Phần mềm xếp lịch nhân viên nhà hàng, quán cà phê và cơ sở ăn uống

Bảng đặt bàn đi trước tất cả

Mọi quyết định về nhân sự của một nhà hàng đều nằm ở hạ nguồn của một tài liệu, và tài liệu đó không phải bảng lịch. Đó là số khách dự kiến. Chín mươi khách vào thứ Bảy với hai lượt ngồi đòi hỏi khu phục vụ khác và cái bếp khác so với bốn mươi khách vào thứ Hai, và khoảng cách giữa hai buổi tối ấy lớn hơn khoảng cách giữa hai tuần bình thường ở hầu hết ngành khác.

Vì thế một bảng lịch vẽ ra từ khuôn mẫu sai theo một kiểu rất cụ thể và rất tốn tiền. Nó gần đúng vào buổi tối trung bình và sai rõ rệt vào hai buổi tối gánh cả tuần. Dựng từ bảng đặt bàn không phải làm nhiều hơn, đó là cùng một khối lượng công việc làm theo thứ tự khác.

Sơ chế là một ca, không phải sự giúp đỡ

Hai tiếng trước giờ phục vụ là giờ công thật và chúng thường xuyên biến mất khỏi kế hoạch. Khi chúng vắng mặt trên lịch thì chúng cũng vắng mặt trong chi phí, và đó là lý do một cái bếp có thể trông đủ người trên giấy mà cuối tháng vẫn vượt hai mươi giờ.

Hai đội chung một cánh cửa

Bếp và khu phục vụ chung nhau một ca phục vụ và gần như không chung gì khác. Một bên là tổ bếp với các trạm và trình tự ra món. Bên kia là một căn phòng mà giới hạn là một người trông được bao nhiêu bàn trước khi dịch vụ vỡ trận. Đỉnh bận của hai bên lệch nhau nửa tiếng, kỹ năng không chuyển qua lại được, và thiếu một người ở bên nào thì cả hai bên đều thấy.

Xếp riêng hai bên trên cùng một màn hình chính là điều làm cho tổng chi phí trở nên có nghĩa. Mỗi bên có mức sàn của mình, mỗi bên vẽ theo khuôn của mình, còn dòng chi phí nhân công ở dưới cùng vẫn là một con số duy nhất mà người quản lý có thể hành động theo.

Phần đào tạo mà đoàn kiểm tra sẽ hỏi tới

An toàn thực phẩm và trách nhiệm về dị ứng không phải quy định nội bộ, đó là điều kiện để một cơ sở được hoạt động, và chúng bị kiểm tra. Câu hỏi hiếm khi là khóa đào tạo có tồn tại hay không. Câu hỏi là có người đã qua đào tạo đứng ở khu phục vụ trong ca đó, vào ngày đó hay không.

Giữ chứng chỉ gắn với từng người, kèm ngày hết hạn, biến việc này từ một bài tập kiểm toán thành một ràng buộc bình thường. Chứng chỉ hết hạn chặn ca không được mời ra. Một ca phục vụ thiếu người phụ trách dị ứng lộ ra trước khi lịch được công bố chứ không phải sau một đợt kiểm tra.

Chi phí nhân công so với số khách, đọc sớm

Người điều hành nào cũng biết tỷ lệ nhân công của mình và phần lớn biết quá muộn để làm được gì. Đọc sau khi mọi sự đã xong, nó là bản án cho một tháng đã trôi qua. Đọc khi lịch vẫn còn mở, nó là một chuỗi quyết định nhỏ: giờ vào dịch đi một tiếng, người phục vụ thứ tư bắt đầu lúc sáu giờ thay vì năm giờ, một ca sơ chế không cần kéo dài cả ngày.

Điều đó chỉ đúng khi giờ công được ghi lại chứ không phải nhớ lại. Một ca dựng lại từ trí nhớ vào cuối tuần thì đủ gần để người ta tin và sai đủ thường xuyên để gây hậu quả, và đó là lý do con số dự tính và con số trên bảng lương hiếm khi khớp nhau.

Buổi chiều có người báo nghỉ

Một bếp chính phụ trách khu báo ốm lúc ba giờ, chín mươi khách đã đặt bàn, và khác biệt giữa một ca vất vả và một ca tệ hại nằm ở tốc độ chỗ trống đến được với những người có thể lấp. Không phải một chuỗi cuộc gọi tới ai bắt máy trước, mà cùng một tin nhắn tới tất cả những người đủ điều kiện, trong cùng một khoảnh khắc.

Nhân lực thuê ngoài xứng đáng được đối xử y hệt. Một người làm tạm hiện lên trên lịch và trong báo cáo chi phí là một khoản chi quản lý được. Một người chỉ tồn tại trên hóa đơn cuối tháng chính là lý do một tuần tốt lại kết thúc bằng chỉ số nhân công xấu. Bộ tính năng của Shifton giữ lịch làm việc, chấm công, thông báo và báo cáo trong cùng một tài khoản.

Nhiều hơn một cơ sở

Một chuỗi dùng chung người bất kể có ai chủ ý sắp xếp hay không. Người phục vụ chạy hai địa chỉ thuộc về một bảng lương và hai bảng lịch, và giờ công chỉ khớp khi cả hai nơi cùng đọc một hồ sơ. Ngoài ra, một chuỗi còn có được thứ mà một cơ sở đơn lẻ không thể có: chi phí nhân công so với số khách đem so giữa các cơ sở, biến cuộc tranh cãi xem nơi nào thừa người thành một con số.

Đây không phải là cái gì

Đây không phải máy tính tiền, không phải nền tảng đặt bàn và không phải hệ thống kho, còn cơ sở nào kinh doanh tử tế thì đã chạy đủ cả ba. Đây là lớp nằm bên dưới chúng: ai đang làm, họ được đào tạo cho việc gì, họ thật sự làm bao nhiêu giờ và ca phục vụ tốn bao nhiêu. Người điều hành thường nhìn tới nó khi đội vượt qua khoảng mười lăm người hoặc khi cơ sở thứ hai mở cửa.

Bắt đầu thế nào

Đội từ mười người trở xuống chạy hoàn toàn không mất phí và không giới hạn thời gian, đủ phủ trọn một quán cà phê hay một phòng ăn nhỏ: lịch làm việc, chấm công cơ bản, ứng dụng điện thoại và báo cáo. Trên mức đó, các mô đun được thêm từng cái một với giá 0,50 đô la cho mỗi nhân viên mỗi tháng, mỗi mô đun kèm thời gian dùng thử tới 60 ngày, đủ dài để chạy trọn một mùa qua phần báo cáo trước đã.

Khoảng trống giữa bữa trưa và bữa tối

Ngày làm gãy là hình dạng thông thường của công việc nhà hàng và là nguồn ấm ức âm thầm phổ biến nhất trong một đội. Hai tiếng không lương giữa ca hoặc là một thỏa thuận công bằng mà ai cũng hiểu trước khi nhận việc, hoặc là điều chưa từng thật sự được thống nhất, và khác biệt giữa hai điều đó nằm ở chỗ nó có xuất hiện trên lịch hay không.

Xếp ca gãy một cách minh bạch, với khoảng nghỉ được ghi là khoảng nghỉ chứ không bỏ trống, giữ cho mọi thứ sòng phẳng với cả hai phía. Nó cũng làm cho chỉ số nhân công đúng, vì số giờ được trả và số giờ một người có mặt tại cơ sở thôi bị coi là cùng một con số.

Mùa vụ, ngày lễ và cái tuần không ai lường trước

Một lần đổi thực đơn, một kỳ nghỉ dài, tuần đầu tiên của kỳ nghỉ học. Mỗi thứ đều kéo số khách về một hướng mà cơ sở đã biết từ năm ngoái, và mỗi thứ đều xứng đáng có một khuôn lưu sẵn thay vì một phỏng đoán mới nghĩ ra vào thứ Năm. Khuôn đó là trí nhớ tập thể duy nhất mà một nhà hàng có được về điều gì đã thật sự hiệu quả.