khi chuyển đổi đều thấy phần mềm tự hoàn vốn chỉ nhờ khoản tiết kiệm nhân công trong quý đầu tiên, trước khi tính đến cả số giờ tiết kiệm được nhờ lập lịch.

Chi phí ẩn của lịch làm việc dán trên bảng tin

Rất nhiều địa điểm vẫn vận hành bằng một tờ giấy in dán ở lối vào nhân viên và một nhóm chat để thông báo thay đổi. Nó có vẻ miễn phí vì không có phí hằng tháng. Chi phí thực sự ẩn trong sự phiền toái. Một lần đổi ca đồng nghĩa với ba tin nhắn và một dòng nguệch ngoạc trên tờ giấy mà một nửa đội không bao giờ thấy. Một lần vắng mặt đồng nghĩa với việc quản lý phải gọi điện tới tấp trong lúc cao điểm trước ca thay vì chuẩn bị không gian. Lịch trên tường lệch dần khỏi lịch trong đầu quản lý, và đến giữa ca thì chẳng ai chắc chắn ai phải ở đâu.

Chuyển việc đó sang phần mềm xếp lịch nhân viên nhà hàng thì sự phiền toái biến mất. Đổi ca diễn ra trong ứng dụng và cập nhật cho mọi người cùng lúc. Ca trống được phát tới mọi người đủ điều kiện chỉ với một chạm thay vì một vòng gọi điện. Lịch mà mọi người thấy chính là lịch đúng sự thật.

Điều đó nghe có vẻ nhỏ nhặt cho đến khi bạn trải qua một tối thứ Bảy mà không có nó.

Tiền sảnh, hậu cần và những vai trò ở giữa

Ngành nhà hàng không phải một đội, mà là nhiều đội tình cờ dùng chung một tòa nhà. Nhân viên phục vụ, pha chế, tiếp tân, đầu bếp bếp nóng và người rửa bát đều làm việc theo những nhịp độ khác nhau, giữ những chứng chỉ khác nhau và tốn những khoản khác nhau. Phần mềm xếp lịch nhân viên nhà hàng tốt xử lý họ như những nhóm riêng biệt mà vẫn giữ toàn cảnh trong một góc nhìn. Bạn lập lịch quầy bar và lịch bếp riêng biệt, nhưng vẫn thấy tổng mức phủ ca và tổng chi phí trên một màn hình, và bạn có thể cố định số lượng tối thiểu cho mỗi vai trò trong mọi ca để khu phục vụ không bao giờ mở cửa trong tình trạng thiếu người.

Xếp lịch trên nhiều địa điểm

Ngay khi bạn vận hành cơ sở thứ hai, việc điều phối không còn là một lịch làm việc mà trở thành một bài toán hậu cần. Một địa điểm quá tải trong khi nơi khác vắng tanh, một nhân viên pha chế được đào tạo bài bản ngồi không ở đầu kia thành phố, còn văn phòng chính không có cách nào thấy điều đó cho đến khi các con số được tổng hợp. Phần mềm quản lý nhân sự cho các chuỗi nhà hàng đặt mọi địa điểm trên một bảng điều khiển. Bạn phát hiện sự mất cân đối theo thời gian thực, điều một nhân viên dùng chung chỉ với một chạm, và triển khai một mẫu tuần đã được kiểm chứng cho một cơ sở mới thay vì bắt đầu từ một lưới trống. Việc từng ngốn cả ngày gọi điện của một quản lý khu vực nay trở thành một lần rà soát năm phút.

Chọn công cụ phù hợp cho địa điểm của bạn

Hãy thử bất kỳ nền tảng nào theo đúng cách đội của bạn sẽ thực sự dùng nó. Mở nó trên chiếc điện thoại rẻ nhất trong cơ sở, vì đó là thứ nhân viên cuối tuần của bạn cầm theo. Thử lập lịch cả tuần trong dưới mười phút. Gửi cho chính mình một thông báo thay đổi ca và đo xem nó tới nhanh cỡ nào. Hỏi điều gì xảy ra với thông báo đó khi điện thoại tắt trong ca làm việc, bởi nhân viên nhà hàng không kiểm tra điện thoại giữa ca. Công cụ vượt qua những phép thử đó chính là công cụ mà đội của bạn vẫn còn dùng vào năm sau.

Dưới mười nhân viên, gói miễn phí của Shifton lo trọn công việc mà không giới hạn thời gian, đủ cho một quán cà phê hay nhà hàng nhỏ đơn lẻ. Khi bạn phát triển vượt mức đó và thêm địa điểm, các gói trả phí bổ sung góc nhìn đa địa điểm, báo cáo chi phí chuyên sâu hơn và những công cụ kiểm soát nâng cao. Dù thế nào, mục tiêu vẫn không đổi: một lịch làm việc phản ánh đúng nhu cầu thực tế, một khoản nhân công giữ đúng nơi bạn đã hoạch định, và một đội ngũ luôn biết khi nào mình làm việc. Đó là sự khác biệt giữa quản lý các ca làm việc và chữa cháy chúng.