Softver za raspored smjena u ugostiteljstvu za restorane i kafiće

Knjiga rezervacija dolazi prva

Sve što restoran odluči o popuni proizlazi iz jednog dokumenta, a to nije raspored. To je očekivani broj gostiju. Devedeset ljudi u subotu u dva sjedanja traži drugačiju salu i drugačiju kuhinju nego četrdeset u ponedjeljak, a razmak između te dvije večeri veći je od razmaka između dva obična tjedna u većini drugih djelatnosti.

Raspored nacrtan po predlošku zato je pogrešan na određen i skup način. Otprilike pogađa prosječnu večer i očito promašuje one dvije večeri koje nose tjedan. Graditi iz rezervacija nije više posla, isti je posao odrađen drugim redoslijedom.

Priprema je smjena, a ne usluga

Dva sata prije servisa stvarni su sati i vrlo često nedostaju u planu. Kad ih nema u rasporedu, nema ih ni u trošku, i upravo zato kuhinja može na papiru izgledati ispravno popunjena, a na kraju mjeseca ipak biti dvadeset sati preko plana.

Dvije ekipe i jedna vrata

Kuhinja i sala dijele servis i gotovo ništa drugo. Jedna je brigada s pozicijama i redoslijedom izdavanja. Druga je prostor u kojem je ograničenje broj stolova koji jedan čovjek može držati prije nego što se servis raspadne. Njihovi vrhunci razmaknuti su pola sata, njihove vještine ne prelaze jedna u drugu, a čovjeka manje na bilo kojoj strani osjete obje.

Planiranje dvoje odvojeno na jednom zaslonu ono je što ukupnom trošku daje smisao. Svaka strana ima svoju najmanju popunu, svaka se crta po svom obrascu, a broj na dnu i dalje je jedna vrijednost s kojom voditelj može nešto učiniti.

Obuka o kojoj će pitati inspektor

Sigurnost hrane i odgovornost za alergene nisu unutarnja politika, to su uvjeti pod kojima lokal radi i provjeravaju se. Pitanje rijetko glasi postoji li obuka. Glasi je li netko obučen bio u sali tijekom tog servisa, tog datuma.

Držanje potvrda uz čovjeka, zajedno s rokovima valjanosti, pretvara to iz revizijske vježbe u obično ograničenje. Istekla potvrda zaustavlja ponudu smjene. Servis bez alergenske pokrivenosti vidi se prije objave rasporeda, a ne nakon nadzora.

Trošak rada prema gostima, pročitan rano

Svaki ugostitelj zna svoj udio troška rada i većina ga sazna prekasno da bi s njim nešto učinila. Pročitan naknadno, on je presuda mjesecu koji se već dogodio. Pročitan dok je raspored otvoren, on je niz sitnih odluka: početak pomaknut za sat, četvrti konobar koji kreće u šest umjesto u pet, pripremna smjena koja ne mora trajati cijeli dan.

To radi samo kad se sati bilježe, a ne pamte. Smjena složena po sjećanju na kraju tjedna dovoljno je blizu istini da joj se vjeruje i dovoljno često pogrešna da to znači, i upravo je to razlog zašto se planirani broj i broj s obračuna plaća tako rijetko poklapaju.

Poslijepodne kad netko nazove

Kuhar na partiji razboli se u tri, za večer je rezervirano devedeset gostiju, a razlika između zahtjevnog servisa i lošeg jest u tome koliko brzo praznina stigne do ljudi koji je mogu popuniti. Ne lanac poziva prvome tko se javi, nego ista poruka svima kvalificiranima, u istom trenutku.

Agencijska ispomoć zaslužuje isti postupak. Privremena pomoć koja se pojavi u rasporedu i u izvještaju o trošku podnošljiv je izdatak. Ona koja postoji samo na računu na kraju mjeseca razlog je zašto dobar tjedan završi lošim brojem troška rada. Skup funkcija Shifton drži raspored, evidenciju sati, obavijesti i izvještaje na jednom računu.

Više od jednog lokala

Skupine dijele ljude bez obzira na to je li itko to planirao. Konobar na dvije adrese pripada jednom obračunu plaća i dvama rasporedima, a sati se poklapaju samo kad oba lokala čitaju isti zapis. Uz to, skupina dobiva nešto što jedan lokal ne može imati: trošak rada prema gostima uspoređen među lokalima, što svađu o tome tko je prepopunjen pretvara u broj.

Što ovo nije

Ovo nije blagajna, nije platforma za rezervaciju stolova i nije skladišni sustav, a svaki lokal koji uredno posluje sva tri već ima. Ovo je sloj ispod njih: tko radi, za što je obučen, koje je sate stvarno odradio i koliko je servis stajao. Ugostitelji počnu gledati u tom smjeru kad ekipa prijeđe petnaestak ljudi ili kad se otvori drugi lokal.

Kako početi

Ekipa do deset ljudi radi bez naknade i bez vremenskog ograničenja, što u cijelosti pokriva kafić ili malu blagovaonicu: raspored, osnovnu evidenciju sati, aplikaciju u telefonu i izvještaje. Iznad toga moduli se dodaju jedan po jedan po 0,50 dolara po zaposleniku mjesečno, svaki s probnim razdobljem do 60 dana, dovoljno dugim da se kroz izvještavanje prvo provuče cijela sezona.

Razmak između ručka i večere

Podijeljen dan uobičajen je oblik ugostiteljskog posla i najčešći izvor tihe ljutnje u ekipi. Dva neplaćena sata usred smjene ili su pošten dogovor koji su svi razumjeli prije nego što su posao prihvatili, ili nešto oko čega se zapravo nikad nisu dogovorili, a razlika između to dvoje jest u tome je li to stajalo u rasporedu.

Planiranje podjele izrijekom, s pauzom zapisanom kao pauza umjesto ostavljenom kao rupa, drži stvar poštenom na obje strane. Uz to ispravlja broj troška rada, jer plaćeni sati i sati koje je netko proveo u lokalu prestaju se tretirati kao ista vrijednost.

Sezone, blagdani i tjedan koji nitko nije planirao

Promjena jelovnika, produženi vikend, prvi tjedan školskih praznika. Svaki od njih pomiče broj gostiju u smjeru koji lokal već zna od prošle godine, i svaki zaslužuje spremljen obrazac umjesto svježeg nagađanja u četvrtak. Taj obrazac jedino je institucionalno pamćenje koje restoran ima o tome što je zaista funkcioniralo.