Schemaläggningsprogram för restaurang och kafé i besöksnäringen

Bokningsboken kommer först

Allt en restaurang bestämmer om bemanning följer av ett enda dokument, och det är inte schemat. Det är det väntade gästantalet. Nittio personer på lördagen i två sittningar kräver en annan matsal och ett annat kök än fyrtio på måndagen, och avståndet mellan de två kvällarna är större än avståndet mellan två vanliga veckor i de flesta andra branscher.

Ett schema ritat efter en mall har därför fel på ett bestämt och dyrt sätt. Det träffar ungefär rätt på en genomsnittlig kväll och uppenbart fel på de två kvällar som bär veckan. Att bygga ur bokningarna är inte mer arbete, det är samma arbete gjort i en annan ordning.

Förberedelse är ett pass, inte en tjänst

De två timmarna före service är riktiga timmar och de saknas mycket ofta i planen. När de saknas i schemat saknas de också i kostnaden, och det är därför ett kök kan se korrekt bemannat ut på papperet och ändå ligga tjugo timmar över plan vid månadens slut.

Två lag och en dörr

Köket och matsalen delar service och nästan ingenting annat. Det ena är en brigad med stationer och en utskickningsordning. Det andra är ett rum där gränsen går vid hur många bord en person orkar innan servicen faller isär. Deras toppar ligger en halvtimme isär, deras kunnande går inte att flytta över, och en person för lite på endera sidan känns av båda.

Att planera dem separat på en skärm är det som gör den totala kostnaden meningsfull. Varje sida har sin egen minsta bemanning, varje sida ritas på sitt eget mönster, och talet längst ner är fortfarande ett enda värde som restaurangchefen kan göra något åt.

Utbildning som inspektören kommer att fråga om

Livsmedelssäkerhet och allergenansvar är inte interna riktlinjer, de är villkoren för att stället får driva verksamhet, och de kontrolleras. Frågan är sällan om utbildningen finns. Frågan är om någon utbildad var i matsalen under den servicen, det datumet.

Att hålla intygen vid personen, med utgångsdatum, gör detta från en revisionsövning till en helt vanlig begränsning. Ett utgånget intyg stoppar att passet erbjuds. En service utan allergentäckning syns innan schemat publiceras, inte efter en inspektion.

Personalkostnad mot gäster, läst tidigt

Varje krögare känner till sin personalkostnadsandel och de flesta får veta den för sent för att kunna göra något. Läst i efterhand är den en dom över en månad som redan hänt. Läst med schemat öppet är den en rad små beslut: en starttid flyttad en timme, en fjärde servitör som börjar sex i stället för fem, ett förberedelsepass som inte behöver vara en hel dag.

Det fungerar bara när timmarna registreras i stället för att minnas. Ett pass rekonstruerat ur minnet i slutet av veckan ligger tillräckligt nära sanningen för att tros på och är tillräckligt ofta fel för att spela roll, och det är skälet till att det beräknade talet och lönetalet så sällan stämmer överens.

Eftermiddagen då någon ringer

En stationskock blir sjuk vid tre, nittio gäster är bokade till kvällen, och skillnaden mellan en tuff service och en dålig är hur snabbt luckan når de personer som kan fylla den. Inte en kedja av samtal till den som svarar först, utan samma meddelande till alla behöriga, i samma ögonblick.

Bemanningshjälp förtjänar samma behandling. En tillfällig kraft som syns i schemat och i kostnadsrapporten är en utgift som går att hålla i. En som bara finns på en faktura vid månadens slut är skälet till att en bra vecka slutar med ett dåligt personaltal. Shiftons funktionsuppsättning håller schemat, stämpelklockan, aviseringarna och rapporterna på ett konto.

Mer än en enhet

Grupper delar folk oavsett om någon planerade det. En servitör på två adresser hör till en lönekörning och två scheman, och timmarna går ihop bara när båda enheterna läser samma post. Utöver det får en grupp något en ensam enhet inte kan ha: personalkostnad mot gäster jämförd mellan enheter, vilket gör grälet om var det är för många till ett tal.

Vad detta inte är

Detta är inte ett kassasystem, inte en bordsbokningsplattform och inte ett lagersystem, och varje ställe som driver verksamhet ordentligt kör redan alla tre. Detta är lagret under dem: vem som jobbar, vad de är utbildade för, vilka timmar de faktiskt gjorde och vad servicen kostade. Krögare börjar titta åt det hållet när teamet passerar femton personer eller när den andra enheten öppnar.

Så kommer ni igång

Ett team på tio personer eller färre går utan kostnad och utan tidsgräns, vilket täcker ett kafé eller en liten matsal helt: schemat, den enkla stämpelklockan, telefonappen och rapporterna. Över det läggs moduler till en i taget för 0,50 dollar per anställd och månad, var och en med prövotid på upp till 60 dagar, tillräckligt för att först köra en hel säsong genom rapporteringen.

Glappet mellan lunch och middag

En delad dag är restaurangarbetets vanliga form och den vanligaste källan till tyst irritation i ett team. Två obetalda timmar mitt i ett pass är antingen en rimlig uppgörelse som alla förstod innan de tackade ja till jobbet, eller något som aldrig egentligen avtalades, och skillnaden mellan de två är om det stod i schemat.

Att planera delningen uttryckligen, med rasten registrerad som rast i stället för lämnad som ett glapp, håller saken ärlig åt båda håll. Det gör också personaltalet rätt, eftersom betalda timmar och timmar någon var på plats slutar behandlas som samma siffra.

Säsonger, helger och veckan ingen planerade för

Ett menybyte, en långhelg, första veckan av ett skollov. Var och en av dem flyttar gästantalet i en riktning som stället redan känner igen från förra året, och var och en förtjänar ett sparat mönster i stället för en färsk gissning gjord på en torsdag. Det mönstret är det enda institutionella minne en restaurang har av vad som faktiskt fungerade.